Die Geschäfte eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens in Baden-Württemberg laufen hervorragend, Automatisierungsmaßnahmen sorgen für mehr Produktionskapazitäten und ein Ausbau der Vertriebsstruktur in Richtung Skandinavien soll den Umsatz weiter beflügeln. Was aber kostet ein neues Vertriebsbüro in Hamburg? Für eine betriebswirtschaftlich solide Beantwortung dieser Frage genügt dem expandierenden Unternehmen der Blick auf Mietvertrag oder Vertrieblergehälter nicht.
– Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) zeigt transparent, wo im Unternehmen Kosten entstehen.
– Der BAB ist dabei die zentrale Matrix, aufgebaut als Tabelle in deren Spalten die Kostenstellen stehen.
– Kostenarten werden in den Zeilen der Tabelle des BAB notiert und sind etwa Gehälter, Energie oder Raumkosten.
– Der Betriebsabrechnungsbogen dient der Kostenkontrolle, internen Verrechnung und Preiskalkulation.
– Für wachsende Unternehmen ist der BAB ein wichtiges Planungsinstrument.
Üblicherweise greifen Steuerberatende und ihre Mandantinnen und Mandanten hier auf bewährte betriebswirtschaftliche Instrumente im Rahmen der Kostenrechnung zurück: Sie ordnen die notwendigen Ausgaben einzelnen Haupt- und Nebenkostenstellen zu, sortieren sie vielleicht auch nach Kostenträgern und erstellen womöglich auch einen sogenannten Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Tatsächlich ist der „Bogen“ optisch heutzutage eine digitale Tabelle. Früher wurde der Betriebsabrechnungsbogen händisch gefertigt, doch er gibt nach wie vor Aufschluss über die Höhe und den Ursprung bestimmter Kosten.
Dem Betriebsabrechnungsbogen kommt deshalb eine besondere Bedeutung zu, weil er schon allein aufgrund seiner tabellarischen Darstellung auf einen Blick deutlich macht, wo genau die Kosten entstehen. Um beim Beispiel zu bleiben: Der erfolgreiche süddeutsche Mittelständler arbeitet bislang schon mit vier Hauptkostenstellen, die sich an den einzelnen Unternehmensbereichen orientieren. Das sind Fertigung (Produktion), Verwaltung (Zentrale), Vertrieb Inland (bestehende Verkaufsregionen) und IT plus Infrastruktur. Hinzu kommen Hilfskostenstellen etwa für Instandhaltung oder den Fuhrpark.
Was sind Kostenstellen?
Kostenstellen sind ganz generell die zum Zwecke der Kostenrechnung gebildeten Orte der Kostenentstehung. Folgerichtig kommt für das Maschinenbauunternehmen mit dem geplanten Standort in Hamburg nun eine fünfte Hauptkostenstelle, nämlich der Vertrieb Nord, hinzu. Ihr werden im internen Rechnungswesen nicht nur die unmittelbar mit dem neuen Büro verbundenen Aufwendungen wie etwa die Miete des Standorts oder die Energiekosten, sondern auch Gemeinkosten – also indirekt zurechenbare Kosten – zugeordnet.
Sichtbar und transparent wird dies im Betriebsabrechnungsbogen, der die Basis für die spätere Kostenträgerrechnung bildet. Der BAB ist dabei die zentrale Matrix, aufgebaut als Tabelle in deren Spalten die Kostenstellen stehen, wohingegen die Kostenarten in die Zeilen kommen. Während die Kostenstellen entlang der Orte der Entstehung definiert sind, zählen zu den Kostenarten, wie der Name bereits sagt, etwa Gehälter, Energie oder Raumkosten.
So lassen sich Kostenstellen und Kostenarten darstellen
Die Eröffnung des Hamburger Büros hat der Maschinenbauer für Anfang Juli geplant. Im selben Monat fallen im gesamten Betrieb beispielsweise rund 80.000 Euro an Gemeinkosten an. Diese werden nach geeigneten Umlageschlüsseln auf Kostenstellen verteilt, dazu bestehen mehrere Möglichkeiten, zum Beispiel nach Fläche, Mitarbeitendenzahl oder Nutzung.
Insgesamt soll die Miete für Produktionsflächen, Büros und Lagerhallen mit 20.000 Euro veranschlagt werden; sie verteilt sich entsprechend auf die unterschiedlichen Kostenstellen: 7.000 Euro entfallen auf die Fertigung, 4.000 Euro auf die Verwaltung, 5.000 Euro auf den bestehenden Vertrieb und 1.500 Euro auf das neue Vertriebsbüro. Die übrigen 2.500 Euro werden dem Bereich IT und Infrastruktur, insbesondere für Serverräume, zugeschlagen.
Kosten auf Kostenstellen verteilen
Der Rest der Kosten, also etwa Energiekosten, Gehälter oder IT-Dienstleistungen, werden analog aufgeteilt, genauso wie die Abschreibungen und die Service-Dienstleistungen. Im Betriebsabrechnungsbogen tabellarisch dargestellt, lässt sich die Kostenverteilung dann auf einen Blick erkennen.
Der Betriebsabrechnungsbogen bringt damit im Endergebnis für das Unternehmen Klarheit darüber, welchen Prozentanteil der Gemeinkosten das neue Büro in Hamburg tatsächlich verursacht, im Beispiel sind das rund 20 Prozent. Ob die Investition sinnvoll ist oder nicht, lässt sich anschließend fundiert unter Berücksichtigung der Umsatzprognosen anhand einer fundierten Grundlage beurteilen. Auch der „Return on Investment“ (kurz ROI; zu deutsch Kapitalrendite) für die Expansion lässt sich auf diese Weise am besten kalkulieren.
Was sind Kostenträger?
Eine weitere kalkulatorische Größe sind die Kostenträger. Im Gegensatz zu den Kostenstellen sind sie keine Orte, sondern Objekte, denen die Kosten zugeordnet werden können. Das sind im Regelfall bestimmte Produkte oder auch spezifische Aufträge. Die Kostenträgerrechnung dient daher in der Praxis meist dazu, Preise zu kalkulieren. Daraus ergibt sich, dass eine Kostenträgerrechnung vor allem für Unternehmen sinnvoll ist, die verschiedene Produkte oder Dienstleistungen anbieten.
Die Betriebswirtschaftslehre unterscheidet bei den Kostenträgern zwischen Absatzleistungen und innerbetrieblichen Leistungen. In der Gesamtsystematik der Kostenrechnung stellt die Kostenträgerrechnung die dritte Stufe dar. Zum Vergleich: Die Kostenartenrechnung erfasst die Kosten nach den Verbrauchsgütern, die Kostenstellenrechnung – inklusive Betriebsabrechnungsbogen – weist die Kosten nach dem Ort der Entstehung aus, und erst die Kostenträgerrechnung verrechnet die Gesamtkosten auf die einzelnen Leistungen und Produkte.
Was nützt der Betriebsabrechnungsbogen genau?
Nicht nur, wenn es darum geht, einen neuen Standort zu eröffnen oder eine andere Investition zu tätigen, ist der Betriebsabrechnungsbogen hilfreich. Er dient im laufenden Betrieb auch dazu, die Geschäfte exakter zu führen. Neben der Schaffung von Kalkulationsgrundlagen lassen sich mittels Betriebsabrechnungsbogen Kostenstellen etwa im zeitlichen Verlauf analysieren und steuern. Der BAB hilft außerdem dabei, eine interne Leistungsverrechnung vorzubereiten oder ermöglicht das Benchmarking verschiedener Abteilungen. Der Einstieg gelingt Unternehmen am schnellsten und sichersten in Zusammenarbeit mit ihren steuerlichen Beratern.
