Digitalisierung

Digitalisierung im Handwerk ist in vollem Gange

Zwar ist Di­gi­ta­li­sie­rung im Hand­werk für vie­le Fir­men­chefs kein Fremd­wort. Aber so­wohl bei der Bü­ro­ar­beit wie in der Pro­duk­tion könn­te so man­cher mehr tun. Je­der zwei­te Un­ter­neh­mer weiß et­wa nicht, was er­set­zen­des Scan­nen ist, und ver­passt so die Chance für Optimierungen.

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Handwerk bedeutet nicht automatisch Handarbeit. Das gilt beim Erbringen von Leistungen für die Kunden, vor allem aber auch für die Arbeit im Büro: Fast 90 Prozent der Handwerksunternehmen setzen bei internen Aufgaben und Abläufen auf digitale Lösungen. So lautet ein Ergebnis der Studie „Digitale Prozesse im Handwerk“ von DATEV und „handwerk magazin“. Damit gemeint sind nicht Outlook oder Office, sondern ausdrücklich digitale Lösungen, die über E-Mail oder Text- und Tabellenverarbeitung hinausgehen. Auf den vorderen Plätzen liegt dabei die Nutzung von Software für Rechnungserstellung, Buchführung oder Lohnabrechnung. Aber auch Programme für Einkauf, Produktionsplanung oder Warenwirtschaft kommen in mindestens einem von drei Unternehmen zum Einsatz. In fast jedem fünften Betrieb gibt es sogar eine digitale Lösung für die Bewerberverwaltung. Solche Umfrageergebnisse belegen: Die Digitalisierung im Handwerk ist keine Wunschvorstellung – sie ist in vollem Gange.

Die Digitalisierung im Hand­werk ist auf einem guten Weg

Die Digitalisierung im Handwerk ist also auf einem guten Weg. Aber gut ist nicht immer gut genug. Beim Einsatz digitaler Technologien reicht es nicht, einmal zu investieren und dann die Früchte dieser Investition zu ernten. Im Gegenteil: Firmenchefs müssen die eingesetzte Software laufend darauf überprüfen, ob sie noch aktuell ist oder ein Update ansteht. Ob es neue digitale Lösungen für andere Unternehmensbereiche gibt, mit denen sich auch dort die Effizienz und Qualität steigern lässt. Und wie sich diverse Lösungen so integrieren lassen, dass die Kosten bei zunehmender Leistungsfähigkeit noch weiter zurückgehen. Kurz gesagt: Die Digitalisierung im Handwerk ist eine Daueraufgabe. Viele Firmenchefs haben das begriffen: Fast jeder zweite, der Investitionen in die Digitalisierung plant, nennt in der DATEV-Studie als Stoßrichtung die digitale Integration unterschiedlicher Lösungen. Damit rangiert dies Ziel ganz oben auf der Liste, gefolgt von Produktionsplanung, Rechnungserstellung oder Auftragserfüllung.

Auch im Handwerk braucht die Di­gi­ta­li­sierung einen Plan

Vor der Investition steht aber der Plan. Digitalisierung im Handwerk darf kein Selbstzweck sein, sondern muss zielgerichtet der Verbesserung der Prozesse oder Produkte dienen. Dies erfordert, dass der Firmenchef sich mit den Facetten des Themas vertraut macht: Was meint Digitalisierung, was lässt sich digitalisieren, welcher Einstieg bietet sich an? Und eine Checkliste, um die aktuelle Position des Betriebs zu bestimmen sowie die Prioritäten festzulegen. Dass viele Unternehmer zunächst an kaufmännische Prozesse denken, ist nachvollziehbar. Hier sind sie bereits aktiv und ein gutes Stück vorangekommen. Interessant sein können aber auch vermeintliche Orchideen-Themen wie die Mitarbeitersuche via E-Recruiting. Oder Weiterbildung per Gamification, also mithilfe digitaler Schulungsmaterialien und Medien, die den Spieltrieb der Beschäftigten aktivieren. Zudem sollten Unternehmer überlegen, was Digitalisierung für ihre Produktion bedeutet – hier liefert beispielsweise das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk viele Anregungen. Interessant auch, was der Chef des Furnierherstellers Fritz Kohl im Video zur Digitalisierung im Handwerk zu sagen hat.

Nur jeder zweite Fir­men­chef kennt das ersetzende Scannen

Am besten ist es, das eine zu tun, ohne das andere zu lassen: Jeder Unternehmer sollte genau überlegen, wie er spezifische Prozesse in Entwicklung, Produktion oder Kundenservice mithilfe digitaler Lösungen besser machen kann. Denn hier liegt seine Kernkompetenz, hier entsteht meistens der größte Wettbewerbsvorteil. Gleichzeitig sollte er aber auch die Modernisierung der Buchführung sowie des ganzen kaufmännischen Bereichs weiter konsequent vorantreiben. Am besten in enger Absprache mit dem Steuerberater, der die passenden Lösungen kennt. Denn auch wenn die Digitalisierung im Handwerk auf einem guten Weg ist: Selbst im Büro ist kaum irgendwo das Ziel erreicht. Wenige Unternehmen archivieren etwa ihre kaufmännischen Belege komplett digital. In 96 Prozent der Betriebe existieren sie zumindest teilweise auf Papier. Ein Grund dafür dürfte sein, dass jeder zweite Befragte das ersetzende Scannen nicht kennt und nur jeder Vierte dieses Verfahren nutzt. Deshalb überreichen fast zwei Drittel der Betriebe ihrem Steuerberater geordnete oder ungeordnete Papierbelege.

Die Grafik zeigt dass drei Viertel der Unternehmer ihre Belege zumindest teilweise noch in Papierform zum Steuerberater schicken

Praxisbeispiele für ge­ziel­te Di­gi­ta­li­sierung im Handwerk

Hier zeigt sich, dass die meisten Unternehmer die Digitalisierung im Handwerk noch erheblich weiter vorantreiben müssen als bisher. Denn prinzipiell birgt eine Lösung wie das ersetzende Scannen nur Vorteile: Besserer Datenaustausch innerhalb des Unternehmens sowie mit dem Steuerberater, rechtssicheres Archivieren und Kostenersparnis bei Lagerung und Handling. Die Broschüre „Handwerksbetriebe auf dem Weg in die Arbeitswelt 4.0. Praxisbeispiele zum Einsatz digitaler Technologien im Handwerk“ vom Institut für Technik der Betriebsführung zeigt noch mehr solcher Beispiele. Aber funktionieren kann der Einsatz von digitalen Lösungen nur, wenn der Firmenchef einen Plan hat und die Sache konsequent durchzieht. So wie der Logistiker, der auf ersetzendes Scannen baut und inzwischen rund 170.000 Dokumenten digitalisiert hat, wie er im Video schildert.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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