Steuern & Abgaben

Weihnachtsfeier: Der Steuer­frei­be­trag soll­te den Rah­men vorgeben

Bei Weih­nachts­fei­er oder Fir­men­fest steht den Be­schäf­tig­ten ein Steu­er­frei­be­trag zu. Un­ter­neh­men soll­ten ih­re Events in die­sem Rah­men pla­nen. Die Be­rech­nung der Kos­ten so­wie Fra­gen zu Um­satz­steu­er und Pau­schal­ver­steu­erung kann die Steu­er­be­ra­tungs­kanzlei klären.

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Im vergangenen Jahr sind wegen der Pandemie zahllose Feiern ausgefallen. Dank der Impfungen könnte sich das nun ändern. In vielen Unternehmen dürfte es dieses Jahr wieder eine Weihnachtsfeier geben – diese geselligen Zusammentreffen sind beliebt wie eh und je. Doch Corona bleibt hier ein Thema für die Verantwortlichen. Sie sollten mit dem Rechtsanwalt oder der Rechtsanwältin über notwendige Hygieneregeln und Konzepte wie 2G oder 3G sprechen. Auch vor dem Hintergrund datenschutzrechtlicher Anforderungen. Unternehmerinnen und Unternehmer müssen allerdings nicht nur an die Sicherheit ihrer Gäste denken, sondern auch an den Fiskus. Bis zum Steuerfreibetrag können sie die Kosten einer Weihnachtsfeier oder Firmenfeier für die Beschäftigten lohnsteuer- und sozialabgabenfrei verbuchen. Firmenchefs oder -chefinnen sollten darum schon vor der Veranstaltung aus steuerlicher Sicht klären, was die Party unter diesem Aspekt kosten darf. Wer nicht aufpasst, tappt schnell in eine Steuerfalle. Sind die Ausgaben nicht richtig gestaltet, kann eine Firmenfeier die Teilnehmenden finanziell belasten.

Steuerfreibetrag statt Steuerfreigrenze für Weihnachtsfeier

Diese Voraussetzungen muss die Firmenfeier noch erfüllen

Diese Kosten zählen laut Steuergesetz zu einer Firmenfeier

Steuerfreibetrag für Weihnachtsfeier lässt Reisekosten außen vor

Puffer für Absagen bei der Firmenfeier einkalkulieren

Vorteile über Steuerfreibetrag pauschal versteuern

Bei betrieblichen Feiern auch an diverse Versicherungen denken

Steuerfreibetrag statt Steuerfreigrenze für Weihnachtsfeier

Aus Sicht der Beschäftigten geht es bei der Gestaltung der betrieblichen Weihnachtsfeier insbesondere darum, den Steuerfreibetrag für eine Firmenfeier einzuhalten. Das ist für die mit der Planung beauftragten Verantwortlichen oder Dienstleister eine anspruchsvolle Rechenaufgabe. Bis zum Steuerfreibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer bleiben Betriebsveranstaltungen steuerfrei. Dieser Betrag gilt einschließlich Umsatzsteuer. Maßgeblich ist außerdem der pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin für die Feier aufgewendete Betrag. Anders als bis vor wenigen Jahren sorgen Mehrausgaben über den Steuerfreibetrag hinaus nicht länger dafür, dass dann Steuern und Sozialabgaben auf den gesamten Betrag anfallen. Anfang 2015 verwandelte sich die damalige Freigrenze von 110 Euro in der Lohnsteuer in den derzeit geltenden Freibetrag gleicher Höhe. Grundlage dafür: Das Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer Vorschriften (Bundestagsdrucksache 18/3017, Seite 27). Seither ist bei Mehrkosten nicht mehr der gesamte Betrag lohnsteuerpflichtig. Nur die Differenz zum Freibetrag zählt dann als geldwerter Vorteil.

Diese Voraussetzungen muss die Firmenfeier noch erfüllen

Eine essenzielle Voraussetzung dafür, dass die Weihnachtsfeier beziehungsweise Firmenfeier für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen lohnsteuer- und sozialabgabenfrei bleibt, ist neben dem Steuerfreibetrag der Teilnehmerkreis. Gerade mit Blick auf die aktuelle Lage dürfte in vielen Betrieben vermutlich darüber nachgedacht werden, lieber im kleineren Rahmen zusammenzusitzen. Prinzipiell ist das durchaus möglich, wenn bestimmte steuerliche Vorgaben eingehalten werden. Denn grundsätzlich greift der Steuerfreibetrag für eine Weihnachtsfeier oder Firmenfeier auch für Veranstaltungen in einzelnen Abteilungen oder Filialen eines Unternehmens. Allerdings nur unter einer Voraussetzung: Alle diesem kleineren Kreis zugehörigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen daran teilnehmen dürfen. Die Beschränkung der Teilnahme auf eine bestimmte Hierarchieebene lässt sich nicht als Feier für eine Abteilung oder Filiale umdeuten. Wer lediglich das Führungsteam einlädt, muss auf die Steuervorteile für eine Firmenfeier verzichten, so das Finanzgericht Münster (Az.:8K32/19E,P,L).

Diese Kosten zählen laut Steuergesetz zu einer Firmenfeier

Das Ersetzen der Steuerfreigrenze durch den Steuerfreibetrag hat bei der Weihnachtsfeier oder Firmenfeier für Beschäftigte wie auch Unternehmen ihr Gutes. Denn eine leichte Fehlkalkulation bei den Kosten der Veranstaltung ruiniert nicht mehr gleich die gesamte Entlastung bei Lohnsteuer und Sozialabgaben. Allerdings waren mit der Neuerung von 2015 auch Nachteile verbunden. Denn die Bundesregierung hat dabei zugleich eine frühere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) ausgehebelt. Die Richter waren nämlich der Meinung, zur Kalkulation der Kosten für eine Weihnachtsfeier oder Firmenfeier seien nur individuell zurechenbare Kosten für den jeweiligen Mitarbeiter anzusetzen. Aufwendungen für Partner beziehungsweise Partnerinnen oder Angehörige durften deshalb früher laut BFH bei der Bemessung des Steuerfreibetrags außen vor bleiben. Seit der Gesetzesänderung gilt nun stattdessen: Bei Firmenfeiern sind bei der Berechnung der Ausgaben alle Gemeinkosten zu berücksichtigen. Dazu zählen neben Aufwendungen für Begleitpersonen auch die Kosten etwa für ein Rahmenprogramm oder die Raummiete. Der Steuerfreibetrag ist also schneller überschritten.

Für Unternehmen gelten die Kosten für eine Firmenfeier oder den gemeinsamen Ausflug der Belegschaft als Betriebsausgaben. Als solche sind sie auch dann unbeschränkt abziehbar, wenn die Kosten über dem 110-Euro-Freibetrag liegen. Für die Beschäftigten bleibt die Weihnachtsfeier oder Firmenfeier aber nur lohnsteuer- und sozialabgabenfrei, wenn die Pro-Kopf-Kosten unter dem Steuerfreibetrag bleiben. In die Berechnung ein gehen unter anderem

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten;
  • Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten;
  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft;
  • Geschenke, auch die nachträgliche Überreichung der Geschenke an Beschäftigte, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung;
  • Zuwendungen an Begleitpersonen von Beschäftigten;
  • Barzuwendungen, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist;
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, beispielsweise für Räume, Beleuchtung oder einen Eventmanager.

Steuerfreibetrag für Weihnachtsfeier lässt Reisekosten außen vor

Nur falls die Weihnachtsfeier oder Firmenfeier in außerhalb der Arbeitsstätte angemieteten Räumen stattfindet, können unter Umständen die Reisekosten unberücksichtigt bleiben, wenn der Steuerfreibetrag berechnet wird. Das sollten die Verantwortlichen mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin klären. Reisekosten liegen dann vor, wenn

  • die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte der Beschäftigten stattfindet,
  • die Anreise zur Teilnahme an der Veranstaltung dient und
  • die Organisation der Anreise den Beschäftigten obliegt, sie sich also selbst darum kümmern müssen.

Und nicht nur das: Unternehmen dürfen den Beschäftigten dann auch die Reisekosten inklusive Verpflegungspauschale und gegebenenfalls Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. So sieht es §3 Nr.13 oder 16 Einkommensteuergesetz (EStG) vor. Eine Ausnahme gilt für Gemeinschaftsfahrten, also beispielsweise eine gemeinsame Busfahrt zur Firmenfeier.

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Puffer für Absagen bei der Firmenfeier einkalkulieren

Angesichts der zahlreichen rechtlichen und gesundheitlichen Unwägbarkeiten ist für Unternehmen mit Blick auf den Steuerfreibetrag für die Weihnachtsfeier oder Firmenfeier momentan noch ein weiterer Punkt sehr wichtig: Wer kurzfristig die Teilnahme absagen muss, zählt bei der Berechnung der Pro-Kopf-Ausgaben nicht mit. Die Kosten für die Firmenfeier oder eine Betriebsveranstaltung verteilen sich also nur auf die tatsächlich Anwesenden, nicht auf alle im Vorfeld Angemeldeten, von denen einige eventuell nicht erscheinen. Der Bundesfinanzhof hat im Revisionsverfahren ein anders lautendes Urteil des Finanzgerichts Köln aufgehoben, von dem die Unternehmen und Beschäftigten profitiert hätten, falls weniger Personen erscheinen als angemeldet (Az.VIR31/18). Es gilt jetzt also, bei den Kosten mit Blick auf den Steuerfreibetrag sicherheitshalber nicht zu knapp zu kalkulieren. Nur so besteht für Unternehmen die Chance, den Beschäftigten einen möglichen geldwerten Vorteil zu ersparen, der entstehen könnte, weil durch Absagen die auf die Teilnehmenden entfallenden Pro-Kopf-Ausgaben höher werden.

Vorteile über Steuerfreibetrag pauschal versteuern

Die Steuerberatungskanzlei frühzeitig in die Planung einzubeziehen, ist bei der Weihnachtsfeier und auch bei jeder anderen Firmenfeier eine ausgezeichnete Idee. Denn spätestens, wenn Unternehmer oder Unternehmerinnen mehr als einmal pro Jahr mit ihren Mitarbeitern feiern, müssen sie jede einzelne Veranstaltung mit noch spitzerem Bleistift kalkulieren. Die finanzielle Grenze gilt steuerlich nämlich nicht pro Betriebsfeier, sondern pro Jahr. Kosten für eine Weihnachtsfeier oder Firmenfeier über dem Steuerfreibetrag sind für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Steuern und Abgaben fallen dann entsprechend der jeweiligen Steuerklasse an. Oder das Unternehmen versteuert über dem Steuerfreibetrag liegende Ausgaben pauschal mit 25 Prozent und verbucht sie als „sonstige betriebliche Anwendungen“.

In eigener Sache aufpassen müssen Unternehmer und Unternehmerinnen mit Blick auf die Umsatzsteuer. Hier handelt es sich beim Höchstbetrag von 110 Euro – anders als bei der Lohn- und Einkommensteuer – um eine Freigrenze. Überschreiten die Kosten pro Teilnehmer diesen Betrag, entfällt der Vorsteuerabzug für die kompletten Aufwendungen. Mehr zu den steuerlichen Aspekten der Weihnachtsfeier gibt es auch in folgendem Video.

Bei betrieblichen Feiern auch an diverse Versicherungen denken

Neben Fragen rund um den Steuerfreibetrag für die Weihnachtsfeier oder Firmenfeier sollten Unternehmen vorab auch noch Versicherungsfragen klären. Zwar gilt während einer betrieblichen Feier der Schutz durch die gesetzliche Unfallversicherung. Er umfasst jedoch nicht die mit eingeladenen Partner beziehungsweise Partnerinnen oder Familienangehörigen der Beschäftigten. Für sie muss das Unternehmen gegebenenfalls eine Zusatzpolice abschließen. Sinnvoll ist zudem, über eine Ausfallversicherung für den Fall nachzudenken, dass die Weihnachtsfeier wegen Corona ausfallen muss. Oder wenigstens mit Dienstleistern zu besprechen, wie sich der finanzielle Aufwand im Rahmen halten lässt, falls die Veranstaltung nicht stattfinden kann. Außerdem müssen Firmenchefs und -chefinnen beachten, dass mit dem Engagement einer Band oder von Artisten ein weiteres Versicherungsthema verbunden ist. Wer bei seiner Weihnachtsfeier oder Firmenfeier nämlich Künstler oder Künstlerinnen auftreten lässt, muss dafür die Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialversicherung zahlen. Dieses Thema gehört unbedingt ins Gespräch mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin. Weitere Informationen zur Künstlersozialabgabe enthält folgendes Video.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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