Buchführung & Bilanz

Ordnungsgemäße Kassen­führung ist für jeden Pflicht

Ordnungs­ge­mäße Kas­sen­füh­rung ist Pflicht für je­den – auch Klein­un­ter­neh­mer. Bei ei­ner Kas­sen­nach­schau vom Fi­nanz­amt wer­den Feh­ler teuer. Weil die ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen hoch sind, soll­ten Un­ter­neh­mer die­se de­tai­lliert mit ih­rem Steuer­be­rater be­sprechen.

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Gelegenheit macht bekanntlich Diebe. Bargeldintensive Branchen stellt der Fiskus deshalb gerne unter Generalverdacht. Bei einer unangekündigten Kassennachschau prüft das Finanzamt die Kassenführung sehr genau – insbesondere die Barzahlungen. Obwohl eine ordnungsgemäße Kassenführung für jeden Betrieb bis zum Kleinunternehmer mit geringen Umsätzen Pflicht ist, finden sich hier häufig Fehler. Um Manipulationen zu erschweren, hat der Gesetzgeber die Anforderungen an die Kassenführung mehrfach verschärft. Dies betrifft vor allem Einzelhandelsgeschäfte, Gastronomiebetriebe und Friseursalons, die elektronische Registrierkassen oder PC-gestützte Kassensysteme nutzen. Sie müssen die höheren Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung sowie GoBD-konforme Archivierung erfüllen. Bereits kleinste Fehler können bei der Kassennachschau teuer werden, falls das Finanzamt gezielt sucht und direkt zur Betriebsprüfung übergeht.

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist aber auch ohne elektronische Kasse möglich – zu deren Nutzung besteht keine Pflicht. Die offene Ladenkasse oder Handkasse bleibt weiterhin erlaubt. Allerdings besteht die gesetzliche Einzelaufzeichnungspflicht. Auch Unternehmen mit einer offenen Ladenkasse wie Restaurants müssen Auskunft über jeden Geschäftsvorfall geben können. Die summarische Ermittlung der Bareinnahmen ist nur noch wenigen Kleinstbetrieben erlaubt.

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist Pflicht für Be­trie­be

Vertrauen ist gut, Kontrolle besser. Das weiß auch der Fiskus. Zwar war eine ordnungsgemäße Kassenführung schon immer Pflicht für Unternehmen, auch für Kleinunternehmer, trotzdem gab es Kassenmanipulationen im großen Stil. Deshalb hat der Gesetzgeber die Anforderungen an die Kassenführung verschärft. Für elektronische Registrierkassen ist nun eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorgeschrieben, die das Löschen von Umsätzen verhindert. Kunden ist ein Beleg auszuhändigen. Wer die TSE bis Ende August/September 2020 bestellt hat, bekommt eine Schonfrist bis Ende März 2021. Danach endet die Nichtbeanstandungsregelung für elektronische Aufzeichnungssysteme ohne zertifizierte TSE und es drohen Bußgelder, wenn das Finanzamt zur Kassennachschau anrückt. Damit Unternehmen eine ordnungsgemäße Dokumentation vorlegen können, sollten sie sich die jeweils erforderlichen Bestätigungen zur Kassenarchitektur von Herstellern oder Händlern einholen. Orientieren können Sie sich dabei an einer von DATEV erstellten Checkliste, die hier zum Download bereitsteht.

Ordnungsgemäße Kassenführung beinhaltet nämlich die Pflicht, Kasseneingaben unveränderlich zu erfassen und zu speichern. Lässt sich eine alte Kasse nicht nachrüsten, gelten – je nach Kaufdatum – Übergangsfristen bis Ende 2022. Über Details informiert die Steuerkanzlei. Zudem müssen Ladenbesitzer ihre Kassensysteme oder Waagen mit Kassenfunktionen binnen eines Monats elektronisch beim Finanzamt anmelden und ausgemusterte Kassen abmelden. Weil eine technische Lösung dafür noch fehlt, ist diese Meldepflicht vorläufig ausgesetzt.

Ge­setz­liche An­for­de­rungen an die Kassenführung

Die meisten Einzelhändler und Einzelhändlerinnen nutzen elektronische Kassensysteme, um Bargeschäfte schneller und einfacher zu dokumentieren. Außerdem lassen sich Kassendaten direkt in die Buchführung übernehmen. Wie eine ordnungsgemäße Kassenführung im Detail aussehen muss, wissen jedoch die wenigsten. Angesichts zahlloser Neuregelungen zur Kassenführung haben nicht nur Kleinunternehmer den Überblick verloren. Ob das eingesetzte Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer deshalb schleunigst klären. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist für sie oberste Pflicht. Unregelmäßigkeiten und Bedienungsfehler fallen bei einer unangekündigten Kassenprüfung, der Kassennachschau, rasch auf – das Finanzamt kennt die Tricks. Gastronomie und Handel sollten daher folgende Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung kennen:

  • Einzelaufzeichnung: Kassenumsätze sind einzeln aufzuzeichnen und täglich festzuhalten. Kassenbucheinträge müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein. Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht gibt es nur beim Barverkauf von Waren an viele unbekannte Personen.
  • Belegausgabe: Keine Buchung ohne Beleg, lautet das Credo des ordentlichen Kaufmanns. Ordnungsgemäße Kassenführung beinhaltet die Pflicht, bei jeder Kasseneingabe einen Beleg zu erstellen – zumindest bei elektronischen Aufzeichnungssystemen. Verkaufsstände auf Volksfesten oder Märkten können sich vom Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreien lassen.
  • Archivierung: Steuerlich relevante Einzeldaten sind unveränderbar aufzuzeichnen und zu archivieren. Sie müssen sich jederzeit maschinell auswerten lassen. Pflicht ist für elektronische Kassen eine TSE. Kassendaten und -unterlagen – etwa Kassenbücher, Rechnungen, Belege – sind zehn Jahre aufzubewahren, inklusive der Daten zur Kassenprogrammierung oder Dokumentationen von Kassenausfällen.
  • Verfahrensdokumentation: Es gehört zur unternehmerischen Pflicht, Prozesse rund um die Kassenführung detailliert zu beschreiben und schriftlich zu dokumentieren. Im Rahmen der Kassennachschau verhängt das Finanzamt Bußgelder, wenn es Lücken in der Verfahrensdokumentation findet.

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Tipps zur ko­rrek­ten Kassenführung für Kleinunternehmer

Die ordnungsgemäße Kassenführung ist zwar gesetzliche Pflicht, doch in der Praxis passieren durchaus mal Fehler. Schnell ist die falsche Taste gedrückt oder die Kassenschublade bleibt offen, während das Kassieren weiterläuft. Für Unternehmer und Unternehmerinnen gilt dann allerdings: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. In solchen Fällen hakt das Finanzamt ein und weitet die Kassennachschau zur Außenprüfung aus. Ladeninhaber und -inhaberinnen sollten daher unbedingt ihr Personal im richtigen Umgang mit dem Kassensystem schulen und auf typische Fehlerquellen hinweisen. Auch Kleinunternehmer müssen wissen, wie eine ordnungsgemäße Kassenführung funktioniert, weil sie meistens selbst hinter der Ladentheke stehen. Auch sie sollten die wichtigsten Tipps zur Kassenführung kennen. So gehört die Pflicht zur Einzelaufzeichnung zur ordnungsgemäßen Kassenführung. Sie betrifft die meisten Gewerbetreibenden – Ausnahmen gibt es nur wenige. Folgende Angaben gehören zu den archivierungspflichtigen Kassenunterlagen:

  • Verkauftes Produkt oder Leistung
  • Preis
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Zahlungsart (bar oder mit Karte)

Kassenführung: Auf die Kassensturzfähigkeit kommt es an

Je nach Branche gibt es jedoch Unterschiede. Wer Kundendaten erhebt, um seine Dienstleistung zu erbringen – etwa der Lieferservice – muss diese auch für das Finanzamt aufzeichnen. Das Kassenpersonal im Supermarkt hingegen kann sich unmöglich die Identität der vielen Kunden notieren. Daher muss der Kassenbeleg diese Angabe nicht enthalten. Zur ordnungsgemäßen Kassenführung gehört jedoch durchaus die Pflicht, bei der Kasseneingabe zwischen Bar- und Kartenzahlung zu unterscheiden. Steht Barzahlung auf dem Beleg, und der Kunde oder die Kundin zückt dann die Kreditkarte, ist der Bon zu korrigieren. Andernfalls wäre die Kassensturzfähigkeit nicht mehr gegeben, denn es fehlt Bargeld in der Kasse. Bleibt die Schublade beim Kassieren offen, hat eine Kassennachschau durch das Finanzamt ebenfalls teure Folgen. Moderne Kassensysteme zeichnen die Anzahl der Schubladenöffnungen auf. Beim Abgleich mit den gespeicherten Kassenbons entdecken die Prüfer oder Prüferinnen schnell Ungereimtheiten. Zweifeln sie die ordnungsgemäße Kassenführung an, dürfen sie die Umsätze schätzen.

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Leer­bon und Geld­wech­sel: Ty­pi­sche Feh­ler der Kassenführung

Eine ordnungsgemäße Kassenführung durch Ladeninhaberinnen und Ladeninhaber, auch Kleinunternehmer, umfasst die Pflicht, Belege fortlaufend und lückenlos zu erstellen. Bei Lücken in der Nummerierung kommen während der Kassennachschau durch das Finanzamt sofort unangenehme Nachfragen. Oft sind Leerbons die Ursache. Sie entstehen, wenn das Kassenpersonal sich an- und abmeldet oder die Geldschublade öffnet. Damit Prüfer deshalb nicht gleich die komplette Kassenführung in Frage stellen, sind diese Bons zwingend aufzubewahren. Moderne Registrierkassen ermöglichen eine elektronische Speicherung und revisionssichere Archivierung. Damit erfüllen Betriebe die GoBD und belegen eine ordnungsgemäße Kassenführung. Probleme gibt es häufig auch beim Geldwechseln. Meist drückt das Kassenpersonal die K/V-Taste – „kein Verkauf“. Finanzbeamte unterstellen dann, man wolle Bargeld am Fiskus vorbei schleusen. Besser wäre es, die Taste komplett zu sperren. Der Geldwechsel muss korrekt über die Kasse laufen – als Einzahlung mit gleichzeitiger Auszahlung inklusive Belegausgabe. Der Kunde erhält einen Kassenbon über 0 Euro Umsatz, 0 Prozent Umsatzsteuer und 0 Euro bar.

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Weitere Informationen finden Unternehmerinnen und Unternehmer im DATEV-Shop, unter anderem Fachliteratur sowie Weiterbildungsangebote in Form von Online-Lernvideos und Präsenzseminaren. Zudem gibt es auch eine Fachtagung „Digitale Datenanalyse“ mit dem Themenschwerpunkt Kasse.

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Pro­zes­se für Kassennachschau vom Finanzamt do­ku­men­tieren

Die größte Herausforderung an eine ordnungsgemäße Kassenführung ist allerdings die Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Gerade die Kassenführung kleiner Gewerbetreibender und Kleinunternehmer ist oft angreifbar, da hier große Lücken klaffen. In diesen Betrieben müssten eigentlich alle Prozesse rund um die Kassenführung detailliert beschrieben und dokumentiert sein. Aber den wenigsten Unternehmern und Unternehmerinnen gelingt dies ohne professionelle Hilfe. Eine Orientierung dafür bietet das Muster des Deutschen Fachverbands für Kassen- und Abrechnungssystematik (DFKA). Diese Vorlage sollten Gewerbetreibende mit Hilfe ihrer Steuerkanzlei so ergänzen und anpassen, dass alle Prozesse der Kassenführung umfassend dokumentiert sind. Neben der Beschreibung der verwendeten Kassensysteme sowie technischer Details zu Programmierung und Bedienung sind auch alle organisatorischen Abläufe darzustellen. Das Finanzamt interessiert sich bei einer Kassennachschau zudem für die Zuständigkeiten im Betrieb. Es sind viele Fragen zu beantworten, unter anderem:

  • Wer darf kassieren?
  • Wer verwaltet Passwörter und Zugangsdaten?
  • Ist das Kassenpersonal im Umgang mit dem Kassensystem geschult?
  • Wie läuft das Kassieren bei Bar- oder Kartenzahlung ab?
  • Welche Regeln gelten bei der Buchung von Gutscheinen?
  • Wie ist der Umgang mit der Storno-Taste geregelt?
  • Wer erstellt den Kassenbericht?
  • Wie funktioniert die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung?
  • Wie sichert der Betrieb die revisionssichere Archivierung ab?
  • Welche technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gelten?

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Vorsicht Kassennachschau: Wenn das Finanzamt prüft

Eine ordnungsgemäße Kassenführung bescheinigt der Fiskus nur Betrieben, die auch in punkto Verfahrensdokumentation ihre Hausaufgaben gemacht haben. Bei einer Kassennachschau sieht sich das Finanzamt besonders die Dokumentation der Kassenprogrammierung sowie der verwendeten IT-Lösungen genauer an. Gewerbetreibende sollten daher umgehend mit ihrem Steuerberater oder ihrer Steuerberaterin überprüfen, ob sie alle Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung erfüllen.

Wie sich Unternehmen am besten auf eine Kassennachschau vorbereiten und was das Finanzamt alles prüft, zeigt dieses Video:

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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