Mitarbeiter & Ausbildung

Arbeitge­ber müs­sen pro­fes­sio­nell mit einer Krankmeldung um­gehen

Sukzes­sive kommt die elek­tro­ni­sche Krank­mel­dung, aber für Ar­beit­ge­ber än­dert sich bei der Krank­schrei­bung per Ge­setz zu­nächst nicht viel. Sie soll­ten stets mit Fach­leu­ten für Recht und Steu­ern be­sprechen, was bei Krank­mel­dung und Lohn­ab­rech­nung zu be­achten ist.

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Das Hantieren mit diversen Papierbescheinigungen bei einem Krankheitsfall könnte schon bald Geschichte sein. Seit 1. Oktober 2021 ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei einer Krankschreibung durch die behandelnden Ärzten oder Ärztinnen gleich digital an die Krankenkassen zu übermitteln – für Beschäftigte ebenso wie für Selbständige. Dies bedeutet einen Schritt hin zur elektronischen Krankmeldung, die künftig den gelben Schein ersetzen soll. So sieht es jedenfalls der Plan vor, der Krankschreibung und Krankmeldung für Unternehmen sowie Beschäftigte erleichtern und Bürokratie abbauen soll. Nach dem Gesetz sollte die Krankmeldung also für Arbeitgeber und Erkrankte einfacher werden – auch für jene, die selbständig tätig sind. Dennoch gibt es Pflichten und einigen Beratungsbedarf mit Fachleuten für Recht und Steuern, denn es gilt viele Details zu beachten. Etwa, wenn die Krankschreibung rückwirkend beim Arbeitgeber eingeht, sich auf Kinder bezieht oder verlängert wird. Auch für Selbständige bringen die Themen Krankschreibung und Arbeitsunfähigkeit einige Fragen mit sich.

So ist die Krankmeldung laut Gesetz geregelt

Arbeitgeber schuldet nach Krankmeldung die Lohnfortzahlung

Beschäftigte und Arbeitgeber müssen Fristen im Auge behalten

Das gilt bei einer Krankmeldung für Gehalt und Versicherungen

Krankschreibung ist kein zwingendes Arbeitsverbot

Das gilt bei der Krankschreibung für Selbständige

Bislang bringt eine Krankschreibung viel Papier mit sich

Sukzessive soll die elektronische Krankmeldung kommen

So ist die Krankmeldung laut Gesetz geregelt

Krankmeldungen gehören vielerorts zur täglichen betrieblichen Praxis. Immer wieder bekommen Personalverantwortliche die Bescheinigung für eine Arbeitsunfähigkeit übermittelt, die vom Arbeitgeber laut Gesetz als Krankmeldung beziehungsweise Krankschreibung bei der Lohnabrechnung zu berücksichtigen ist. Was so einfach klingt, kann allerdings eine Fülle verschiedener möglicher Entgeltersatzleistungen auslösen. Krankschreibung ist also salopp gesagt nicht gleich Krankschreibung. Die Vorgaben dazu, wann welche Zahlungen zu leisten sind, finden sich in §107 Sozialgesetzbuch (SGB) IV. Es bildet die Rechtsgrundlage für die Übermittlung einer Bescheinigung für folgende Entgeltersatzleistungen:

  • Krankengeld (auch Versorgungskrankengeld)
  • Kinderkrankengeld (Krankengeld bei Erkrankung des Kindes)
  • Kinderverletztengeld (Verletztengeld bei Verletzung eines Kindes)
  • Mutterschaftsgeld
  • Übergangsgeld
    – Leistungen zur medizinischen Rehabilitation der Rentenversicherung
    – Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben der Rentenversicherung
  • Übergangsgeld
    – der Unfallversicherung
    – der Bundesagentur für Arbeit
  • Verletztengeld

Der Arbeitgeber muss die Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen oder weitergezahlten Arbeitgeberleistungen während des Bezugs von Sozialleistungen etwa für eine Krankschreibung elektronisch übermitteln.

Arbeitgeber schuldet nach Krankmeldung die Lohnfortzahlung

Eine Krankmeldung bringt für Arbeitgeber qua Gesetz neben anderen Pflichten vor allem die zur Lohnfortzahlung gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz mit sich. Den Beschäftigten steht nach einer Krankschreibung – meistens auch rückwirkend – für bis zu sechs Wochen ihr gewohntes Gehalt vom Arbeitgeber zu. Voraussetzung ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die ein Arzt oder eine Ärztin ausstellt, wenn Beschäftigte oder auch Selbständige wegen ihres persönlichen Gesundheitszustands ihre Tätigkeit nicht ausüben können. Dauert eine solche Krankschreibung länger als drei Tage, muss nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz die Krankmeldung spätestens am Folgetag beim Arbeitgeber eingehen – auf Verlangen früher. Unternehmen sollten stets individuell mit ihrer Anwaltskanzlei klären, wie sie verfahren, falls die Krankmeldung ausbleibt – theoretisch könnten sie Lohn einbehalten. In jedem Fall haben Beschäftigte einen Anspruch auf Nachzahlung des Gehalts, sobald sie das Dokument nachgereicht haben.

Arbeitgeber-Pflichten bei Krankmeldung sind unumgänglich

Die Pflicht zur Entgeltfortzahlung gilt für Arbeitgeber nach einer Krankmeldung qua Gesetz für alle Beschäftigten. Auch Auszubildende, Werkstudenten, Aushilfen mit Minijob sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Probezeit haben bei einer Krankschreibung einen Anspruch – allerdings immer erst nach mehr als vier Wochen im Betrieb. Was für die Berechnung der Lohnfortzahlung gilt, sollten Unternehmen mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin klären, falls ihr Buchführungsprogramm die besonderen Regelungen nicht automatisch berücksichtigt. Zur Lohnfortzahlung bei Krankheit nicht verpflichtet sind Unternehmen nach §3 Entgeltfortzahlungsgesetz, wenn Beschäftigte den Grund für die Arbeitsunfähigkeit selbst verschuldet haben. Allerdings betrifft der Passus im Gesetz nicht jede Leichtsinnigkeit. Deshalb sollten Chefs oder Chefinnen im Zweifel bei ihrer Anwaltskanzlei stets Rat einholen, was wirklich als Selbstverschulden zu werten ist – und was nicht. Auf Nummer Sicher zu gehen, ist wichtig. Schließlich trägt das Unternehmen mit der Krankmeldung die Pflicht zur Beweislast, wenn es die Lohnfortzahlung wegen Selbstverschuldens verweigern will.

Beschäftigte und Arbeitgeber müssen Fristen im Auge behalten

Ist die Frage der Entgeltfortzahlung bei einer Krankmeldung geklärt, müssen Arbeitgeber die vom Gesetz festgelegten Fristen und Pflichten beachten. Die Lohnfortzahlung aufgrund einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für bis zu sechs Wochen oder 42 Tage zu leisten. Nur in den ersten vier Wochen direkt nach einer Neueinstellung zahlt die Krankenkasse ein Krankengeld. Diese Ersatzleistung muss der oder die Versicherte bei der Krankenkasse immer selbst beantragen. Bei einer Krankmeldung während des Arbeitstages beginnt die Sechs-Wochen-Frist am folgenden Tag. Allerdings endet sie dann nicht nach sechs Wochen ab Fristbeginn, sondern sechs Wochen nach dem Tag des Krankheitsbeginns. Wegen dieser und weiterer Fallen – etwa wenn die Krankschreibung rückwirkend erfolgt oder verlängert wird – sollte der Arbeitgeber stets mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin die Berechnung der Lohnfortzahlung klären. Wechselnde Arbeitszeiten oder Zuschläge und ein damit schwankendes Gehalt machen die Berechnung der korrekten Entgeltfortzahlung ebenfalls kompliziert. Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen müssen beachten, dass verlängerte Krankschreibungen lückenlos sein müssen.

Das gilt bei einer Krankmeldung für Gehalt und Versicherungen

Als Lohnfortzahlung steht Beschäftigten bei einer Krankmeldung qua Gesetz das volle Gehalt vom Arbeitgeber zu, das sie regulär erhalten würden. Sie bleiben während der Entgeltfortzahlung versicherungspflichtig beschäftigt – außer, das Arbeitsverhältnis endet aus einem anderen Grund. Eine Krankschreibung unterbricht für Beschäftigte wie auch für Selbständige nicht die Versicherungspflicht in der Sozialversicherung – sie läuft trotz Krankmeldung weiter. Das vom Arbeitgeber fortgezahlte Entgelt gilt als Arbeitsentgelt. Daher führen Unternehmen darauf Lohnsteuer sowie die bis zur Beitragsbemessungsgrenze fälligen Sozialabgaben ab. Genau prüfen muss der Steuerberater oder die Steuerberaterin, wie hoch die Lohnfortzahlung aufgrund der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausfällt. Wichtige Aspekte sind dabei tarifliche Vorgaben, größere Gehaltsschwankungen oder, ob Kurzarbeit angeordnet war. Auch die Krankmeldungen an Sonn- oder Feiertag sind anders zu handhaben und Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder einmalige Gratifikationen zu berücksichtigen. Bei geringfügig oder im Übergangsbereich beschäftigten Mitarbeitern ist die Phantomlohnfalle zu umgehen. Arbeitgeber bekommen es bei einer Krankmeldung also mit komplexen Sachlagen zu tun.

Für wiederholte Krankmeldung gelten besondere Regeln

Eine neue Krankmeldung löst laut Gesetz den Anspruch auf Lohnfortzahlung gegen den Arbeitgeber neu aus. Ist jemand also wieder gesund, kommt zum Arbeiten und meldet sich dann aus einem anderen Grund erneut krank, entsteht der Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen neu – für Selbständige gegebenenfalls über vorgezogenes Krankengeld aus einer Krankenzusatzversicherung oder privaten Krankenversicherung. Auch für dieselbe Erkrankung kann das mehrmals möglich sein. Laut Entgeltfortzahlungsgesetz dann, wenn Beschäftigte vor der erneuten Krankschreibung mindestens sechs Monate nicht arbeitsunfähig waren oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit ein Zeitraum von zwölf Monaten vergangen ist. Beginnt dagegen die zweite Erkrankung während der sechswöchigen Ersterkrankung, endet die Lohnfortzahlung für den Arbeitgeber in jedem Fall nach sechs Wochen, hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden (Az.:5AZR505/18). Unternehmer und Unternehmerinnen sollten in jedem Fall anwaltlichen Rat einholen, wenn Beschäftigte wegen einer Grunderkrankung in größeren Abständen immer wieder ausfallen. Eine krankheitsbedingte Kündigung könnte möglich sein.

Krankschreibung ist kein zwingendes Arbeitsverbot

Es kommt vor, dass Beschäftigte trotz Krankschreibung arbeiten wollen. Weil sie wieder fit sind, bevor die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung endet – und vielleicht Arbeit liegenbleibt. Oder manchmal auch, weil das Krankengeld nicht weiter gezahlt wird. Wissenswert für Arbeitgeber ist bei einer Krankmeldung mit Blick auf das Gesetz: Die Krankschreibung ist kein Arbeitsverbot – für Selbständige sowieso nicht, aber auch nicht für Beschäftigte. Arbeitsrechtlich soll die Krankschreibung nämlich nur feststellen, dass jemand zum aktuellen Zeitpunkt nicht arbeitsfähig ist. Damit verbunden trifft die Krankschreibung eine Prognose darüber, wie lange dieser Zustand voraussichtlich anhalten dürfte. Ist jemand früher vollständig genesen, gehört es zu den Pflichten gegenüber dem Arbeitgeber, trotz Krankschreibung wieder zur Arbeit zu erscheinen. Das gilt auch dann, wenn der Arzt meint, dass Arbeiten die Gesundheit noch beeinträchtigt.

Allerdings hat der Chef oder die Chefin durchaus auch eine Fürsorgepflicht. Will jemand also trotz Krankschreibung wieder arbeiten, ist der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres verpflichtet, die angebotene Arbeitsleistung anzunehmen. Das sollten Vorgesetzte mit Blick auf eine vorherige Krankmeldung insbesondere dann bedenken, wenn sich möglicherweise Kollegen oder Kolleginnen anstecken könnten oder zu befürchten ist, dass kranke Beschäftigte unter Medikamenteneinfluss eine Maschine falsch bedienen. Rücksprache mit dem Anwalt oder Anwältin ist in einem solchen Fall sicher ratsam.

Das gilt bei der Krankschreibung für Selbständige

Selbständige brauchen zwar keinem Gesetz zufolge irgendeinem Arbeitgeber – beziehungsweise in ihrem Fall einem Auftraggeber – eine Krankmeldung einzureichen. Doch auch für Selbständige ist eine Krankschreibung oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Fall einer Arbeitsunfähigkeit wichtig. Sie sichert ihnen zwar keine Entgeltfortzahlung – aber möglicherweise ein Krankengeld. Wer selbständig tätig und gesetzlich versichert ist, hat nach einer Krankmeldung bei längerer Erkrankung – also nach regulär sechs Wochen Krankheitsdauer – gegenüber der Krankenkasse den Anspruch auf bis zu 70 Prozent vom Arbeitseinkommen. Wer den Zusatzbeitrag in die Krankenkasse bezahlt, erwirbt damit einen Krankengeldanspruch wie ein Arbeitnehmer – ab dem 43. Tag der Arbeitsunfähigkeit. Nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze abgesichert, ist das Krankengeld auf 70 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze gedeckelt, 2021 auf rund 113 Euro täglich.

Das sollten gutverdienende Selbständige wissen

Für viele Selbständige ist das gesetzliche Krankengeld im Fall einer Krankschreibung und Arbeitsunfähigkeit nicht ausreichend. Ebenso wie für manche gutverdienende Beschäftigte bei einer Krankmeldung nach dem Ende der Entgeltfortzahlung laut Gesetz durch den Arbeitgeber. Sie können mit einem Wahltarif den Krankengeldanspruch ergänzen oder ersetzen. Ergänzungstarife können Selbständige abschließen, wenn sie den Anspruch auf gesetzliches Krankengeld vereinbart haben. Die Tarife überbrücken meistens die Zeit bis zum 43. Krankheitstag. Einige Wahltarife stocken die Höhe des Krankengeldes auf – was interessant für Gutverdiener ist, denen der gedeckelte gesetzliche Satz nicht reicht. Alternativ bieten einige Kassen auch Wahltarife an, die das klassische Krankengeld ganz ersetzen – für Selbständige dann komplett frei für einen früheren oder späteren Beginn vereinbart. Dafür zahlen als Selbständige gesetzlich Versicherte sowie Angestellte in der Krankenkasse den ermäßigten Beitragssatz von derzeit 14 Prozent plus Zusatzbeitrag und dazu dann den Extra-Beitrag für den Wahltarif. Die Kosten für Wahltarife sind von Kasse zu Kasse verschieden.

Bedenken sollten Selbständige, dass sie an ihre Entscheidung für Krankengeld oder Wahltarif der Krankenkasse für je drei Jahre gebunden sind. Ein Wechsel in die private Krankenversicherung ist in dieser Zeit nicht möglich. Die Entscheidung für einen Wahltarif verhindert zusätzlich auch noch den Wechsel der gesetzlichen Krankenkasse. Weil sich die Wahltarife je nach Kasse in Preis und Leistungen teils deutlich unterscheiden, ist für Selbständige die Beratung durch Finanz- oder Versicherungsexperten in Sachen Krankschreibung und Arbeitsunfähigkeit unbedingt empfehlenswert. Gegebenenfalls ist alternativ eine private Krankentagegeldversicherung sinnvoll.

Bislang bringt eine Krankschreibung viel Papier mit sich

Dass das Fax im Gesundheitssystem praktisch unersetzlich ist, hat sich spätestens mit Corona gezeigt. Nicht nur die Gesundheitsämter setzen nach wie vor stark auf diesen Kommunikationsweg. Auch Praxen und Apotheken oder Krankenversicherungen handhaben es nicht anders. Eine Krankmeldung löst bislang drei Bescheinigungen auf Papier aus – für den Arbeitgeber, die Krankenkasse und die persönlichen Akten der Versicherten. Das soll künftig stärker elektronisch laufen. Seit 1. Oktober müssen Ärztinnen und Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital den Krankenkassen übermitteln. Die Kasse informiert im nächsten Schritt die Arbeitgeber elektronisch über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Für Arbeitgeber ändert sich dadurch qua Gesetz bei der Krankmeldung zuerst einmal nichts. Bis zum 30. Juni 2022 müssen Ärzte in jedem Fall noch neben der elektronischen Datenübermittlung übergangsweise Papier-Bescheinigungen für Versicherte sowie Unternehmen ausstellen. Den Durchschlag müssen Versicherte auch wie bisher selbst ans Unternehmen weiterreichen.

Sukzessive soll die elektronische Krankmeldung kommen

Demnächst greifen erste Neuregelungen rund um die elektronische Krankmeldung. Sie sind Teil eines Gesetzespakets zum Bürokratieabbau, das der Bundestag Ende 2019 verabschiedet hat. Der grundsätzliche Ablauf bei einer Krankmeldung bleibt dabei im Wesentlichen gleich, denn Beschäftigte müssen sich laut Gesetz weiterhin beim Arbeitgeber krankmelden, die Anzeigepflicht bleibt also bestehen. Die Krankmeldung kann per Telefon, per E-Mail, per Video, per SMS oder per WhatsApp erfolgen. Wer sich krankmeldet, muss sicherstellen, dass die Krankmeldung den Arbeitgeber auch erreicht – selbst wenn die Nachweispflicht mittels gelben Scheins für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer künftig wegfallen soll. Der Arbeitgeber wiederum soll die Daten der Krankschreibung bei der Krankenkasse abfragen. Einige Verantwortlichkeiten und somit mögliche Streitfragen könnten sich durch die geplante gesetzliche Neuerung also noch verschieben. Wie und auf welchem Weg die so entstehenden Probleme etwa des Nachweises gelöst werden, steht noch nicht fest.

Klar ist: Das Gesetz soll den digitalen Weg zur Krankmeldung nicht nur vereinfachen, sondern auch helfen, Tonnen von Papier einzusparen und so die Umwelt zu schonen. Durch die bisher in Arztpraxen auf herkömmlichem Weg dreifach ausgestellte Krankschreibung kommen bei bundesweit 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen im Jahr etwa 230 Millionen Zettel zusammen, die künftig wegfallen.

Pilotprojekt der Techniker Krankenkasse läuft vielversprechend

Dass das elektronische Verfahren für die Krankmeldung grundsätzlich funktioniert, hat ein Pilotprojekt der Techniker Krankenkasse (TK) bereits gezeigt. Daran nehmen bundesweit über 600 Ärztinnen und Ärzte teil sowie das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein und die TK selbst als Arbeitgeber. Seit 2017 haben TK-Versicherte die Möglichkeit, ihr Attest über die Praxis mittels spezieller Software digital der Krankenkasse zu übermitteln. Eine sechsstellige Zahl an Krankschreibungen ist auf diesem Weg bei der TK eingegangen, berichtet die Deutsche Handwerkszeitung. Laut TK zeigen die Zahlen, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Medizinern und Versicherten angenommen und genutzt wird. Ärzte und Ärztinnen schicken die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit einem Klick an die Krankenkasse. „Die Patienten können sich so auf ihre Gesundheit konzentrieren und müssen sich nicht damit beschäftigen, die Bescheinigungen einzuscannen oder in die Post zu geben“, erklärte Thomas Ballast, stellvertretender TK-Vorstandsvorsitzender, der Zeitung. „Auch das Risiko, das Einreichen zu vergessen, entfällt damit.“

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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