Mitarbeiter & Ausbildung

Mitarbeiterbeurteilung liefert dem Unternehmen wichtige Informationen

Auch ohne großes Mit­ar­bei­ter­be­ur­tei­lungs­system lohnt sich die Mit­ar­bei­ter­be­ur­tei­lung. Sie dient zur Leis­tungs­be­ur­tei­lung und zum Set­zen neuer Zie­le. Von ih­rem An­walt soll­ten Un­ter­neh­men aber klä­ren las­sen, ob be­son­de­re ar­beits­recht­li­che Re­ge­lun­gen zu beachten sind.

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Die Beschäftigten können ein wertvoller Aktivposten sein. Fühlen sie sich wertgeschätzt, gefördert und fair bezahlt, liefern sie Ideen und gute Arbeitsergebnisse. Glauben sie aber, für ihre Vorgesetzten nur Kostenverursacher und Manövriermasse zu sein, wählen sie die innere Emigration. Statt den Betrieb aktiv zum agilen Wettbewerbsführer zu machen, agieren sie dann als Mitläufer und sogar Bremser. Daher sollten Unternehmerinnen und Unternehmer sowie ihre Führungskräfte dem Thema Personalführung hohe Priorität einräumen. Das bedeutet insbesondere, jedem Beschäftigten regelmäßiges Feedback in Form einer Mitarbeiterbeurteilung zu geben und dabei Perspektiven aufzuzeigen. Das klingt einfacher, als es ist. Für die Mitarbeiterbeurteilung gilt es, klare Kriterien und Formulierungen zur Leistungsbeurteilung bei der praktischen Beobachtung sowie in Beurteilungsgesprächen festzulegen und dadurch zumindest ein kleines, formalisiertes Mitarbeiterbeurteilungssystem zu schaffen – abgerundet mit einem Mitarbeiterbeurteilungsgespräch, in dem konkrete künftige Ziele festgehalten werden. Nur dies produziert faire und vergleichbare Ergebnisse, die als Basis für Entscheidungen über individuelle Schulungen oder Beförderungen dienen können.

Mitarbeiter­beurtei­lungs­system muss zum Unter­neh­men passen

Der Firmenchef oder die Firmenchefin sollte also intensiv darüber nachdenken, wie ein sinnvolles, individuelles Mitarbeiterbeurteilungssystem für den eigenen Betrieb aussieht. Bei kleineren Mittelständlern fällt es sicher bescheidener aus als in Konzernen. Ganz auf eine strukturierte Mitarbeiterbeurteilung zu verzichten, ist jedoch keine Option. Sie ist ein Kernelement jeder Personalstrategie, denn auf ihr basieren Entscheidungen etwa in Sachen Kompetenzmanagement oder Nachwuchsförderung. Wer nicht offen mit den Beschäftigten redet und sie objektiv beurteilt, wird kaum eine sinnvolle Personalentwicklung hinbekommen. Deshalb sollten Unternehmerinnen und Unternehmer zumindest die Grundlagen der Mitarbeiterbeurteilung kennen und dieses Thema bei Bedarf mit spezialisierten Dienstleistern besprechen. Und natürlich mit dem Anwalt oder der Anwältin klären, inwieweit der Betriebsrat ein Mitspracherecht hat.

Mitarbeiterbeurteilung ist mehr als Leistungsbeurteilung

Auch wenn die Leistungsbeurteilung oft den Kern der Mitarbeiterbeurteilung bildet, geht es im Mitarbeiterbeurteilungsgespräch doch um mehr als reine Ergebnisse. Es behandelt die individuellen Stärken und Schwächen der Beschäftigten und dient damit quasi zur aktuellen Bestandsaufnahme. Auf dieser Basis lässt sich entscheiden, wie jemand bestimmte Schwächen etwa durch Schulungen beseitigen und so bessere Leistungen bringen könnte. Ob sich das volle Potenzial vielleicht in einem anderen Aufgabenbereich noch stärker entfalten würde. Oder wie der künftige Karriereweg aussehen könnte, wenn deutlich erkennbar ist, dass sich jemand fachlich und persönlich für Führungspositionen eignet. Haben Unternehmen ein durchdachtes Mitarbeiterbeurteilungssystem, bei dem die Kriterien und Ziele eindeutig festgelegt sind, lässt sich eine objektive Mitarbeiterbeurteilung schreiben. Diese Beurteilungen können die Grundlage für Personalentscheidungen bilden, von der Beförderung über die Versetzung bis zur Entlassung. Sie können die Basis für ein System zur leistungsgerechten Vergütung sein. Und den Anstoß für zielgerichtete Qualifizierungsmaßnahmen geben.

Der Anlass für ein Mitarbeiterbeurteilungsgespräch

Wer ein Mitarbeiterbeurteilungssystem aufbauen will, bei dem klare Kriterien und Ziele für das Mitarbeiterbeurteilungsgespräch die Grundlage für eine aussagekräftige Leistungsbeurteilung schaffen, sollte den Faktor Zeit bedenken. In vielen Betrieben findet die Mitarbeiterbeurteilung alle zwölf Monate statt. Ein längerer Abstand ist nicht empfehlenswert, weil das Zielvereinbarungen erschwert. Mit zunehmender Zeit wird es schwieriger, das Einhalten oder Abweichen von Zielen festzustellen oder konkrete Gründe zu erkennen. Außerdem verlieren die Beurteilungsgespräche ihre motivierende Wirkung für die Beschäftigten, wenn sie zu spät stattfinden. Man erinnert sich dann kaum noch ans gute Gefühl beim letzten Austausch. Oder man freut sich vergeblich auf den nächsten, der sich immer weiter verschiebt. Manche Experten empfehlen sogar einen Drei-Monats-Rhythmus – das aber dürfte nicht nur in kleinen Unternehmen zu oft sein. Eine interessante Kombination: Alle zwölf Monate sowie zusätzlich bei besonderen Anlässen. Das könnte etwa die Beendigung der Probezeit, ein Vorgesetztenwechsel oder die interne Bewerbung auf eine neue Stelle sein.

Die Perspektiven bei der Mitarbeiterbeurteilung

Wichtig ist zunächst die Frage, in welcher Form die Mitarbeiterbeurteilung stattfinden soll – oder genauer gesagt: durch wen. Es gibt diverse Möglichkeiten, sich einen Eindruck von Beschäftigten zu verschaffen. Personalexperten schätzen die erweiterte Perspektive und unterscheiden deshalb zwischen verschiedenen Arten der Mitarbeiterbeurteilung. Sie lassen sich auch kombinieren und werden oft ergänzt durch eine vorübergehende Begleitung der zu beurteilenden Person in der Praxis.

  • Beurteilung durch Vorgesetzte. Die Führungskräfte beurteilen direkt unterstellte Beschäftigte hinsichtlich Leistungen und Qualifikationspotenzial.
  • Selbstbeurteilung der Mitarbeiter. Jemand gibt eine Einschätzung der eigenen Leistung und des eigenen Potenzials. Das fördert die Einbindung dieser Person in den Entwicklungsprozess.
  • Beurteilung durch Kollegen. An einer Gleichgestelltenbeurteilung nehmen Kollegen und Kolleginnen teil, die im gleichen Bereich auf einer hierarchischen Ebene arbeiten. Diese Mitarbeiterbeurteilung sollte für alle zeitgleich erfolgen.
  • Beurteilung durch Untergebene. Alle Beschäftigten eines Bereichs beurteilen ihre direkten Vorgesetzten hinsichtlich Führungsverhalten sowie teilweise Qualifikation und Leistung.
  • Umfassende Bewertung durch alle. Die 360-Grad-Beurteilung ist eine der umfassendsten Formen der Mitarbeiterbeurteilung insbesondere für Führungskräfte. Hier werden regelmäßig Einschätzungen von Vorgesetzten, anderen Beschäftigten aller Ebenen sowie Kunden erfragt.

Diese Themen ge­hö­ren in die Mitarbeiterbeurteilung

Ein Mitarbeiterbeurteilungssystem basiert darauf, dass die Leistungsbeurteilung sich auf klare Kriterien stützt und sich das Erreichen vereinbarter Ziele einschätzen lässt. Schreiben Vorgesetzte eine Mitarbeiterbeurteilung, sollten sie vorgegebene Formulierungen nutzen und damit für möglichst hohe Transparenz und Vergleichbarkeit sorgen. Daher ist es sinnvoll, inhaltlich nach einem Leitfaden vorzugehen. Generell sind dabei drei Beurteilungsebenen zu unterscheiden. Auf der Verhaltensebene geht es um das Verhalten am Arbeitsplatz, das sich aus den Komponenten Wollen, Können und Wissen zusammensetzt. Hier steht also die Grundmotivation im Fokus – daran sollte man nötigenfalls besonders arbeiten. Auf der Leistungsebene geht es darum, wie sehr sich jemand etwa in einem bestimmten Zeitraum eingesetzt hat. Und auf der Erfolgsebene schließlich um das Ergebnis der geleisteten Arbeit mit Blick auf ein zuvor festgelegtes Ziel. Denn jede Leistung ist natürlich unabhängig vom damit verbundenen Aufwand nur dann sinnvoll, wenn dadurch ein vereinbartes Ziel erreicht wird. Diese drei Ebenen der Mitarbeiterbeurteilung bauen aufeinander auf.

Verhalten zählt zu den Kriterien der Mitarbeiterbeurteilung

Zum Wissen zählen alle Kenntnisse, die jemand hat, also Kompetenzen und Qualifikationen. Sie lassen sich erlernen beziehungsweise erwerben. Das Können beschreibt die Fähigkeit, das erworbene Wissen in der Praxis anwenden sowie umsetzen zu können. Routine und Training können die Beschäftigten hier besser machen. Mit Wollen ist die Motivation gemeint, vorhandenes Wissen und Können einzusetzen oder weiterzuentwickeln, falls das aktuelle Niveau nicht ausreicht. Eine Verhaltensänderung erfordert Änderungen in allen Bereichen. Das Mitarbeiterbeurteilungssystem sollte so aufgebaut sein, dass sich mit Beobachtungen und im Mitarbeiterbeurteilungsgespräch diese Verhaltenselemente nach klaren Kriterien bewerten und daraus Ziele für mögliche Verbesserungen ableiten lassen. Bei der Mitarbeiterbeurteilung geht also nicht um eine kurzfristige Leistungsbeurteilung, sondern eine ganzheitliche Betrachtung des Menschen in seinem Arbeitsumfeld. Das Ziel: Jemanden dabei zu unterstützen, besser zu werden – wovon natürlich auch der Betrieb profitiert.

Auf Qualifikation, Kom­pe­ten­zen und Mo­ti­va­tion achten

Die Qualifikation lässt sich am besten anhand von Bescheinigungen über Fort- und Weiterbildungen, Zertifikaten, Zeugnissen sowie ähnlichen Dokumenten beurteilen. Die Aussagekraft hängt etwa davon ab, wer die Dokumente ausgestellt hat und wie lange das schon zurück liegt. Auch die Vergleichbarkeit ist oft ein Thema.
Die Kompetenzen bestehen einerseits aus Fachkompetenzen – etwa Arbeits- oder Ausbildungszeugnissen – und andererseits aus den sogenannten Soft Skills. Gerade diese weichen Faktoren sind für die Mitarbeiterbeurteilung sehr wichtig. Dazu gehören interpersonelle Kompetenzen, also der Umgang mit anderen Menschen. Das ist etwa die Fähigkeit, zu motivieren, informieren, delegieren und verhandeln. Oder auch Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Empathie. Als intrapersonelle – also auf die eigene Person bezogene – Kompetenzen gelten etwa Selbstbewusstsein, Zielorientierung, Zuverlässigkeit, Organisationsvermögen, Lernbereitschaft, Kostenbewusstsein oder Kreativität.
Die Motivation lässt sich am besten daran beurteilen, wie sehr jemand im Beruf „will“, sich also stark und zielgerichtet einbringt. Hier erfahren Unternehmerinnen und Unternehmer viel durch Beobachten und das Befragen von Kollegen.

Kriterien und Zie­le sind für Mitarbeiterbeurteilung wichtig

Obwohl viele Unternehmer und Unternehmerinnen keinen Unterschied zwischen Leistung und Erfolg sehen, sollten sie bei der Mitarbeiterbeurteilung beides getrennt betrachten. Zum einem aussagekräftigen Mitarbeiterbeurteilungssystem gehört, dass es im Mitarbeiterbeurteilungsgespräch nicht nur um die Leistungsbeurteilung geht, sondern um den größeren Rahmen. Es gilt, die Effektivität und Effizienz zu betrachten sowie dabei klare Kriterien und Ziele ins Spiel zu bringen. Wer effektiv arbeitet, macht das grundsätzlich Richtige, um sein Ziel zu erreichen. Wer effizient arbeitet, kann es mit einem möglichst geringen Aufwand erreichen. Schlimmstenfalls kann jemand, der nur auf Effizienz und nicht auf Effektivität achtet, mit hohem Tempo sein Ziel verfehlen. Eine Mitarbeiterbeurteilung sollte deshalb dazu dienen, die geleistete Arbeit in diesen Kategorien zu bewerten. Machen die Beschäftigten das Richtige, machen sie es richtig – und von welchen Qualifizierungsmaßnahmen könnten sie deshalb profitieren?

Es zählt nicht nur Effi­zienz, son­dern auch Effektivität

Zur Beurteilung der Leistung zählt also, wie sehr jemand sich in einem bestimmten Zeitraum zum Lösen einer Aufgabe eingebracht hat. Dabei geht natürlich auch darum, ob das Ziel überhaupt erreicht wurde. Wer in der Fließbandfertigung mit hoher Effizienz große Stückzahlen liefert, kann dem Betrieb sogar schaden. Nämlich dann, wenn dem damit verbundenen Material- und Zeitaufwand ein überdurchschnittlicher Ausschuss gegenübersteht. Vor allem aber zählt die Frage, wie sehr jemand sich generell für das Richtige eingebracht hat. Eine echte Erfolgsmessung wird daraus, wenn sich überprüfen lässt, inwieweit jemand die zuvor vereinbarten Ziele erreicht hat. Überspitzt gesagt kann jemand eine schlechte Leistungsbeurteilung bekommen, weil er sich kaum einsetzt, aber trotzdem viel Erfolg haben – weil die Ziele zu niedrig gesteckt waren. Ein Mitarbeiterbeurteilungssystem hat also auch den Sinn, solche Widersprüche aufzudecken und aufzulösen. Dann lassen sich beispielsweise höhere Ziele setzen, was nach dem Mitarbeiterbeurteilungsgespräch schriftlich festzuhalten und beim nächsten Treffen zu überprüfen ist.

Diese Kriterien hel­fen bei der Mitarbeiterbeurteilung

Egal, ob umfassendes Mitarbeiterbeurteilungssystem oder einfaches Mitarbeiterbeurteilungsgespräch – die Voraussetzung jeder vernünftigen Mitarbeiterbeurteilung oder Leistungsbeurteilung sind klare Kriterien sowie die Vereinbarung der weiteren Ziele als Basis für die nächste Beurteilung. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten dies mit einem Dienstleister erarbeiten, falls sie keine entsprechend qualifizierte Personalabteilung haben, denn es geht um diffizile Einschätzungen in drei Bereichen.

  • Leistung. Hier geht es um die Beurteilung der bereits erbrachten Leistungen. Wichtig ist, dass die betreffende Person ihre Leistungen selbst beeinflussen kann und der Beurteiler sie bewerten kann. Das ist für das Leistungsergebnis sowie das Leistungsverhalten ausschlaggebend. Also nicht nur dass, sondern auch wie etwas erreicht wurde und wie sich dies auf das Team auswirkt. Hier gilt es die richtigen Parameter zu wählen und sie einzeln sowie im Zusammenhang zu bewerten.
  • Potenzial. Hier geht es um die Beurteilung, für welche künftigen Aufgaben jemand geeignet ist und wie er oder sie sich beruflich weiterentwickeln könnte. Diese Entwicklungs-, Eignungs- und Karrierebeurteilung ist Kern einer vorausschauenden Personalpolitik und sichert dem Unternehmen die Fach- und Führungskräfte der Zukunft. Wichtig ist dabei der Blick auf entwicklungsfähige sowie ungenutzte Eigenschaften und Fähigkeiten.
  • Persönlichkeit. Hier geht es um die Beurteilung der Charaktereigenschaften. Experten meinen, man könne aufgrund bestimmter Persönlichkeitseigenschaften auf die Eignung für bestimmte Aufgaben oder Aufgabengebiete schließen. Das ist aber wissenschaftlich umstritten. Gerade in kleinen Unternehmen sollten Leistungsbeurteilung, Mitarbeiterbeurteilungsgespräch und das Mitarbeiterbeurteilungssystem insgesamt nicht auf diesem Aspekt basieren. Selbst wenn es theoretisch geht – praktisch erfordert die objektive Beurteilung von Persönlichkeiten fundierte psychologische Kenntnisse, die im Mittelstand kaum vorhanden sein dürften.

Diese Pha­sen um­fasst das Mitarbeiterbeurteilungssystem

Die Mitarbeiterbeurteilung startet meistens damit, die Beschäftigten über einen längeren Zeitraum zu beobachten. Das sollte zuvor mit ihnen besprochen werden, inklusive der wichtigsten Beurteilungsmerkmale. Die Kriterien für diese Phase der Mitarbeiterbeurteilung in der Praxis sollten nicht zu umfangreich sein. Hauptkriterien können etwa Arbeitsverhalten und Fähigkeiten, das soziale Verhalten oder das Führungsverhalten sein. In dieser Beobachtungsphase bemühen sich die Beschäftigten natürlich, Fehler zu vermeiden – dies gilt es bei der Beurteilung zu berücksichtigen. Parallel zur oder direkt nach der Beobachtungsphase sollten – falls vorgesehen – die Befragungen von Vorgesetzten und Kollegen beziehungsweise die Selbsteinschätzung stattfinden. Beobachtetes Verhalten, Leistungsergebnisse sowie Befragungsergebnisse finden mit eindeutigen Formulierungen dann Eingang in die Mitarbeiterbeurteilung und können im Mitarbeiterbeurteilungsgespräch diskutiert werden. Die Beschreibung sollte objektiv und frei von Bewertung sein.

Das Mitarbeiterbeurteilungsgespräch er­for­dert genug Zeit

Das anschließende Mitarbeiterbeurteilungsgespräch muss dann geplant und in Ruhe stattfinden. Es bringt nichts, eine Mitarbeiterbeurteilung ohne Vorbereitung auf die Schnelle zwischen andere Termine zu schieben. Daher wollen Ort und Zeitpunkt für das Treffen wohl überlegt sein. Die Beschäftigten müssen frühzeitig davon erfahren, damit sie sich beide Seiten gut vorbereiten können. Ideal ist es, sich in einen abgeschlossenen Raum zurückzuziehen, das Smartphone auszuschalten und sich genug Zeit zu nehmen. Können sich Unternehmerinnen oder Unternehmer nicht voll auf ihre Gegenüber konzentrieren, bleibt der Erkenntnis- oder Motivationsgewinn gering. Nach einem Meeting noch kurz im Konferenzraum zu reden, ist kein Mitarbeiterbeurteilungsgespräch. Für ein wirklich umfassendes Gespräch sollten zwei Stunden reserviert werden. Darin ist neben der Bewertung selbst offenzulegen, nach welchem System, wie und warum sie entstanden ist. So lässt sich Beurteilung erklären, und jeder kann ausreichend zu Wort kommen und seine Meinung begründen.

Nach der Mitarbeiterbeurteilung ver­ein­bar­te Zie­le festhalten

Zum Mitarbeiterbeurteilungssystem gehört also die Beobachtungsphase der Beschäftigten in der Praxis, die Bewertung von Leistungen, Erfolgen und Verhalten auch durch einen ausgewählten Personenkreis in der Befragungsphase, das Erstellen der Mitarbeiterbeurteilung sowie das abschließende Mitarbeiterbeurteilungsgespräch. Am Ende dieser letzten Phase, dem Mitarbeiterbeurteilungsgespräch, sollte dann eine klare Vereinbarung entstehen, wie es weitergeht. Denn eine Mitarbeiterbeurteilung oder auch Leistungsbeurteilung sollte positive Konsequenzen haben. Sprich: Die Führungskräfte sollten nicht nur eine Mitarbeiterbeurteilung schreiben und über die gewählten Kriterien informieren, sondern auch schriftlich die Ziele dokumentieren, auf die man sich gemeinsam für einen bestimmten Zeitraum oder bis zum nächsten Mitarbeiterbeurteilungsgespräch geeinigt hat. Dazu kann auch zählen, vereinbarte Qualifizierungsmaßnahmen festzuhalten. So entsteht mit der Zeit ein kontinuierlicher Austausch, von dem Beschäftigte und Unternehmen gleichermaßen profitieren. Die Beschäftigten fühlen sich mehr motiviert, geschätzt und erhöhen steig ihre Qualifikation. Das Unternehmen investiert in sein Personal, und weiß, dass es dafür Engagement, Leistung und idealerweise höhere Loyalität zurückbekommt.

Mehr zum Thema Mitarbeitergespräch erfahren Sie in folgendem Video.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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