Buchführung & Bilanz

Pflicht zur Veröffentlichung der Bilanz: Das ist wich­tig

Selbst vie­le klei­ne Un­ter­neh­men sind zur Ver­öf­fent­li­chung und Of­fen­le­gung der Bi­lanz im Bun­des­an­zei­ger ver­pflich­tet. Das soll grö­ße­re Trans­pa­renz brin­gen. Fir­men­chefs kön­nen mit dem Steu­er­be­ra­ter be­spre­chen, wie sie mög­lichst we­nig Zah­len pu­blizieren müs­sen.

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So mancher Unternehmer kümmert sich immer noch nicht um die Veröffentlichung seiner Bilanz und ignoriert damit bewusst gesetzliche Vorschriften. Lange haben sich viele Firmenchefs vor der Pflicht zur Offenlegung ihrer Bilanz gedrückt – und einfach keine Geschäftszahlen im eBundesanzeiger publiziert. So riskierte etwa die Unternehmensberatung Roland Berger wiederholt Strafen im fünfstelligen Bereich, damit ihre Zahlen unter Verschluss blieben. Mittlerweile scheint der Widerstand allerdings zu erlahmen. Die Quote der offenlegenden Unternehmen stieg laut Bundesamt für Justiz (BfJ) in den vergangenen Jahren auf 90 Prozent. Vermutlich auch wegen empfindlich hoher Ordnungsgelder. Dass die betroffenen Firmenchefs – wenn auch unter Protest – den unbeliebten Vorgaben zur Veröffentlichung ihrer Bilanz folgen, ist juristisch korrekt. Allerdings sollten sie darauf achten, dass ihre Bilanz bei Veröffentlichung und Offenlegung nur die unbedingt erforderlichen Informationen enthält und nicht mehr. Das wäre ökonomisch sinnvoll. Was genau sie in welcher Form dem BfJ übermitteln müssen, sollten sie mit Anwalt und Steuerberater klären.

Das soll­ten Un­ter­neh­mer über Bilanz und Offenlegung wissen

Ein Gesetz gilt hierzulande erst mit der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt. Das ist quasi die wichtigste Amtshandlung nach der parlamentarischen Beschlussfassung. Auch für die Arbeitsergebnisse privatwirtschaftlicher Unternehmen gilt Transparenzpflicht. Für viele Unternehmer ist deshalb die Pflicht zur Veröffentlichung ihrer Bilanz im Bundesanzeiger verbindlich. Und die Bilanz geht zur Offenlegung auch an dessen elektronische Schwester, den elektronischen Bundesanzeiger (eBundesanzeiger). Das Portal wie auch das Bundesgesetzblatt betreibt der Bundesanzeiger Verlag Aufgrund zwingender europarechtlicher Vorgaben. Seit seiner Privatisierung im Jahr 2006 gehört er zur Verlagsgruppe M. DuMont Schauberg. Im eBundesanzeiger sind nach der Veröffentlichung die Bilanz und der Jahresabschluss vieler deutscher Unternehmen für jeden frei verfügbar. Wer sich über ein Unternehmen informieren möchte, kann dies seit dem 1. April 2012 ungehindert tun. Neben Jahresabschlüssen finden sich im eBundesanzeiger auch andere Bekanntmachungen, etwa über den Wechsel der Prokura.

Diese Be­trie­be trifft die Pflicht zur Veröffentlichung der Bilanz

Die Bilanz ist im Bundesanzeiger öffentlich einsehbar. Aber: Auch wenn Unternehmer die Pflicht zur Veröffentlichung ihrer Bilanz trifft, bedeutet das noch lange nicht umfassende Offenlegung der Bilanz. Zur Publizität verpflichtet sind laut §325 des Handelsgesetzbuchs (HGB) nur die derzeit 736.000 Kapitalgesellschaften. Über Zusatzbedingungen sowie Querverweise trifft die Veröffentlichungspflicht jedoch letztlich den Großteil der insgesamt 3,48 Millionen deutschen Unternehmen. Personenhandelsgesellschaften wie eine GmbH & Co. KG etwa sind von der Pflicht zur Veröffentlichung ihrer Bilanz betroffen – sofern nicht mindestens eine natürliche Person persönlich voll haftet. Das gilt für jede Unternehmensgröße. Firmenchefs sollten also ihre Steuerberater nach Offenlegungspflichten etwa für leere GmbH-Mäntel fragen. Weitere handelsrechtliche Pflichten zur Offenlegung der Bilanz gelten für Unternehmen in bestimmten Branchen. Beispielsweise, wenn sie in der Mineralgewinnung tätig sind oder auf dem Gebiet des Holzeinschlags in Primärwäldern. Zusätzlich zu den Rechnungslegungsunterlagen müssen sie Berichte über Zahlungen an staatliche Stellen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit im Rohstoffsektor offenlegen.

Grafik zeigt die Verteilung der Betriebe auf die unterschiedlichen Rechtsformen wie Einzelunternehmer, Personengesellschaft und Kapitalgesellschaft

Offenlegung der Bilanz muss nicht stets im vol­len Umfang sein

In welchem Umfang ein Unternehmen dann zur komplett der Allgemeinheit zugänglichen Offenlegung der Bilanz verpflichtet sind, hängt an seiner Größe. Oder genauer gesagt, an seinem Umsatz. So müssen zwar Kleinstunternehmen durchaus ihre Bilanzen an den Bundesanzeiger übermitteln. Allerdings trifft sie nur die Pflicht zur Veröffentlichung ihrer Bilanz – nicht die zur Offenlegung. Sie müssen also ihre Zahlen lediglich beim Bundesanzeiger hinterlegen. Dafür übermitteln sie mit der Bilanz einen entsprechenden Hinweis an das Bundesamt für Justiz. Das veröffentlicht die Rechnungslegung dann – statt im Bundesanzeiger – nur im Unternehmensregister. Dort sind Bilanzen nur nach Registrierung als Nutzer sowie gegen eine Gebühr abrufbar. Damit gilt die Transparenzpflicht zwar grundsätzlich auch für diese Unternehmen – für die allgemeine Öffentlichkeit ist der Zugang aber etwas schwieriger. Größere Unternehmen müssen ihr einen umfassenden und wirklich öffentlichen Einblick gewähren. Viele große Mittelständler müssen ihre Zahlen vor der Offenlegung außerdem von einem Wirtschaftsprüfer testieren lassen.

Für die Bilanz gel­ten zur Veröffentlichung die­se Fristen

Die Frist zur Veröffentlichung der Bilanz endet am 31. Dezember des Folgejahres. Eine Fristverlängerung ist grundsätzlich nicht möglich. Verpassen Unternehmer die Frist, droht ihnen – je nach Größenklasse – zunächst eine Strafgebühr von 500, 1.000 oder 2.500 Euro. Das Unternehmen muss dann binnen sechs Wochen nachliefern. Versäumt es auch diese Frist, steigen die darüber hinaus verhängten Ordnungsgelder. Stellen Firmenchefs fest, dass sie eine Größenschwelle überschreiten, können sie eventuell eine Fristverlängerung erwirken. Kulanz gibt es erfahrungsgemäß auch bei Umstrukturierungen. Hauptsache, das Unternehmen macht die Antragsgründe transparent – und dies vor Ende der Frist. Versäumen Unternehmer – etwa wegen Krankheit – unverschuldet eine Frist, können sie – ebenso wie beim Finanzamt – „Wiedereinsetzung in den vorigen Stand“ beantragen. Gegen festgesetzte Ordnungsgelder ist Beschwerde beim BfJ und dann vor dem Landgericht Bonn möglich. Besser klären Unternehmer aber rechtzeitig, dass ihr Steuerberater oder ein Vertreter im Unternehmen auch den Bundesanzeiger auf dem Schirm haben.

Das Bun­des­amt für Justiz ak­zep­tiert kei­ne Aus­nahmen

Dem Fiskus geht es bei der Pflicht zur Veröffentlichung oder Offenlegung der Bilanz um größtmögliche Transparenz. Zwar lassen Unternehmer gelegentlich wissen, sie seien aufgrund einer Vereinbarung mit dem Finanzamt von dieser Pflicht befreit. Doch das BfJ bestreitet dies ausdrücklich. Das HGB sieht einen Wegfall der Offenlegungspflicht nicht vor. Auch der damit verfolgte gesetzliche Zweck, Marktteilnehmern einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens zu ermöglichen, sei weiterhin gerechtfertigt. Beispielsweise ebenso bei insolventen oder sich in Liquidation befindenden Betrieben.

Diese Un­ter­la­gen sind mit der Bilanz zu veröffentlichen

Bei kleinen Gesellschaften betrifft die Pflicht zur Veröffentlichung lediglich die Bilanz mit Anhang. Kleinstgesellschaften müssen sogar nur ihre Bilanz hinterlegen. Erfüllt ist die Pflicht zur Offenlegung der Bilanz seit 2016 aufgrund des Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetzes (BilRUG) mit dem gebilligten Jahresabschluss. Unternehmer sollten mit dem Steuerberater besprechen, welche Zahlen sie unbedingt übermitteln müssen, und alles andere weglassen. Erleichterungen gelten für kleine Kapitalgesellschaften bei der Gewinn- und Verlustrechnung. Sie müssen das Rohergebnis nicht explizit aufgliedern. Im Anhang müssen sie die Geschäftstätigkeit zudem nicht nach Absatzmärkten aufgliedern. Mittelgroße Kapitalgesellschaften dürfen ihre Bilanz laut HGB ebenfalls abgespeckt darstellen, also speziell für Offenlegungszwecke verkürzt. Auch kleine Kapitalgesellschaften dürfen die Posten ihrer Bilanz teilweise komprimieren. So müssen sie ihre Gewinn- und Verlustrechnung nicht explizit ausweisen und auch keine Angaben im Anhang dazu machen. Generell darf der Anhang der Bilanz kleinerer Unternehmen sehr knapp ausfallen – und sie müssen auch keinen Lagebericht aufstellen.

Diese Größenklassen gelten mit Blick auf die Publizitätspflicht

Diese Größenklassen gelten mit Blick auf die Pflicht zur Veröffentlichung und Offenlegung der Bilanz:

  • Kleine Kapitalgesellschaft: Bilanzsumme von sechs Millionen Euro oder Umsatzerlös von zwölf Millionen Euro.
  • Mittelgroße Kapitalgesellschaft: Bilanzsumme von 20 Millionen Euro oder Umsatzerlös von 40 Millionen Euro.
  • Große Kapitalgesellschaft: Bilanzsumme von mehr als 20 Millionen Euro oder Umsatzerlös von mehr als 40 Millionen Euro.

Sind Unternehmer nicht sicher, ob sie ein Kleinst- oder nur ein Kleinunternehmen führen, sollten sie ihren Steuerberater fragen. Über die Publikationsplattform für den Bundesanzeiger können Firmenchefs die Bilanz zwar auch selbst für den Bundesanzeiger oder das Unternehmensregister übermitteln. Doch die Aufbereitung und Übermittlung der Daten sollten sie besser dem Steuerberater überlassen. So passieren keine Fehler, die dann öffentlich sichtbar werden und bleiben. Beachten sollten Unternehmer jedenfalls: Eine Plausibilitätskontrolle nimmt das Bundesamt für Justiz nicht vor.

Diese Stra­te­gien könn­ten Un­ter­neh­mern ei­nen Aus­weg bieten

Der Pflicht zur Offenlegung oder Veröffentlichung der Bilanz entgehen Unternehmer nicht. Aber es gibt bei diesem Thema ein paar gute Möglichkeiten zur Optimierung. Firmenchefs könnten ihr Unternehmen beispielsweise in mehrere Gesellschaften aufteilen. Wenn diese dann als kleine oder Kleinstgesellschaften gelten, fiele manches bei der Pflicht zur Offenlegung der Bilanz weg. Wer wegen einer Unternehmensnachfolge oder Internationalisierung seine Struktur sowieso anpassen will, sollte mit einem Steuerexperten dann gleich über Berichtspflichten sprechen. Auch ein Spiel auf Zeit kann sich lohnen. Landet die Bilanz erst am letzten Tag der Frist beim elektronischen Bundesanzeiger, dauert es zumindest länger, bis die Daten dort abrufbar sind. Nach drei oder vier Monaten ist die Veröffentlichung der Bilanz für etwaige Konkurrenten dann nicht mehr so interessant.

Diese Stra­te­gien ge­gen die Of­fen­le­gung der Bilanz sind teuer

Seiner Pflicht zur Veröffentlichung der Bilanz komplett entledigen könnte sich ein Unternehmer, indem er extra einen persönlich haftenden Gesellschafter einsetzt. Damit hätte die gewünschte Intransparenz jedoch einen sehr hohen Preis: Im Falle einer Insolvenz haftet dieser nämlich unbeschränkt. Deshalb sollten Unternehmer über einen solchen Schritt sehr intensiv mit Steuerberater und Anwalt sprechen. Von möglichen Erleichterungen sollten Unternehmer sich außerdem auch nicht zu falschen Angaben hinreißen lassen. Geben sie beispielsweise – ganz „aus Versehen“ – einen niedrigeren Umsatz an, machen sie sich strafbar. Hierfür droht eine Geld- oder sogar Freiheitsstrafe – mit etwas Pech selbst bei Fahrlässigkeit. Lediglich bei reinen Übermittlungsfehlern ohne Täuschungsabsicht entfällt die Strafbarkeit.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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