Pflegebuchführungsverordnung – das klingt erst einmal so, als wären ausnahmslos alle Pflegeeinrichtungen davon betroffen. Doch ein Blick in die PBV offenbart, dass das Gesetz zwar sehr klar als Pflegeeinrichtungen im Sinne der Verordnung ambulante Pflegeeinrichtungen, also die Pflegedienste, sowie teilstationäre und vollstationäre Pflegeeinrichtungen, die Pflegeheime, benennt. Es führt zudem aus, dass es wesentlich ist, dass ein Versorgungsvertrag nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch besteht.
– Die Pflegebuchführungsverordnung (PBV) regelt die Buchführungspflichten für Pflegeeinrichtungen mit Versorgungsvertrag nach dem SGB XI.
– Sie soll Transparenz schaffen und eine klare Trennung von Pflegeleistungen und anderen Geschäftstätigkeiten ermöglichen.
– Kleinere Einrichtungen können unter bestimmten Voraussetzungen von der PBV befreit werden.
– Die Anforderungen an die Buchführung sind detailliert und gesetzlich verbindlich – Verstöße können Konsequenzen haben.
– Softwarelösungen wie die von DATEV helfen Pflegeeinrichtungen, die PBV-Vorgaben korrekt und effizient umzusetzen.
Erbringt eine zugelassene Pflegeeinrichtung neben Leistungen nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch auch andere Sozialleistungen im Sinne des Ersten Buches Sozialgesetzbuch (gemischte Einrichtung), so sind ihre Rechnungs- und Buchführungspflichten nach dieser Verordnung auf die Leistungen beschränkt, für die sie nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch als Pflegeeinrichtung zugelassen ist. Hier beginnt im Wesentlichen die buchhalterische Herausforderung, die Pflegedienste und -einrichtungen am besten mit ihrem steuerlichen Berater angehen.
Das PBV betrifft nicht alle
Doch wer ist überhaupt vom PBV-Gesetz betroffen? Einige Einrichtungen tatsächlich nicht, nämlich diejenigen Pflegedienste, die bis zu sechs Vollzeitkräfte oder auf Vollzeitkräfte umgerechnete Teilzeitkräfte beschäftigen, fallen nicht unter die Verordnung. Ebenfalls ausgenommen sind teilstationäre Pflegeeinrichtungen und Einrichtungen der Kurzzeitpflege mit bis zu acht Pflegeplätzen sowie vollstationäre Pflegeeinrichtungen mit bis zu zwanzig Pflegeplätzen. Diese Ausnahmen gelten überdies nicht bei Pflegeheimen, die 500.000 Euro und bei Pflegediensten, die 250.000 Euro Umsatz im davor liegenden Geschäftsjahr überschritten haben.
Für die nächste Größenklasse an Pflegediensten mit bis zu zehn Vollzeitkräften und teilstationäre Pflegeeinrichtungen sowie Einrichtungen der Kurzzeitpflege mit neun bis zu fünfzehn Pflegeplätzen und vollstationäre Pflegeeinrichtungen mit einundzwanzig bis zu dreißig Pflegeplätzen besteht eine Befreiungsmöglichkeit. Über den Antrag entscheidet der jeweilige Landesverband der Pflegekasse gemeinsam mit der zuständigen Landesbehörde. Vom PBV-Gesetz befreite Pflegeeinrichtungen haben eine vereinfachte Einnahmen- und Ausgabenrechnung zu führen, die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.
Ausnahmen vom PBV für fünf Prozent
Der Blick in die Statistik offenbart, dass nur wenige Pflegeeinrichtungen von den Vorgaben befreit und dementsprechend nicht an die Pflegebuchführungsverordnung gebunden ist: Bei den Pflegeheimen verfügt laut einer Auswertung des Statistischen Bundesamts nur ein kleiner Teil – rund 500 von etwa 11.000 vollstationären Einrichtungen – lediglich über 20 oder weniger Plätze. Das entspricht einem prozentualen Anteil von nicht einmal fünf Prozent.
Da der Markt der ambulanten Pflege vergleichsweise intransparent ist, fällt hier die Einschätzung schwerer, wen das PBV betrifft. Fest steht allerdings, dass der zuletzt stark gewachsene Markt einen Konsolidierungsprozess erfahren hat, und überwiegend von großen Playern dominiert wird.
Kostenstellen und Kostenträger im PBV
Für alle betroffenen Pflegeeinrichtungen macht die PBV tatsächlich sehr genaue Vorgaben, wie das Rechnungswesen in Pflegeeinrichtungen aufzustellen ist. Das beginnt damit, dass sie keine Wahl hinsichtlich des Geschäftsjahres lässt – dieses ist zwingend das Kalenderjahr – und endet damit, dass es dezidiert den genauen Kontenrahmen vorgibt. Will eine Pflegeeinrichtung von letzterem abweichen, so hat sie durch ein „ordnungsmäßiges Überleitungsverfahren die Umschlüsselung auf den Kontenrahmen nach Satz 1 zu gewährleisten“.
Großen Wert legt das PBV-Gesetz auf die die Kosten- und Leistungsrechnung: Diese müsse die Ermittlung und Abgrenzung der Kosten der jeweiligen Betriebszweige sowie die Erstellung der Leistungsnachweise nach den Vorschriften des Achten Kapitels des Elften Buches Sozialgesetzbuch ermöglichen. Dazu gehören Kostenstellen und Kostenträger, für die die Pflegebuchführungsverordnung ebenfalls Muster enthält.
Die Kostenträger sind bei teil- und vollstationäre Pflegeeinrichtungen die einzelnen Pflegegrade von 1 bis 5, jeweils untergliedert in Pflegeleistungen sowie Unterkunft und Verpflegung. Hinzu kommen die „Zusatzleistungen“. Für ambulante Pflegeeinrichtungen dienen als Kostenträger die in den Vergütungsempfehlungen der Spitzenverbände der Pflegekassen aufgeführten Leistungskomplexe.
Das muss in die PBV-konforme Buchführung
Der Grund dieser detaillierten Vorgaben und Klassifikationspflichten erklärt sich im Übrigen aus den Zielsetzungen die PBV: Der Gesetzgeber wollte damit Grundlagen zur Kalkulation einheitlicher Pflegesätze schaffen, die Einrichtungen dazu anhalten, wirtschaftlich zu arbeiten und außerdem die Möglichkeit gewinnen, die Verwendung von Fördermitteln zu kontrollieren.
Für Pflegeunternehmerinnen und -unternehmer ist es als Folge in der Praxis vor allem unerlässlich, die jeweiligen Pflegegrade überall dort zu dokumentieren, wo die Angabe obligatorisch ist. Ein Einzelaspekt, den Pflegeeinrichtungen in diesem Zusammenhang mit ihrem Steuerberater oder ihrer Steuerberaterin prüfen sollten, sind Pflegebedürftige der Pflegestufe 0.
Ein weiterer Aspekt, der steuerliche Beratung erforderlich machen kann, ist die Geschäftstätigkeit insbesondere ambulanter Dienste über Ländergrenzen hinweg. Diese können in der ambulanten Pflege durchaus ein Problem sein und innerhalb der Buchführung eine Länderaufteilung mit Unterscheidung nach Pflegekasse, Sozialhilfeträger und Selbstzahler notwendig machen können. Dazu bedarf es dann der Einrichtung entsprechender Unterkonten.
Rechtssicher gemäß Pflegebuchführungsverordnung agieren
Zwar ist die PBV ein vergleichsweise übersichtliches Gesetz mit wenigen Artikeln, doch sie sorgt dennoch für einen besonderen administrativen Aufwand, da sie die getrennte Dokumentation von Leistungen erforderlich macht, die nicht der Pflege im Sinne des SGB XI dienen. Dazu zählen beispielsweise Einnahmen aus Vermietung, Cafeteria-Betrieb, Tagespflege oder betreutem Wohnen.
Hier eine Systematik zu etablieren und am Ende den Überblick zu behalten, gelingt am besten in Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Berater. Das gilt auch, obwohl die Pflegebuchführungsverordnung selbst keine Sanktionen regelt, die in den unterschiedlichen Bundesländern verschieden ausfallen können.
