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Buchführung: Fünf Tipps zur Optimierung

Diese fünf Tipps helfen Unter­nehmen, ihre Buch­führung flott und sicher zu machen.

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Die Aufgabenvielfalt rund um die Buchführung ist enorm. Da ist es sinnvoll, bisherige Arbeitsabläufe auf den Prüfstand zu stellen und nach Verbesserungen zu suchen, insbesondere was Sicherheitsaspekte betrifft. Denn einmal implementiert wirken solche Verbesserungen ein ganzes Buchführungsleben lang. Jedes Unternehmen, das mit einem DATEV-Rechnungswesen-Programm arbeitet, kann davon profitieren.

Hier sind die fünf Buchführungs-Optimierer im Überblick!

Datenarchivierung – eine Sorge weniger

Die Datenarchivierung in der DATEV-Cloud bewahrt vor Schaden und teurer Datenrettung, wenn Ihr PC einmal defekt sein sollte. Auch wenn der Steuerberater die Langzeitarchivierung der Buchführungsdaten übernimmt, schützt eine tägliche oder wöchentliche Datenübertragung in die DATEV-Cloud vor unliebsamen Datenverlusten. Denn: Im Schadensfall können die Daten auf Basis des letzten Sicherungsstandes sofort wieder aus der DATEV-Cloud an den PC zurück übertragen werden. Vorteil: keine hohen Kosten für IT-Techniker und zusätzliche Back-up-Systeme. Ein paar Klicks und schon sind Ihre Daten wieder verfügbar.

Datenaustausch – Risiken vermeiden

Wie tauschen Sie im Moment Daten mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater aus? Per E-Mail? Verschlüsselt zum Schutz vor fremden Zugriff? Und wie hoch ist der Aufwand, die Daten zusammenzustellen, an die Kanzlei zu senden und die Daten anschließend wieder zu übernehmen? Wenn Sie die Daten über die DATEV-Cloud austauschen, funktioniert das ganz einfach aus Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm heraus. Mit nur drei Klicks sind die Daten beim Steuerberater, und das absolut sicher über das zertifizierte DATEV-Rechenzentrum. Genauso einfach ist übrigens der Rückweg vom Steuerberater ins Unternehmen, ganz ohne aufwendiges Importieren der Daten.

Datenübermittlung UStVA – Ordnung halten

Bei der Übermittlung der UStVA an das Finanzamt sorgt die DATEV-Cloud dafür, dass alle notwendigen Protokolle (Ticket-ID), die normalerweise auf Papier im Ordner abgelegt oder auf dem PC gespeichert werden, zu jeder Zeit aus der DATEV-Cloud abgerufen werden können. Das schafft Ordnung und bietet zusätzliche Sicherheit. Weiterer Pluspunkt: Das lästige regelmäßige Aktualisieren der ELSTER-Zertifikate entfällt, denn mit dem DATEV-Rechenzentrum sind sie grundsätzlich für alle Datenübermittlungen an das Finanzamt authentifiziert. Wir empfehlen diesen Weg auch für Unternehmen, die bisher über das Telemodul DÜ Rechnungswesen übermitteln.

Auslandsgeschäfte – Fakes erkennen

Bei Geschäftsbeziehungen zu ausländischen Unternehmen sichert die qualifizierte USt-ID-Prüfung über die DATEV-Cloud ab, dass der Geschäftspartner tatsächlich Unternehmer ist.

Sozialversicherungsprüfung – Stress vermeiden

Besonders viel Zeit sparen Sie, wenn Sie die Sozialversicherungsprüfung mithilfe der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) erledigen. Mit wenigen Klicks können neben Lohn- auch Finanzbuchführungsdaten über die DATEV-Cloud elektronisch an den Server der Deutschen Rentenversicherung in Würzburg übermittelt werden. Die Prüfer können unmittelbar auf diese Daten zugreifen und müssen nur bei Bedarf noch ins Unternehmen kommen. Zudem entfallen weitere aufwändige Tätigkeiten. So müssen beispielsweise die Daten für die Finanzbuchführung nicht mehr auf Papier zur Verfügung gestellt werden.

So lässt sich die Buchführung optimieren

Fünf überzeugende Beispiele, wie die DATEV-Cloud hilft, höchste Sicherheitsstandards und Effizienzgewinne im Unternehmen zu erreichen. All das ist enthalten in der IT-Service- und Sicherheitspauschale. Ihr Steuerberater berät Sie gerne dazu.

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