Buchführung & Bilanz

Dienstreise ab­rech­nen: schnell, si­cher und ein­fach

Dienstreisen müssen akku­rat ab­ge­rech­net wer­den. Das ist so­wohl für Rei­sen­de als auch für Lohn-Sach­be­ar­bei­ter und Sach­bear­beiterin­nen häu­fig sehr auf­wän­dig. Das müssen Sie wissen.

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Wer dienstlich unterwegs ist und finanzielle Aufwendungen dafür hat, muss eine Reisekostenabrechnung machen. Das ist bekannt. Aber wann ist eine Reise eine Dienstreise und welche Kosten lassen sich im Detail abrechnen?

Reisekosten: Begriffserklärung

Unter einer Dienstreise versteht man eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, die außerhalb der eigenen Wohnung und der festen Arbeitsstätte stattfindet. Dabei ist es unerheblich, ob Sie als Unternehmerin oder Unternehmer selbst oder einer Ihrer Mitarbeiter die Dienstreise unternehmen: Nach den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) zählen sowohl die Reisekosten für Selbstständige als auch für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu den Betriebsausgaben (sofern diese betrieblich erstattet werden).

Diese Aufwendungen als Betriebsausgaben steuerlich absetzen

  • Fahrtkosten: Öffentliche Verkehrsmittel (Zug, Nahverkehr, Flugzeug), Mietwagen oder Taxis zählen zu den Aufwendungen, die in vollem Umfang absetzbar sind, wenn die entsprechenden Belege vorliegen. Anders verhält es sich mit dem Dienstwagen: Diese Kosten sind bereits in den Betriebsausgaben enthalten und werden daher nicht zusätzlich als Reisekosten für das Unternehmen angerechnet. Bei einem privaten Fahrzeug berechnen sich Fahrtkosten in der Regel aus einer Pauschale pro gefahrenem Kilometer. Darüber war hier schon zu lesen. 
  • Übernachtungskosten: Dauert eine Dienstreise mehrere Tage, sind die Kosten für die Unterkunft als Reisekosten abrechenbar. Dafür sind ebenfalls die Belege über die Kosten für das Hotel oder die Pension notwendig. Doch Achtung: Zu den Übernachtungskosten zählen lediglich die Aufwendungen für die Unterbringung. Frühstück, Halbpension oder sonstige Service-Ausgaben innerhalb des Hotels zählen nicht dazu, da diese steuerlich anders behandelt werden (7 % Umsatzsteuer für Übernachtungen; 19 % Umsatzsteuer für Verpflegung und Serviceleistungen). Die finanziellen Aufwendungen für den Service sind bei den Reisenebenkosten abrechenbar.
  • Verpflegungsmehraufwand: Zum Verpflegungsmehraufwand zählen die Kosten für Essen und Getränke, die während einer Reise entstehen. Für die Verpflegung gelten bestimmte Pauschalbeträge, die sich bei der Abrechnung ansetzen lassen. So ist für eine 24-stündige Abwesenheit eine Verpflegungspauschale von 24 Euro und für eine auswärtige Tätigkeit von mehr als acht Stunden ohne Übernachtung eine Pauschale von 12 Euro absetzbar. Bei mehrtägigen Dienstreisen lassen sich zudem für den An- und Abreisetag jeweils 12 Euro pauschal anrechnen. Hier gibt es viele Besonderheiten zu beachten.
  • Reisenebenkosten: Parkkosten, Mautgebühren, Servicekosten im Hotel und weitere Aufwendungen, die während der Dienstreise anfallen, zählen zu den Reisenebenkosten – sofern sie sich belegen  lassen. Private Ausgaben des Reisenden zählen nicht dazu.

Die Cloud-Lösung von Circula für die Reisekostenabrechnung

Natürlich sind Reisen möglichst schnell, einfach und zuverlässig abzurechnen. Die cloud-basierte Lösung des DATEV-Software-Partners Circula etwa in Kombination mit DATEV Unternehmen online decken den kompletten Prozess der Reisekostenabrechnung ab. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können per App-Anwendung bereits von unterwegs Reise- und Belegdaten erfassen und Belegbilder in verschiedenen Formaten wir etwa als PDF hochladen oder als PJEG abfotografieren. Quittungs- Pauschalen- oder Abrechnungsdaten werden in Echtzeit durch die Reisekosten-Software übermittelt. Dann stehen sie der Personalabteilung für die Lohnabrechnung oder Finanzbuchführung zur Verfügung.

Dienstreisen sicher abrechnen

Da Circula alle Abrechnungsdetails DATEV-gerecht vorstrukturiert, ist der Datentransfer für die Buchführung mit nur wenigen Klicks möglich. Anschließend können die Mitarbeiter online die fertigen Abrechnungen einsehen. Darüber hinaus verfügt die Softwarelösung von Circula über einen GoBD-konformen Abrechnungsprozess. Durch eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online sind Ihre Daten rechtlich stets aktuell und werden mit höchsten Datenschutzanforderungen ans Lohn- oder Steuerbüro übermittelt.

PRODUKTEMPFEHLUNG VON DATEV
Software­­lösungen vom DATEV-Markt­­platz

Mit der cloud-basierten Software von Circula werden alle Reiskosten- und Spesenabrechnungen DATEV-gerecht vorstrukturiert. So ist der Datentransfer zu DATEV Unternehmen online für die Buchführung mit nur wenigen Klicks möglich.
Jetzt informieren

So haben Sie die perfekte Unterstützung für den Reisekostenprozess von der Erfassung über die korrekte Abrechnung bis zum Erstatten der Reisekosten nach einer Dienstreise. Nach der Abrechnung werden lohnrelevante Buchungen in die Programme zur Lohnabrechnung und zur Finanzbuchführung übergeben.

Lesen Sie auch die weitere Informationen zum Thema Lohn und Personal.

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