Digitalisierung

Digitalisierung am Arbeitsplatz braucht einen klaren Plan

Digitalisierung am Ar­beits­platz er­for­dert ei­ne um­fas­sen­de Be­trach­tung des The­mas – von Tech­nik­aus­wahl über Pro­zess­op­ti­mie­rung bis zur Mit­ar­bei­ter­schu­lung. Ge­sprä­che mit Ex­per­ten sind des­halb bes­ser als tech­ni­sche Auf­rüs­tung nach dem Gieß­kannenprinzip.

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Innovationsfreudige oder technikaffine Unternehmer, die Investitionen in digitale Technologien planen, dürften sich durch solche Zahlen bestätigt fühlen: Für 92 Prozent der vom Digitalverband Bitkom befragten Beschäftigten ist die Digitalisierung am Arbeitsplatz beziehungsweise im Berufsleben eine gute Sache. In der eigenen beruflichen Situation betrachten insgesamt zwei Drittel der Befragten die Digitalisierung eher als Chance denn als Risiko. Bei den unter 30jährigen sind es sogar 70 Prozent. Die ablehnende Haltung ihrer Mitarbeiter können Firmenchefs also nicht als Argument anführen, wenn sie auf den Einsatz moderner Technologien verzichten. Eher sollten sie sich die Frage stellen: Kann ich überhaupt noch Auszubildende für Tätigkeiten in meinem Betrieb interessieren, wenn dort kaum Digitalisierung am Arbeitsplatz stattfindet? Sprengstoff birgt das Thema vor allem für kleinere Unternehmen etwa in Handwerk oder Handel, denn sie hinken technisch hinterher. Dort läuft beispielsweise auf vielen Rechnern noch Windows 7, obwohl Microsoft den Support des elf Jahre alten Betriebssystems eingestellt hat.

Digitalisierung am Arbeitsplatz braucht ei­nen kla­ren Plan

Als attraktiver Arbeitgeber gelten und Leistungen mithilfe digitaler Technologien schnell, flexibel, kostengünstig sowie kundenorientiert erbringen: Das sind gute Gründe für Firmenchefs, sich der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu widmen. Aber gerade kleinere Unternehmen und Mittelständler agieren oft zurückhaltend oder nicht wirklich zielführend. Eine Studie des Internetdienstleisters 1&1 attestiert vielen Kleinunternehmern eine „Zufriedenheitsstarre“: Sie sehen zwar die Notwendigkeit der Digitalisierung, treiben sie aber nur langsam voran. Andere Betriebe tun etwas, erreichen damit aber nicht automatisch das erwünschte Ziel. Laut Gallup Engagement Index fühlt sich ein Drittel der Beschäftigten bei dem Thema allein gelassen. Hauptkritik: Fehlende digitale Weiterbildung. „Es geht bei der digitalen Transformation nicht allein um Tools und neue Technologien, sondern um die Veränderung der Arbeitskultur,“ erklärt Marco Nink von Gallup. „Das fängt bei den Mitarbeitern an.“ Unternehmer brauchen einen guten Plan, damit die Digitalisierung am Arbeitsplatz funktioniert. Dabei spielen vier Aspekte eine Rolle: Inhaltliche Fokussierung, technische Ausstattung, organisatorische Verbesserung, persönliches Engagement.

„Unternehmen vergessen bei der Digitalisierung leider häufig die Menschen. Es geht bei der digitalen Transformation nicht allein um Tools und neue Technologien, sondern um die Veränderung der Arbeitskultur. Das fängt bei den Mitarbeitern an.“

Marco Nink, Managementexperte beim Marktforschungsinstitut Gallup

Meistens be­ginnt Di­gi­ta­li­sierung am Arbeitsplatz im Büro

Inhaltliche Fokussierung: Viel hilft viel? Dieser Ansatz kann bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz in einem finanziellen Fiasko enden. Insbesondere kleinere Betriebe sollten nur gezielt in digitale Technologien investieren, die erkennbare Vorteile versprechen – und die Gießkanne vergessen. Meistens empfiehlt es sich, mit allgemeiner Büroarbeit und interner Kommunikation zu beginnen. Auch kaufmännische Prozesse und direkte Kundenkommunikation sollten rasch ein Thema sein. Wichtig ist eine differenzierte Betrachtung, wertvoll deshalb der Rat von Spezialisten. Die interne Kommunikation etwa lässt sich theoretisch auch optimieren, indem E-Mails systematischer genutzt werden. Praktisch ist aber die Meinung eines Experten sinnvoll, ob speziell zur internen Zusammenarbeit entwickelte Collaboration Software nicht besser wäre. Ähnlich sieht es bei Kunden und kaufmännischen Themen aus. Die Erweiterung der Finanzsoftware durch eine CRM-Lösung mit Datenbank könnte den Kontakt zum Kunden und das Erstellen maßgeschneiderter Angebote erleichtern. Das ist besser, als Informationen für individuelle Angebote in diversen alten Schreiben zu suchen. Tipps gibt der Steuerberater.

Standardisierung der tech­ni­schen Aus­stat­tung ist wichtig

Technische Ausstattung: Sobald klar ist, bei welchen Aufgaben die Digitalisierung am Arbeitsplatz den größten Nutzen verspricht, ist die Technik entsprechend anzupassen. Das kann die Investition in eine neue Software sein, aber auch die Anschaffung leistungsfähigerer Hardware. Wichtig in diesem Zusammenhang: In der Regel meint Digitalisierung auch Standardisierung. Am besten sollten die Beschäftigten überall mit einheitlicher Hard- und Software arbeiten können – falls nötig etwa am Schreibtisch ihrer Kollegen. Das erleichtert die Bedienung, macht die Wartung kostengünstiger und verhindert, dass beispielsweise ein Dokument sich nicht an jedem Computer öffnen lässt. Ebenfalls wichtig ist die Frage der IT-Sicherheit. Drucker etwa sollten genauso gut geschützt sein wie Rechner – bei einer Einbindung ins WLAN unbedingt durch eigene starke Passworte. Zur Entscheidung über die technische Ausrüstung gehört außerdem, ob alle Mitarbeiter ein Smartphone mit bestimmten Apps bekommen. Interne Kommunikation und Produktivität könnten sich dadurch verbessern. Solche Überlegungen sollten aber zuerst mit dem Anwalt besprochen werden.

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Auch organisa­to­ri­sche Ab­läu­fe müs­sen an­ge­passt werden

Organisatorische Verbesserung: Digitalisierung am Arbeitsplatz ist weit mehr als eine technische Frage. Viele Software-Lösungen können ihre vollständige Wirkung erst dann entfalten, wenn die Prozesse im Unternehmen optimiert sind. Manchmal ergibt sich diese Optimierung aus dem Einsatz der Software. Aber mindestens ebenso oft muss der Firmenchef selbst mit seinen Beschäftigten klären, welcher Arbeitsablauf für den Betrieb am besten wäre. Der wird dann in die digitale Welt übertragen. Wobei immer eine Maxime gilt: Analoge Arbeitsschritte sind zu vermeiden. Nur durchgängige Digitalisierung macht die Büroarbeit wirklich effizienter. Das bedeutet etwa, eingehende Dokumente konsequent durch Einscannen zu digitalisieren. Also ist zu prüfen, ob die technische Ausstattung dies ermöglicht. Und – vor der vermeintlich notwendigen Anschaffung eines Scanners – zu prüfen, ob nicht das Outsourcing des Einscannens die beste Lösung wäre. Auch hier allerdings sollten Firmenchefs vor Entscheidungen externen Rat einholen. Der Steuerberater weiß beispielsweise, wie kaufmännische Prozesse sich optimieren lassen. Der Anwalt prüft Verträge mit Dienstleistern.

Hohes persönliches En­ga­ge­ment von Chef und Mitarbeitern

Persönliches Engagement: Digitalisierung am Arbeitsplatz ist ein wichtiges Thema für Firmenchefs, die es aber vor allem aus unternehmerischer Perspektive betrachten. Doch Mitarbeiter wissen aus ihrer täglichen Erfahrung ebenfalls, welche Prozesse sich verbessern lassen oder wo eine Software-Lösung nicht rund läuft. Deshalb sollten sie in solche Projekte eingebunden sein. Ist die Digitalisierung am Arbeitsplatz dann Realität, brauchen Beschäftigte natürlich Schulungen für neue Abläufe und Technologien. Wer nicht weiß, was er wie womit tun soll, kann keine guten Ergebnisse liefern. Das Resultat wären Frust und Ärger bei Chef wie Mitarbeiter. „Wir brauchen kreative Menschen, die aus Daten Informationen machen – und so neue Geschäftsmodelle entwickeln und Arbeitsprozesse perfektionieren“, so Andreas Boes, Direktor des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation. „Wir brauchen Beschäftigte, die neue, innovative Ideen haben.“ Das können viele Mitarbeiter mithilfe digitaler Technologien leisten. Aber nur, wenn ihr Chef sie mitnimmt, indem er ihre Meinung erfragt, sie schult und sie motiviert.

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Digitalisierung am Ar­beits­platz soll­te al­le Mit­ar­bei­ter erreichen

Das im Zusammenhang mit der Digitalisierung am Arbeitsplatz wichtige Thema Home-Office hat zwei Aspekte. Manchmal lässt sich das Arbeiten von zuhause erst durch den Einsatz neuer Technologien ermöglichen. Betritt das Unternehmen mit der technischen Aufrüstung also auch arbeitsorganisatorisches Neuland, die viele Aspekte mit dem Anwalt zu klären. Themen wie Versicherung im Home-Office, Klauseln im Arbeitsvertrag oder Arbeitserfassung und -kontrolle. Besteht die Erlaubnis zum Home-Office schon länger, ist die dort genutzte technische Ausstattung analog zur Digitalisierung am Arbeitsplatz im Büro zu ergänzen. Sonst klappt es nicht mit der durchgängigen technischen und organisatorischen Standardisierung, einem erklärten Ziel der meisten Programme zur Digitalisierung. Dass dies immer mehr Unternehmer dies umfassend verstehen, belegen die Ergebnisse der DATEV-Studie „Digitale Prozesse im Handwerk: Jeder fünfte Betrieb setzt auf komplett digitale Prozesse. Vor allem jüngere Firmenchefs modernisieren die kaufmännische Abwicklung umfassend.

Digitalisierung am Arbeitsplatz ist aber keineswegs nur ein Thema für Büroangestellte oder bei Investitionen in neue Produktionsanlagen. Selbst in den Filialen kleiner Handels- oder Handwerksunternehmen können die Mitarbeiter davon profitieren, wenn der Chef entsprechende Lösung intelligent einsetzt. Vorbildlich dafür ist die Digitalisierung bei der Bäckerei Huth, die im folgenden Video zu sehen ist. Ein einfaches Beispiel für wirksame Digitalisierung am Arbeitsplatz: Bei Huth dient ein Team-Netzwerk namens „Teambook“ als Wissensplattform und zum Informationsaustausch, das etwa auch die Verkäuferinnen am Tresen nutzen. Statt analoger Ordnern stehen jetzt Tablets in den Filialen – die Kommunikation ist dadurch schneller und die Verwaltung schlanker geworden. Mehr dazu im folgenden Video.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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