Es war noch nie leicht eine Kasse ordnungsgemäß zu führen. In den letzten Jahren hat der Gesetzgeber die Vorgaben für die Kassenführung in Unternehmen zudem deutlich verschärft. Damit soll die Transparenz beim Austausch von Bargeld garantiert werden. In der Folge waren besonders kleinere Unternehmen schlicht überfordert mit den neuen gesetzlichen Anforderungen. Mit den umherschwirrenden Begriffen lassen sich inzwischen ganze Lexika füllen.
Kassenführung – die gesetzliche Basis
Der Bundesrechnungshof bemängelte seit längerem erhebliche Ausfälle durch Unternehmen, die mit Bargeld zu tun hatten. Bereits am 18.03.2016 wurde deswegen ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen auf den Weg gebracht. Im Juli desselben Jahres folgte ein Regierungsentwurf, der nach intensiven Kontroversen in Bundestag und Bundesrat angenommen wurde und am 29.12.2016 in Kraft trat. In diesem Gesetz sind unter anderem alle Neuregelungen enthalten, die im Januar 2018 (Kassen-Nachschau) erstmals Auswirkungen hatten und im Januar 2020 (Belegausgabepflicht) haben werden. Die gesetzlichen Anforderungen zur Kassenführung finden Sie hier.
Kassenführung – die Kassen-Nachschau
Ab 01.01.2018 kann das Finanzamt deshalb ohne Ankündigung eine sogenannte Kassen-Nachschau durchführen. Sie kann ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Betriebsprüfung vollzogen werden, sodass sich niemand darauf vorbereiten kann. Die Prüfer müssen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten in einem Unternehmen erscheinen, sie müssen sich nicht sofort ausweisen und können Testkäufe tätigen. Nachdem sich ein Prüfer ausgewiesen hat, darf er alle vorhandenen Kassensysteme prüfen. Alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Kassenführung stehen, dürfen von ihm eingesehen werden. Wenn eine Kassen-Nachschau eine mangelhafte oder nicht ordnungsgemäße Kassenführung aufdecken, kann der Prüfer zu einer Betriebsprüfung übergehen.
Die Kassen-Nachschau braucht keinen konkreten Anlass. Mögliche Gründe dafür können sein:
- Auffälligkeiten im Rahmen der Veranlagungstätigkeiten
- Auffälligkeiten bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung
- Kontrollmaterialen wie auffällige Bewirtungsbelege oder Quittungen
- Zufällige Beobachtungen
- Mängel, die bei einer vorangegangenen Betriebsprüfung festgestellt wurden
Kassenführung – die Belegausgabepflicht
Ab dem 01.01.2020 müssen diejenigen, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfassen, den Beteiligten einen Beleg über diesen Vorgang ausstellen. Und zwar in „unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang“ – also sofort und ohne dabei andere gesetzliche Vorschriften zu verletzen. Nur bei einem Verkauf von Waren an mehrere unbekannte Käufer können die Behörden den Verkäufer von einer Belegpflicht entbinden. Allerdings können sie diese Entbindung auch jederzeit zurücknehmen. Ein Beleg muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Adresse des Unternehmers
- Datum der Ausstellung und Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und –ende
- Menge, Umfang und Art der Leistung
- Transaktionsnummer
- Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag. Das Ganze als Summe mit dem anzuwendenden Steuersatz
- Die Seriennummer des Aufzeichnungssystems (oder die des Sicherheitsmoduls)
Und natürlich muss der Beleg ohne weitere Hilfsmittel lesbar sein.
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