Gefährdungsbeurteilung für jeden Arbeitsplatz erstellen

Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit sind wichtige Aufgaben für Unternehmen. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sie, die Unfallverhütungsvorschriften zu beachten und eine Gefährdungsbeurteilung für jeden Arbeitsplatz im Betrieb zu erstellen. Gerne hätten Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen als Antwort auf ihre Frage „Was ist eine Gefährdungsbeurteilung“ ein allgemeingültiges Muster oder eine Vorlage. Doch so einfach ist die Sache nicht. Um die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen, sollte etwa manch kleinem Betrieb mit wenigen Beschäftigten im Büro doch eigentlich eine schlanke Gefährdungsbeurteilung reichen, die auch den Aufzug im Bürogebäude sowie das Homeoffice erfasst, oder? Allerdings kann sich selbst dort die Gefährdungsbeurteilung zum Beispiel mit Blick auf Mitarbeiterinnen in der Schwangerschaft vor dem Mutterschutz auch auf Gefahrstoffe beziehen, Stichworte Druckertinte oder Druckertoner. In jedem Unternehmen fällig ist eine psychische Gefährdungsbeurteilung. Rücksprache mit der Anwaltskanzlei ist deshalb ebenso wichtig, wie der Kontakt zur zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Hier gibt es umfassendes Informationsmaterial und Beratung. Auch spezialisierte Dienstleister verschaffen mehr Durchblick.

Was ist der Hintergrund für eine Gefährdungsbeurteilung?

Der Gesetzgeber verpflichtet seit 1996 die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, aus einer Beurteilung der Arbeitsbedingungen sowie der damit verbundenen Gefährdungen eigenständig die notwendigen Maßnahmen zum Schutz ihrer Beschäftigten abzuleiten. Gesetzliche Grundlage hierfür ist neben diversen Unfallverhütungsvorschriften insbesondere §5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Das Arbeitsschutzgesetz nennt die Gründe für eine mögliche Gefährdung bei der Arbeit. Damit legt es auch gleich die Bereiche fest, für die eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen ist. Mögliche Gefahrenbereiche sind

• die Gestaltung und die Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes,
• physikalische, chemische und biologische Einwirkungen,
• die Gestaltung, die Auswahl und der Einsatz von Arbeitsmitteln, insbesondere von Arbeitsstoffen, Maschinen, Geräten und Anlagen sowie der Umgang damit,
• die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken,
• unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten sowie
• psychische Belastungen bei der Arbeit.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (baua) liefert Informationen zu den Gefährdungsfaktoren – wodurch und wie im Detail konkret eine Gefährdung entstehen kann, welche Grenzwerte und Beurteilungskriterien für die Gefährdungsbeurteilung maßgeblich sind oder welche Arbeitsschutzmaßnahmen daraus abzuleiten sind. Da die Einschätzung der Risiken gar nicht so leicht ist, hilft es Unternehmen, bei dieser Institution ein Muster, eine Vorlage oder ein Beispiel dafür zu suchen, wie sie in ihrem Fall die Gefährdungsbeurteilung erstellen und praktisch damit umgehen sollten. Bei der baua und der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) sind auch Leitlinien zur Gefährdungsbeurteilung möglicher Gefahrstoffe am Arbeitsplatz etwa bei einer Schwangerschaft vor dem Mutterschutz, die psychische Belastung sowie auch für das Büro, das Homeoffice oder den Aufzug verlinkt. Natürlich genügt es nicht, nur eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Risiken müssen gesucht, erkannt und beschrieben werden und dann so gut es geht beseitigt oder wenigstens reduziert.

Hier gilt nichts anderes als bei der allgemeinen Verkehrssicherungspflicht oder der Räum- und Streupflicht im Winter, wie im folgenden Video beschrieben.

Worum dreht sich die Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz?

Was ist eine Gefährdungsbewertung? Im Kern die möglichst quantitative Einschätzung, welches Risiko von bestimmten Gefahrstoffe oder Tätigkeiten am Arbeitsplatz ausgeht. Die Gefährdungsbeurteilung betrifft zum Beispiel das Risiko der Missbildung eines Kindes, dessen Mutter während der Schwangerschaft vor dem Mutterschutz bei der Arbeit Gefahrstoffe verwendet. Die psychische Gefährdungsbeurteilung schätzt Folgen durch psychische Belastung am Arbeitsplatz ein, etwa durch Schichtarbeit. Auch die Arbeit im Homeoffice sowie die Fahrt mit dem Aufzug ins Büro werden in der Gefährdungsbeurteilung auf Risiken abgeschätzt. Unfallverhütungsvorschriften können dann als Vorlage dienen, wie sich Risiken in bestimmten Situationen minimieren oder ganz ausschließen lassen.

Grundlagen für die Gefährdungsbeurteilung liefern Studien

Die generelle, allgemeine Risikobewertung liefern Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler. Laut Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin erarbeiten sie die Basis für die konkrete Gefährdungsbeurteilung in vier Schritten:

1. Feststellung der Gefahr. Gesundheitliche Probleme werden aufgrund labor- oder tierexperimenteller beziehungsweise epidemiologischer Studien oder Fallberichte identifiziert.
2. Abschätzung der Exposition. Die Forschung liefert möglichst präzise Daten, wie stark Personen oder Bevölkerungsgruppen einer bestimmten Substanz ausgesetzt sind. Im Idealfall sind das Angaben zu Dauer, durchschnittlichem oder kumulativem Ausmaß der Exposition und sogenannten Expositionsspitzen.
3. Dosis-Wirkungs-Beziehungen. Um die Wirkung der Gefahrstoffe etwa in der Schwangerschaft oder am Arbeitsplatz zu ermitteln, kommen tierexperimentelle oder epidemiologische Studien mit Informationen über die Dosis zum Einsatz, bei der bestimmte gesundheitliche Effekte festgestellt wurden oder ausblieben. Daraus lassen sich quantitative Beziehungen zwischen Dosis und Wirkung herleiten. Aus den so gewonnenen Erkenntnissen wiederum lassen sich Schwellenwerte etwa für eine noch zumutbare Dosis errechnen. Oder es finden sich Substanzen, durch die auch bei niedrigen Konzentrationen gesundheitliche Effekte drohen, beispielsweise krebserzeugende Gefahrstoffe.
4. Risikocharakterisierung. Zum Abschluss der Risikobewertung versuchen die Forscherinnen und Forscher, aus den gewonnenen Erkenntnissen für eine Person oder Alterssgruppe anzugeben, wie wahrscheinlich bei einem definierten Kontakt mit einem Gefahrstoff ein bestimmter gesundheitlicher Effekt auftritt.

Oft ist eine Gefährdung quantitativ nicht ganz eindeutig zu bestimmen. Für den Hausgebrauch beim Erstellen einer Gefährdungsbeurteilung – egal ob für den Arbeitsplatz im Homeoffice oder Büro, Gefahrstoffe in der Schwangerschaft vor dem Mutterschutz, die psychische Belastung oder die Fahrt mit dem Aufzug – gilt: Sind Schwellenwerte ermittelt, können Unternehmen oder die von ihnen beauftragten Fachleute das Risiko für eine Exposition unterhalb dieser Werte als praktisch null betrachten – also als gefahrlos möglich im Rahmen der Unfallverhütungsvorschriften.

So gehen Unternehmen mit der Gefährdungsbeurteilung um

Mit dem Erstellen der Gefährdungsbeurteilung für den Arbeitsplatz gemäß Arbeitsschutzgesetz allein ist es aber nicht getan. Auch der Auftrag an Profis zum Erstellen der Gefährdungsbeurteilung und Erarbeiten der Vorgaben zur konkreten Umsetzung der Unfallverhütungsvorschriften reicht nicht. Die Gefährdungsbeurteilung für das Risiko am Arbeitsplatz ist in die betrieblichen Abläufe zu integrieren. Die Gefährdungsbeurteilung muss also strategisch vorbereitet und die daraus folgende Erkenntnis konkret umgesetzt werden. Der Firmenchef oder die Firmenchefin sollte also zuerst festlegen, für welche Arbeitsbereiche und Tätigkeiten überhaupt eine Beurteilung stattfindet. Schon dafür wäre anwaltlich zu klären, welche Vorgaben das Arbeitsschutzgesetz sowie diverse Verordnungen möglicherweise machen. Denn die Verantwortung für dieses Thema liegt bei der Unternehmensleitung – sie muss sich also aktiv kümmern und dies auch dokumentieren.

Danach sind per Gefährdungsbeurteilung eventuelle Gefährdungen am Arbeitsplatz umfassend zu ermitteln, im Büro oder in Produktionsräumen ebenso wie im Homeoffice der Beschäftigten, auch im Aufzug oder auf dem Parkplatz. In die Gefährdungsbeurteilung einfließen müssen die psychische Belastung sowie alle gefährlichen Tätigkeiten oder Gefahrstoffe – auch für vorübergehende Situationen, etwa arbeitende Frauen in der Schwangerschaft vor dem Mutterschutz. Die Gefährdungen gilt es zu beurteilen und daraus für den jeweils betroffenen Arbeitsplatz konkrete Arbeitsschutzmaßnahmen gemäß Unfallverhütungsrichtlinien festzulegen. Die Verantwortlichen und auch die Beschäftigten im Unternehmen müssen sich dann an die definierten Maßnahmen halten. Sie brauchen also im Zweifel eine Vorlage oder ein Muster für ihr Handeln gemäß Gefährdungsbeurteilung, zur Instruktion gegebenenfalls am Beispiel erklärt. Die Umsetzung und Wirksamkeit der beschlossenen Maßnahmen müssen Unternehmen auch überprüfen – und in der Regel in festgelegten zeitlichen Abständen fortschreiben. Was also ist eine Gefährdungsbeurteilung? Definitiv eine Daueraufgabe und damit auch wiederkehrendes Thema für das Gespräch in der Anwaltskanzlei.

Kein fester zeitlicher Rhythmus für die Gefährdungsbeurteilung

Das Arbeitsschutzgesetz regelt die Inhalte der Gefährdungsbeurteilung nicht im Detail. Auch der Zeitplan, in dem Unternehmen sie erneuern müssen, ist nicht eindeutig festgelegt. Notwendig dürfte die Überarbeitung der Gefährdungsbeurteilung immer dann sein, wenn Gefährdungen neu erkannt werden oder sich die betrieblichen Gegebenheiten zum Beispiel rund um Gefahrstoffe verändern. Beispielsweise aufgrund

• neuer Erkenntnisse aus Arbeitsunfällen,
• diagnostizierter Berufskrankheiten,
• hoher Fehlzeiten durch arbeitsbedingte Gesundheitsbeeinträchtigungen,
• der Anschaffung neuer Maschinen und Geräte,
• der Einführung neuer Arbeitsstoffe – also möglicher neuer Gefahrstoffe,
• umgestalteter Arbeits- und Verkehrsbereiche oder Veränderungen in der Arbeitsorganisation beziehungsweise im Arbeitsablauf,
• neuer Informationen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz,
• neuer Arbeitsschutzvorschriften oder Unfallverhütungsvorschriften.

Bei neuen Gefährdungen ist der Prozess der Gefährdungsbeurteilung für jeden betroffenen Arbeitsplatz im Büro, der Werkstatt oder dem Homeoffice zu wiederholen. Geht es um Gefahrstoffe, ist die Gefährdungsbeurteilung auch mit Blick auf Sonderfälle – etwa Mitarbeiterinnen, die in der Schwangerschaft vor dem Mutterschutz damit hantieren könnten – neu zu erstellen. Ausgenommen wären von der neuen Gefährdungsbeurteilung höchstens jene Tätigkeiten oder Orte, die unverändert bleiben, etwa der Aufzug – inklusive aller nötigen Maßnahmen hinsichtlich Technik, Wartung oder auch etwa nötige Reinigungsarbeiten. Prüfen sollten Unternehmen aber selbst unveränderte Bereiche stets mit. So haben sich in der Pandemie die Vorgaben für sichere Nutzungsbedingungen geändert etwa durch Maskenpflicht oder eine stark eingeschränkte Nutzerzahl.

Gefährdungsbeurteilung für den Arbeitsplatz ist Chefsache

Das Thema Arbeitssicherheit sollte ebenso wie das Thema Gesundheit generell Chefsache sein. Dafür spricht schon die Ernsthaftigkeit dieses Anliegens, die die Geschäftsleitung den Beschäftigten so unausgesprochen mitteilt. Nur eine vernünftige Gefährdungsbeurteilung erlaubt es, neben der Pflicht auch die Kür zu erfüllen und für den Fall einer Berufskrankheit durch eine nicht vermeidbare Belastung mit einer belastbaren Dokumentation auch die versicherungsrechtliche Anerkennung zu gewährleisten. Und mögliche Bußgelder oder Strafen sprechen natürlich ebenfalls dafür, die Pflicht zu einer Gefährdungsbeurteilung unbedingt ernst zu nehmen. Chefsache bedeutet dabei nicht unbedingt, dass der Unternehmer oder die Unternehmerin eine Gefährdungsbeurteilung persönlich erstellen muss. Dafür sind sie kaum ausreichend geschult. Sie könnten per Gefährdungsbeurteilung weder die psychische Belastung am Arbeitsplatz oder im Homeoffice noch mögliche Gefahrstoffe und ihre Risiken etwa bei einer Schwangerschaft beurteilen, geschweige denn den Aufzug im Büro. Deshalb sollten sich Unternehmen für diese Aufgabe besser die Unterstützung von Fachleuten holen.

Gefährdungsbeurteilung: auch für Büro und Homeoffice komplex

Selbst ausgewiesene Fachleute ihrer Disziplin kennen selten alle Unfallverhütungsvorschriften oder Kriterien zur Gefährdungsbeurteilung gemäß Arbeitsschutzgesetz. „Was ist eine Gefährdungsbeurteilung?“ – bei der Suche nach der Antwort auf diese Frage ist wichtig, um welche möglichen Gefahrstoffe oder Gefahrenquellen es wegen der Art des Unternehmens gehen muss. Wichtige Inhalte einer Gefährdungsbeurteilung können zum Beispiel neben Lärm, oder chemischen und biologischen Arbeitsstoffen auch Vibrationen sein. Spezialisierte Beratungsangebote und -dienste etwa der Berufsgenossenschaften oder Krankenkassen sind eine gute erste Anlaufstelle zur Orientierung. Die Anwaltskanzlei ist der richtige Ansprechpartner dafür, welche Pflichten rund um die Gefährdungsbeurteilung ein Unternehmen nach dem Arbeitsschutzgesetz sowie den geltenden Verordnungen wann und in welchem Umfang erfüllen muss.

Darum ist die Gefährdungsbeurteilung ein Fall für Fachleute

Die Gefährdungsbeurteilung selbst sollten Technikerinnen, Betriebsärzte, Psychologinnen oder Psychotherapeuten erstellen. Sie können die möglichen Gefahren oder eine eventuelle psychische Belastung am besten einschätzen. Um die Gefährdungsbeurteilung auszuarbeiten, sollte das Unternehmen deshalb ruhig eine darauf spezialisierte Beratungsgesellschaft engagieren, statt sich selbst mit Muster, Beispiel oder einer Vorlage zu behelfen und unwissentlich Fehler zu machen. Selbst das einfache Büro oder der Heimarbeitsplatz unterliegt diversen Arbeitsschutzvorgaben und Unfallverhütungsvorschriften. Die Gefährdungsbeurteilung dafür ist zum Beispiel mit Blick auf die Ergonomie der Möbel und Geräte, die umfassende Sicherheit im Homeoffice oder im Aufzug zum Büro, ja sogar die Temperatur in den Räumen zu erstellen. Richtig komplex wird eine Gefährdungsbeurteilung dann, wenn Beschäftigte auch noch Gefahrstoffe verarbeiten – womöglich Mitarbeiterinnen während ihrer Schwangerschaft vor dem Mutterschutz.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin bietet zu allen Gefahrstoffen sowie Gefährdungen wichtige Informationen und Hinweise für den betrieblichen Alltag. Also auch für die konkrete Beachtung der Gefährdungsbeurteilung. Die Initiative „Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie“ von Bund, Ländern und Unfallversicherungsträgern liefert Unternehmen wertvolle Handlungshilfen und Empfehlungen für die Umsetzung. Dort finden sich auch Muster sowie die eine oder andere Vorlage für eine Gefährdungsbeurteilung.