Steuern & Abgaben

Fahrtenbuch führen: Anfor­derungen des Fiskus sind hoch

Wer sich entscheidet, ein Fahr­ten­buch zu füh­ren, hofft auf Steuer­vor­teile. Doch die for­malen An­for­de­rungen des Fi­nanz­amts sind hoch. Form und In­halt müs­sen den Vor­ga­ben ent­sprechen. Verwirft der Fis­kus den Nach­weis per Fahr­ten­buch, dro­hen Steuer­nach­zah­lungen.

Teilen auf

LinkedIn Xing Whatsapp

Für Unternehmer ist es meist eine lästige Pflicht: Sind sie mit dem Dienstwagen unterwegs, führen sie häufig Fahrtenbuch. Aber die formalen Anforderungen sind hoch. Nur wenn Firmenchefs sämtliche Fahrten sauber dokumentieren, erkennt das Finanzamt diesen Nachweis an und winkt die Betriebsausgaben durch. Prüfer kennen die Tricks. Sie wollen schwarz auf weiß sehen, wie viele Kilometer ein Fahrzeug im Dienst der Firma zurücklegt. Haben Unternehmer einen neuen Firmenwagen, sollten sie deshalb einige Monate Aufzeichnungen führen, um den Anforderungen des Finanzamts nachzukommen. Auch mit einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch können sie die betriebliche Nutzung zweifelsfrei belegen. Denn oft vermuten die Beamten, ein teurer, PS-starker Firmenwagen diene eher dem Privatvergnügen als den betrieblichen Interessen. Dann drohen hohe Steuernachzahlungen – für das Unternehmen und den Firmenchef. Wer den Dienstwagen auch privat fährt, muss nämlich den geldwerten Vorteil daraus versteuern. Zwei Berechnungsmethoden sind erlaubt: der Nachweis per Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung.

Nach­weis­pflicht: Wann Un­ter­neh­mer ein Fahrtenbuch brau­chen

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Nach dieser Maxime handeln die Prüfer des Finanzamts. Überwiegt die betriebliche Nutzung, gilt ein Fahrzeug steuerlich als Firmenwagen.  Anschaffungs- und laufende Kosten mindern als Betriebsausgaben den Gewinn. Deshalb verlangt der Fiskus Nachweise: formlose Aufzeichnungen über drei Monate oder ein Fahrtenbuch. Entfallen über 50 Prozent der gefahrenen Kilometer auf Geschäftsreisen, gehört der Pkw zum Betriebsvermögen. Der Kaufpreis lässt sich über sechs Jahre abschreiben. Wer seinen Wagen weniger als 50 Prozent betrieblich nutzt, hat ein Wahlrecht. Fahren Unternehmer einen Firmenwagen privat, müssen sie den geldwerten Vorteil versteuern. Führen sie Fahrtenbuch, setzen sie die tatsächlichen Kosten an. Auf dieser Basis ermitteln sie den privaten Nutzungsanteil in Prozent. Der geldwerte Vorteil ergibt sich anteilig aus den Gesamtkosten – Abschreibung plus laufende Kosten. Ein Fahrtenbuch lohnt sich damit für alle, die mit dem Firmenwagen überwiegend beruflich unterwegs sind und wenig privat fahren. Ohne diesen Nachweis darf das Finanzamt schätzen.

Fahrtenbuch führen: Anforderungen des Fis­kus be­ach­ten

Unternehmer, die ordnungsgemäß Fahrtenbuch führen, bieten dem Fiskus kaum Angriffsflächen. Sind die Regeln zur Dienstwagennutzung klar formuliert sowie bei Beschäftigten im Arbeitsvertrag verankert, haken Betriebsprüfer selten nach. Nutzen Unternehmer oder Mitarbeiter den Wagen nur für Geschäftsreisen, müssen sie auch keinen geldwerten Vorteil versteuern. Sie sollten in diesem Fall aber ein Fahrtenbuch führen, um dies eindeutig belegen zu können. Ganz genau schauen die Prüfer bei Firmeninhabern, Gesellschaftern und Familienangehörigen hin. Deshalb ist es sicherer, die Privatnutzung des Dienstwagens vertraglich zu verbieten. Besitzt der Chef zudem einen gleichwertigen privaten Pkw, haben übereifrige Finanzbeamten keine Chance. Ein Fahrtenbuch führen bringt Sicherheit, bedeutet aber Aufwand, denn es muss den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen. Wer schludert, riskiert, dass die Beamten den Kostennachweis verwerfen und eine höhere Privatnutzung des Firmenwagens unterstellen. Sie besteuern den Privatanteil dann nach der pauschalen 1-Prozent-Methode oder schätzen den geldwerten Vorteil – meist großzügig nach oben. In beiden Fällen ist eine Steuernachzahlung fällig.

Än­de­rungen ver­bo­ten: So ist ein Fahrtenbuch zu führen

Ordentlich das Fahrtenbuch zu führen, zahlt sich also aus – folgende Anforderungen sind  dabei zu erfüllen:

  • Zeitnah dokumentieren: Jede betriebliche und private Fahrt ist zeitnah – am besten bei der Ankunft – im Fahrtenbuch zu erfassen. Pro Firmenwagen ist ein Fahrtenbuch zu führen. Darin sind das amtliche Kennzeichen sowie die Kilometerstände am Jahresanfang und -ende festzuhalten.
  • Pflichtangaben beachten: Bei Geschäftsreisen sind Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Reiseziel und -zweck aufzuzeichnen. Der Name des Kunden oder Geschäftspartners ist aufzuschreiben, bei Umwegen auch die Fahrtroute. Bei Privatfahrten sind im Fahrtenbuch keine Angaben zum Reisezweck erforderlich.
  • Lückenlos erfassen: Alle Fahrten sind fortlaufend und vollständig zu erfassen. Ein Fahrtenbuch in Papierform darf keine Leerzeilen enthalten und muss gebunden sein. Einzelne, aneinander geheftete Blätter oder Excel-Tabellen sind unzulässig.
  • Manipulationen ausschließen: Wer ein Fahrtenbuch führt, darf Einträge nicht nachträglich ändern. Sollte dies doch mal nötig sein, muss eine genaue Dokumentation erfolgen. Sonst genügt das Fahrtenbuch nicht den Anforderungen des Finanzamts. Nachträgliche Aufzeichnungen akzeptiert der Fiskus nicht.

Steuer­falle Fahrtenbuch: Was Be­triebs­prü­fer be­an­stan­den

Wer sich entscheidet, ein Fahrtenbuch zu führen, muss die Anforderungen des Fiskus erfüllen. Andernfalls zahlt man drauf, statt Steuern zu sparen. Beim Prüfen der Fahrtenbücher achten die Beamten auf vollständige und unveränderte Einträge. Richtig Fahrtenbuch zu führen, bedeutet Fahrten korrekt und fortlaufend aufzuzeichnen. Die wichtigsten Anforderungen: Nachträgliche Manipulationen müssen ausgeschlossen, nötige Änderungen dokumentiert sein. Ein Fahrtenbuch neu zu schreiben, ist tabu. Weist es keinerlei Gebrauchsspuren auf und erfolgten Einträge immer mit demselben Stift, macht das die Prüfer misstrauisch. Eindeutig ist der Fall dann, wenn das Fahrtenbuch-Modell zu Beginn des Steuerjahres noch nicht im Handel erhältlich war. Ein Blick auf den Einband genügt den Beamten. Damit ist das Fahrtenbuch ungültig, Dienstwagenfahrer müssen mehr Steuern zahlen. Schlimmstenfalls streichen Prüfer den Betriebsausgabenabzug. Besser ist es, Fehler – etwa bei Kilometerangaben – handschriftlich zu korrigieren und dies zu dokumentieren. Können Firmenchefs nachweisen, warum Änderungen notwendig waren, akzeptiert das Finanzamt auch ein Fahrtenbuch mit kleinen Mängeln.

Die­se Anforderungen gel­ten für elek­tro­nische Fahrtenbücher

Wer sich Arbeit sparen will, verzichtet darauf, handschriftlich ein Fahrtenbuch zu führen, wofür strenge Anforderungen gelten. Ein elektronisches Fahrtenbuch dokumentiert automatisch Start und Ziel der Fahrt, Reiseroute, Kilometerstände, Datum sowie Uhrzeit. Dienstwagenfahrer müssen dann nur den Zweck der Reise und die Namen der Geschäftspartner oder Kunden ergänzen. Fahrtenbuch zu führen, ist so deutlich einfacher. Trotzdem kommt es auch beim elektronischen Fahrtenbuch manchmal zum Streit mit dem Finanzamt. Brauchen Unternehmer oder Mitarbeiter beispielsweise mehr als sieben Tage, um die fehlenden Angaben einzutragen, greifen die Prüfer durch. Sie erkennen das Fahrtenbuch nicht an, da die Einträge nicht zeitnah erfolgten. Die Beamten sehen dies am Protokoll des elektronischen Fahrtenbuchs. Nachträgliche Änderungen müssen dort mit Zeitstempel erfasst sein. Unternehmer sollten beim Kauf eines elektronischen Fahrtenbuchs darauf achten, dass es diese Anforderungen erfüllt. Generell gilt: Wenn Nachträge unvermeidbar sind, sollten Dienstwagenfahrer immer schriftlich festhalten, warum diese notwendig waren. Andernfalls verwerfen die Prüfer das Fahrtenbuch sofort.

Worauf es beim Fahrtenbuch ankommt, erfahren Sie in diesem Video:

Hat Ihnen der Beitrag gefallen?
Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

  • Schwerpunktthemen
  • Trialog-Newsletter

    Sie möchten künftig keine wichtigen Tipps für Ihr Unternehmen verpassen?
    Mit dem kostenlosen Newsletter halten wir Sie auf dem Laufenden.

  • Experten-Suche

    Mit dem richtigen Partner sicher durch die Corona-Krise kommen, Steuerberater helfen bei Konjunkturpaket und Überbrückungshilfen! Finden Sie auf DATEV SmartExperts den passenden Experten.

    Ich suche








  • Auf Facebook mitdiskutieren

    Sie möchten das Thema vertiefen?
    Dann werden Sie gerne Fan und beteiligen sich an der Diskussion auf unserer Facebook-Fanpage

    Jetzt TRIALOG-Fanpage besuchen

  • DATEV im Web
    YouTube LinkedIn