Marketing & Vertrieb

Auftragsbestätigung schreiben und Sicherheit schaffen 

Ist ein Auftrag erteilt, sollten Unter­nehmen ihrer Kundin oder ihrem Kunden eine Auftrags­bestätigung zusenden. Denn die Zusam­men­fassung aller rele­vanten Infor­ma­tionen schafft Sicher­heit für beide Vertrags­partner. Dies gilt auch, wenn gesetz­lich kein solches Doku­ment verlangt wird.

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„Wer schreibt, der bleibt.“ So besagt es nicht nur ein altes Sprichwort. Gerade im Geschäftsleben kommt es immer mehr darauf an, Absprachen schriftlich festzuhalten. Anders als bei der früher bewährten Zustimmung per Handschlag, sind die Beteiligten damit auf der sicheren Seite. Denn nur mit einem Beleg lassen sich alle Einzelheiten tatsächlich nachweisen. Bei einem Auftrag dient dazu die Auftragsbestätigung. 

Auf einen Blick

-Auftragsbestätigungen sind nicht in allen Fällen notwendig. Es gibt vier Kriterien, etwa eine Bestellung ohne vorheriges Angebot, die eine Auftragsbestätigung notwendig machen.

– Zur genauen Form einer Auftragsbestätigung gibt es keine Vorgaben. Die Konditionen sollten jedoch so deutlich beschrieben sein, dass Missverständnisse ausgeschlossen sind.

– Privatkunden können einen Auftrag in vielen Fällen widerrufen. Geschäftskunden müssen bestimmte Voraussetzungen beachten.

Auftragsbestätigung: Was ist das genau?

Auftragsbestätigung schreiben

Lässt sich eine Auftragsbestätigung widerrufen?

Stornierung nur in Ausnahmefällen

Preiserhöhung nach Auftragsbestätigung

Fazit: Rechtssicherheit und Kundenbindung

Auftragsbestätigung: Was ist das genau? 

Die Auftragsbestätigung ist eine „Mitteilung über die Annahme eines Auftrags“. So ist es in der DIN-Norm 69905 geregelt. Damit bildet sie die Grundlage des Vertrags zwischen einem Auftraggeber oder der Auftraggeberin und dem Unternehmen. Dies gilt sowohl im Fall von Warenlieferungen als auch bei Dienstleistungen. Ihr voraus geht oft das Angebot des Auftragnehmers und dessen Annahme durch den Kunden. Dabei stellt der erteilte Auftrag eine Willenserklärung dar.  

Konkret dokumentiert ein Unternehmen schließlich in der Auftragsbestätigung, dass es einen Auftrag annimmt und ihn ausführen wird. Auch dabei handelt es sich um eine Willenserklärung. Beide zusammen schaffen die Voraussetzung für einen rechtlich bindenden Vertrag. Damit gibt das Dokument sowohl dem Kunden als auch dem Unternehmen Sicherheit in Bezug auf das Vereinbarte. 

Zwingend notwendig ist eine Auftragsbestätigung jedoch nur in vier Fällen.

  • Einer davon ist die Bestellung ohne vorheriges Angebot. Denn dann fehlt es noch an der nötigen zweiten Willenserklärung.
  • Ist ein Angebot freibleibend, unverbindlich oder gültig, solange der Vorrat reicht, muss der Auftragnehmer ebenfalls die Annahme bestätigen.
  • Das Gleiche gilt, wenn Preise unter Vorbehalt oder ohne Gewähr genannt wurden.
  • Auch wenn ein Kunde nach Ablauf eines befristeten Angebots bestellt oder nachverhandelt, kommt der Vertrag erst mit der Auftragsbestätigung zustande.

Auftragsbestätigung schreiben 

Geht es daran die Auftragsbestätigung zu schreiben, müssen Unternehmen keine Vorgaben beachten. Das betrifft sowohl den Inhalt als auch die Form. Allerdings sollten die vereinbarten Konditionen so deutlich beschrieben sein, dass Missverständnisse ausgeschlossen sind. Dabei reicht grundsätzlich eine kurze E-Mail aus. Selbst eine Chat- oder WhatsApp-Nachricht würde den Anforderungen genügen. 

Besonders bei umfangreichen Aufträgen ist ein ausführlicheres Dokument jedoch zu empfehlen. Neben den Angaben zu den Geschäftspartnern sowie zur Ware oder Dienstleistung sollten darin das Auftragsdatum, der Preis und die Liefermodalitäten aufgelistet sein. Hinzu kommen Zahlungsbedingungen, rechtliche Klauseln und AGB sowie mögliche weitere Vereinbarungen. Wenn Unternehmen eine Auftragsbestätigung schreiben, müssen sie außerdem die Aufbewahrungspflicht beachten. Diese umfasst bei Handelsbriefen einen Zeitraum von sechs Jahren. 

Lässt sich eine Auftragsbestätigung widerrufen? 

Nicht immer hält die Begeisterung über einen Kauf oder eine Bestellung bei Kundinnen und Kunden jedoch an. In solch einem Fall stellt sich oft die Frage, ob sie ihren Auftrag trotz erhaltener Auftragsbestätigung widerrufen können. Für Unternehmen kommt es dann darauf an, ob ihr Vertragspartner Geschäftskundin oder Verbraucher ist. Denn die gesetzlichen Widerrufs- und Rückgaberechte gelten nicht im B2B-Bereich. Haben Anbieterinnen und Anbieter in ihren AGB keine Regelung zum Widerruf getroffen, können sie auf Erfüllung des Auftrags bestehen. Je nach Art der Geschäftsbeziehung kann ein Entgegenkommen aus Kulanz aber angeraten sein. 

Anders sieht es aus, wenn Käuferinnen und Käufer im B2C-Geschäft einen Auftrag nach Erhalt der Auftragsbestätigung widerrufen. Hier gilt ein Widerrufsrecht für Käufe über Internet, Telefon oder per Brief sowie bei sogenannten Haustürgeschäften. Auch Bauverträge, Versicherungsverträge, Kreditverträge und Verträge mit Ratenlieferung können Verbraucher widerrufen. Dafür haben sie in der Regel 14 Tage Zeit, wenn nichts anderes vereinbart wurde. Die Frist läuft ab dem Zeitpunkt, an dem das Unternehmen über das Widerrufsrecht informiert – also meist mit Vertragsabschluss.

Allerdings sieht der Gesetzgeber auch im Endkundengeschäft Ausnahmen vom Widerrufsrecht vor. Dazu gehören zum Beispiel Bestellungen in Maßanfertigung sowie Käufe von Lebensmitteln oder versiegelten Waren. Unzulässig ist außerdem, wenn Auftraggeber mit einem Widerruf gezielt tricksen wollen. So schützt der Bundesgerichtshof in einer Entscheidung Handwerker vor einem Modell, bei dem Kunden einen Tag nach Erhalt des Angebots den Auftrag bestätigen und dann später widerrufen. Nach Einschätzung der Richter bleibt den Verbrauchern durch den zeitlichen Abstand aber ausreichend Zeit zur Überlegung, sodass damit die Voraussetzung für ein Haustürgeschäft entfällt.

Stornierung nur in Ausnahmefällen 

Genau wie bei Auftraggebern ändern sich Rahmenbedingungen mitunter auch bei Anbietern. Bei Unternehmen kommt dann die Frage auf, ob eine Stornierung trotz Auftragsbestätigung möglich ist. Doch grundsätzlich gilt hier ebenso: Einmal abgeschlossene Verträge sind bindend. Eine anschließende Auflösung ist nur in engen Grenzen zulässig. Das heißt, es muss ein schwerwiegender Grund vorliegen, um den Auftrag stornieren zu können. 

Denkbar ist eine Stornierung wegen Irrtums. Das bedeutet, dass das Unternehmen sich bei der Abgabe seiner Willenserklärung geirrt hat. Demnach hätte es den Auftrag nicht angenommen, wenn die Sachlage in dieser Form klar gewesen wäre. Dies ist zum Beispiel bei Tippfehlern oder falschen Preisangaben der Fall. Die Anfechtung des Vertrags muss der Anbieter jedoch unverzüglich erklären. Dabei beträgt die Frist höchstens zwei Wochen.  

Ein weiterer Grund für eine Stornierung trotz Auftragsbestätigung liegt vor, wenn eine Lieferung der bestellten Ware unmöglich ist. Auch hier bestehen jedoch enge Grenzen, da das Interesse der Kunden sehr hoch gewertet wird. Erfolgt der Rücktritt vom Vertrag unrechtmäßig, kann die Käuferin auf Lieferung bestehen oder Schadenersatz fordern.

Preiserhöhung nach Auftragsbestätigung 

In vielen Branchen sind Waren und Dienstleistungen zuletzt teurer geworden. Für Unternehmen kann dies bei der Kalkulation der eigenen Preise zur Herausforderung werden. Gerade bei langfristigen Aufträgen ist daher für sie interessant, ob eine Preiserhöhung nach der Auftragsbestätigung möglich ist. Wie immer bei Verträgen besteht aber auch in diesem Fall eine Bindung. Entsprechend tragen Auftragnehmer das Risiko steigender Preise allein. Ausnahmen bestehen nur bei vertraglich festgelegten Preisanpassungsklauseln.

Wichtig zu wissen ist dabei allerdings, dass derartige Klauseln strengen Vorgaben unterliegen. Dabei kommt es auch auf die Formulierung an. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen sich entsprechend rechtlich beraten lassen. So ist eine Preiserhöhung grundsätzlich unzulässig, wenn eine Ware innerhalb von vier Monaten nach Bestellung geliefert wird. Außerdem dürfen Auftragnehmer nur tatsächlich entstandene höhere Kosten an Kunden weitergeben. Eine Preisanpassung zur reinen Profitmaximierung ist nicht erlaubt.

Fazit: Rechtssicherheit und Kundenbindung

Mit wenig Aufwand können Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Auftragsabwicklung reibungslos verläuft. Daher sollten sie sofort nach Erhalt eines Auftrags die Auftragsbestätigung schreiben. Diese Auflistung der Details rund um eine Warenlieferung oder Dienstleistung schafft Klarheit für alle Beteiligten. Unstimmigkeiten zwischen den Vertragspartnern lassen sich auf diese Weise leicht vermeiden. So kann die Auftragsbestätigung auch als ein wesentlicher Baustein zu einer langfristigen Geschäftsbeziehung dienen. 

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Martina Schäfer

ist Wirtschaftsjournalistin. Neben Finanz- und Steuerthemen gehören vor allem die Bereiche Marketing und Social Media zu ihren Schwerpunkten. Dabei schreibt sie für Online- und Offline-Medien wie das Handelsblatt oder das IHK-Magazin „Die Wirtschaft“. Außerdem gibt sie ihr Wissen im PR-Studiengang der Freien Journalistenschule sowie in Seminaren und Workshops weiter.

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