Der Siegeszug der E-Rechnung geht weiter. Jetzt wird die elektronische Rechnung in Italien zur Pflicht – für alle inländischen Unternehmen sowie alle in Italien registrierten Zulieferer und Dienstleister, die Rechnungen an italienische Kunden versenden. Bereits seit 2015 konnten Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber nur noch elektronisch einreichen. Ab Januar 2019 wird das Prinzip fast flächendeckend auf die gesamte Wirtschaft ausgedehnt. Die E-Rechnung ist nicht nur im EU-weit vorgeschriebenen xml-Format auszufertigen. Unternehmen müssen sie auch verpflichtend über das zentrale Meldesystem übermitteln. Das wird viele deutsche Betriebe treffen – immerhin belegt Italien bei den Exportzielen Platz 6. In Italien gelten außerhalb der offiziellen Plattform verschickte Rechnungen künftig als nicht gestellt. Dies belastet bestenfalls die Liquidität, weil sich der Zahlungseingang verzögert – und könnte schlimmstenfalls Sanktionen gegen E-Rechnungs-Verweigerer nach sich ziehen.
Zentrales Meldesystem soll künftig Betrug verhindern
Hintergrund ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie soll die „Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen durch die Gewährleistung der semantischen Interoperabilität und die Verbesserung der Rechtssicherheit“ fördern. Die festgelegten Fristen laufen – das Thema E-Rechnung wird also für jeden Unternehmer relevant, der öffentliche Auftraggeber in der EU beliefert. Mancherorts gelten die Anforderungen bereits – in Spanien, Ungarn sowie demnächst Italien.
In Italien können Unternehmen die E-Rechnung bereits seit Jahresbeginn 2017 im so genannten „Clearance-Verfahren“ über die offizielle Plattform „Sistema di Interscambio“ (Sdl) an den Rechnungsempfänger schicken. Ziel solcher Meldesysteme ist, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Mit Übermittlung der E-Rechnung über das Portal erfährt der Fiskus von einzelnen Rechnungen und Umsätzen. Das gab es bislang nur in Südamerika. Jetzt setzt sich der Trend zur Real-time-Umsatzsteuer in Europa durch. In Italien wird sie für fast alle Unternehmen und Geschäfte verbindlich.
E-Rechnung wird für jeden Unternehmer zum Thema
Das Thema E-Rechnung ist also nicht zu unterschätzen, die Beschäftigung damit wird – zumindest bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern – drängender. Aber das ist kein Hexenwerk. Klar: Eine elektronische Rechnung ist mehr als der bisher oft genutzte E-Mail-Versand einer PDF-Datei oder der Web-Download für den Kunden. In den EU-Staaten sind Rechnungen im Format der XRechnung Pflicht, also laut EU-Vorgaben im xml-Format. Viele Unternehmer müssen deshalb ihre Buchhaltungssoftware anpassen, um eine korrekte E-Rechnung ausfertigen und sie archivieren zu können. Künftig brauchen Rechnungen an die italienische Verwaltung auch eine elektronische Signatur. Was die Betroffenen nun erledigen und beachten müssen, sollten sie mit dem Steuerberater klären. Wer mit DATEV-Buchhaltungssoftware arbeitet, bewältigt die nötigen Umstellungen sicher leicht. Der Steuerberater prüft auch, ob jemand die für kleinere Betriebe von der italienischen Finanzverwaltung in Aussicht gestellte Möglichkeit nutzen könnte, die entsprechenden Rechnungsdaten kostenlos über eine Weboberfläche einzugeben und abzurufen.
Wer mit DATEV arbeitet, bewältigt die nötigen Umstellungen leicht. Die Online-Plattform DATEV SmartTransfer ist Teil des internationalen TRAFFIQX-Netzwerkes. Das Netzwerk ist bereits heute an die verpflichtende zentrale Plattform für alle Ein- und Ausgangsrechnungen in Italien (Sti), verpflichtende Plattform in Ungarn (NAV), sowie das europäische PEPPOL-Netzwerk zur Standardisierung öffentlicher Vergabeverfahren angeschlossen. Seit November 2018 erfüllen Unternehmer mit DATEV SmartTransfer auch in Deutschland die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55. Das Online-Portal kann Rechnungen im Format der XRechnung an die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, an die wiederum Einrichtungen der Bundesverwaltung angeschlossen sind sowie Bundesministerien und Verfassungsorgane, beliefern.
Gesetzliche Anforderungen an die E-Rechnung gelten weiter
Ansonsten bleiben die Anforderungen an die E-Rechnung grundsätzlich gleich. Nach wie vor gelten etwa die Anforderungen an die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts. Die Rechnung muss nicht nur für das menschliche Auge lesbar, sondern auch unveränderbar sein. Und sie muss weiter – hierzulande nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) – bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Der Steuerberater weiß, was Unternehmer mit Blick auf Abnehmer in Italien oder anderen Ländern beachten müssen.
E-Rechnung muss in Italien besonders archiviert werden
Bei diesem Gespräch sollte auch geklärt werden, wie sich elektronisch gestellte oder empfangene Rechnungen mit Blick auf eine Betriebsprüfung rechtssicher archivieren lassen. Auf Verstöße bei der Archivierung einer E-Rechnung reagieren die hiesigen Finanzämter bislang uneinheitlich: Manche verwerfen die Buchhaltung mit Verweis etwa auf Veränderlichkeit der Daten, andere nicht. Klärungsbedarf gibt es auf jeden Fall. Was Ausgangsrechnungen nach Italien betrifft: Die Archivierungsvorgaben sind technisch durchaus komplex. Das macht ein Gespräch mit dem Steuerberater unbedingt notwendig.
Archivierte Rechnungen müssen etwa gruppiert und anschließend mit einer qualifiziert elektronischen Signatur sowie einem Zeitstempel versehen werden. Hierfür existiert die so genannte AgID-Zertifizierung. Sie attestiert dem Anbieter einer Archivlösung, dass alle technischen, organisatorischen, finanziellen und formalen Anforderungen an eine rechtskonforme, elektronische Archivierung in Italien erfüllen.
