Die Kassenmeldepflicht verpflichtet alle Unternehmen, die ein digitales Kassensystem verwenden, dieses bei ihrem zuständigen Finanzamt anzumelden. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Unternehmen gesetzeskonforme Kassensysteme einsetzen. Die gesetzliche Meldepflicht gemäß § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO) besteht seit 2020 und ist ein zentraler Bestandteil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Umfang der Meldepflicht
Alle funktionierenden Kassensysteme einer Betriebsstätte müssen angemeldet werden. Die Meldepflicht umfasst folgende Ereignisse:
- Inbetriebnahme eines neuen Kassensystems
- Änderungen an einem bestehenden Kassensystem
- Außerbetriebnahme eines Kassensystems
Elektronisches Meldeverfahren
Laut Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom November 2019 war bisher mangels eines geeigneten elektronischen Meldeverfahrens von einer Meldung abzusehen. Dieses Verfahren steht nun seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. Die Mitteilungen müssen elektronisch abgegeben werden: über das Programm „Mein ELSTER“ oder eine kompatible Eigen- oder Fremdsoftware mittels ERiC-Schnittstelle.
Fristen für die Meldung
- Alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 angemeldet werden.
- Alle ab dem 1. Juli 2025 neu angeschafften elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung angemeldet werden. Diese Monatsfrist gilt auch für die Abmeldung von Kassensystemen, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden.
Anforderungen an die Meldung
Die Erfüllung der Meldepflicht ist für die steuerpflichtigen Unternehmen anspruchsvoll. Neben Angaben zum Steuerpflichtigen und zum zuständigen Finanzamt müssen auch Informationen zur Betriebsstätte, zum elektronischen Aufzeichnungssystem einschließlich der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und zum Datenübermittler gemacht werden. Dabei handelt es sich nicht um eine einmalige Meldung, sondern um eine fortlaufende Verpflichtung bei Anmeldung, Abmeldung oder Änderung des Kassensystems.
Ausblick: DATEV Kassenmeldung
DATEV bietet voraussichtlich ab dem 2. Quartal 2025 eine Lösung an, die Unternehmen bei der Kassenmeldung unterstützt. Diese Lösung wird über die Plattform MeinFiskal zur Verfügung stehen und ermöglicht eine einfache und revisionssichere Übermittlung der Daten an die Finanzverwaltung.
