In vielen Unternehmen ist der Aufwand für die Lohn- und Gehaltsabrechnung immer noch enorm: Ordner stapeln sich, Unterlagen müssen mühsam zusammengesucht und manuell an die Steuerberatungskanzlei weitergegeben werden. Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch wertvolle Zeit – jeden Monat aufs Neue.
Frank Schmidt, Inhaber eines siebenköpfigen Handwerksunternehmens, hat diesen zeitaufwendigen und lästigen Papierkram hinter sich gelassen und ist komplett auf digitale Lösungen umgestiegen. Dafür verwendet er jetzt nur noch die moderne Cloud-Lösung DATEV Personal. Gemeinsam mit seinem Steuerberater konnte Herr Schmidt die neue Personalakte bereits seit Januar 2022 testen und war damit Teil der Pilotierungsphase.
DATEV Personal wird über DATEV Unternehmen online aufgerufen und bündelt alle Funktionen der Personalwirtschaft. So können personalrelevante Daten und Dokumente strukturiert und zentral verwaltet werden. Alle Unterlagen stehen elektronisch, übersichtlich und nachvollziehbar zur Verfügung, wodurch ein einheitlicher Informationsstand zwischen Unternehmen und Kanzlei gewährleistet wird.
Personaldaten digital ablegen und Personalunterlagen austauschen
In DATEV Personal können Informationen neuer Mitarbeitender ganz einfach erfasst werden. Dafür steht ein Online-Personalfragebogen in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung, der von neuen Mitarbeitenden ausgefüllt wird.
Der Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für gesetzlich versicherte Mitarbeitende kann ebenfalls bequem elektronisch in dem Modul Personaldaten durchgeführt werden. Diese werden automatisch an das Lohnabrechnungsprogramm der zuständigen Kanzlei übermittelt und dort bereitgestellt.
Unternehmer und Unternehmerinnen können Dokumente wie Arbeitsverträge, Bescheinigungen oder andere Unterlagen digital an die Kanzlei übermitteln. Hochgeladene Dokumente lassen sich mit Kommentaren oder Zuordnungsvorschlägen versehen. So werden relevante Informationen direkt im richtigen Kontext hinterlegt und bei Bedarf gezielt wiedergefunden. Die strukturierte Ablage unterstützt eine nachvollziehbare und effiziente Verwaltung der Personalunterlagen.
Monatsdaten einfach erfassen
Monatlich variable Bewegungsdaten der Mitarbeitenden können ebenfalls in DATEV Personal übersichtlich eingetragen werden. Dazu zählen unter anderem Arbeitsstunden sowie variable Bezüge wie Prämien oder Urlaubsgeld. Die Erfassung erfolgt in einer tabellarischen Übersicht für den jeweiligen Abrechnungsmonat. Nachdem alle Angaben für einen Monat eingetragen wurden, geben die Unternehmen die Daten zur Übermittlung an ihre Kanzlei frei.
Für Frank Schmidt gestaltet sich die Erfassung der Monatsdaten durch den Einsatz von DATEV Personal deutlich leichter: „Da es sehr übersichtlich aussieht, habe ich mich sicher bei der Eingabe gefühlt. Ich hatte nicht das Gefühl, etwas, kaputt machen zu können‘. Es geht sehr schnell und wenn ich die Daten freigebe, weiß ich, dass sie genauso beim Steuerberater ankommen.”
Stammdaten komfortabel ändern
Eine weitere Funktion von DATEV Personal ist das Verwalten und Ändern von Stammdaten der Mitarbeitenden. Unternehmen können bei Bedarf zum Beispiel Anschriften oder Bankverbindungen ganz einfach aktualisieren. Die Anpassungen erfolgen direkt in der Anwendung und können nach Abschluss von den Unternehmen freigegeben werden. Die aktualisierten Daten werden anschließend digital an die zuständige Kanzlei übermittelt.
Dieser Prozess spart nicht nur Zeit und minimiert Fehlerquellen, sondern optimiert auch die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und den Lohnexperten der Kanzlei. Die Steuerberatung von Frank Schmidt, die ebenfalls in der Pilotierung involviert war, ist überzeugt: „DATEV Personal ist genau die Lösung, die uns bislang gefehlt hat. Sie ist ein sehr großer Gamechanger!”
Auswertungen jederzeit abrufen
Unternehmer und Unternehmerinnen haben über die Funktion Auswertungen Personalwirtschaft in DATEV Personal jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf ihre Lohnauswertungen. Eine integrierte Suchfunktion unterstützt dabei, gezielt nach bestimmten Auswertungen zu suchen und diese schnell abzurufen.
Um die Cloud-Lösung weiterhin am Puls der Zeit zu orientieren, wird kontinuierlich an weiteren Funktionalitäten gearbeitet. Features wie die Erweiterung der Upload-Funktionen in die Personalakte durch DATEV Upload Mail und die Möglichkeit der taggenauen Erfassung (Kalendarium) über An- und Abwesenheiten können dadurch nun auch verwendet werden. Ein großer Vorteil von DATEV Personal: Neuerungen stehen den Anwendern ohne jeglichen Installationsaufwand sofort zur Verfügung.
Mit DATEV Personal profitieren Sie von einer modernen und reibungslosen Zusammenarbeit rund um Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen – einfach, transparent und effizient.
