Erfahrene Unternehmerinnen und Unternehmer wissen um die Herausforderung: Nur allzu leicht richtet sich der Blick gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten vor allem auf die Ausgaben. Die Suche nach Alternativen bei Zulieferern soll dann helfen, die Einstandspreise zu reduzieren. Was oft übersehen wird, ist das interne Potenzial der Kostenersparnis. Dabei bietet die Kosten- und Leistungsrechnung die optimale Grundlage.
– Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist ein internes Steuerungsinstrument, das Unternehmen hilft, ihre Wirtschaftlichkeit zu analysieren.
– Sie unterscheidet sich von der Finanzbuchhaltung, indem sie ausschließlich innerbetriebliche Kosten und Leistungen betrachtet.
– Die KLR besteht aus drei Bereichen: Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung.
– Damit lassen sich Kosten verursachungsgerecht zuordnen, analysieren und optimieren.
– Durch passende Gliederungsprinzipien und Beispiele – etwa aus dem Handwerk – zeigt sich, wie flexibel und aussagekräftig die KLR sein kann.
Was ist Kosten- und Leistungsrechnung?
Bei der Kosten- und Leistungsrechnung – kurz KLR genannt – handelt es sich um das interne Rechnungswesen. Bekannt ist sie auch unter den Bezeichnungen Kosten- und Erlösrechnung oder Betriebsergebnisrechnung. Dabei handelt es sich um eines der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Werkzeuge. Denn mithilfe einer KLR bekommen Unternehmerinnen und Unternehmer einen Überblick über die wirtschaftliche Gesamtlage. Außerdem liefert die Kosten- und Leistungsrechnung die Berechnungsgrundlage für marktfähige Stundensätze und Preise.
Die KLR richtet ihren Fokus auf die Kosten und Leistungen eines Unternehmens, die mit der innerbetrieblichen Leistungserstellung zusammenhängen. Dabei erfasst sie sämtlichen Aufwand, der intern zum Beispiel durch die Produktion oder den Einsatz von Ressourcen entsteht. Denn genau wie die Zahlungen an externe Geschäftspartner führen auch diese Positionen im Unternehmen zu Kosten.
Unterschied KLR und Fibu
Die KLR bildet damit das Gegenstück zur Finanzbuchhaltung – kurz Fibu. Während die Kosten- und Leistungsrechnung ihren Blick nach innen richtet, betrachtet die Fibu die Geschäftsbeziehungen nach außen. So erfasst sie die Einnahmen und Ausgaben aus den Verkäufen und Zukäufen des Unternehmens. Dadurch bildet sie die Veränderungen von Vermögen und Kapital ab. Außerdem liefert sie die Zahlenbasis für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Anders als die Finanzbuchhaltung unterliegt die KLR fast keinen gesetzlichen Vorschriften. Bei ihr handelt es sich um ein internes Steuerungsinstrument, das Unternehmen nach ihren Anforderungen gestalten können. Die wenigen Gesetzesvorgaben dazu umfassen zum Beispiel die Bewertung von Beständen oder die Kalkulationsbasis in Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen.
Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung
Den Verantwortlichen im Unternehmen bietet die KLR eine kurzfristige Informationsfunktion. Dabei betrachtet sie die gesamte Wertschöpfungskette und liefert Aussagen zur Wirtschaftlichkeit. Vor diesem Hintergrund fallen ihr zahlreiche Aufgaben zu. Neben der Erfassung sämtlicher Kosten und Leistungen, die im Rahmen des Betriebs entstehen, dient sie auch der Kalkulation von Kosten und der Bewertung von Kostenträgern.
Mit Hilfe der Kosten- und Leistungsrechnung gewinnen Entscheiderinnen und Entscheider außerdem einen Überblick über die Warenvorräte. Ebenso dient sie dem Abgleich zwischen den Plan-, Soll- und Ist-Kosten. Auf diese Weise lassen sich im Unternehmen schließlich Potenziale erkennen, die bei der Kostenreduktion helfen.
Die drei KLR-Grundbegriffe
Die Kosten- und Leistungsrechnung umfasst drei Kategorien. Dabei handelt es sich um die Kostenarten, die Kostenträger und die Kostenstellen. Bei den Kostenarten geht es darum, welche Art von Kosten entstehen. Unter den Kostenträgern sind die Verursacher der jeweiligen Kosten zu verstehen. Die Kostenstellen decken die unterschiedlichen Orte im Unternehmen ab, die Kosten auslösen.
Entsprechend ist die KLR unterteilt in die Kostenartenrechnung, die Kostenträgerrechnung und die Kostenstellenrechnung. Dabei betrachtet die Kostenartenrechnung zum Beispiel die Kostenarten Personal, Material und Abschreibungen. Die Kostenträgerrechnung richtet ihren Blick dagegen auf die Produkte oder Zeiträume, wofür die Kosten anfallen. Die Kostenstellerechnung wiederum schaut auf die Kosten auslösenden Abteilungen wie Produktion und Verwaltung.
Die Kostenarten in der KLR
In einem ersten Schritt ermitteln Unternehmen ihre internen Kosten. Die Grundlage dazu bildet die Kostenartenrechnung. Das Ziel hierbei ist, die bereits entstandenen Kosten zuzuordnen. Damit erhalten die Verantwortlichen gleichzeitig einen Einblick in die Ursachen der Kostenentstehung.
Zuordnen lassen sich die Kostenarten in der KLR nach Produktionsfaktoren wie Material-, Personal-, Raum- oder Kapitalkosten. Auch eine Aufteilung nach betrieblichen Funktionen wie Kosten für Beschaffung, Verwaltung, Fertigung oder Vertrieb ist möglich. Weitere Gliederungsprinzipien stellen die Herkunft der Kosten, deren Zurechenbarkeit oder die Einteilung nach den Bezugsgrößen Fixkosten und variable Kosten dar.
Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung
In einem nächsten Schritt gilt es zu schauen, wo die Kosten im Unternehmen angefallen sind. Dies geschieht im Rahmen der Kostenstellenrechnung, die den Blick auf die einzelnen Bereiche und Abteilungen richtet. Dabei geht es ausschließlich um die Gemeinkosten, die den einzelnen Kostenträgern nicht direkt zugeordnet werden können. Unterteilt werden die Kostenstellen in Hauptkostenstellen und Hilfs- oder Vorkostenstellen. Während die erstgenannten an der Leistungserstellung direkt beteiligt sind, erbringen die anderen Vorleistungen für andere Kostenstellen.
Der letzte Schritt der KLR ist die Kostenträgerrechnung. Diese zeigt auf, welche Produkte und Dienstleistungen die Kosten ausgelöst haben. Sie unterteilt sich in die Kostenträgerstückrechnung und die Kostenträgerzeitrechnung. Dabei ermitteln Unternehmen entweder die Stückkosten eines Produkts oder die entstandenen Kosten innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
KLR Beispiele
Als Beispiel soll ein Handwerksbetrieb mit mehreren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dienen. Deren Lohn und Gehalt beläuft sich auf 20.000 Euro im Monat. Die monatliche Miete beträgt 10.000 Euro. Materialkosten fallen für 8.000 Euro und Stromkosten für 1.000 Euro an. Außerdem kaufte der Inhaber eine neue Maschine für 30.000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer in Höhe von 5.700,00 Euro. Hinzu kommt die Abschreibung für die Maschine.
Gliedert der Handwerksbetrieb seine Kosten zum Beispiel nach Produktionsfaktoren, erhält er folgendes Ergebnis: Personalkosten 20.000 Euro, Materialkosten 8.000 Euro, Dienstleistungen 1.000 Euro, Raumkosten 10.000 sowie kalkulatorische Kosten 35.700 Euro. Bei einer Aufteilung nach Bezugsgrößen belaufen sich die Fixkosten für Personal, Miete und Abschreibung auf 35.700 Euro und die variablen Kosten für Strom und Material auf 9.000 Euro.
Wichtig zu wissen ist, dass das Beispiel hier nur einen kurzen Einblick geben soll. Die Zahlen sind daher rein fiktiv. Hinzu kommt, dass in einem realen Unternehmen deutlich mehr Kostenpositionen zu beachten sind. Um die gewünschte Aussagekraft der KLR zu erhalten, gilt es außerdem, das geeignete Gliederungsprinzip zu wählen.
