Reisekosten mit App abrechnen

Wer als Unternehmerin oder Unternehmer viel auf Reisen ist, für den fallen zumeist auch Reisekosten an. Diese Reisekosten lassen sich einfach per App abrechnen. In Zeiten der Corona-Pandemie hat sich die Zahl der Dienstreisen in fast allen Unternehmen deutlich reduziert. Trotzdem gibt es einige Dienstreisen, die sich nicht vermeiden lassen.

Erstattung von Mehraufwänden erfordert Zeit und Nerven

Eine Reisekostenabrechnung weist alle bei einer Geschäftsreise entstandenen Kosten und Pauschalen aus. Diese können sowohl vom Unternehmen direkt bezahlt, als auch von Mitarbeitenden ausgelegt und nachträglich erstattet werden. Notwendig für die Reisekostenabrechnung und deswegen auch nervig ist das Sammeln aller Belege und die genaue Dokumentation des Reiseverlaufs mit Ort, Datum und Uhrzeit. Dies soll der Nachvollziehbarkeit dienen und die korrekte Erstattung aller Mehraufwände ermöglichen.

Nicht nur für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Reisekostenabrechnung von Bedeutung, sondern auch für das Rechnungswesen des Unternehmens. Jeder Betrag ist einem bestimmten Buchungskreis und einer Kostenstelle zuzuordnen, damit sich diese Kosten intern korrekt verrechnen lassen. Außerdem können Unternehmen, solange die Mehrwertsteuer auf den Belegen der Reisekosten ausgewiesen ist, ihr Recht auf Vorsteuerabzug geltend machen. Es gibt also mehrere Beteiligte im Prozess:

• Reisende, die Belege sammeln und Unterlagen einreichen müssen,
• oft eine budgetverantwortliche Führungskraft, die Ausgaben freigeben muss,
• eine Prüfungsstelle und
• die Personalabteilung, die die Reisekostenabrechnung verarbeitet und erstattet. Das kann zum Beispiel auch eine externe Entgeltabrechnungsstelle sein, wie eine Steuerberatungskanzlei.

Digitale Prozesse für mehr Zufriedenheit

Gerade in Zeiten, in denen viele Menschen im Home-Office sind und digital zusammenarbeiten müssen, ist es wichtig, einen gut eingespielten Prozess bei der Abrechnung der Reisekosten zu haben. Sonst bleiben diese Sachen liegen und es wird schnell unübersichtlich. So benötigen etwa zwei Drittel der Mitarbeitenden zwei Stunden für ihre Spesenabrechnung.

Außerdem kann es für das Personal problematisch sein, wenn sie lange auf die Erstattung ihrer Reisekosten warten müssen. Was oft auch darin liegt, dass jede fünfte Abrechnung fehlerhaft ist und damit Mehrarbeit erzeugt. Wer wünschte sich an der Stelle nicht effizientere und sichere Prozesse, die auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördern? Daher versuchen immer mehr Arbeitgebende, diese „Zettelwirtschaft“ zu beenden und auf eine ausschließlich digitalisierte Belegarchivierung umzusteigen. Statt wie beim analogen Prozess die Belege der Reisekosten zu sammeln, Reisekostenformulare auszufüllen, die dann zu genehmigen, einzureichen und zu prüfen sind, lässt sich mit entsprechenden Tools die Reisekostenabrechnung vollständig digital und in einem Bruchteil der Zeit erledigen.

Es geht dabei darum, Mitarbeitende von „Papierkram“ zu befreien und den Reisekostenabrechnungsprozess möglichst einfach und effizient zu gestalten, am besten digital. Denn genauso wie Reisebuchungen mehr und mehr über mobile Endgeräte erfolgen, ist es für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein praktischer Weg, wenn sie die Reisekosten bereits mobil per App abrechnen. Der Vorteil liegt zum einen darin, dass die Erfassung schon während der Reise beginnen kann, und zum anderen, dass die Belege mit dem Smartphone direkt eingescannt und der Abrechnung hinzugefügt werden können. Beispielsweise während der Bahnfahrt oder beim Warten am Flughafen erledigen Mitarbeitende so parallel administrative Tätigkeiten. Zudem möchten sie ihre beruflichen Reisen genauso flexibel gestalten, wie sie dies bereits privat tun.

Bis zu 70 % Prozesskosten sparen mit der All-in-One-App von Circula

Ein Anbieter einer solchen Lösung ist der DATEV-Marktplatz Premium Partner Circula. Mit der GoBD-konformen All-in-One-App von Circula lassen sich alle Arten von Mitarbeiterausgaben digitalisieren und abrechnen – von Reisekosten, Spesen oder Barauslagen. PDFs, Quittungen, Pauschalen und Abrechnungen lassen sich automatisiert erfassen. Alle eingereichten Auslagen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dabei an einem Ort zu finden, jeweils mit einem Echtzeit-Status zur Prüfung, Kontrolle und Freigabe.

Die Software ist dabei über Schnittstellen in die Buchhaltungssysteme von Unternehmen integriert und gewährleistet so einen reibungslosen und hoch automatisierten Prozess, der manuelle Arbeiten in der Buchhaltung auf ein Minimum reduziert. Unternehmen und Kanzleien können so nachweislich bis zu 70 Prozent ihrer Prozesskosten einsparen und die Nerven ihres Personals schonen, denn die Abrechnung von Reisekosten in der App gelingt ganz einfach. Der Fokus auf die Einhaltung aller steuerlichen Anforderungen (BMF, EStGa, AO, GoBD, BSI) und die nahtlose Verzahnung mit der Kanzleiwelt machen Circula zu einem wichtigen Partner in der Zusammenarbeit von Unternehmen mit ihrer Steuerberatungskanzlei.

Reisekosten schnell und einfach mit der App abrechnen

Im Rahmen der Software-Partnerschaft ermöglichen DATEV und Circula eine durchgehend medienbruchfreie, digitale Verarbeitung von der Einreichung bis zum Export ins ERP-System. Es werden vollständige Buchungssätze samt Kontierung, Validierung und digitalem Beleg direkt in Circula erstellt. Die vorstrukturierten Abrechnungsdetails werden dann in Echtzeit mit nur wenigen Klicks in die DATEV-Lohn- und Rechnungswesen-Programme übertragen. Manuelle Arbeiten und typische Fehlerquellen werden dank intelligenter Integrationen und Automatisierungen erheblich minimiert.

In einem vollständig GoBD-konformen Prozess von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung wird somit ein belegersetzender Prozess möglich. Die Nutzung von Circula mit der DATEV Integration ist optimal nutzbar für Unternehmen jeder Größe und deren Steuerberaterin und Steuerberater. Das Tool ist dabei in kürzester Zeit eingerichtet und einsatzbereit. Sollten Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Reisekosten Hilfe und Beratung oder Support bei der Implementierung der neuen Software benötigen, bietet Circula umfassende Kundenservices an, um jeden Mitarbeitenden im Unternehmen mit der App vertraut zu machen.

Maßgeschneidertes System für die Reisekostenabrechnung

Für DATEV ist dies ein weiterer Schritt in der konsequenten Verfolgung einer Plattformstrategie, in der künftig alle Sachverhalte in den Bereichen Mitarbeiterausgaben und Reisekosten vom DATEV-Marktplatz Premium Partner Circula angeboten werden. Die Verbindung zu DATEV wird über Schnittstellen hergestellt.

So ist der Rechnungsdatenservice 1.0 (für Rechnungswesen) fest in Circula integriert. Er ermöglicht die Übermittlung von Belegbildern und vorstrukturierten Belegdaten in die entsprechenden Anwendungen, zum Beispiel in DATEV Unternehmen online. Darüber hinaus ist der Lohnimportdatenservice in Circulas Software-Lösung integriert, um den Import von abrechnungsrelevanten Reisedaten für die Abrechnung über die DATEV-Lohnprogramme zu ermöglichen. Dabei kann der Bearbeitungsstatus in Circula in Echtzeit eingesehen werden.

Mit dem Buchungsdatenservice wird eine weitere Schnittstelle in die Umsetzung genommen. Damit können Buchungsdaten in die DATEV-Rechnungswesen-Programme übernommen werden. Die Buchungs- und Stammdaten aus Circula werden in Form von kompletten Buchungssätzen und optional den zugehörigen Belegbildern in das DATEV-Rechnungswesen-Programm eingespielt. Die Belegbilder werden dabei in Belege online abgelegt und sind automatisch mit dem Buchungssatz verknüpft.

Der Vorteil dieser funktionalen Schnittstellen mit der Partnerlösung von Circula besteht darin, dass ein maßgeschneidertes System für die Reisekostenabrechnung geschaffen wird, das die Geschäftsprozesse deutlich effizienter macht und durchgehend digital sowie rechtssicher ist. Zudem kann es flexibel an das Unternehmen angepasst werden, um beispielsweise bestimmte Richtlinien und IT-Systeme im Betrieb zu berücksichtigen.

Informieren Sie sich auch in diesem Video zur Strategie des DATEV-Ökosystems: