Buchführung & Bilanz

Steuernachzahlung nach Betriebsprüfung richtig buchen

Ei­ner Be­triebs­prü­fung folgt oft ei­ne Steuer­nach­zah­lung, durch die Bu­chung einer Rück­stellung wirkt sich dies aber ge­winn­min­dernd aus. Auch für vo­raus­sicht­li­che Kos­ten ei­ner an­ge­kün­dig­ten Be­triebs­prü­fung dür­fen bi­lan­zie­ren­de Un­ter­neh­men ei­ne Rück­stellung bil­den.

Teilen auf

LinkedIn Xing Whatsapp

Risikovorsorge ist für Unternehmen immens wichtig. Dazu gehört auch die Bildung und Buchung einer Rückstellung für die drohende Steuernachzahlung nach einer Betriebsprüfung. Die Statistik zeigt: Firmen fürchten Besuche des Finanzamts zu Recht. Denn meist endet eine Betriebsprüfung mit einer teils erheblichen Steuernachzahlung, die entsprechend zu buchen ist. Sei es, weil der Fiskus den Firmenwagen steuerlich nicht anerkennt, eine verdeckte Gewinnausschüttung feststellt oder beim Geschäftsführergehalt den Rotstift ansetzt. Unangekündigte Überraschungsbesuche der Finanzbeamten wie die Umsatzsteuernachschau enden zudem häufig in einer umfassenden Betriebsprüfung. 15,2 Milliarden Euro Steuermehreinnahmen kassierte der Fiskus allein im Jahr 2019. Bilanzierende Unternehmen haben allerdings gegenüber Einnahmen-Überschuss-Rechnern einen Vorteil: Sie dürfen für eine nach einer Betriebsprüfung drohende Steuernachzahlung eine Rückstellung bilden. Diese puffert das Risiko zumindest etwas ab, indem sie den zu versteuernden Gewinn des entsprechenden Bilanzjahres senkt.

Doch der Gesetzgeber erlaubt gewinnmindernde Rückstellungen nur in gewissen Grenzen und für bestimmte Steuerarten. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten deshalb frühzeitig mit ihrer Steuerberatungskanzlei besprechen, für welche ungewisse Verbindlichkeiten sie Rückstellungen bilden dürfen. Auch ist zu klären, in welchem Jahr die Buchung einer in der Betriebsprüfung festgesetzten Steuernachzahlung erfolgen muss.

Betriebsprüfung: Rückstellung für Steuernachzahlung bil­den

Buchführungspflichtige sowie freiwillig bilanzierende Unternehmen dürfen drohende ungewisse Verbindlichkeiten gewinnmindernd ansetzen – sie bilden eine Rückstellung. Auch eine voraussichtliche Steuernachzahlung aufgrund einer laufenden Betriebsprüfung lässt sich als gewinnmindernde Buchung im entsprechenden Steuerjahr berücksichtigen. Doch Vorsicht: Nur wenn eine Steuernachzahlung infolge einer Betriebsprüfung wahrscheinlich ist, dürfen Unternehmen eine Rückstellung bilden. Eine Prüfungsanordnung des Finanzamts reicht dafür nicht aus. Erfahrungswerte, dass Betriebsprüfungen meist mit einer Steuernachzahlung enden, lässt der Fiskus nicht gelten. Die Buchung einer gewinnmindernden Rückstellung ist nur möglich, wenn die Betriebsprüfung bereits läuft und steuerliche Sachverhalte strittig sind. Dann muss das Unternehmen ernsthaft mit einer Steuernachzahlung rechnen und darf deren Höhe zum Bilanzstichtag schätzen. Dasselbe gilt, wenn durch anhängige Verfahren vor den Finanzgerichten eine Steuernachforderung zu erwarten ist. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin hilft bei Fragen zur Bildung und Buchung einer Rückstellung für drohende Steuernachzahlungen nach einer Betriebsprüfung. Besonders die Höhe der Rückstellung sollten Unternehmen mit ihrer Steuerberatungskanzlei absprechen.

Für wel­che Steuernachzahlung ei­ne Rückstellung er­laubt ist

Bilanzierende Unternehmen müssen eine Rückstellung sowohl für betriebliche Steuerschulden als auch für eine zu erwartende Steuernachzahlung nach einer Betriebsprüfung bilden. Die Buchung der Steuernachzahlung infolge einer Betriebsprüfung mindert den Gewinn des jeweiligen Abschlussjahres. Die entsprechende Buchung lautet: Aufwandskonto an Rückstellungen. Im Unterschied dazu wirken sich Rücklagen des Unternehmens nicht gewinnmindernd aus. Sie erhöhen das Eigenkapital und stärken somit die Finanzkraft. Eine Rückstellung ist für Betriebe also steuerlich attraktiver. Die Bildung und Buchung von Steuerrückstellungen, beispielsweise für eine Steuernachzahlung nach einer Betriebsprüfung, ist allerdings nur bilanzierenden Unternehmen erlaubt. Zudem sind Rückstellungen nur für folgende Steuerarten zulässig:

  • Körperschaftsteuer,
  • Umsatzsteuer,
  • Gewerbesteuer,
  • Lohnsteuer sowie
  • Mehrsteuern nach einer Außenprüfung.

Für Einkommensteuer plus Solidaritätszuschlag lassen sich keine Rückstellungen bilden, weil es sich nicht um Unternehmenssteuern handelt. Steuerpflichtig ist hier der Unternehmer oder die Unternehmerin als natürliche Person, nicht die Firma. Als Rückstellung in der Bilanz weisen Firmen alle Beträge aus, die sie dem Finanzamt noch zahlen müssen. Dazu gehören ausstehende Steuerbeträge für das abgelaufene Geschäftsjahr ebenso wie eine drohende Steuernachzahlung durch eine nicht abgeschlossene Betriebsprüfung. Weil die Höhe der Steuernachzahlung nicht feststeht, müssen Unternehmen schätzen, wenn sie die Buchung der Rückstellung zum Bilanzstichtag vornehmen. Die Geschäftsführung sollte hier aber den fachlichen Rat der Steuerberatungskanzlei einholen. Wer nämlich aus Vorsicht eine hohe Rückstellung für eine mögliche Steuernachzahlung nach der Betriebsprüfung bildet, macht sich verdächtig. Das Finanzamt prüft dann umso genauer. Zudem sind Besonderheiten bei der Gewerbesteuer zu beachten: Obwohl diese nicht abzugsfähig ist, müssen Unternehmen auch in der Steuerbilanz eine Rückstellung für Gewerbesteuern bilden. Die Gewinnauswirkung ist außerbilanziell wieder zu neutralisieren.

Betriebsprüfung: Zeit­punkt der Buchung der Steuernachzahlung

Endet eine Außenprüfung mit einer Steuernachzahlung, bedeutet dies meistens eine große finanzielle Belastung. Bilden Unternehmen eine Rückstellung für die Steuernachzahlung, lässt sich die Buchung des Aufwands vorziehen, obwohl die Betriebsprüfung andauert. Die Rückstellung wirkt wie ein zinsloser Kredit: Es fließen noch keine Gelder ab, während Firmen die durch die Betriebsprüfung drohende Steuernachzahlung – plus Nachzahlungszinsen – aufwandswirksam buchen. Doch wann dürfen Unternehmen eine Rückstellung für künftige Steuernachzahlungen bilden? Für den Zeitpunkt der Buchung ist entscheidend, ob die Steuernachzahlung anlässlich einer Betriebsprüfung oder einer Fahndungsprüfung droht:

  • Betriebsprüfung: Eine Rückstellung für die erwartete Steuernachzahlung ist in der Bilanz des Jahres auszuweisen, in dem sie wirtschaftlich verursacht wurde.
  • Steuerfahndung: Rückstellungen für Mehrsteuern sind in dem Jahr zu bilden, in dem Unternehmen mit der Aufdeckung der Steuerhinterziehung rechnen müssen. Buchung erfolgt auf das Konto „Steuernachzahlungen Vorjahre“, die Gegenbuchung auf das Konto „Sonstige Rückstellungen“.

Ähnliches gilt bei einer Lohnsteuerhinterziehung durch Arbeitgeber. Sie dürfen eine drohende Steuernachzahlung erst dann zurückstellen, wenn sie ernsthaft mit einer Haftungsinanspruchnahme rechnen müssen. Meistens ist die Fahndung dann schon im Haus. Im Unterschied dazu sind Rückstellungen für nachzuzahlende Sozialversicherungsbeiträge bereits im Jahr ihrer Entstehung zu bilden. Generell gilt: Eine Rückstellung ist immer aufzulösen und die Buchung anzupassen, sobald die genaue Höhe der Steuernachzahlung nach Abschluss der Betriebsprüfung feststeht.

  • War die Rückstellung höher als die in der Betriebsprüfung festgesetzte Steuernachzahlung, buchen Unternehmen die Differenz als sonstigen betrieblichen Ertrag.
  • Übersteigt die Steuernachzahlung nach der Betriebsprüfung den zurückgestellten Betrag, erfolgt eine Buchungals sonstiger betrieblicher Aufwand.
  • Eine Ausnahme bilden Steuerrückstellungen bei der sonst vorgeschriebenen Abzinsung. Sie ist nicht vorzunehmen, auch wenn Unternehmen die Steuerschuld erst nach einem Jahr oder später zahlen müssen.

Steuernachzahlung nach Betriebsprüfung: Buchung an­pas­sen

Nach Abschluss einer Betriebsprüfung ermittelt das Finanzamt die Höhe der fälligen Steuernachzahlung, Unternehmen müssen die Rückstellung auflösen und die Buchung anpassen. Weil sich meistens Steuerbescheide mehrerer Jahre ändern, sind Kapitalangleichungsbuchungen notwendig, damit die Bilanzzahlen wieder stimmen. Im Prüfungsbericht sind die zu korrigierenden Positionen ausgewiesen. Unternehmen, die selbst buchen, sollten ihre Steuerberatungskanzlei spätestens jetzt einschalten, um offene Fragen zu klären. Auch ist zu empfehlen, dass der Steuerberater oder die Steuerberaterin die Ergebnisse der Betriebsprüfung samt fälliger Steuernachzahlung kontrolliert. Die Fachleute wissen am besten, welche Buchung anzupassen ist, um den Bilanzzusammenhang zu wahren. Und sie legen gegebenenfalls Einspruch gegen den Steuerbescheid ein. Wehren sich Unternehmen erfolgreich gegen eine Steuernachzahlung nach einer Betriebsprüfung, ist die Rückstellung aufzulösen und die Buchung zu korrigieren. Müssen Firmen weniger Steuern und Zinsen zahlen als kalkuliert, erhöht sich der Bilanzgewinn um den Differenzbetrag. Auch hier gilt:

  • Die Rückstellung für eine Steuernachzahlung infolge einer Betriebsprüfung ist gewinnerhöhend in dem Geschäftsjahr aufzulösen, in dem sie gebildet wurde. Nicht erst in dem Jahr, in dem das Unternehmen Recht bekommt.
  • Firmen sollten dies bei der Buchung beachten, sonst wird die nächste Betriebsprüfung teuer: Haben sie die Rückstellung nicht oder zu spät aufgelöst, kommen zur Steuernachzahlung noch hohe Nachzahlungszinsen hinzu.
Mehr zum Thema
Datenprüfung Classic

Die Software Datenprüfung Classic unterstützt Sie bei der digitalen Datenanalyse von Einzeldatensätzen. Vorgefertigte Prüfungsschritte helfen, alle relevanten Daten auf Knopfdruck aufzurufen, auszuwerten und grafisch darzustellen. Mehr Informationen zu Datenprüfung Classic.

Rückstellung für Kos­ten ei­ner Betriebsprüfung buchen

Eine Betriebsprüfung birgt nicht nur das Risiko einer Steuernachzahlung, sondern ist auch teuer – oft ist mehr als eine Buchung zu korrigieren, und es gibt Streit über die Höhe gewinnmindernder Rückstellungen. Auch die Betriebsprüfung an sich verursacht Kosten, selbst ohne Steuernachzahlung, die Firmen dann buchen müssten. Dazu gehören Raummiete, Kosten für technische Ausstattung und Auskunftspersonen sowie Aufwendungen für Steuer- und Rechtsberatung. Flattert die Prüfungsanordnung ins Haus, dürfen Unternehmen für die voraussichtlichen Kosten der Betriebsprüfung eine gewinnmindernde Rückstellung bilden – zusätzlich zur Buchung der Rückstellung für eine wahrscheinliche Steuernachzahlung. Auch hier ist es wichtig, sich mit Steuerberater oder Steuerberaterin abzustimmen. Es dürfen nämlich nur Kosten einbezogen werden, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Prüfung stehen. Allgemeine Verwaltungskosten, die – unabhängig vom Prüfungstermin des Finanzamts – sowieso zu tragen wären, lassen sich nicht zurückstellen. Auch für die Berechnung und Bewertung der Rückstellung braucht es fachliche Hilfe, weil für Steuer- und Handelsbilanz unterschiedliche Spielregeln gelten.

Vor­teil Groß­be­trieb: Rückstellung für künf­ti­ge Betriebsprüfung

Für die Bildung und Buchung aller Rückstellungen – auch für eine drohende Steuernachzahlung nach einer Betriebsprüfung – gilt: Unternehmen müssen fest mit einer Inanspruchnahme seitens des Finanzamts rechnen, nur Höhe und Zeitpunkt der Zahlung sind noch ungewiss. Auf den bloßen Verdacht hin, dass eine Zahlung drohen könnte, dürfen Unternehmen keine gewinnmindernde Rückstellung buchen – weder für eine mögliche Steuernachzahlung, noch für die Kosten der eigentlichen Betriebsprüfung. Konkret heißt das: Die Finanzverwaltung erkennt eine Rückstellung für die Kosten einer Betriebsprüfung erst nach Erlass der Prüfungsanordnung an. Eine Ausnahme bilden nur Großbetriebe. Weil der Fiskus diese – im Unterschied zu kleinen und mittleren Unternehmen – lückenlos prüft, müssen sie diese Rückstellung vorab bilden: noch bevor das Finanzamt seinen Besuch ankündigt. Stellen Finanzbeamte oder -beamtinnen bei der Prüfung Mängel fest, ist laut Rechtsprechung eine Steuernachzahlung wahrscheinlich. Damit ist auch die Bildung und Buchung einer Rückstellung für die Steuernachzahlung nach der Betriebsprüfung zulässig.

Mehr zum Thema
Betriebsprüfung im Zeitalter der Digitalisierung

Im Dialogseminar online Betriebsprüfung im Zeitalter der Digitalisierung – Wenn der Prüfer mit dem Laptop kommt gibt Betriebsprüfer Thomas Neubert einen Überblick über die Vielzahl der Datenverarbeitungssysteme im Unternehmen und ermöglicht einen Einblick in moderne Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung.  Mehr Informationen zur Prüfungspraxis.

Hat Ihnen der Beitrag gefallen?
Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

  • Trialog-Newsletter

    Sie möchten künftig keine wichtigen Tipps für Ihr Unternehmen verpassen?
    Mit dem kostenlosen Newsletter halten wir Sie auf dem Laufenden.

  • Experten-Suche

    Mit dem richtigen Partner sicher durch die Corona-Krise kommen, Steuerberater helfen bei Konjunkturpaket und Überbrückungshilfen! Finden Sie auf DATEV SmartExperts den passenden Experten.

    Ich suche








  • Auf Facebook mitdiskutieren

    Sie möchten das Thema vertiefen?
    Dann werden Sie gerne Fan und beteiligen sich an der Diskussion auf unserer Facebook-Fanpage

    Jetzt TRIALOG-Fanpage besuchen

  • DATEV im Web
    YouTube LinkedIn