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DATEV-Software erklimmt Allgäuer Gipfel

Warum das Sonnenalp-Resort nicht nur auf Tra­di­tion, son­dern neuer­dings auch auf mo­der­ne DATEV-Soft­ware setzt.

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Das Sonnenalp-Resort im Oberallgäu ist gleichzeitig traumhaftes Urlaubsdomizil und mittelständisches Unternehmen mit etwa 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Erst kürzlich ist das Resort auf DATEV-Software umgestiegen. Wir haben Stefan Escher, den kaufmännischen Leiter, gefragt, warum er sich für DATEV entschieden hat und wie die von ihm gewählte Kombination aus DATEV- und Partner-Software funktioniert.

DATEV: Das Sonnenalp-Resort ist nicht so einfach zu greifen: Luxushotel, Wellness-Tempel, Golf-Resort, Gourmet-Restaurants, Shopping-Welt, sogar Wäscherei – Was ist das Sonnenalp Resort eigentlich?

Stefan Escher: Die Sonnenalp ist ein Urlaubsresort mit allen Facetten: Natur, Wellness, Golf, Familie und Kulinarik. Das Hotel ist der Ursprung. Alles weitere ist sozusagen Zubringerdienstleistung.

Welche Art Hotel ist das Sonnenalp-Resort?

Wir sind ein Familienhotel. Wir haben eine Kinderbetreuung schon für Säuglinge, einen Kindergarten für kleine Kinder. Für die Jugendlichen bieten wir ein großes Freizeitprogramm. Wir haben Sport- und Boulderhallen und wir haben in den Ferien eigene Jugendbetreuer, die mit den Jugendlichen zum Wasserskilift oder zum Klettern fahren. Wir haben Leihfahrräder und bieten Fahrradausflüge an – alles in allem ein Riesen-Freizeitangebot.

Eine Frage, die heutzutage im betrieblichen Umfeld irgendwie dazugehört: Wie hat das Unternehmen Corona überstanden?

Die Corona-Zeit gehört zu den größten Krisen unseres Unternehmens. Innerhalb eines Wirtschaftsjahres musste das Hotel von 365 Tagen 300 Schließtage verkraften. Glücklicherweise konnten wir die Mitarbeiter in Kurzarbeit schicken und wir bekamen nach harten Verhandlungen auch staatliche Unterstützung.

Sie halten im Sonnenalp-Resort sehr viel auf Tradition. Wie passt das mit moderner Software zusammen?

(lacht) Ohne Software geht es nicht. Wir sind darauf angewiesen, Arbeitsprozesse so produktiv wie möglich zu halten, und dazu braucht man einfach gute Software.

Sie setzen seit Ende 2020 DATEV-Software ein?

Ja, richtig. Mit Lohn haben wir angefangen.

Wie sind Sie auf DATEV gekommen?

Wir waren auf der Suche nach einer neuen Software für Finanzbuchhaltung, Lohn, Dienstplanprogramm und andere Dinge. Hintergrund war, dass unser bisheriger Software-Partner verkauft wurde. Der neue Eigentümer erschien mir allerdings nicht besonders vertrauenserweckend. Zum einen hat er nur ein relativ teures Gesamtpaket angeboten, das Bestandteile hatte, die wir nicht brauchen. Außerdem waren das nicht alles Eigenprodukte, sondern auch Produkte von Kooperationspartnern, die nicht so seriös schienen. Davon habe ich dann lieber die Finger gelassen.

Und dann?

Dann habe ich mit unserem Steuerberater gesprochen, der mir DATEV-Software empfohlen hat. Natürlich kannte ich die Firma DATEV schon. Ich dachte allerdings bisher, dass DATEV nur etwas für Steuerkanzleien und große Unternehmen ist, nicht so für mittelständische Unternehmen. Dann habe ich mir das allerdings genauer angeschaut und festgestellt, dass es passt.

Und warum passt DATEV so gut zu Ihnen?

Es bietet viele Vorteile für uns. DATEV ist ein Unternehmen, das es schon sehr lange gibt. Und die Wahrscheinlichkeit, dass die DATEV an irgendeinen amerikanischen Konzern oder so verkauft wird, ist relativ gering, denn sie gehört den Steuerberatern.

Die Genossenschaft ist ein Vorteil für Sie?

Auf jeden Fall. Bei der genannten Firma, die wir uns angesehen hatten, ist es meiner Meinung nach nur eine Frage der Zeit, wann sie weiterverkauft wird. Das ist eine Aktiengesellschaft und der Eigentümer, ich habe ihn persönlich kennengelernt und lange mit ihm gesprochen, ist jemand, der Unternehmen gründet, aufbaut und verkauft. So etwas hatten wir schon mal und das möchten wir nicht nochmal haben. (lacht).

Und deshalb DATEV?

Genau. Dazu kommt, dass DATEV bei gesetzlichen Änderungen sehr schnell in der Umsetzung ist. Wir müssen uns nicht darum kümmern, ob der Dienstleister mit der Entwicklung hinterherkommt oder ob die Programme irgendwelche Bugs haben. Das mag es bei Ihnen auch geben, aber es fällt uns nicht auf.

Das ist zu wünschen

Wir arbeiten jetzt seit über einem Jahr damit und hatten bisher noch keinen Bug in der Software. Sie haben einfach gute Leute, das muss man sagen.

Vielen Dank, darüber freuen sich unsere Mitarbeiter

Gerne.

Und noch etwas: Unser Steuerberater sitzt in Frankfurt am Main, wir im Allgäu. Trotzdem sind die Kommunikationswege kurz. Unser Steuerberater wählt sich einfach bei uns auf, schaut sich unsere Summen-Salden-Liste an, lässt seine Berichte über unsere Konten laufen und alles ist sofort da. Aktuell läuft unser erster Jahresabschluss mit DATEV. Wir rechnen damit, dass wir in sechs Wochen durch sind. Früher hat das schon länger gedauert, ein Vierteljahr musste man rechnen.

Welche Software von DATEV nutzen Sie?

Wir nutzen Software für Finanzbuchführung und Lohn, also DATEV Mittelstand, Kassenbuch online, Kostenrechnung classic, Anlagenbuchführung und LODAS comfort.

Und Software von unseren Partnern, richtig?

Richtig. Da nutzen wir Corporate Planning fürs Controlling und ELO für das Dokumenten-Management. Das funktioniert auch sehr gut.

Wenn wir mal als Beispiel den Lohn nehmen. Wie läuft denn das bei Ihnen ab?

Die Zeiterfassung machen wir noch immer über unser bisheriges Dienstplanprogramm. Und von dort gehen die Daten direkt in die Lohnsoftware. Wir arbeiten da noch an Feinheiten bei der Stammdatenübernahme, aber ansonsten läuft das reibungslos.

Machen Sie die Lohnbuchführung im Haus?

Ja, die machen wir selbst.

Für das Controlling nutzen Sie Corporate Planning, wie Sie sagen. Warum nicht DATEV Kostenrechnung?

Wir hätten unseren bisherigen Controlling Report durchaus über die DATEV Kostenrechnung abbilden können. Weil wir aber sehr viel Wert auf die Betriebsbuchführung legen, wollten wir nicht nur eine 1:1-Umsetzung. Uns war es wichtig, im Controlling neben flexiblen Auswertungen auch digitale Prozesse zu ermöglichen. Corporate Planning ist eine sehr spezialisierte Software, die für uns all diese Möglichkeiten bietet. Das ist einer der größten Anbieter im Bereich Managementsoftware und Unternehmensplanung, wurde mir gesagt, und war eine Empfehlung von DATEV.

Die DATEV Kostenrechnung übernimmt im Zusammenspiel mit Corporate Planning die komplette Plausibilitätsprüfung und ist somit ein wichtiger Baustein in unserem Controlling-System.

Wie funktioniert die Verbindung von Corporate Planning zur DATEV-Software?

Das funktioniert sehr gut. Wir haben jetzt mit dem Corporate Planner unsere Jahresbudgets für fünf Firmen gemacht. Und es ist wirklich easy. Aus Corporate Planning übergebe ich die Daten an eine Excel-Tabelle, die schicke ich an die Abteilungsleiter, die dann ihre Budgetzeilen ausfüllen. Der Rückfluss der Planungsdaten ist dann nur noch eine Sekundensache.

Wie finden Sie die Auswertungen?

Die sind sehr gut. Die Möglichkeiten, im Kontenblatt zu filtern, zu selektieren und zu sortieren sind enorm. Das ist fast schon wie Excel selbst. Ich kann über so einen Kontendruck eigentlich alles ausfindig machen. Genauso beim Lohn: Über das Datenanalysesystem aus dem Lohn heraus kann ich Listen erstellen, Filter setzen und sortieren. Ganz ehrlich: Besser geht es nicht, was soll ich sagen. (lacht)

Und das geht schnell?

Ja, das geht sehr schnell. Für mich als kaufmännischen Leiter ist Zeit ein entscheidender Faktor. Und da habe ich echt gewonnen. Wenn ich mir die verdichteten Zahlen anschaue, dann weiß ich auf den ersten Blick auch nicht, was dahintersteckt. Aber wenn ich es herausfinden will, dann kann ich das innerhalb von Sekunden. Das ist ein Riesenvorteil.

Nutzen Sie auch ein Dokumenten-Management-System?

Ja. Wir hatten schon vor der Umstellung auf DATEV ein Dokumenten-Management-System im Einsatz. Auch dort hatten wir bereits einen digitalen Workflow bei der Rechnungsfreigabe. Das System lief soweit stabil, aber wir waren bei der Lösung auf einen Servicepartner angewiesen. Von dieser Abhängigkeit wollten wir uns lösen und haben daher zeitgleich mit dem DATEV-Rechnungswesen auch ELO for DATEV eingeführt …

… eine DMS-Software des DATEV-Partners ELO.

Genau. Dort sind die Schnittstellen zur DATEV schon im Standardumfang enthalten. Alle bisherigen Dokumente wurden aus dem alten DMS nach ELO übernommen und der Workflow wurde weiter verbessert. Jetzt können sowohl wir als auch der Steuerberater jederzeit aus der Finanzbuchführung und aus der Kostenrechnung auf die Dokumente zugreifen, ein riesiger Vorteil!

Haben Sie eigene IT und IT-Kompetenz im Unternehmen?

Ja, die haben wir selbst im Unternehmen. Es ist allerdings etwas schwierig, in diesem Bereich gute Mitarbeiter zu finden. Wenn Sie jemanden kennen, der ins Allgäu möchte, gerne. (lacht)

Ich gebe den Tipp gerne weiter. Vielen Dank für das Gespräch.

Herr Escher, der Chef des Resorts Sonnenalp

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