Arbeitsrecht & Soziales

A1-Bescheinigung bei Dienstreisen immer vorher beantragen

Die A1-Bescheinigung ist bei Dienst­rei­sen in vie­le eu­ro­pä­i­sche Län­der vor­ge­schrie­ben – auch für Selb­stän­di­ge, Un­ter­neh­mer und Ge­schäfts­füh­rer. Oh­ne das For­mu­lar dro­hen ho­he Buß­gel­der. De­tails von Aus­lands­ein­sät­zen soll­ten mit Steuer­be­ra­ter und An­walt geklärt werden.

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Viele Unternehmerinnen und Unternehmer ärgern sich über die A1-Bescheinigung – besonders, seitdem das Dokument für Mitarbeiter verpflichtend online zu beantragen ist. Sie sollten aber bedenken, welche Vorteile die A1-Bescheinigung bei Dienstreisen ins Ausland, genauer gesagt in EU- und EWR-Staaten sowie die Schweiz und Großbritannien, bietet. Auch auf ihr basieren die „Vier Freiheiten“ des Binnenmarktes: Der freie Verkehr von Waren, Personen, Dienstleistungen und Kapital. Und davon profitiert die Wirtschaft massiv. Ob Selbständige, Unternehmer, Geschäftsführer oder Mitarbeiter – alle sind durch die A1-Bescheinigung bei Tätigkeiten im Ausland sozialversicherungsrechtlich abgesichert wie in Deutschland. Und die Regelung verhindert, dass man dort in die Sozialversicherung einzahlen muss, wohin man vorübergehend geschäftlich reist. Denn man ist ja im Heimatland versichert. Wichtig: Laut Definition im sozialversicherungsrechtlichen Sinne ist jeder geschäftliche Kurzabstecher in die genannten Staaten eine Entsendung und erfordert die A1-Bescheinigung. Generell zu unterscheiden ist zwischen A1-Bescheinigung einerseits und der Ausnahmevereinbarung für einen Zeitraum von über 24 Auslandsmonaten andererseits.

A1-Bescheinigung bei al­len Dienst­reisen beantragen

Machen Selbständige, Unternehmer, Geschäftsführer oder Mitarbeiter aus Deutschland eine Dienstreise in bestimmte europäische Staaten, brauchen sie die sogenannte A1-Bescheinigung. Die A1-Bescheinigung ist für jeden noch so kurzen geschäftlichen beziehungsweise beruflichen Aufenthalt in einem EU-Land sowie Großbritannien, Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz zu beantragen. Dieses Formular verhindert, dass jemand in die Sozialversicherung eines Landes einzahlen muss, in dem er sich vorübergehend dienstlich aufhält. Denn schließlich besteht ja schon in seinem Heimatland eine Mitgliedschaft in der Sozialversicherung. Allerdings ist unbedingt zu beachten, dass die A1-Bescheinigung bei allen Dienstreisen mitzuführen ist. Und dazu zählen nicht nur mehrtägige Aufenthalte etwa zur Montage auf einer Baustelle oder für die Vorbereitung eines Messeauftritts. Sondern auch knappe, möglicherweise lediglich firmeninterne Besprechungen in der Niederlassung einige Kilometer jenseits der deutschen Grenze. Genau genommen kann dazu sogar die Fahrt zur Tankstelle im Nachbarland gehören, wo sich der Dienstwagen billiger betanken lässt. Auch das könnte als geschäftliche Tätigkeit gelten.

Für welche Län­der ist die A1-Bescheinigung er­for­derlich?

Tatsächlich verursacht diese Regelung gerade mit Blick auf viele Kurztrips oder auch Transitfahrten in beziehungsweise durch das EU- und EWR-Ausland, die Schweiz sowie Großbritannien eine ziemliche Bürokratie. Umso wichtiger ist es, das Thema schon vor der Grenzüberquerung geklärt zu haben, um den Aufwand möglichst gering zu halten. Nachmeldungen sind im bestimmten Rahmen machbar, bringen aber auch Arbeit und eventuell Ärger, wenn schon eine Kontrolle stattgefunden hat. Deshalb sollte die Personalabteilung beziehungsweise Lohnbuchhaltung sich rechtzeitig mit geplanten Dienstreisen und der dann möglicherweise erforderlichen A1-Bescheinigung beschäftigen. Entscheidend ist, ob in einem Land die berufliche Tätigkeit ausgeübt wird. Fährt ein Monteur für einen Auftrag oder eine befristete Tätigkeit durch Österreich nach Italien, braucht er für Österreich keine A1-Bescheinigung. Dienstliche Telefongespräche oder E-Mails sind ihm dabei durchaus erlaubt, aber eben kein Arbeiten in Österreich. Ein Lkw-Fahrer hingegen übt seine Transporttätigkeit während der gesamten Zeit aus und braucht darum für jedes durchquerte Land eine A1-Bescheinigung.

A1-Bescheinigung vor je­der Dienstreise beantragen

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht keine generelle Mitführungspflicht für eine A1-Bescheinigung und meint, bei kurzfristig anberaumten und/oder kurzzeitigen Tätigkeiten wie Dienstreisen bis zu einer Woche sei sie nicht immer vorher zu beantragen. Allerdings schränkt das BMAS selbst ein: „Soweit eine Pflicht zur Beantragung einer Bescheinigung A1 nach nationalem Recht im Zielstaat besteht, kann der Verzicht der vorherigen Antragstellung auch in Ausnahmefällen nicht empfohlen werden“. Grundsätzlich brauchen Selbständige, Unternehmer, Geschäftsführer oder Mitarbeiter aus Deutschland also bei jeder Dienstreise in einen EU- oder EWR-Staat, die Schweiz oder nach Großbritannien eine A1-Bescheinigung. Wer ohne das Dokument eine Messe besucht, einen Kunden trifft oder Waren einkauft, riskiert bei Kontrollen empfindliche Bußgelder. Wegen der Corona-Krise finden derzeit zwar weniger Geschäftsreisen statt. Vor der Pandemie aber hatten Staaten wie Österreich gezielt nach Geschäftsreisenden ohne A1-Bescheinugung gesucht, beispielsweise in Business-Hotels oder an Flughäfen. Sie dürften diese Praxis vermutlich fortsetzen, sobald sich das Wirtschaftsleben normalisiert.

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DATEV A1-Bescheinigung

Mit der Excel basierten Vorerfassung können Stammdaten zum A1-Antrag vorerfasst und in das Lohnprogramm eingespielt werden. Das Tool ist für eine Massendatenerfassung geeignet und erleichtert die Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei.

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Auch Selbstständige brau­chen die A1-Bescheinigung

Jeder Selbständige, Unternehmer, Geschäftsführer oder Mitarbeiter aus Deutschland braucht bei Dienstreisen ins Ausland eine A1-Bescheinigung. Das gilt für grenzüberschreitende Tätigkeiten innerhalb der EU sowie in Großbritannien, Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz. Hier gibt es grundsätzlich keinen Unterschied zwischen der Art der Tätigkeit oder der Funktion im Unternehmen. Alle in den genannten Ländern bis 24 Monate tätige Personen müssen eine A1-Bescheinigung beantragen, egal ob Unternehmer, Mitarbeiter oder Beamte.

Hier gibt es die A1-Bescheinigung für die Dienstreise

Zwar muss jeder Selbständige, Unternehmer, Geschäftsführer und Mitarbeiter aus Deutschland eine A1-Bescheinigung bei Dienstreisen in die entsprechenden Länder beantragen. Für einzelne Personengruppen gibt es aber unterschiedliche Ansprechpartner – je nachdem, wie der Antragsteller oder die Antragstellerin krankenversichert ist.

  • Die Krankenkasse ist zuständig für alle, die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, familien- oder pflichtversichert sind. Gleiches gilt für Personen, die in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind und über eine private Zusatzversicherung verfügen.
  • Die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) ist zuständig für jeden, der eine berufsständische Versorgung hat. Dies gilt auch für die, die für die Gesundheit nur über eine private Krankenversicherung verfügen.
  • Der Rentenversicherungsträger ist zuständig, wenn jemand weder gesetzlich krankenversichert noch berufsständisch versorgt ist. Dies gilt also für die Personen, die ausschließlich bei einer privaten Krankenversicherung angemeldet sind und über keine berufsständisch Altersabsicherung verfügen.
  • Der GKV-Spitzenverband ist für Personen zuständig, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind, also einer sogenannten gewöhnlichen Mehrfacherwerbstätigkeit nachgehen. Das bedeutet, die Tätigkeit wird mindestens an einem Tag pro Monat oder fünf Tagen pro Quartal auch in mindestens einem anderen Mitgliedstaat ausgeübt. Der Antrag auf Erteilung einer A1-Bescheinigung geht an den zuständigen Träger des Wohnstaats, in Deutschland ist das der GKV-Spitzenverband.

Selbständige be­an­tra­gen A1-Bescheinigung auf Papier

Für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in der Privatwirtschaft ist die A1-Bescheinigung bei Dienstreisen seit Juli 2019 nur noch im elektronischen Antragsverfahren zu beantragen. Der elektronische Antrag lässt sich über SV.net stellen, ein Angebot der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG). Aber besser ist es natürlich, dafür ein entsprechend systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm zu nutzen. Dann läuft der Prozess nämlich automatisch im eigenen kaufmännischen Bereich mit. Wer noch kein solches Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, sollte mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin unbedingt über dieses Thema sprechen. Für verbeamtete Personen – dazu zählen im Sinne des Europarechts auch Tarifbeschäftigte des öffentlichen Dienstes – nehmen die Rentenversicherungsträger elektronische Anträge entgegen.

Selbständige und Personen mit gewöhnlicher Mehrfacherwerbstätigkeit beantragen die A1-Bescheinigung bei Dienstreisen in Papierform bei den für sie zuständigen Stellen. Wichtig: Auch aus datenschutzrechtlichen Gründen sind Anträge nicht per E-Mail zu senden, auch nicht an den Firmenservice der Deutschen Rentenversicherung.

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Man kann eine A1-Bescheinigung dauer­haft erhalten

Eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten liegt vor, wenn ein Versicherungspflichtiger regelmäßig in anderen Staaten tätig ist. Als regelmäßig gelten ein Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal bei den voraussichtlichen Arbeitseinsätzen der nächsten zwölf Monate. Für die gewöhnliche Erwerbstätigkeit lässt sich eine A1-Bescheinigung bei Dienstreisen dauerhaft beantragen statt jeweils einzeln. Die A1-Bescheinigung kann für die Dauer von bis zu fünf Jahren für Staaten gelten, in denen die Erwerbstätigkeit gewöhnlich stattfindet. Das läuft über die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA). Beispiel: Ein Maler in Aachen hat Aufträge aus Nachbarländern. Sein Team ist einmal wöchentlich in Belgien und zweimal monatlich in Holland. Zudem muss es einmal überraschend nach Luxemburg. Die Arbeitnehmer sind mit Blick auf ihre Tätigkeit in Belgien und Holland gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten beschäftigt. Die A1-Bescheinigung gilt dauerhaft und kommt via DVKA. Der Luxemburg-Einsatz gilt als einzelne Entsendung. Die dafür nötige A1-Bescheinigung erteilen die jeweiligen Krankenkassen der Arbeitnehmer.

A1-Bescheinigung oder Aus­nahme­vereinbarung?

Bei Dienstreise in die genannten europäischen Staaten müssen Selbständige, Unternehmer, Geschäftsführer oder Mitarbeiter aus Deutschland also eine A1-Bescheinigung beantragen. Für eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten lässt sie sich auch dauerhaft ausstellen statt einzeln für jede Dienstreise. Dann gilt die A1-Bescheinigung für die Dauer von bis zu fünf Jahren. Dies alles gilt aber nur für grenzüberschreitende Tätigkeiten innerhalb der EU und in Großbritannien, Liechtenstein, Island, Norwegen sowie der Schweiz. Und für einen Auslandsaufenthalt von maximal 24 Monaten. Eine sogenannte Ausnahmevereinbarung ist dann erforderlich, wenn die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit für eine Entsendung gelten sollen, die länger als zwei Jahre dauert. Die Ausnahmevereinbarung ist immer bei der DVKA zu stellen. Solche langen Auslandseinsätze sollten Unternehmerinnen und Unternehmer aber immer mit ihren steuerlichen und rechtlichen Beraterinnen oder Beratern besprechen. Hier sind neben der Sozialversicherung noch viele weitere Themen zu bedenken. Unter anderem die Regelungen am jeweiligen Einsatzort.

Mehr Informationen den Themen Entsendung, A1-Bescheinigung und Ausnahmevereinbarung gibt es in folgendem Video.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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