Organisation & Management

Zeitmanagement mit den rich­ti­gen Tools und Tipps lernen

Es reicht nicht, die De­fi­ni­tion von Zeit­ma­na­ge­ment zu ken­nen – man braucht Tipps und Tools, um es zu ler­nen und lau­fend zu ver­bes­sern. Un­ter­neh­me­rin­nen und Un­ter­neh­mer soll­ten an sich ar­bei­ten so­wie ih­ren Be­schäf­tig­ten hel­fen, de­ren Zeit­ma­na­ge­ment zu optimieren.

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Unternehmerinnen und Unternehmer kennen das dumpfe Gefühl der Unsicherheit: War noch etwas zu erledigen? Oder allgemein die aufkommende Panik angesichts anstehender Aufgaben: Wie soll ich das schaffen? Fragen von existenzieller Bedeutung. Schließlich sind Selbstständige beziehungsweise Firmenchefs oder -chefinnen dafür verantwortlich, dass ihr Laden läuft – und tragen bei Problemen persönlich die Konsequenzen. Also verzichten sie oft auf Urlaub, arbeiten länger als abhängig Beschäftigte und riskieren so nicht selten einen Burnout. Vollzeiterwerbstätige in Deutschland kommen laut Statistischem Bundesamt im Schnitt auf 41 Stunden pro Woche. Bei 40 Prozent der Selbstständigen sind es dagegen über 48 Stunden. Dies erklärt, warum der Umgang mit Zeit für sie so wichtig ist. Sie sollten sich deshalb dem Thema Zeitmanagement widmen und nicht nur die Definition sowie die gängigsten Tipps oder Tools kennen. Sondern gezielt lernen, wie sie ihr Zeitmanagement verbessern und ihren Arbeitseinsatz optimieren können.

Zeitmanagement lässt sich lernen und optimieren

Die gute Nachricht lautet: Zeitmanagement lässt sich lernen und mit bestimmten Tools oder Tipps verbessern. Die weniger gute Nachricht ist: Es mag zwar eine klare Definition von Zeitmanagement geben, aber es existiert kein Patentrezept. Jede Unternehmerin und jeder Unternehmer muss für sich feststellen, auf welche Art und Weise sich das persönliche Zeitmanagement wirklich nachhaltig optimieren lässt. Das ist leichter gesagt als getan: Fachleute sprechen von gut 70 verschiedenen Methoden oder Tipps für Zeitmanagement, mit denen sich ganze Arbeitstage oder auch nur kleine Teilaufgaben strukturieren lassen. Aber niemand sollte sich von einer ausufernden Übersicht wie dieser abschrecken lassen. Man muss kein Zeitmanagement-Profi sein, um beim Arbeiten die Tage, Stunden und Minuten sinnvoller einzuteilen. Als Einstieg ins Thema reicht ein Grundverständnis dafür, künftig deutlich bewusster mit der wertvolle Ressource Zeit umzugehen. Perfektionismus beispielsweise kann viel Schaden anrichten, denn zum Zeitmanagement gehört ein Gefühl für das gesunde Verhältnis von Aufwand und Ergebnis.

Das Zeitmanagement verbessern: Wichtige Grundsätze

Tipp zum Zeitmanagement: Die Zeitfresser bekämpfen

Bekannte Methoden und Tools für das Zeitmanagement


Zeitmanagement mit technischen Hilfsmitteln lernen

Viele könnten ihr Zeitmanagement weiter optimieren

Nicht jede Unternehmerin oder jeder Unternehmer ohne Kenntnis der gängigen Tools oder Tipps versagt beim Zeitmanagement. Im Gegenteil: Wer sich dennoch im Wettbewerb behauptet, dürfte hier unbewusst einiges richtig machen. Zahlreiche Firmenchefinnen und -chefs oder Selbstständige sind in der Disziplin schon gut. Aber beim Zeitmanagement geht es qua Definition um den strukturierten Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit. Hier machen jene die größten Fortschritte, die an allen Stellschrauben drehen und die Zeit besser einteilen. Die sich bewusst der Frage stellen, wie sie gezielt lernen können, das Zeitmanagement zu verbessern und den Arbeitseinsatz zu optimieren. Das gilt insbesondere, wenn typische Symptome für Zeitmanagement-Probleme auftreten. Dazu zählt, zuhause nicht abschalten zu können. Oft in Gedanken abwesend zu sein. Keine Zeit für wichtige Projekte zu haben. Tage als chaotisch zu empfinden. Vorhaben nicht konzentriert zu Ende zu bringen. Wer das spürt, sollte ein Zeitmanagement-Selbststudium starten oder Fachleute um Rat fragen.

Das Zeitmanagement verbessern: Wichtige Grundsätze

Selbsterkenntnis ist der erste Schritt zu Besserung. Deshalb sollten Unternehmerinnen und Unternehmer verstehen, dass Zeitmanagement – unabhängig von jeder Definition und damit verbundenen Tipps oder Tools – keine reine Frage der Technik ist. Es geht um umfassendes Selbstmanagement, das private und berufliche Ziele berücksichtigt sowie Prioritäten im geschäftlichen oder gesundheitlichen Bereich setzt. Dazu zählt etwa das Delegieren von Aufgaben, das Verbessern von Prozessen oder das Investieren in nützliche Technik. Soll besseres Zeitmanagement als Teil eines bewussten Selbstmanagements seine Wirkung entfalten, braucht es passende Methoden. Um die zu identifizieren, gehört zur Selbsterkenntnis, dass Stress und Zeitdruck verschiedene Ursachen haben können. Und dass Menschen unterschiedlich auf Belastungen reagieren. Wichtig zu wissen ist, was die Zeitnot verursacht – ein ungünstiges Arbeitsumfeld, die eigene ineffiziente Arbeitsweise, permanente Fremdbestimmtheit? Die richtigen Antworten auf diese Fragen bilden die Basis dafür, um die passenden Methoden zu lernen, mit denen sich das persönliche Zeitmanagement verbessern und dadurch der Arbeitseinsatz optimieren lässt.

Tipp zum Zeitmanagement: Die Zeitfresser bekämpfen

Wer das Zeitmanagement optimieren und so die Arbeitsergebnisse verbessern will, muss vor allem die größten Zeitfresser an jeweiligen Arbeitsplatz kennen. Viele Tools und Tipps zum besseren Zeitmanagement mögen allgemeingültig sein, doch die passenden Lösungen sollten immer auf die individuelle Situation zugeschnitten sein. So nennt die „karrierebibel“ etwa für Personen mit einem Arbeitsplatz im Büro sieben besonders relevante Bedrohungen für effizientes Arbeiten, mit denen vermutlich schon jeder und jede gewisse Erfahrungen gemacht hat.

  • E-Mails. Im Schnitt verbringen Berufstätige 3,2 Stunden pro Tag mit dem Checken beruflicher Nachrichten.
  • Meetings. Rein statistisch sitzen manche Vorgesetzte und Beschäftigte bis zu 19 Stunden pro Woche in Meetings.
  • Smalltalk. Durchschnittlich dauern Klatsch und Tratsch im Büro jeden Tag bis zu einer Stunde, bei jedem fünften Menschen noch länger.
  • Smartphone. Ebenfalls bis zu einer Stunde kann der wiederholte Blick auf den Bildschirm inklusive Reaktion auf Push-Mitteilungen kosten.
  • Internet. 80 Prozent surfen bis zu zwei Stunden am Tag ohne Bezug zur Arbeit: sie lesen Nachrichten, schauen Videos oder scrollen durch Social-Media-Kanäle.
  • Helfersyndrom. Wer ständig anderen Personen im Team hilft, verspürt zwar das Gefühl, etwas Gutes zu tun, kommt aber kaum noch dazu, die eigene Arbeit zu schaffen.
  • Perfektionismus. Wer sich in Details verliert, verschwendet auf der Suche nach der vollkommenen Lösung viel Zeit.

Zeitfresser schlagen auch nach der Arbeit zu

Bei genauer Betrachtung und unter Einbeziehung des Privatlebens lässt sich die Liste noch verlängern. Beispielsweise um wiederholte Telefonstörungen, das Aufschieben unangenehmer Aufgaben, planloses Arbeiten, Unordnung, unvorbereitete Konferenzen oder den Drang, alles selbst zu erledigen. Und dann folgt abends zuhause der Griff zur Fernbedienung, um vor dem Fernseher etwas abzuschalten. Dabei wäre es vielleicht besser, das TV-Gerät gar nicht erst anzustellen und lieber konkret den nächsten Tag oder allgemein das Zeitmanagement besser zu planen. Wer das Zeitmanagement optimieren will, kann dafür professionelle Tools nutzen, sich jedoch auch schon mithilfe kleiner Tipps verbessern. Anregungen dafür gibt es genug.

Bekannte Methoden und Tools für das Zeitmanagement

Rund 70 verschiedene Methoden, Tipps oder Tools, mit denen sich das Zeitmanagement lernen und dann in der Praxis schrittweise verbessern oder sogar weitestgehend optimieren lässt – das ist eine ganze Menge. Zum Einstieg in das Thema kann man sich aber zunächst auch auf die wichtigsten Ansätze konzentrieren. Dazu zählen etwa das Pareto-Prinzip, die ABC-Analyse, die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip, die Kanban-Tafel oder auch die Pomodoro-Technik. Was ihnen am besten weiterhilft, müssen alle Unternehmerinnen und Unternehmer für sich entscheiden. Dabei gilt für alle Methoden: Man sollte ihre Definition von Zeitmanagement verstehen, sie ernst nehmen, sie verinnerlichen und sie im Alltag möglichst konsequent anwenden. Wer das persönliche Zeitmanagement mit einer Herangehensweise verbessern will, die ihm oder ihr eigentlich gar nicht liegt, betreibt Zeitverschwendung auf hohem Niveau.

Priorisieren mit dem Pareto-Prinzip

Dem auf verschiedenste Themen angewendeten Pareto-Prinzip, einem der bekanntesten Tipps und Tools beim Zeitmanagement, liegt folgende Annahme zugrunde: 80 Prozent des größtmöglichen Erfolgs sind mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erreichbar. Auf 100 Prozent zu kommen, kostet die restlichen 80 Prozent vom möglichen Gesamtaufwand. Das ist unwirtschaftlich – außer bei Aufgaben, bei denen nur eine Null-Fehler-Toleranz das Überleben sichert. Perfektionismus kann Zeitverschwendung sein. Wer Zeit sinnvoll nutzen will, setzt Prioritäten und erledigt die grundlegenden, wichtigen, großen Dinge, statt sich in Kleinigkeiten zu verlieren. Wer beispielsweise kurzfristig eine Präsentation erstellen muss, sollte den Schwerpunkt auf den Inhalt legen und zunächst die Zahlen oder Argumente mit einfachen optischen Elementen in die richtige Reihenfolge bringen. Nur wenn dann noch Zeit bleibt, kann man das Layout verfeinern. Das perfekte Durchstylen von der ersten Folie an, ohne den Inhalt zu priorisieren, ist ein gängigesBeispiel für falsche Prioritätensetzung, das muss man beim Zeitmanagement lernen und das Verhalten optimieren.

Perfektionismus sabotiert effizientes Zeitmanagement

Prinzipiell kann man lernen, nach dem Pareto-Prinzip auch das Zeitmanagement zu verbessern. Allerdings ist es psychologisch anspruchsvoll, sich gerade als Unternehmer oder Unternehmerin darauf einzulassen, Dinge nicht hundertprozentig zu machen. Wer das Zeitmanagement so optimieren will, braucht zwingend eine Definition, was wichtige Aufgaben sind, die es zuerst zu erledigen gilt, welche Aspekte eines Themas nicht voll ausgearbeitet werden müssen oder an wen man weniger wichtige Themen delegieren kann. Dazu empfehlen sich die durchdachte Verteilung von Aufgabenbereichen – für das Delegieren – sowie priorisierte To-Do-Listen – zum konkreten Bearbeiten. Aus den Prioritäten innerhalb einer Aufgabe und der Abstufung verschiedener Aufgaben nach Wichtigkeit ergibt sich automatisch der Tagesplan zum sinnvollen Zeiteinsatz. Zur Kontrolle sollte schriftlich festgehalten werden, wie lange etwa eine Besprechung oder Angebotserstellung gedauert hat. Das hilft nicht nur bei der Kostenkalkulation, sondern mittelfristig auch bei der Tagesplanung. Dauert eine Besprechung immer länger als gedacht, muss sie gekürzt oder mehr Zeit dafür eingeplant werden.

Delegieren lernen mit der ABC-Analyse

Auch die ABC-Analyse gehört zu den Tipps oder Tools, die oft zum Einsatz kommen, um das Zeitmanagement zu verbessern. Sie unterscheidet zwischen sehr wichtigen, wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben. Dabei unterteilen sich die Kategorien wie folgt:

  • A-Aufgaben müssen Unternehmerinnen und Unternehmer in der Regel selbst erledigen. Sie sollten maximal zwei bis drei solcher Themen pro Tag einplanen und dafür höchstens die Hälfte ihrer Arbeitszeit vorsehen. Diese Aufgaben sind wichtig und dringend.
  • B-Aufgaben haben eine durchschnittliche Bedeutung und lassen sich zumindest teilweise delegieren. Hier sollten ebenfalls maximal drei Themen am Tag geplant werden, mit einem gesamten Zeitaufwand von etwa einer Stunde. Diese Aufgaben lassen sich auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten.
  • C-Aufgaben sind alle Tätigkeiten, die nicht sehr wichtig sind. Solche Routinearbeiten verursachen den weitaus größten Anteil der anfallenden Arbeit, lassen sich aber weitestgehend delegieren.

Anhand der einzelnen Buchstaben erhalten die einzelnen Aufgaben nun eine Reihenfolge. Grundsätzlich kommen die C-Aufgaben zum Schluss.

Wichtige Aufgaben in leistungsstarke Zeiten legen

Wer das Zeitmanagement mit der ABC-Analyse schrittweise verbessern oder sogar umfassend optimieren will, sollte ein durchdachtes System dafür aufbauen und es durch die gesamte Kette aller Beteiligten zu denken. Was muss man als Firmenchefin oder -chef selbst machen, was kann man an wen delegieren? Was muss ein Stellvertreter beziehungsweise eine Stellvertreterin machen, was lässt sich hier delegieren? Dass eine Unternehmerin oder ein Unternehmer beispielsweise keine Dokumente kopiert, sollte klar sein. Wer mit der ABC-Analyse zurechtkommt, kann durch präzise Zeitangaben das Zeitmanagement weiter verbessern. Wann wird etwas erledigt, und wie lange darf es dauern? Wichtig ist dabei, für A-Aufgaben nicht nur genug Zeit einzuplanen, sondern sie in jene Zeiträume zu legen, in denen man am leistungsfähigsten ist. Anhand der einzelnen Buchstaben erhalten die einzelnen Aufgaben nun eine Reihenfolge. Grundsätzlich kommen die C-Aufgaben zum Schluss.

Wir sollten Arbeitszeit planen wie Autofahrten: Wir fahren nicht drauflos und merken auf halber Strecke: Mist, falsche Richtung. Wir planen vorher eine Route.

Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert

Den nächsten Tag planen mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode stammt von Lothar Seiwert, einem Experten für Zeitmanagement, dessen Tools und Tipps diverse Bücher in die Bestseller-Listen gebracht haben. Sie hilft, den Arbeitstag zu planen sowie die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Dafür sollte man am Vorabend die nächsten 24 Stunden so strukturieren, dass sich alle Aufgaben ohne Zeitdruck erledigen lassen. Das erfordere kaum Zeit und sei besser, als morgens den Tag zu planen. Morgens verhindern oft schon beim ersten Schritt ins Büro viele Ablenkungen ein sinnvolles Planen des Tages. Zwar lassen sich so weder Wochen noch Monate planen – dafür passiert zu viel Unerwartetes. Trotzdem kann die ALPEN-Methode zumindest als Einstieg dienen, das Zeitmanagement zu verbessern. „Manche Menschen wollen sich nicht festlegen, spontan und flexibel bleiben“, meint Seiwert. „Aber wir sollten unsere Arbeitszeit planen, so wie wir Autofahrten planen: Wir fahren nicht einfach drauflos und merken auf halber Strecke: Mist, falsche Richtung. Wir planen vorher eine Route.“

Zeitmanagement lernen und Methoden kombinieren

Die Abkürzung ALPEN steht bei den Tools und Tricks zum Zeitmanagement für

  • Aufgaben aufschreiben. In die To-Do-Liste gehört alles, was am nächsten Tag zu tun ist – inklusive Mittagessen und dem, was am abgelaufenen Tag nicht erledigt wurde.
  • Länge schätzen. Für jede Aufgabe ist festzuhalten, wie lange sie erfahrungsgemäß dauert. So entsteht ein realistischer Plan, in dem die Stunde nicht 120 Minuten hat.
  • Pufferzeit einplanen. Laut Seiwert sollte die Hälfte der verfügbaren Zeit fest verplant sein. Der Rest wird für Unvorhergesehenes und soziale Aktivitäten gebraucht.
  • Entscheidungen treffen. Zur Planung gehört Priorisierung: Was muss morgen sein, was lässt sich auf nächste Woche verschieben? Hier helfen Pareto oder die ABC-Analyse.
  • Nachkontrolle. Wurde die Tagesplanung insgesamt erfolgreich umgesetzt und damit die Zeit effektiv genutzt, oder müssen Prioritäten, Zeitspannen und Puffer angepasst werden?

Wichtigkeit und Dringlichkeit nach dem Eisenhower-Prinzip

Als Klassiker gilt bei den Tools und Tipps zum Zeitmanagement das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsidenten. Es handelt sich um eine Vier-Felder-Matrix mit den Kategorien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“. Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie der Zielerreichung dient. Und sie ist dann dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft erledigt sein muss. Wer lernen will, das Zeitmanagement auf diese Weise zu optimieren, arbeitet entsprechend mit vier Kategorien:

  • Wichtig und dringlich. Was zur Erreichung von Zielen von höchstem Wert ist, wird sofort selbst erledigt. Nur wer sich selbst um diese Aufgaben kümmert, ist sicher, dass sie wirklich erledigt wurden.
  • Wichtig, aber nicht dringlich. Auch darum kümmert sich die Unternehmerin oder der Unternehmer persönlich. Es reicht aber, einen genauen Zeitpunkt für die Erledigung dieser Aufgaben zu setzen.
  • Dringlich, aber nicht wichtig. Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, lassen sich aber an Beschäftigte delegieren.
  • Weder wichtig noch dringlich. Was weder der Zielerreichung dient noch in einem bestimmten Zeitraum erledigt sein muss, bleibt bei Überlastung einfach liegen.

Zeit im Team planen mit der Kanban-Tafel

Die Kanban-Tafel, mit der inzwischen viele Unternehmen ihr Zeitmanagement verbessern, stammt ursprünglich aus der Automobilindustrie. Toyota hat damit die Lagerbestände reduziert und den Produktionsablauf optimiert. Mit der Methode lassen sich aber generell zahlreiche, oft parallel ablaufende Arbeitsschritte überwachen beziehungsweise Fortschritte dokumentieren. Die Kanban-Tafel zeigt übersichtlich, in welchem Stadium sich ein Prozess gerade befindet. In der Fertigung ist der Vorteil, dass sich mögliche Engpässe frühzeitig erkennen und beheben lassen. Aber auch das Zeitmanagement profitiert von dem Tool zur Visualisierung.

Dafür wird die Kanban-Tafel von links nach rechts in die drei Spalten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ unterteilt. Anstehende Aufgaben werden einzeln auf Haftnotizen geschrieben und in die linke Spalte geklebt. Je nach Bearbeitungsstand wandern die Zettel immer weiter nach rechts und zeigen so auf einen Blick den aktuellen Status an. Wer das System verfeinern will, kann den Aufgaben verschiedene Farben geben, die die jeweilige Dringlichkeit symbolisieren. So ist etwa auf einen Blick zu erkennen, ob wichtige Dinge noch unerledigt sind, während bereits an weniger wichtigen gearbeitet wird. Die Kanban-Tafel erleichtert vor allem das Prioritäten- und Zeitmanagement in Teams.

Das Zeitmanagement verbessern mit der Pomodoro-Technik

Neben den übergreifenden Herangehensweisen ans umfassende Zeitmanagement gibt es weitere Tipps oder Tools, wie sich einzelne Aufgaben effizienter erledigen lassen. Dazu zählt etwa die sogenannte Pomodoro-Technik. Hierbei wird der Aufwand zur Bearbeitung von Aufgaben mit einfachen technischen Hilfsmitteln erfasst und dokumentiert, was wiederum die weitere Planung und durch häufigere Pausen zugleich die geistige Beweglichkeit verbessern soll. Die Aufgabe wird in Arbeitsschritte von jeweils 25 Minuten unterteilt – wenn der Wecker klingelt, folgt zwingend eine fünfminütige Pause. Nach vier Abschnitten folgt eine längere Pause von 20 Minuten. In der Planungsphase wird eine priorisierte Aufgabenliste für den Tag erstellt. Eine erledigte Aufgabe fliegt von der Liste, was ein Erfolgsgefühl gibt. Die zur Dauer der Bearbeitung erfassten Daten helfen, künftig den Zeitaufwand besser zu planen. Wichtig ist, in den Arbeitsphasen keine Ablenkung zuzulassen, sondern etwa Anrufer auf die Mailbox zu lenken und später zurückzurufen – das erhöht die Qualität der Arbeit und der erfassten Daten.

Zeitmanagement mit technischen Hilfsmitteln lernen

Wer das Zeitmanagement optimieren will, braucht neben der richtigen Methode auch die passenden technischen Hilfsmittel. Schließlich gilt es die Aufgaben zu planen, den tatsächlichen Zeitaufwand zu dokumentieren und auszuwerten sowie auf Basis dieser Daten noch präziser zu planen. Dazu gibt es beim Zeitmanagement verschiedene Tipps und Tools. Über folgende Themen sollten sich Unternehmerinnen und Unternehmer informieren:

  • Klassische Zeitplanung auf Papier – diverse Anbieter vertreiben immer noch Arbeitshilfen und Checklisten, mit denen sich der Tag organisieren lässt.
  • Allgemein für diese Aufgabe entwickelte Software, die oft aus den Vorlagen der papierbasierten Lösungen entstanden ist und sie um weitere Funktionen ergänzt.
  • Lösungen, die auf einzelnen Ansätzen zum Zeitmanagement basieren und deren Herangehensweise etwa in Form von Kalendern und To-do-Listen abbilden.
  • Umfassende Lösungen, bei denen verschiedene Methoden oder Techniken zum Zeitmanagement integriert sind und sich neben Pareto auch Mindmapping findet.
  • Cloud-Lösungen, die selbst nur Termine verwalten, aber mit ausgefeilteren Softwarepaketen gekoppelt werden können.

Generell werden viele Ideen zum besseren Zeitmanagement wie etwa Pomodoro in Apps verpackt. Ob man damit zurechtkommt und die Funktionen wirklich helfen, stellt sich aber erst durch Ausprobieren heraus – nicht zuletzt mit Blick auf die technische Umgebung sowie die Frage, ob weitere Nutzerinnen und Nutzer eingebunden werden sollen.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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