Meetings gut pla­nen und vor­be­rei­ten ist unverzichtbar

Auf einen Blick:

– Meetings können zeitraubend sein, wenn sie schlecht strukturiert sind. Damit alle Beschäftigten motiviert bleiben, sollten Besprechungen sinnvoll geplant und moderiert werden.
– Dazu gehört neben der inhaltlichen Ausrichtung auch die Einladung, der Einsatz technischer Hilfsmittel und die Dokumentation der Ergebnisse.
– Wichtig ist, auf die unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung zu achten – ein Kick-off-Meeting etwa läuft anders ab als ein Brainstorming-Meeting.

Sie sind für viele Unternehmen ein kostentechnischer Alptraum und gelten als Motivationskiller für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: lange Gesprächsrunden im Betrieb, die sich zu unstrukturierten Grundsatzdiskussionen entwickeln und ergebnislos enden. Oft folgt dann noch die Ansetzung eines Folgetermins. Vor allem Bürobeschäftigte kennen diese Situation. Viele empfinden Meetings als Hauptzeitfresser im Job. 16,5 Stunden verbrachten sie 2018 laut einer Studie monatlich in Besprechungen. Führungskräfte sind durchschnittlich zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Personen. Für Unternehmen ist es daher wichtig, dass alle Verantwortlichen ihre Meetings gut planen und vorbereiten. So lässt es sich vermeiden, wertvolle Arbeitszeit zu verschwenden und Beschäftigte zu demotivieren.

Meeting speziell mit Blick auf Inhalt und Zweck organisieren

Um Meetings richtig planen und vorbereiten zu können, müssen die Verantwortlichen insbesondere den Sinn und Zweck der Veranstaltung sowie die Teilnehmerzahl im Blick haben – nur so lässt sich ein Meeting effizient gestalten. Zu den wichtigsten Arten von Meetings gehören

Onboarding-Meetings. Sie helfen im Unternehmen neu Beschäftigten, sich in der Organisation zurechtzufinden sowie Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen. Wer die Prozesse versteht und die anderen Personen schätzt, integriert sich leichter. Im weiteren Sinne zählt die Einführung von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern in ein neues (Projekt-)Team ebenfalls als Onboarding-Meeting. Auch hier muss man sich erst beschnuppern, um die Aufgaben gemeinsam besser erfüllen zu können.
Kick-off- und Feedback-Meetings. Ein Kick-off-Meeting planen die Verantwortlichen, um ein Projekt offiziell zu starten. Das Kennenlernen der Schlüsselpersonen aller Abteilungen dient dem Besprechen der Aufgaben, dem Vorbereiten der Kommunikation sowie der Motivation. Idealerweise wird nach Projektende per Feedback-Meeting analysiert, was gut oder weniger gut gelaufen ist. Neben dem Feedback für das Team gibt es auch Feedback für den individuellen Eindruck, den einzelne Beteiligte hinterlassen haben. So können die Projektteams als Einheiten sowie die jeweiligen Beschäftigten aus ihren Erfahrungen lernen und sich für die Zukunft verbessern.
Status-Update-Meetings. Diese Veranstaltungen liefern Informationen über den aktuellen Stand der Dinge. Sie finden mindestens einmal monatlich statt, oft wöchentlich, um einen transparenten Überblick beispielsweise zu einem Projekt zu geben und Probleme offenzulegen. Außerhalb des Projektmanagements helfen monatliche Teambesprechungen, die Beschäftigten auf dem Laufenden zu halten. Ergänzend dazu ermöglichen tägliche Stand-up-Meetings einen schnellen Informationsaustausch.
Meetings zur Problemlösung und Entscheidungsfindung. Tauchen Schwierigkeiten auf oder stehen wichtige Weichenstellungen an, ist für Diskussionen und gute Vorbereitung mehr Zeit gefragt. Deshalb gibt es bei Bedarf als Ergänzung zu den Status-Update-Meetings diese speziellen Termine für große Themen innerhalb des Projekts. Hier können ausgewählte Personen auf Basis spezifischer, gezielt gesammelter Informationen die Herausforderungen besprechen und die besten Antworten finden.

Vorbereitung muss zur Charakteristik des Meetings passen

Außerdem sind in jedem Unternehmen auch Meetings zu planen, die über Einzelprojekte oder die Organisation eines Teams hinausgehen. Dies gilt mit Blick auf die Entwicklung neuer Angebote sowie die künftige strategische Ausrichtung des Unternehmens wie auch mit Blick auf die gesamte Belegschaft – oder zumindest große Teile. Jedes Meeting dieser Art ist im Hinblick auf seine Besonderheiten mit Bedacht zu organisieren und effizient zu gestalten. Das gilt – wie bei jedem Meeting – von der Einladung zur Veranstaltung bis zur Etikette, damit niemand negativ auffällt. Wer die Vorbereitung für so ein Meeting übernimmt, sollte Unterstützung erhalten, falls dafür die eigene Erfahrung noch nicht ausreicht. Spezifika haben beispielsweise

Brainstorming-Meetings. Bei diesen Veranstaltungen versuchen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, innovative Ideen zu entwickeln. Weil Kreativität gefragt ist, sollte sie auch mithilfe besonderer Techniken stimuliert werden. Es ist wichtig, Ideen zuzulassen, ohne sie sofort abschließend zu beurteilen. Außerdem sollten zum Brainstorming Menschen zusammenkommen, die Ideen aus verschiedenen Perspektiven betrachten.
Strategische Management-Meetings. Hier ist ein strukturiertes Vorgehen sehr wichtig. In einem festen Rhythmus treffen sich die Führungskräfte, um die langfristigen Ziele, die Ausrichtung des Unternehmens sowie die Leistung der Organisation zu diskutieren und Entscheidungen zu fällen.
Townhall-Meetings. Diese moderne Art der Belegschaftsversammlung gibt allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer Abteilung, einer Tochterfirma oder sogar eines ganzen Unternehmens die Möglichkeit, sich über wichtige Themen zu informieren und persönlich einzubringen. Sie kann als Präsenz-, Online- oder Hybrid-Veranstaltung stattfinden. Die Geschäftsführung oder eine Person der entsprechenden Leitungsebene bezieht Stellung zu wichtigen Themen. Die Beschäftigten können Fragen an ihre Vorgesetzten richten, auf die sie sofort Antworten bekommen.

Meetings planen und vorbereiten – das ist generell wichtig

Wer Meetings planen und vorbereiten muss, sollte natürlich die speziellen Umstände der jeweiligen Veranstaltung beachten – geht es etwa um ein Kick-off-Meeting, ein Status-Meeting oder ein Feedback-Meeting? Es gibt aber einige allgemeingültige Tipps, wie man so gut wie jedes Meeting organisieren kann.

Agenda. Mit der Einladung zum Meeting sollte feststehen, worum es konkret geht und was das Ziel der Tagesordnungspunkte ist. Dazu empfiehlt sich eine Klassifizierung der Themen nach dem „I-E-D-Prinzip“. Wo geht es um eine Information  eine Entscheidung, oder eine Debatte? So können sich alle gezielt vorbereiten, was auch die Zeitplanung erleichtert.
Anwesende. Ein effizientes Meeting resultiert auch aus der Einladung der richtigen Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Sind die erforderlichen Aufgabenbereiche abgebildet, wer moderiert? Prinzipiell gilt die Regel, eine Runde möglichst klein zu halten. Meetings mit über zehn Personen sollten die Ausnahme sein – außer natürlich bei Großveranstaltungen wie einem Townhall-Meeting.
Technik. Dass erforderliche technische Hilfsmittel funktionieren, sollte logisch sein – und vor jedem Meeting geprüft werden. Das gilt auch im Hinblick auf Beschäftigte im Homeoffice oder mobile Office.
Dauer. Um ein Meeting effizient zu gestalten, ist ein fester Zeitrahmen sinnvoll. Dies zwingt zur Konzentration auf das Wesentliche, das Risiko für endlose Diskussionen sinkt. Voraussetzung dafür ist eine knappe, klare Agenda sowie eine gute Moderation. Dann lässt sich selbst in 30 Minuten viel erreichen.
Pünktlichkeit. Statt auf verspätete Personen zu warten, sollte das Meeting plangemäß starten, um nicht alle anderen aufzuhalten und ihre Zeitpläne zu durchkreuzen. So lässt sich auch ein straffer Zeitplan einhalten.

Meeting stets ergebnisorioentiert organisieren und realisieren

Eine zielgerichtete Moderation sowie eine durchdachte Nachbereitung sind ebenfalls wichtig, um ein Meeting effizient zu gestalten – auch dies lässt sich planen und vorbereiten

Konzentration. Sind Präsentationen erforderlich, sollten sie möglichst knapp und knackig sein. Langatmige Vorträge mit zahlreichen Folien auf der Leinwand kosten viel Zeit und ermüden die anderen Personen meistens sehr schnell. Wer dadurch gelangweilt oder sogar verärgert ist, kann sich oft nicht mehr auf die eigentlich viel wichtigere Diskussion konzentrieren. Auf die Checkliste zur Vorbereitung für ein Meeting gehört deshalb, dass wichtige Informationen vor dem Treffen geteilt werden, damit sich alle einlesen können. Ist eine Präsentation unumgänglich, sollte sie idealerweise vorher oder andernfalls zumindest als Tischvorlage verfügbar sein.
Diskussion. Die besten Lösungen lassen sich nur durch einen offenen Meinungstausch finden. Wer Meetings planen muss, sollte also auch dafür sorgen, dass bei Bedarf eine Debatte entsteht. Das gilt nicht nur für die Auswahl der teilnehmenden Personen, sondern in der Veranstaltung auch für die Motivation der Beteiligten zur Stellungnahme. Um das Schweigen zu durchbrechen, empfehlen sich gezielte Fragen an Einzelne, aus denen sich oft eine gute Diskussion ergibt.
Ergebnissicherung. Jedes gute Meeting endet mit einem Protokoll, das die wesentlichen Aspekte der Diskussion sowie die konkret vereinbarten Handlungen festhält. Wer macht was bis wann?
Feedback. Nicht immer gelingt es, ein Meeting so zu gestalten, wie es eigentlich gedacht war. Dafür kann es diverse Gründe geben. Um Meetings künftig besser planen und vorbereiten zu können, sollten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer deshalb anschließend bewerten, was bei der abgelaufenen Veranstaltung gut oder weniger gut gewesen ist – gerade nach Meetings, die ergebnislos geblieben sind.
Etikette. Der Ton macht die Musik. Damit sich alle im Meeting wohlfühlen, müssen sie respektvoll miteinander umgehen. Daher ist es wichtig, Spielregeln für eine gute Diskussionskultur festzulegen und einzuhalten.