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Kassenbons archivieren leicht gemacht

Mit anybill lassen sich Kassen­bons archi­vie­ren. Sie können direkt an der Kasse aus­gestellt und empfan­gen wer­den. Das spart Kos­ten.

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Etwa 1,9 Milliarden Kassenzettel wandern in Deutschland jeden Monat über den Ladentisch. Bei einer durchschnittlichen Bonlänge von 30 Zentimetern entspricht das einer Strecke von ungefähr 570.000 Kilometern. Das ist anderthalb mal so weit wie von der Erde bis zum Mond. Vieler dieser Kassenbons wandern ungelesen in den Müll oder verblassen innerhalb kurzer Zeit und sind damit nicht mehr brauchbar. Schon in Sachen Umweltschutz ist das problematisch. Dennoch: Kassenzettel zählen noch immer zu den wichtigsten Einkaufsbelegen und sind für die Buchhaltung unabdingbar.

Unleserliche oder gar verloren gegangene Bons gehören mit der Technologie von anybill der Vergangenheit an. Das 2019 gegründete Unternehmen hat eine moderne Lösung für die Belegausgabepflicht in Deutschland entwickelt. Damit lassen sich digitale Bons direkt an der Kasse ausstellen und empfangen.  Wenn Unternehmen Kassenbons archivieren, reduziert das Kosten und spart Ressourcen.

Kassenbons digital ausstellen und erhalten

Nutzer von anybill empfangen ihre Bons direkt auf dem Smartphone. Die Wege der digitalen Belegausstellung sind dabei vielfältig: Anwender können direkt an der Kasse einen QR-Code scannen, der an dem Kassendisplay des Händlers angezeigt wird. Alternativ ist in der Lösung von anybill ein individueller QR-Code hinterlegt. Diesen erfasst der Verkäufer mit Hilfe seines Kassenscanners und übermittelt so die Quittung direkt an den Kunden. Wem das Scannen des QR-Codes zu aufwendig ist, kann seine Bankkarte mit anybill verknüpfen und anschließend den digitalen Belegerhalt in seiner Banking App aktivieren. Sobald dies geschehen ist, erhält der Nutzer bei jeder Kartenzahlung den Bon direkt auf das Smartphone.

Mit anybill lassen sich Kassenzettel nicht nur zentral an einem Ort speichern. Belege werden darüber hinaus automatisch passenden Kategorien wie beispielweise Elektronik oder Hotel zugeordnet. Kunden haben damit Quittungen für Umtausch oder Garantieleistung im Fall der Fälle immer unmittelbar zur Hand.

Kassenbons einfach archivieren

Doch auch ohne anybill ermöglicht das Unternehmen den Kunden, Kassenzettel papierlos zu empfangen. Wenn ein Händler die Technologie einsetzt, kann der Kunde per Smartphone-Kamera den QR-Code direkt vom Display der Kasse scannen. Anschließend lässt sich der Bon als PDF herunterladen oder in einer Wallet, einer Online-Banking-App oder anderen Lösungen archivieren.

Wichtig für Händler: Im Rahmen der Belegausgabepflicht, die Anfang 2020 in Kraft getreten ist, sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihren Kunden den Kassenzettel gedruckt oder elektronisch zur Mitnahme anzubieten. Diese Auflage erfüllt der Händler auch dann, wenn er den Beleg in Form eines QR-Codes am Kassenbildschirm zur Verfügung stellt; unabhängig davon, ob der Käufer das Angebot annimmt oder nicht. Besteht der Kunde allerdings auf einen gedruckten Bon, ist der Verkäufer dazu angehalten, diesen auszuhändigen.

Vorbereitende Buchführung am Smartphone erledigen

Mit Hilfe von anybill lassen sich jedoch nicht nur Kassenbons an der Kasse ausstellen. Als auf dem DATEV-Marktplatz gelisteter Anbieter mit DATEV-Schnittstelle verfügt die Technologie des Regensburger Unternehmens über eine Anbindung an DATEV Unternehmen online. Der große Vorteil: Nutzer der Lösungen können dadurch ihre vorbereitende Buchführung direkt auf dem Smartphone erledigen. Um Kassenzettel über den Belegbilderservice an DATEV Unternehmen online zu übertragen, stehen dem Anwender der App zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Über den Button „Zu DATEV exportieren“ lassen sich einzelne Belege direkt nach Erhalt an die DATEV-Lösung übermitteln. Alternativ kann der Nutzer mit der Funktion „Für Buchhaltung markieren“ mehrere Kassenzettel kennzeichnen und zu einem späteren Zeitpunkt gesammelt an DATEV Unternehmen online übertragen.

Der Belegbilderservice ermöglicht es, digitale Belegbilder aus Vorsystemen vom DATEV-Marktplatz nach DATEV Unternehmen online zu übermitteln und anschließend in den DATEV-Lösungen für das Rechnungswesen weiter zu verarbeiten.

Voraussetzung, um die Quittungen an DATEV Unternehmen online weiterzuleiten und damit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin für die Buchführung zur Verfügung zu stellen, ist eine einmalige Verknüpfung zwischen der Technologie und dem Unternehmen über die Desktop-Variante. Nachdem sich der anybill-Nutzer per DATEV SmartLogin oder DATEV mIdentity authentifiziert hat, kann er im nächsten Schritt einmalig eine Berechtigung für die Übertragung der Belege bestätigen. Anschließend lassen sich die Kassenzettel jederzeit nach DATEV Unternehmen online übertragen und so der Steuerberatungskanzlei zur Weiterverarbeitung bereitstellen. Auf diesem Weg optimiert anybill die Workflows.

Kassenbons archivieren und Erfolg tracken

anybill stellt Unternehmen über ihr Partnerportal ein Dashboard zur Verfügung. Damit lässt sich jederzeit verfolgen, wie viele Belge im Zeitverlauf digital bereitgestellt und wie viel Kosten dadurch gespart werden. Zusätzlich liefert das Partnerportal Kenntnisse über ihre Zielgruppe und deren Einkaufsverhalten.

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