So sollten Ar­beit­ge­ber das Bewerbungsgespräch führen

Wenn Arbeitgeber und potenzielle Mitarbeiter ein Bewerbungsgespräch richtig führen, fühlt sich das idealerweise an wie eine Plauderei unter Bekannten. Tatsächlich ist es für beide eine strategische Informationsbeschaffung unter taktisch delikaten Bedingungen – letztlich findet ein gegenseitiges Schaulaufen statt. Der möglicherweise neue Arbeitgeber kann das Vorstellungsgespräch zumindest grundlegend richtig führen, indem er sich an einem strukturierten Fragenkatalog orientiert. Klingt einfacher, als es ist. In Konzernen sollen auf Unternehmensseite oft bis zu fünf Personen das Bewerbungsgespräch führen und einen Leitfaden einhalten, um die richtigen Dinge abzufragen sowie zu notieren und so die im Bewerbungsschreiben erhaltenen Informationen sinnvoll abzurunden. So können Arbeitgeber mit einem Azubi oder einer Fachkraft ein Bewerbungsgespräch führen, das zeigt, ob jemand menschlich ins Unternehmen passt. Manchmal ist das sogar wichtiger, als perfekt geeignete Bewerberinnen oder Bewerber zu identifizieren. Wenn Arbeitgeber ein Bewerbungsgespräch führen, sind manche Fragen allerdings verboten, das ist beim Leitfaden für einen Fragenkatalog für das Vorstellungsgespräch zu berücksichtigen.

Ein Bewerbungsgespräch richtig führen er­for­dert Vor­bereitung

Die Bewerbungsunterlagen sind gesichtet, die Vorauswahl der Kandidaten ist erledigt. Wenn Arbeitgeber dann das Bewerbungsgespräch richtig führen wollen, muss es „Butter bei die Fische“ heißen. Wer hält, was die Unterlagen versprechen? Welche persönlichen Fähigkeiten und Eigenschaften bringt die potenzielle Mitarbeiterin oder der Azubi mit? Wie geht er oder sie an Aufgaben heran? Was interessiert die Person, wie tritt sie auf? Wie könnte sie mit den Teamkollegen und -kolleginnen, Vorgesetzten oder Kundinnen und Kunden umgehen? Auch darüber wollen sich Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber einen Eindruck verschaffen, wenn sie das Vorstellungsgespräch führen. Ob mit oder ohne Fragenkatalog oder Leitfaden – beide Seiten verfolgen im Bewerbungsgespräch ein Interesse und klopfen ihr Gegenüber darauf ab, ob diese zueinander passen. Gut, wenn seitens des Unternehmens klar feststeht, wen es im Betrieb fachlich sowie menschlich braucht. Gute Vorbereitung ist für Arbeitgeber also nicht nur direkt vor einem Bewerbungsgespräch wichtig. Dieses Gespräch sollte eine klare Funktion im Auswahlverfahren haben.

Das Bewerbungsgespräch ruhig mit typischen Fragen führen

Die strategischen Hausaufgaben mit Blick auf das Bewerbungsmanagement müssen also bereits erledigt sein, bevor Arbeitgeber ein konkretes Bewerbungsgespräch richtig führen. Dann sollte schon klar sein, wen das Unternehmen aktuell sucht und welchen Anforderungen das Profil von Interessenten mindestens genügen muss. Sind diese Fragen geklärt, ist damit auch klar, wer neben Firmenchef oder Firmenchefin beziehungsweise der oder dem Personalverantwortlichen als Fachverantwortlicher oder direkter Vorgesetzter auch noch mit ins Vorstellungsgespräch gehört. Und natürlich, nach welchem Leitfaden sie das Bewerbungsgespräch führen und welche Fragen höchste Priorität haben. Die Interviewer sollten absprechen, was auf jeden Fall geklärt werden muss – und welche Voraussetzungen erfüllt sein sollten. Hilfreich ist dabei, zunächst genau den typischen Inhalt vieler Bewerbungsgespräche anzusehen. Auf diese bereiten sich auch Bewerberinnen und Bewerber gedanklich meist sehr ausführlich vor. Unternehmerinnen und Unternehmer können sich ruhig vom diesem üblichen Fragenkatalog inspirieren lassen.

• Warum haben Sie sich auf die Stelle beworben?
• Warum passen Sie besonders gut zu unserem Unternehmen?
• Welche Ziele haben Sie für den ausgeschriebenen Job?
• Haben Sie besondere Qualifikationen oder Erfahrungen?
• Was erwarten Sie persönlich von Ihrer neuen Anstellung?
• Warum möchten Sie Ihren bisherigen Job aufgeben oder warum haben Sie Ihren bisherigen Arbeitgeber verlassen?
• Wie würden Sie sich selbst beschreiben?
• Wie sehen Ihre Stärken und Schwächen aus?
• Was erwarten Sie von Ihrer Arbeitsumgebung?
• Wie gestaltet sich Ihre Arbeitsweise?
• Wie gehen Sie mit Ihren Kollegen um und was erwarten Sie von Ihren Kollegen?
• Was machen Sie in Ihrer Freizeit und was sind Ihre Hobbys?
• Sind Sie bereit, für Ihren Job umzuziehen?

Den Leit­fa­den für das Bewerbungsgespräch im Kopf haben

Generell sollten Arbeitgeber, die ein Bewerbungsgespräch richtig führen wollen, nicht einfach nur ihren Fragenkatalog herunterrasseln. Es gibt natürlich viel zu erfahren, das weit über die Bewerbungsunterlagen hinausgeht. Vor allem aber gilt es, jemanden auf der anderen Seite des Konferenztisches zu beschnuppern. Diese Gelegenheit ist wertvoll und sollte mit Bedacht genutzt werden. Jedes Vorstellungsgespräch, das Unternehmerinnen oder Unternehmer führen, braucht deshalb neben einem sinnvollen Fragenkatalog auch ein ausreichendes Maß an Geduld. Gut ist, den Leitfaden immer zumindest grob vor Augen zu haben, wenn sie das Bewerbungsgespräch führen. So ein Dialog folgt nämlich einigen typischen Phasen. Und so wie eine Bewerberin oder ein Bewerber versucht, hier mit Tipps das Image aufzupolieren, sollten ihrerseits auch Unternehmerinnen und Unternehmer ein wenig zu glänzen versuchen – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann das nicht schaden. Immerhin geht es in so einem Vorstellungsgespräch neben der Informationsbeschaffung auf beiden Seiten auch um Sympathie.

Einstieg ins Vorstellungsgespräch: Small-Talk und er­zählen lassen

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, die ein Bewerbungsgespräch führen, fungieren als Gastgeber und sollten erst einmal dafür sorgen, das Eis zu brechen. Ein freundlicher Empfang ist für beide Seiten eine angenehme Erfahrung. Zu Gesprächsbeginn geht es deshalb um Harmlosigkeiten – wie sind die Witterungsverhältnisse, wie war die Anfahrt, hat der Bewerber gut hergefunden? Haben Mitarbeiter im Haus schon vor dem offiziellen Vorstellungsgespräch kurz Kontakt, kann der Chef sich anschließend ihren persönlichen Eindruck anhören. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten ein Getränk anbieten oder anbieten lassen. Der nächste Teil des Vorstellungsgesprächs gehört dann der Bewerberin oder dem Bewerber. Der Unternehmer möchte sie oder ihn kennenlernen und wissen, warum die Person die richtige Wahl für den Posten sein könnte. Also erhält sie gleich zu Beginn reichlich Zeit zur Selbstpräsentation. Ganz einfach funktioniert der Übergang vom Smalltalk zur Vorstellung mit dem Klassiker schlechthin, der Aufforderung: „Erzählen Sie etwas über sich“.

Zum Vorstellungsgespräch richtig führen gehört Nachhaken

Der Bewerber oder die Bewerberin wird nun einen kurzen Vortrag über sich halten. Arbeitgeber, die ein Bewerbungsgespräch richtig führen, erfahren in dieser Phase etwas über Werdegang und berufliche Fähigkeiten sowie Wünsche des Kandidaten, oft auch über besondere Skills. Der Bewerber oder die Bewerberin erklärt vielleicht, was an der Stelle interessiert. Und warum gerade er oder sie die richtige Wahl wäre. Klappt das nicht automatisch, sollten Unternehmer, ihre Fachverantwortlichen oder die Personalleitung direkt danach fragen. Hat jemand sich selbst vorgestellt, gilt es nachzuhaken und die ein oder andere Information aus der Bewerbung zu prüfen. Nachfragen lohnen sich auch mit Blick auf frühere Beschäftigungsverhältnisse. Mit gutem Grund achten erfahrene Personalverantwortliche überall etwa auf Alarmzeichen wie spürbare Illoyalität in Bemerkungen über einen Ex-Arbeitgeber. Auch Bewerber klopfen übrigens das Unternehmen im Vorstellungsgespräch ab: Warum eine Stelle vakant ist, gilt als klassische Bewerberfrage. Darauf sollte sofort eine plausible Antwort kommen.

Im Bewerbungsgespräch prä­sen­tiert sich auch das Un­ternehmen

Zwar ist zu erwarten, dass Interessenten für eine Stelle sich vor dem Bewerbungsgespräch über den Betrieb informieren. Trotzdem sollten auch Chefs ihr Unternehmen ausführlicher präsentieren und darlegen, was für potenzielle Mitarbeiter wichtig zu wissen ist. Details der Stellenbeschreibung sollte der Fachverantwortliche erläutern, dessen Abteilung die Stelle besetzt. Er kann Aufgaben und Anforderungen beschreiben sowie etwas zu Arbeitsabläufen und dem Team sagen. Wichtig ist, solch eine Selbstpräsentationen aus Bewerbersicht zu hinterfragen. Die alarmieren etwa Hinweise auf Chaos und ausufernde Arbeitszeiten. Fragen zum Umgang mit Stress oder chaotischen Situationen sollten gut begründet sein – mit der Natur der Arbeitsstelle, nicht mangelhafter Unternehmensorganisation. Natürlich brauchen im Vorstellungsgespräch auch Bewerber die Gelegenheit zum Nachhaken. Das ist eine wichtige Phase. Mit Nachfragen zeigen sie, wie aufmerksam sie zuhören – und auch von sich aus, worauf sie Wert im Arbeitsleben legen. Das sollten Interviewer aufmerksam registrieren. Es gibt Aufschluss darüber, ob die Chemie zwischen Betrieb und Bewerber stimmt.

Etwas ver­bind­li­cher darf es im Vorstellungsgespräch schon sein

Zum Schluss können es Arbeitgeber, die ein Bewerbungsgespräch richtig führen wollen, dann konkreter sowie verbindlicher werden lassen. Hierzu braucht es unbedingt bereits vorab einen Plan für die weiteren Abläufe. Auch das gehört – natürlich jeweils individuell der Stelle angepasst – in den Leitfaden, wie die zuständigen Personen ein Bewerbungsgespräch führen sollten. Sind gewisse Voraussetzungen erfüllt, kann man mit dem Bewerber etwa über den geplanten Einarbeitungsprozess sprechen. Auf eine entsprechende Frage des Kandidaten sollten Unternehmer und Unternehmerinnen jedenfalls vorbereitet sein. Geeignet zur betrieblichen Selbstdarstellung ist sicher ein Hinweis auf spätere Förderungsmöglichkeiten sowie Vergünstigungen.

Auch über Geld und so­zia­les En­ga­ge­ment des Be­triebs sprechen

Und dann kommt im Vorstellungsgespräch natürlich irgendwann auch zwangsläufig die Frage des Geldes. Dafür sollten Unternehmen vorab ebenfalls den Rahmen stecken, so dass sie sich quasi organisch zum Bestandteil des Gesprächs entwickeln kann. Zum Ende hin – alles andere sollte Arbeitgeber, die ein Bewerbungsgespräch führen, stutzig machen. Zu diesem Zeitpunkt aber bietet ein Austausch über das Gehalt die Möglichkeit, das Bild vom attraktiven Arbeitgeber noch etwas anzureichern. Neben möglichen Zuwendungen kann es hier auch etwa um das soziale Engagement des Unternehmens gehen. Vor allem, wenn damit auch hin und wieder Aktivitäten der Mitarbeiter verbunden sind. Das kann eine allgemeine Sammelaktion oder ein konkretes ehrenamtliches Projekt sein oder die unentgeltliche Unterstützung beispielsweise bestimmter Interessengruppen.

Dieser Fra­gen­ka­ta­log hilft im Vor­stel­lungs­ge­spräch noch weiter

Ein Bewerbungsgespräch dient einem wichtigen Zweck. Daher ist ein Leitfaden mit typischen Fragen sicher nötig. Andererseits geht es ja auch ums Kennenlernen. Es darf also auch etwas menscheln. Zumindest ein wenig kreativ sollten Unternehmer und Unternehmerinnen hier schon sein. Wer Bewerber oder Bewerberinnen zum Nachdenken wie auch zu spontanen Antworten bringt, kann deren Persönlichkeit besser einschätzen. Vier Fragen schlagen Coaches auf Xing zur Inspiration vor:

1. Was hat Sie in Ihrer vorangegangenen Anstellung motiviert – und was nicht? Hier geht es um Leistungsansporn und -willen von Bewerbern und Bewerberinnen. Ist er hoch, gleicht das oft eine vielleicht geringere Qualifikation oder Erfahrung aus. Fehlende Hard oder Soft Skills lassen sich meist leicht erlernen – Willen und Motivation dagegen nicht. Nebenbei bekommen Arbeitgeber, die ein Bewerbungsgespräch richtig führen, einen besseren Eindruck, ob jemand zufrieden ist, wie er über einen früheren Arbeitsplatz spricht, ob er Optimist oder Pessimist ist.
2. Welche Menschen aus Ihrem persönlichen Umfeld würden Sie als „Vorbild“ betiteln? Die Frage nach Vorbildern kann interessante Einblicke in Werte geben. Vor allem zum Umgang mit oder der Wertschätzung von Menschen – und auch darin, wie umgänglich der Bewerber als Mensch ist.
3. Erzählen Sie von einem Konflikt aus der Vergangenheit und wie Sie ihn gelöst haben. Mit allgemeinen Erklärungen wie „Ich bin konfliktfähig“ oder „teamfähig“ kommt hier niemand weiter. Im Idealfall lässt sich durch die Konfliktschilderung erkennen, wie sich jemand in die Unternehmenskultur einfügen würde, wie gut soziale Kompetenzen ausgebildet sind und ob eine Neigung besteht, Konflikte zu lösen oder zu verschärfen. Auch über Führungseignung gibt das vielleicht Aufschluss.
4. Welchen Mehrwert würden Sie dem Unternehmen bringen? Motivierte Bewerber dürften sich vor dem Vorstellungsgespräch informiert und Argumente überlegt haben, weshalb sie perfekt zur Besetzung der Vakanz sind. Die Antworten sollten also Aufschluss über spezielles Know-how liefern, das gewinnbringend sein kann und anderen Kandidaten fehlt.

Manche Fra­gen sind im Bewerbungsgespräch auch verboten

Manche Fragen sind einem Arbeitgeber, die ein Bewerbungsgespräch richtig führen will, allerdings aus gutem Grund auch verboten. Die Erklärung dafür findet sich in den Regeln des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), landläufig auch Anti-Diskriminierungsgesetz genannt. Eine Benachteiligung irgendwelcher Personengruppen ist nicht erlaubt – schon die Stellenausschreibung hat diesbezüglich neutral zu sein. Das gilt auch für den Fragenkatalog im Vorstellungsgespräch. Manche andere Fragen sind zumindest verboten, wenn sie für die Stelle keine Relevanz haben. Auf einer von der Internet-Stellenbörse Monster zusammengestellten stehen Fragen etwa nach

• geplanter oder bestehender Schwangerschaft
• Kinderwunsch bei Frauen
• Religionszugehörigkeit, politischer Gesinnung
• Vorstrafen
• Vermögensverhältnissen
• Krankheiten

Über inhaltliche Grenzen sowie Regeln sollten Arbeitgeber, die ein Vorstellungsgespräch führen müssen, unbedingt mit ihrem Anwalt oder ihrer Anwältin reden. Das gilt übrigens unabhängig vom AGG generell vor der Besetzung wichtiger Stellen – insbesondere für sensible Positionen wie die eines Prokuristen. Welche legalen Wege gibt es, um mehr über den Hintergrund der Bewerber oder Bewerberinnen für solche Aufgaben herauszufinden?

Zum Leitfaden fürs Bewerbungsgespräch gehört das runde Ende

Der Leitfaden für ein Bewerbungsgespräch ist also so umfassend wie typisch. Auch der Abschluss sollte dementsprechend freundlich verbindlich sein. Unternehmer können hier kurz den weiter geplanten Ablauf des Bewerbungsverfahrens umreißen. Folgen beispielsweise noch Auswahlschritte wie etwa ein Assessment-Center oder weitere Vorstellungsgespräche? Wie sieht der Zeitplan aus? Wie lange dürfte es ungefähr bis zur Rückmeldung dauern? Nicht nur der erste Eindruck zählt – ebenso klar ist, dass der letzte Eindruck als Erinnerung hängen bleibt. Darauf sollten Unternehmerinnen und Unternehmer deshalb ebenfalls achten.

Zum letzten Eindruck des Unternehmens gehört, ob und wie sie Bewerbern eine Absage vermitteln. Darein auch noch ein wenig Mühe zu investieren und nicht mit den knappsten Standardfloskeln abzusagen, lohnt aus zwei Gründen: Der Bewerber wird seinen letzten Eindruck abspeichern und in aller Regel auch weitererzählen. Außerdem kommt er vielleicht für eine spätere Stelle durchaus wieder in Frage. Freundlich verbindlich zu bleiben, lohnt also in jedem Fall. Hat sich das Unternehmen für einen Bewerber oder eine Bewerberin entschieden, folgt die Phase der Einarbeitung und Mitarbeiterbindung. Ob die Beschäftigten sich wohl fühlen und gerne bleiben, hängt auch von der Entlohnung und regelmäßigen Gehaltsgesprächen ab. Was bei denen zu beachten ist, darüber informiert das folgende Video.