Finanzierung & Förderung

Wie Unternehmen eine or­dent­li­che Bonitätsprüfung durchführen

Führen Un­ter­neh­men ei­ne or­dent­li­che Bo­ni­täts­prü­fung von Kun­den durch, gibt das ge­ra­de in neu­en Ge­schäfts­be­ziehun­gen mehr Si­cher­heit. Stimmt das Er­geb­nis, kön­nen sie dem Auf­trag­ge­ber leich­ter ei­ne Ra­ten­zah­lung an­bie­ten und so ei­nen Lie­fe­ran­ten­kre­dit ge­währen.

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Wer Geld verleiht, will sicherstellen, dass er es zurückbekommt. Das gilt auch für eine der gängigsten Darlehensformen, den Lieferantenkredit. Akzeptiert jemand, dass Kunden bestellte Waren oder Dienstleistungen eine gewisse Zeit nach Lieferung oder Erbringung zahlen, gewährt er einen Kurzzeitkredit. Dann ist es wichtig, dass Unternehmen per Bonitätsprüfung die Höhe des Ausfallrisikos abschätzen. Für Firmen ist aber nicht nur die Bonitätsprüfung von Kunden ein Thema. Sie werden auch selbst von Geschäftspartnern einer Bonitätsprüfung unterzogen – von Lieferanten, Banken und Investoren. Daran hängen etwa Konditionen für eine Finanzierung oder die Frage nach Ratenzahlung. Gerade bei einer GmbH ist die Bonitätsprüfung wichtig – wegen ihrer Haftungsbeschränkung lässt sich dort bei wirtschaftlichen Problemen oft wenig holen. Bei welchen Kunden sie eine Bonitätsprüfung durchführen sollten, wie genau das funktioniert, woran sie beim Datenschutz denken müssen und was bei einer Einwilligung zur Bonitätsprüfung in Sachen DSGVO, der Datenschutz-Grundverordnung, zu beachten ist, sollten Firmenchefs mit Steuerberater und Anwalt besprechen.

Bonitätsprüfung kann Unternehmen vor Aus­fäl­len schützen

Bei größeren Beträgen oder längerfristig engen Vertragsbeziehungen sollten Unternehmen die Bonitätsprüfung von Kunden möglichst immer durchführen. Als Bestandteil eines professionellen Forderungsmanagements sichert sie dem Betrieb die Liquidität. Einige Daten bezüglich der Kreditwürdigkeit ihrer Bestandskunden besitzen Unternehmen selbst – und sollten sie auch im allgemeinen Geschäftsverkehr im Auge behalten. Aus ihrem internen Monitoring können sie Schlüsse über Geschäftsgebaren und Zahlungsfähigkeit ziehen. Sind ihm Firmen unbekannt, sollte ein potenzieller Auftragnehmer als Teil einer Bonitätsprüfung zumindest eine ausführliche Recherche in den Insolvenzbekanntmachungen starten. So kann er das Schlimmste ausschließen, bevor er einen Vertrag unterschreibt oder sogar schon auf Ratenzahlung liefert. In den Insolvenzbekanntmachungen gibt es zum Zwecke der Bonitätsprüfung nicht nur Informationen zu als GmbH oder KG firmierenden Unternehmen, sondern dort finden sich im Rahmen des Datenschutz auch Fakten zu laufenden und kürzlich abgeschlossenen Privatinsolvenzverfahren.

Unternehmen soll­ten Bonitätsprüfung grund­le­gend angehen

Unternehmen sollten die Bonitätsprüfung von Kunden systematisch durchführen. Dazu gehören feste Prozesse. Jeder sachgerechten Bonitätsprüfung geht die Entscheidung voraus, von welchen Kunden oder für welche Aufträge das Unternehmen eine regelmäßige Bonitätsprüfung wünscht – das gilt für Firmen ebenso wie für Verbraucher. Die Kriterien hierfür sollten Unternehmer vorab festlegen und die Umsetzung zum Bestandteil ihres Forderungsmanagements oder Kundenbeziehungsmanagements beziehungsweise Risikomanagements machen. Die Bonitätsprüfung selbst kann der Steuerberater oder die Steuerberaterin für den Betrieb durchführen. Oder ein entsprechender Auftrag geht an darauf spezialisierte Anbieter wie etwa Creditreform, CRIF Bürgel, SCHUFA, Creditsafe, bisnode sowie auch DATEV. Eine erste Kurzrecherche sollte bei jedem Neukunden verpflichtend sein, bevor man in Vertragsverhandlungen einsteigt – zumindest vor größeren oder regelmäßigen Aufträgen. Die Kriterien sowie sinnvolle Abstufungen bei einer Bonitätsprüfung von verschiedenen Kunden sollten Unternehmen mit ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater besprechen.

Das wird bei der Bonitätsprüfung von Kunden überprüft

Auskunfteien analysieren für Unternehmen bei der Bonitätsprüfung von Kunden verschiedene Daten. Je mehr Informationen sie untersuchen, desto präziser werden dann die Vorhersagen zum Risiko eines Zahlungsausfalls. Diese Daten fragen die Spezialisten dabei üblicherweise ab:

  • Name (Vorname, Nachname und gegebenenfalls Titel)
  • Geburtsdatum
  • Geschlecht
  • Adresse
  • Anschriftendaten, aus denen die Anbieter aufgrund weiterer statistischer Erkenntnisse ihre Rückschlüsse etwa zu Kaufkraft und Zahlungsverhalten ziehen – aufgrund des Wohnumfelds
  • Wohndauer
  • Umzugshäufigkeit

Auch Informationen zum bisherigen Kreditaufnahme- und Zahlungsverhalten spielen für Unternehmen, die eine Bonitätsprüfung von Kunden durchführen, eine Rolle. So verschlechtert etwa eine nicht lange zurückliegende Bonitätsanfrage den Scorewert. Ob die einen Mobilfunkvertrag oder die Prüfung eines größeren Kredits betraf, spielt dafür keine Rolle. Ebenfalls bei der Bonitätsprüfung abgefragt werden oft:

  • Eintragungen im Schuldnerverzeichnis
  • Informationen aus laufenden und abgeschlossenen Inkassoverfahren
  • Verbraucherinsolvenzen
  • Informationen über bestehende Verträge oder Konten etwa bei Kreditinstituten, Leasinggesellschaften, Telekommunikationsanbietern, Online-Händlern, Dienstleistungsunternehmen zur Rechnungsstellung gegenüber versicherten Patienten
  • Informationen über bestehende und abgeschlossene Kredite: Kreditgeber, Laufzeit, Kreditsumme, Rate
  • Zahlungsverhalten: angefragte, abgeschlossene und nicht erfüllte Kreditgeschäfte mit Ausfallrisiko
  • Nutzungsverhalten: Anzahl, Art, Dauer und Umfang von Kreditgeschäften mit Ausfallrisiko
  • Länge der Kredithistorie: möglicher Hinweis auf Erfahrung im Umgang mit finanziellen Verpflichtungen

Auskunfteien ha­ben nicht al­le In­for­ma­tio­nen über Kunden

Wer die Bonitätsprüfung von Kunden – Unternehmen wie auch Privatpersonen – an Auskunfteien auslagert, erhält also einen Einblick, der ihm erlaubt, Rückschlüsse auf das künftige Zahlungsverhalten zu ziehen. Einiges erfährt er dadurch aber nicht, etwa diese Informationen:

  • Vermögen und Einkommen
  • Beruf
  • Lebenseinstellungen und Mitgliedschaften, etwa religiöser oder politischer Art
  • Familienstand
  • Nationalität
  • Marketingdaten (Kaufverhalten oder ähnliches)

Scorewert und Ra­ting kom­pri­mie­ren das Er­geb­nis in einer Zahl

Per Bonitätsprüfung von Kunden erfahren Unternehmen also einiges Interessante über (potenzielle) Auftraggeber. Doch was fangen sie mit den Informationen an? Dabei sind sie nicht auf sich allein gestellt. Denn die Auswertung liefern die Auskunfteien mit. Eigentliches Herz der Bonitätsprüfung ist die Bonitätseinstufung, aus der sich das Rating herleitet. Für Verbraucher steht der vom jeweiligen Dienstleister aus den unterschiedlichsten Daten errechnete sogenannte Scorewert für eine festgelegte Ausfallwahrscheinlichkeit. Das Gleiche gilt für das Ratingergebnis eines Unternehmens, – etwa das Ergebnis der Bonitätsprüfung des eigenen Betriebs durch die Hausbank. Nach dem Ratingergebnis wie auch dem Scorewert richtet sich, zu welchem Zinssatz und welchen Konditionen das Unternehmen eine Finanzierung erhält. Das Ratingergebnis bestimmt bei Unternehmen, wie streng die Vorgaben der Bank für verschiedene Kennzahlen sind – etwa Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad oder Anlagendeckungsgrad. Am Rating hängen außerdem die Konsequenzen bei Missachtung der Vorgaben. Das könnte die Pflicht zur Nachbesicherung des Kredits oder eine Möglichkeit zur vorzeitigen Kündigung sein.

Die gehei­me Spra­che der Scorewerte

Unternehmen, die viele Privatkunden haben, arbeiten bei der Bonitätsprüfung häufig mit der Schufa oder auch mit CRIF Bürgel zusammen. Es gibt insgesamt zwölf Schufa-Ratings, von der Bestnote A bis zur schlechtesten Bonitätsnote L. Die Ratings zeigen die Ausfallwahrscheinlichkeit von Zahlungen des betroffenen Schuldners an. Sie liegt beispielsweise bei einem Schuldner mit dem schlechtesten Schufa-Rating L und dem dazugehörigen Scorewert 0 bis 76 zwischen 40 bis 42 Prozent. Am anderen Ende der Skala rangiert ein Schuldner mit dem bestem Schufa-Rating A und dazugehörigem Scorewert 1000 bis 662. Ergibt die Bonitätsprüfung von Kunden diesen Wert, muss das Unternehmen in 1,38 Prozent der Fälle einen Ausfall des Kredits befürchten. Zusätzlich zum Rating selbst führen Schufa-Auskünfte weitere Merkmale auf. Diese dienen der Information, aber teils auch durchaus der Warnung. Merkmale können beispielsweise sein:

  • AG: Anfrage zum Girokonto
  • GI: Girokonto
  • CC: Kreditkarte beziehungsweise Kreditkartenkonto
  • HP: Grundpfandrechtlich gesicherter Kredit
  • ER: Erledigung einer Gesamtforderung
  • H6: Hinweis auf Anschriftenermittlungsauftrag
  • IA: Antrag auf Eröffnung eines (vereinfachten) Insolvenzverfahrens mangels Masse abgewiesen bzw. Einstellung eines (vereinfachten) Insolvenzverfahrens mangels Masse
  • IE: (vereinfachtes) Insolvenzverfahren eröffnet
  • IS: Insolvenzverfahren aufgehoben
  • K1: Betriebsmittelkreditlinie für Freiberufler
  • K2: Betriebsmittelkreditlinie für Kleingewerbetreibende / Selbständige

Eine Gesamtliste der Schufa-Merkmale hat das Onlineportal Travelernews erstellt.

Das sagen die Ra­tings der Un­ternehmen aus

Bei der Bonitätsprüfung von Firmen vergeben die diversen Finanzinstitute ihre Ratingnoten nach ähnlichem Muster. Bei diesen Ratings gibt es ähnlich viele Abstufungen wie bei Schufa-Bonitätsnoten für Verbraucher. Auch Ratings von Firmen deuten auf eine Ausfallwahrscheinlichkeit einer Finanzierung hin. Im Gegensatz zu Ratings von Verbrauchern dienen sie allerdings nicht allein zur Beantwortung der Frage, ob es einen Kredit gibt. Sondern auch dazu, den weiteren Rahmen für eine längerfristige Geschäftsbeziehungen festzustecken. Die Verhandlungsposition von Unternehmen mit Kreditbedarf, vor allem die Erreichbarkeit bestimmter Vertragsbedingungen sowie guter Zinssätze, hängt vom Rating ab. Eine Bonitätsprüfung von Kunden durchzuführen, ist natürlich nicht nur eine Gepflogenheit von Banken. Viele Unternehmen überprüfen vor größeren Aufträgen zur Vorsicht auch nochmal die Bonität von Bestandskunden, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Technisch funktionieren Ratings nach dem stets selben Prinzip: Die beste Ratingnote ist klein. Sie lautet beim Deutschen Sparkassen- und Giroverbands (DSGV) 1 und bei Creditreform 100. Zu den schlechteren Ratings hin steigen die Werte auf, auf 15 beim DSGV oder auf 499 bei Creditreform, bei Standard & Poors von A auf D. Bei CRIF Bürgel reicht die Spanne vom sehr niedrigen Ausfallrisiko mit 1,0 bis 12, oder niedrigem Ausfallrisiko von 1,3 bis 1,8 bis zu einem sehr hohen Risiko bei 5,0 bis 6,0.

Bei der Bonitätsprüfung zäh­len auch Da­ten­schutz und DSGVO

Unternehmen, die eine Bonitätsprüfung von Kunden durchführen, haben also vorher und für das Prozedere selbst einige Fragen zu klären. Wichtig bei der Bonitätsprüfung sind etwa die Themen Datenschutz und Einwilligung gemäß DSGVO. Die Datenschutz-Grundverordnung formuliert strenge Regeln im Umgang mit personenbezogenen Daten. Danach ist jede Datenerhebung, -speicherung, -veränderung und -übermittlung grundsätzlich zunächst einmal unzulässig. Ausnahmen gelten nur, wenn der Betroffene einwilligt oder die Datenverarbeitung gesetzlich ausdrücklich erlaubt ist. Eine Bonitätsprüfung kann dabei durchaus als Grund gerechtfertigt sein. Unternehmen mit berechtigtem Interesse an einer Bonitätsprüfung dürfen zu diesem Zweck die Daten potenzieller Kunden einem Dienstleister übermitteln. Das gilt laut DSGVO, „sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.“ Eine Einwilligung zur Bonitätsprüfung ist laut DSGVO also nicht erforderlich – aber Unternehmen sollten sie sich trotzdem vorsichtshalber per Klick holen.

Manchen Firmenchef schreckt der Aufwand ab, den Unternehmen haben, wenn sie eine Bonitätsprüfung von Kunden durchführen. Sie verlangen lieber gleich aus Prinzip Vorkasse. Derart vorsichtig müssen sie zumindest wegen der rechtlichen Fragen allerdings nicht sein. Unternehmer sollten den Aufwand und die rechtlichen Anforderungen einer Bonitätsprüfung von Firmen und Privatleute gegen die damit verbundenen Vorteile abwägen. Dabei helfen ihnen ihre Steuer- und Rechtsexperten. Je umfassender Unternehmerinnen und Unternehmer ihre Kunden – etwa mittels Live-Bonitätsprüfung im Online-Shop – durchleuchten wollen, desto mehr müssen sie natürlich beachten. Was sie in Sachen Bonitätsprüfung tun und wie sie es handhaben, sollten sie mit ihrer Anwältin oder ihrem Anwalt besprechen.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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