Teilzeit – Unternehmen muss Antrag wohlwollend und gründlich prüfen

Teilzeit zu arbeiten, galt früher als Sackgasse für Mütter in Elternzeit. In vielen Betrieben hat sich das geändert – wegen des Fachkräftemangels und durch gesetzgeberische Initiativen. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz sowie manche Tarifverträge geben Beschäftigten einen Anspruch darauf, ihre Stelle in Teilzeit ausüben zu können. Auf Wunsch auch vorübergehend. Dies erleichtert Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht nur, Beruf und Familie oder private Interessen unter einen Hut zu bekommen und dadurch die Work-Life-Balance zu verbessern. Es lässt auch Raum für die persönliche wie berufliche Weiterentwicklung. Unternehmen profitieren ebenfalls von der Teilzeit. Solche Angebote können helfen, Fachkräfte und Auszubildende zu finden beziehungsweise in die Provinz zu locken, und allgemein die Motivation zu erhöhen. Wie viele Stunden jemand arbeitet, lässt sich frei vereinbaren. Bei einer Ausbildung in Teilzeit darf die Stundenzahl aber nicht zu gering sein. Worauf vertraglich und steuerlich zu achten ist, gilt es detailliert mit der Rechtsanwalts- und/oder Steuerberatungskanzlei zu klären.

Darum kann sich Teilzeit auch für Unternehmen lohnen

Vier Tage in Teilzeit arbeiten bei vollem Lohnausgleich – das dürfte den Beschäftigten doch nur ein Unternehmen anbieten, wo niemand in der Geschäftsführung richtig rechnen kann. Davon sind hierzulande immer noch einige Firmenchefinnen und Firmenchefs überzeugt. Doch für die Vermögensberatungsgesellschaft Perpetual Guardian in Neuseeland hat sich das 2018 gestartete Teilzeit-Experiment einer Vier-Tage-Woche gelohnt. Weniger Stunden Arbeitszeit zum gleichen Lohn erwies sich als Turbo für die Zufriedenheit der Beschäftigten. Die Belastung durch Stress sank um 27 Prozent, die Produktivität stieg sogar um 20 Prozent, sagt Firmeninhaber Andrew Barnes. Deshalb ermunterte 2020 selbst die neuseeländische Regierungschefin Jacinda Ardern die Unternehmen in ihrem Land, ebenfalls über die Einführung einer Vier-Tage-Woche und anderer flexibler Arbeitszeitmodelle nachzudenken, um die Folgen der Corona-Krise abzufedern. Jeder Betrieb war aufgerufen, individuelle Konzepte zu erstellen, wie viele Stunden sich in welcher Form in Teilzeit arbeiten und dadurch bessere Ergebnisse erzielen lassen.

Mehr Produktivität und weniger Kosten durch Teilzeit

Wie viele Stunden weniger jemand in Teilzeit arbeiten kann, regelt das deutsche Teilzeit- und Befristungsgesetz nicht. Sondern nur, dass Unternehmen die Option anbieten müssen. Teilzeit bringt ihnen dann Vorteile bei Motivation und Produktivität sowie auch bei den Kosten. So lassen sich die Ausgaben für Arbeitsräume und Arbeitsplätze senken. Teilen Beschäftigte sich in zeitlich versetzter Teilzeit ein Büro, bedingt das weniger Fläche und Rechner. Teilzeit lässt sich unabhängig von Elternzeit oder Familienstatus mit Arbeiten im Homeoffice kombinieren. Ein gut ausgestatteter Heimarbeitsplatz kann den im Büro gegebenenfalls ersetzen. Auch das senkt Kosten. Zwar hat es das vom Bundesarbeitsministerium geplante Recht auf Homeoffice selbst zu Corona-Zeiten nicht von der To-Do-Liste zur Umsetzung geschafft. Doch die Möglichkeiten sind da, ebenso der Wunsch vieler Beschäftigter, auch nach Ausbildung in Teilzeit. Nicht zuletzt kann Teilzeit eine gute Möglichkeit für die Unternehmerin oder den Unternehmer selbst sein, die Übergabe der Firma an die nächste Generation zu gestalten.

Für Arbeitszeitverkürzung gibt es zahlreiche Varianten

Weniger Arbeiten in Teilzeit – das steht längst nicht mehr synonym für den klassischen Halbtagsjob. Die Verringerung der täglichen Arbeitszeit um eine bestimmte Zahl von Stunden ist zwar das bekannteste, vielerorts erprobte Modell. Beschäftigte, die vorher jeden Tag etwa acht Stunden gearbeitet haben, reduzieren dann einfach die Arbeitszeit auf sechs oder vier Stunden. So kann für fast jede Tätigkeit die Teilzeit funktionieren, auch in Elternzeit oder in der Ausbildung. Es gibt aber weitere, oft ebenfalls gut realisierbare Varianten. So können Beschäftigte auch ihre wöchentliche Arbeitszeit auf zwei bis fünf Tage neu verteilen. Sie bekommen so mehr freie Tage für andere Aktivitäten. Auch der Wochenwechsel – eine Woche im Betrieb, eine Woche nicht – ist ein mögliches Modell. Diese Art von Arbeitszeitverkürzung eignet sich auch für ein Jobsharing, bei dem sich mehrere Kolleginnen oder Kollegen eine Stelle teilen. Das wäre beispielsweise ein Modell der Brückenteilzeit auch für Projektleiter und Führungskräfte oder Teamarbeiter.

Diese Möglichkeiten bietet das Teilzeit- und Befristungsgesetz

Nach dem Willen des Gesetzgebers soll das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) die Teilzeitarbeit fördern, Voraussetzungen zur Zulässigkeit befristeter Arbeitsverträge festlegen sowie die Diskriminierung von Teilzeitbeschäftigten oder befristet beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern verhindern. Das beginnt schon damit, dass Unternehmen auch ihren leitenden Angestellten die Möglichkeit zur Teilzeit geben müssen. Diese Personen dürfen nur anders behandelt werden als einfache Beschäftigte, wenn es dafür sachliche Gründe gibt. Laut Gesetz liegt dann eine Tätigkeit in Teilzeit vor, wenn Beschäftigte weniger Stunden als die betriebsübliche Wochenarbeitszeit arbeiten. Wie viele Stunden das in Teilzeit sein können und wie sich diese über den Tag oder die Woche verteilen, ist Verhandlungssache.

Arbeiten in Teilzeit: Weniger Stunden, aber gleiche Rechte

Weniger Stunden in Teilzeit zu arbeiten, bringt den Beschäftigten mit der geringeren Arbeitszeit natürlich auch weniger Geld. Unternehmen dürfen diese Beschäftigten laut Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) aber nicht finanziell benachteiligen, egal wie viele Stunden sie arbeiten. Gesetzliche Vorgaben wie etwa der Tarif- oder Mindestlohn sind in jedem Fall einzuhalten. Teilzeitkräfte haben Anspruch auf denselben Stundenlohn, wie in Vollzeit beschäftigte Kolleginnen und Kollegen, auch bei Teilzeit in Elternzeit oder Ausbildung. Das gilt ebenso für zusätzliche Leistungen wie Provisionen, Urlaubsgeld, ein 13. Gehalt oder Möglichkeiten zur Weiterbildung. Auch bei Sachleistungen gilt gleiches Recht für alle, unabhängig davon, wie viele Stunden jemand tätig ist. Worauf Unternehmerinnen und Unternehmer bei ihren Beschäftigten in Teilzeit im Detail achten müssen, sollten sie bis hin zur Ausgestaltung der vertraglichen Details mit ihrer Anwalts- und/oder Steuerberatungskanzlei klären. Wer Fehler macht, läuft schlimmstenfalls etwa mit einer falschen Berechnung in die Phantomlohnfalle und muss Abgaben nachzahlen.

Über unteilbare Leistungen wie einen bereits gewährten Dienstwagen oder ein Dienstfahrrad sind für Beschäftigte in Teilzeit individuelle Vereinbarungen ratsam. Solche Verträge sollte sicherheitshalber der Anwalt oder die Anwältin individuell für jeden Fall aufsetzen. Auch beim Urlaubsanspruch heißt es, genauer hinzuschauen. Der hängt nämlich nicht davon ab, wie viele Stunden Beschäftigte in Teilzeit arbeiten oder einer Ausbildung nachgehen, sondern an wie vielen Arbeitstagen. Eine Teilzeitkraft, die an jedem Werktag im Unternehmen ist, erhält dieselbe Zahl an Urlaubstagen wie eine Vollzeitkraft. Nur für Teilzeitkräfte mit weniger Tagen in der Firma können Unternehmen den Urlaubsanspruch herunterrechnen. Das sollte der Firmenchef oder die Firmenchefin im Detail mit der Steuerberatungskanzlei klären.

Teilzeit- und Befristungsgesetz formuliert klare Pflichten

Laut Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) müssen Unternehmen eine Stelle, die sie öffentlich oder im Betrieb ausschreiben und die sich in Teilzeit ausüben lässt, auch als Teilzeitarbeitsplatz anbieten. Unabhängig davon, wie viele Stunden die Beschäftigten im Unternehmen arbeiten, ist „mit dem Arbeitnehmer dessen Wunsch nach Veränderung von Dauer oder Lage oder von Dauer und Lage seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit“ zu erörtern, fordert das TzBfG außerdem. Beschäftigte können dabei jemanden von der Arbeitnehmervertretung hinzuziehen. Äußert eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den Wunsch nach einer „Veränderung von Dauer oder Lage oder von Dauer und Lage der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit“, ist das Unternehmen verpflichtet, über entsprechende Arbeitsplätze zu informieren, die besetzt werden sollen. Inwiefern das mit Blick auf Teilzeit bei Beschäftigten in Elternzeit oder Ausbildung der Fall ist, wäre im Zweifel mit der Rechtsanwaltskanzlei zu klären.

Auch die Arbeitnehmervertretung muss über angezeigte Arbeitszeitwünsche sowie die Teilzeitarbeit im Betrieb auf dem Laufenden sein. Das gilt nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz vor allem für „vorhandene oder geplante Teilzeitarbeitsplätze und über die Umwandlung von Teilzeitarbeitsplätzen in Vollzeitarbeitsplätze oder umgekehrt.“ Und zwar im Detail: Die Firmenchefin oder der Firmenchef muss der Arbeitnehmervertretung auf Verlangen die nötigen Unterlagen zur Verfügung stellen. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten ihre Personalplanung sowie auch Wünsche nach Teilzeit möglichst vorausschauend mit der Anwältin oder dem Anwalt besprechen – ganz grundlegend wie auch mit Blick auf entliehene Beschäftigte und deren eventuelle Ansprüche sowie Beschäftigte in Elternzeit. Nur Fachleute haben einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Grundlagen, beispielsweise auch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).

Diese Ansprüche auf Teilzeit haben die Beschäftigten konkret

Neben der vergleichsweise neuen Möglichkeit, befristet weniger Stunden arbeiten zu können, regelt das Teilzeit- und Befristungsgesetz den Anspruch der Beschäftigten auf unbefristete Teilzeit. Gleich vorweg: Voraussetzung für einen Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit ist, dass der Arbeitgeber mehr als 15 Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer beschäftigt – unabhängig von der Zahl der Personen in Ausbildung. Für Beschäftigte in allen größeren Betrieben gilt laut Teilzeit- und Befristungsgesetz:

• Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht, können verlangen, dass die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit verringert wird.
• Den Wunsch nach Verringerung der Arbeitszeit und wie viele Stunden sie in Teilzeit arbeiten wollen, müssen Beschäftigte spätestens drei Monate vor dem gewünschten Beginn der Teilzeit schriftlich übermitteln. Sie sollen dabei dem TzBfG auch die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit angeben.
• Der Arbeitgeber ist verpflichtet, mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin die gewünschte Verringerung der Arbeitszeit zu erörtern. Ziel dabei soll sein, zu einer Vereinbarung zu gelangen und ein Einvernehmen über die festzulegende Verteilung der Arbeitszeit zu erzielen.

Was gilt, wenn keine Einigung über die Teilzeit erzielt wird?

Nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz muss der Arbeitgeber der Verringerung der Arbeitszeit zustimmen und ihre Verteilung entsprechend den Wünschen des Arbeitnehmers festlegen, „soweit betriebliche Gründe nicht entgegenstehen“. Laut Gesetz könnte ein betrieblicher Grund vor allem sein, „wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht“. Unternehmer und Unternehmerinnen sollten dann mit der Rechtsanwaltskanzlei klären, ob das Gespräch reicht, wie viele Stunden weniger oder mehr Beschäftigte in Teilzeit arbeiten können oder wie sich Hürden sonst beseitigen ließen. Hilfreich kann außerdem sein, mit den Fachleuten über in Tarifverträgen festgelegte Ablehnungsgründe zu sprechen. Auch damit lässt sich laut Teilzeit- und Befristungsgesetz rechtfertigen, den Mitarbeiterwunsch nach Arbeiten in Teilzeit abzulehnen.

Die Gründe gegen ein Arbeiten in Teilzeit müssen triftig sein

Grundsätzlich müssen Unternehmen dem vom Teilzeit- und Befristungsgesetz erlaubten Wunsch nach Teilzeit nachkommen, selbst wenn sie dafür Ersatzpersonal einstellen müssen. Dies hat das Bundesarbeitsgericht (Az.:9AZR 636/02) höchstrichterlich entschieden. Auch ein nachvollziehbares servicefreundliches Organisationskonzept darf einem Teilzeitantrag nicht entgegenstehen. Das gilt zumindest, wenn durch die Arbeitszeitverkürzung die Chance des Kunden, einen ihm bekannten Verkäufer anzutreffen, nur wenig sinkt. So entschied das Bundesarbeitsgericht in einem weiteren Fall (Az.:9AZR 665/02). Sind die Kosten für den Ersatz einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters dagegen beispielsweise durch eine aufwändige Einarbeitung oder Weiterbildung und auch durch die Kosten für die Koordination unverhältnismäßig hoch, ist dies aus Sicht der obersten Arbeitsrichter ein zulässiger Grund zur Ablehnung (Az.:9AZR409/04). Nicht akzeptabel wäre allerdings der allgemeine Verweis auf Kosten zum Beispiel für Stellenanzeigen, Bewerbungsgespräche oder das Führen eines weiteren Lohnkontos. Auch der schlichte Hinweis, die Teilzeit „passt nicht in unser Arbeitszeitmodell“ reicht sicherlich nicht.

Die Gründe für den Negativbescheid an Beschäftigte müssen also gut sein. Das sollten Unternehmer und Unternehmerinnen mit der Rechtsanwaltskanzlei genau klären. In der ersten Ablehnung müssen sie die Gründe dann allerdings nicht gleich nennen. Beweispflichtig sind Unternehmen dann, wenn es zum Prozess vor dem Arbeitsgericht kommt. Ob sie im Recht oder Unrecht sind, sollte bei der Entscheidung über eine Teilzeit jedoch generell möglichst zweitrangig sein. Unternehmen sollten die Einigung über den Wunsch ihrer Beschäftigten nach Teilzeit ernsthaft suchen. Das ist im Sinne des Gesetzes wie auch in ihrem eigenen Interesse. Alternative Lösungen im gegenseitigen Einvernehmen sind praktisch immer das Beste – auch bei Arbeiten in Teilzeit, ebenso wie bei Elternzeit oder Ausbildung.

Ohne Einigung können Unternehmen nicht einfach abwarten

Wenn ein Antrag auf Teilzeit eingeht, sollten Unternehmen mit Blick auf ihre gesetzlichen Pflichten zügig reagieren. Sie sollten in jedem Fall fristgerecht und auch ausführlich antworten. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz sieht als Arbeitgeberpflicht durchaus vor, dass Vorgesetzte mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Gespräch bleiben. Den Rat des Anwalts oder der Anwältin sollten Unternehmerinnen und Unternehmer sicherheitshalber immer einholen, wenn Beschäftigte den Wunsch äußern, in Teilzeit weniger Stunden zu arbeiten oder auch eine Teilzeit zu beenden. Im Konfliktfall kann die Frage sein, ob ein Kompromiss möglich ist, um wie viele Stunden die Beschäftigten ihre Arbeitszeit alternativ reduzieren könnten. Mögliche Lösungen statt einer Teilzeit können auch Homeoffice-Regelungen oder eine flexiblere Gestaltung der Arbeitszeit sein. Gegebenenfalls kann die Einführung eines Arbeitszeitkontos für beide Seiten interessant sein.

Gar nicht zu reagieren, ist keine Lösung für Unternehmen, denen ein Wunsch nach Arbeiten in Teilzeit nicht passt. An dieser Stelle hat das Teilzeit- und Befristungsgesetz quasi eine Falle eingebaut: Unternehmen müssen auf die Bitte eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin nach Teilzeit spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn der Teilzeit schriftlich ihre Entscheidung über die Verringerung der Arbeitszeit und ihre Verteilung mitteilen. Dabei gilt: Haben sich beide Seiten nicht einigen können, um wie viele Stunden weniger zu arbeiten ist und wie sich die Teilzeit auf den Tag oder die Woche verteilt, muss der Arbeitgeber den Teilzeitantrag schriftlich ablehnen. Passiert das nicht, „verringert sich die Arbeitszeit in dem vom Arbeitnehmer gewünschten Umfang“, so das TzBfG. Die Verteilung der Arbeitszeit gilt dann „entsprechend den Wünschen des Arbeitnehmers als festgelegt“ – und damit auch gegen den Willen des Arbeitgebers.

Wie regelt das Teilzeit- und Befristungsgesetz die Verlängerung?

Das Teilzeit- und Befristungsgesetz regelt in §9 auch die mögliche Verlängerung der Arbeitszeit nach einer Phase von Teilzeit. Hier geht es vor allem darum, dass das Unternehmen teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die schriftlich den Wunsch nach einer Verlängerung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit in Teilzeit angezeigt haben, bei der Besetzung eines Arbeitsplatzes bevorzugen muss. Ausnahmen von diesem Grundsatz sieht das Gesetz vor für den Fall, dass

• es sich dabei nicht um einen entsprechenden freien Arbeitsplatz handelt,
• der teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer nicht mindestens gleich geeignet ist wie ein anderer vom Arbeitgeber bevorzugter Bewerber,
• Arbeitszeitwünsche anderer teilzeitbeschäftigter Arbeitnehmer dagegen sprechen oder
• dringende betriebliche Gründe dem entgegenstehen.

Ob die Voraussetzung erfüllt ist und wie eine eventuelle Interessenkollision beim Wunsch nach mehr Stunden in Teilzeit oder auch Vollzeit zu bewerten ist, sollten Unternehmerinnen oder Unternehmer rechtsanwaltlich klären lassen. Ganz grundsätzlich hält das TzBfG hierzu fest: „Ein freier zu besetzender Arbeitsplatz liegt vor, wenn der Arbeitgeber die Organisationsentscheidung getroffen hat, diesen zu schaffen oder einen unbesetzten Arbeitsplatz neu zu besetzen.“

Das Gesetz erlaubt Beschäftigten auch Änderungswünsche

Das Teilzeit- und Befristungsgesetz regelt nicht nur, wie Arbeitgeber und Beschäftigte eine Teilzeit unbefristet oder befristet abzusprechen und umzusetzen haben sowie unter welchen Bedingungen das Unternehmen eine Einigung ablehnen kann. Das Gesetz macht auch Vorgaben dazu, wie sich eine einmal festgelegte Teilzeitvereinbarung ändern lässt. Das Unternehmen kann die nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz festgelegte Verteilung der Arbeitszeit wieder ändern, „wenn das betriebliche Interesse daran das Interesse des Arbeitnehmers an der Beibehaltung erheblich überwiegt und der Arbeitgeber die Änderung spätestens einen Monat vorher angekündigt hat“, so das TzBfG. Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen können eine Verringerung der Arbeitszeit frühestens zwei Jahre nach einer vorherigen Zustimmung oder berechtigten Ablehnung eines Teilzeitwunsches durch den Arbeitgeber beantragen. Ganz wichtig: Die Weigerung von Beschäftigten, die Zahl der Stunden auf Vollzeit auszuweiten oder Teilzeit zu arbeiten, ist gemäß TzBfG kein Kündigungsgrund.