Kleinunternehmer: Umsatzgrenze ermöglicht Umsatzsteuerbefreiung

Viele Gründerinnen und Gründer verschaffen sich gerne als Kleinunternehmer per Befreiung von der Umsatzsteuer etwas Erleichterung in Sachen Steuern. Nach einer Ausnahmeregelung im Umsatzsteuergesetz sind Kleinunternehmer auf Wunsch umsatzsteuerbefreit. Doch dieser Schritt will gut überlegt sein. Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer klingt natürlich gut – ist es aber nicht in jedem Fall. Bedenken sollten Selbstständige mit Bruttoumsätzen innerhalb der Grenze für Kleinunternehmer bei der Umsatzsteuer, dass sie damit auch die Möglichkeit verlieren, Vorsteuer geltend zu machen. Außerdem besteht das Risiko, die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer unvorhergesehen doch zu überschreiten. Dann kann es passieren, dass sie die fällige, aber von ihnen beim Kunden nicht erhobene Umsatzsteuer aus eigener Tasche zahlen. In diesem Fall die Umsatzsteuer bei Auftraggebern nachträglich einzufordern, kommt sicher nicht gut an und ist oft auch nicht möglich. Es gibt also allerhand abzuwägen. Selbstständige sollten daher mit der Steuerberatungskanzlei klären, ob sich ein Kleinunternehmer-Status für sie lohnt – eine Umsatzsteuererklärung müssen sie sowieso abgeben.

Für Kleinunternehmer ist die Umsatzgrenze entscheidend

Kleinunternehmer genießen zwar faktisch eine Umsatzsteuerbefreiung. Tatsächlich ist die entsprechende Regelung im Umsatzsteuergesetz aber keine Steuerbefreiungsvorschrift im engeren Sinne. Vielmehr sind Selbstständige mit Einkünften unterhalb der derzeitigen Grenze – es zählt der Bruttoumsatz – als Kleinunternehmer von der Erhebung der Umsatzsteuer ausgenommen. Bleiben Kleinunternehmer unter der Umsatzgrenze, behandelt der Fiskus sie mit Blick auf die Mehrwertsteuer wie Nichtunternehmer – sie dürfen dann Rechnungen ohne Ausweis der Mehrwertsteuer stellen, sind so quasi umsatzsteuerbefreit. Da Kleinunternehmer dem Fiskus keine Umsatzsteuer schulden, dürfen sie umgekehrt allerdings – im Gegensatz zu regulär besteuerten Unternehmerinnen und Unternehmern – aus Eingangsrechnungen auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Die Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmer geht dank de facto Befreiung von der Umsatzsteuer fast ohne Aufwand. Frühere Erleichterungen bei der Einkommensteuer gibt es dagegen in der Steuererklärung nicht mehr. Kleinunternehmer müssen seit ein paar Jahren auch ein oder gegebenenfalls mehrere Formulare für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausfüllen.

Wer kann als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit sein?

Selbstständige unterhalb der Umsatzgrenze für Kleinunternehmer genießen de facto eine Umsatzsteuerbefreiung – allerdings nur, sofern sie dies wünschen. Nutzen können die Ausnahmeregelung alle Selbstständigen, also auch Freiberufler. Die Voraussetzung: Ihr Bruttoumsatz lag im Vorjahr unter 22.000 Euro und übersteigt im laufenden Jahr nicht 50.000 Euro. Wer innerhalb dieser Grenze bleibt, erfüllt bei der Umsatzsteuer die Anforderungen für einen Kleinunternehmer und kann de facto umsatzsteuerbefreit sein. Gründerinnen und Gründer fordert der Fiskus von sich aus auf, durch Ankreuzen im Formular zur steuerlichen Erfassung die Ausnahmeregelung zu wählen oder darauf zu verzichten. Selbstständige können aber auch lange nach der Gründung jederzeit eine Befreiung von der Umsatzsteuer beantragen und zum Kleinunternehmer werden. Das müssen sie allerdings selbst aktiv tun. Über die Berechnung ihres erwarteten Bruttoumsatzes sollten Unternehmer unbedingt stets rechtzeitig mit der Steuerberatungskanzlei sprechen – am besten lange vor der Steuererklärung oder Umsatzsteuererklärung.

Umsatzgrenze für Kleinunternehmer variiert

Die Umsatzgrenze, bis zu der Selbstständige als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit sein können, ist an die Person gekoppelt. Die Umsatzgrenze gilt also insgesamt für alle Umsätze aus selbstständigen Tätigkeiten. Niemand kann quasi parallel mehrmals als Kleinunternehmer auftreten und jeweils die Grenze für die Befreiung von der Umsatzsteuer ausreizen. Oder für eine Tätigkeit als Kleinunternehmer auftreten sowie für eine weitere als umsatzsteuerlich regulär behandelte Firma. Sämtliche grundsätzlich umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen laufen beim Kleinunternehmer stets in einer einzigen Umsatzsteuererklärung zusammen.

Beginnen Selbstständige mitten im Jahr ihre Tätigkeit, ändert sich die für sie als Kleinunternehmer maßgebliche Umsatzgrenze. Der voraussichtliche Umsatz ist dann anteilig zu kalkulieren. Wer etwa erst im Mai startet, ist im laufenden Kalenderjahr acht Monate unternehmerisch aktiv. Die mögliche Grenze für den Bruttoumsatz als Kleinunternehmer betrüge damit lediglich 14.666 Euro – also 22.000 Euro geteilt durch zwölf Monate mal acht Monate. Kämen in diesem Zeitraum beispielsweise 15.000 Euro Umsatz zusammen, dürfte das Finanzamt die de facto Umsatzsteuerbefreiung als Kleinunternehmer ablehnen. Denn linear auf das volle Jahr hochgerechnet, läge der Gesamtumsatz dann bei 22.500 Euro. Kleinunternehmer sollten immer rechtzeitig und vor allem detailliert und vorausschauend mit ihrer Steuerberatungskanzlei sprechen.

Die Ausnahmeregelung ist bewusst zu wählen

Es ist ein verbreitetes Missverständnis, dass die de facto Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer automatisch greift. Der Bruttoumsatz unterhalb der Umsatzgrenze ist nur eine Voraussetzung, als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit zu sein. Gründerinnen und Gründer verzichten nach Aufforderung durch das Finanzamt auf die Ausnahmeregelung für Kleinunternehmer oder beantragen sie. Bereits länger aktive Selbstständige müssen sich stets selbst darum kümmern, falls sie Sonderregelung in Anspruch nehmen wollen. Wenn ihre Einkünfte unter die jeweils geltenden Grenzen für Kleinunternehmer sinken, erlöschen ihre Pflichten rund um die Umsatzsteuer nicht automatisch.

Selbst Medizinerinnen und Mediziner oder andere eigentlich von Berufs wegen umsatzsteuerbefreite Freiberufler stehen manchmal plötzlich vor der Wahl, sich für oder gegen die Befreiung von der Umsatzsteuer als Kleinunternehmer entscheiden zu müssen. Dafür reichen schon geringe zusätzliche umsatzsteuerpflichtige Umsätze, etwa aus Vorträgen oder Fachartikeln. Denn per se ohne Umsatzsteuer schreiben Selbstständige nur die Rechnung über als umsatzsteuerfrei eingestufte Einkünfte – etwa für im medizinischen oder therapeutischen Bereich erbrachte Leistungen. Von dieser ausdrücklichen echten Umsatzsteuerbefreiung abgesehen, ist auf alle anderen Umsätze die gesetzliche Umsatzsteuer zum jeweils geltenden Mehrwertsteuersatz fällig. Außer eben, Selbstständige sind als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit. Das sollten diese Selbstständigen stets im Auge behalten und gegebenenfalls regelmäßig mit ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater besprechen. Am besten, bevor sie als Kleinunternehmer – oder auch eben gerade nicht mehr als Kleinunternehmer – möglicherweise Rechnungen schreiben und es dann Ärger mit der Umsatzsteuererklärung gibt.

Eine Umsatzsteuer-ID ist für alle Unternehmen sinnvoll

Selbstständige sollten wissen: Seit 2017 bringt die Ausnahmeregelung für Kleinunternehmer bei der Einkommensteuererklärung keine Erleichterungen mehr. Seither müssen auch Kleinunternehmer ihren Gewinn anhand der Anlage EÜR dem Finanzamt anmelden. Kleinunternehmer zu sein, hat also weniger Vorteile als früher. Eine Umsatzsteuer-ID brauchen sie zwar weiterhin nicht. Dennoch gibt es andere gute Gründe, diese zu beantragen. Aus Sicherheitsgründen sollte die Umsatzsteuer-ID – nicht die vom Finanzamt zur Veranlagung vergebene Steuernummer – jene Nummer sein, die Selbstständige auf ihre Internetseite oder ihre Rechnungen schreiben, selbst wenn sie unterhalb der Umsatzgrenze bleiben und deshalb als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit sind. Auch wer grenzüberschreitend tätig ist, braucht die Nummer nicht unbedingt – könnte aber dank unterschiedlicher Steuersätze finanzielle Vorteile daraus ziehen.

Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer mit Privatkunden

Ob sich die de facto Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer lohnt, dafür bietet folgende Faustregel eine zumindest erste, grobe Orientierung. Sie kann sich rechnen, wenn die Kunden überwiegend Privatleute sind. Denn Verbraucher können – anders als Geschäftskunden – die in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht per Vorsteuerabzug steuermindernd geltend machen. Sind Auftragnehmer nicht als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit, ist in der Rechnung pflichtgemäß der geltende Umsatzsteuersatz auszuweisen, der ans Finanzamt abgeführt wird. Dies verteuert das Angebot für Privatkunden um die aufzuschlagende Umsatzsteuer. Deshalb können Kleinunternehmer dank Befreiung von der Erhebung der Umsatzsteuer einen niedrigeren Preis anbieten und Kunden gewinnen, die sparen wollen.

Allerdings ist zu bedenken, dass gute Geschäfte schnell zum Überschreiten der Umsatzgrenze für Kleinunternehmer von 22.000 Euro führen. Dann greift im Folgejahr die Regelbesteuerung – plus Umsatzsteuer. Durch das Überschreiten der Grenze für Kleinunternehmer bei der Umsatzsteuer ergibt sich praktisch eine schlagartige Preiserhöhung um den anzuwendenden Umsatzsteuersatz. Langfristig kann sich dadurch rächen, als Kleinunternehmer gestartet zu sein. Es gilt, viele Faktoren abzuwägen, daher ist das Gespräch mit der Steuerberatungskanzlei vor der Entscheidung immer ratsam.

Auf die Rechnung gehört ein erklärender Hinweis

Entscheiden sich Selbstständige für die de facto Umsatzsteuerbefreiung als Kleinunternehmer, weil sie unter der Umsatzgrenze bleiben, müssen sie die eigentlich anfallende Umsatzsteuer nicht ans Finanzamt abführen. Sie dürfen diese dann natürlich auch nicht vereinnahmen. Und diese Besonderheit, als Kleinunternehmer eine Befreiung von der Umsatzsteuer zu genießen, müssen sie als Zusatz in jeder Rechnung vermerken. Dieser Zusatz, der erklärt, dass der Kleinunternehmer als umsatzsteuerbefreit keine Umsatzsteuer berechnet, kann beispielsweise lauten: „Im ausgewiesenen Betrag ist nach §19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“. Die Details sollten Kleinunternehmer mit ihrer Steuerberatungskanzlei klären.

Mit Geschäftskunden lieber nicht als Kleinunternehmer gelten

Wer überwiegend für Geschäftskunden tätig ist, kalkuliert mit Blick auf die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer anders. Weil die Auftraggeber selbst Unternehmen sind, können sie in der Regel ihre gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer von ihren Umsatzsteuereinnahmen abziehen. Die Umsatzsteuer ist also ein durchlaufender Posten und macht das eingekaufte Produkt oder die genutzte Dienstleistung effektiv nicht teurer. Wer als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit ist, macht für solche Interessenten das eigene Angebot nicht günstiger. Aber als Kleinunternehmer entfällt die Möglichkeit, die selbst auf betrieblich angeschaffte Wirtschaftsgüter gezahlte Vorsteuer bei der Umsatzsteuererklärung anzusetzen. Deshalb kann es sich lohnen, kein Kleinunternehmer zu sein, obwohl der Umsatz unter der Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Jahr liegt. Auch der Image-Nachteil ist zu bedenken. Wer durch die de facto Befreiung eine Rechnung ohne Umsatzsteuer stellt, erweckt als Kleinunternehmer schnell den Eindruck, nicht professionell zu arbeiten. Deshalb sollte lieber nicht als Kleinunternehmer agieren, wer von Firmenkunden ernstgenommen werden will.

Kleinunternehmer müssen die Umsatzgrenze im Blick behalten

Kleinunternehmer müssen mit Augenmaß regelmäßig prüfen, ob sie die Voraussetzung erfüllen, die die Grenze zur Befreiung von der Umsatzsteuer bilden. Selbstständige, die im abgelaufenen Jahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro übertroffen haben oder im laufenden Jahr über 50.000 Euro Umsatz erwarten, sind automatisch nicht mehr als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit, sondern unterliegen der Regelbesteuerung. Wichtig: Unternehmen müssen reagieren, sobald sich abzeichnet, dass sie die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer überschreiten, nicht erst nach Fertigstellung bei der Umsatzsteuererklärung. Spätestens bevor die erste Rechnung des neuen Geschäftsjahres rausgeht, muss klar sein, ob es als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit los- und weitergeht – oder nicht.

Wer Rechnungen versehentlich als Kleinunternehmer schreibt, obwohl er die Voraussetzungen tatsächlich nicht oder nicht mehr erfüllt, schuldet dem Finanzamt die Umsatzsteuer. Der Fiskus verlangt den Betrag rückwirkend für alle Einnahmen. Damit zahlt der Unternehmer oder die Unternehmerin die Umsatzsteuer womöglich aus eigener Tasche. Nur selten ergibt sich die Chance, Geschäftskunden nachträglich eine Rechnung über die plötzlich doch fällige Umsatzsteuer ausstellen zu können. Das ist lediglich in engen Grenzen – sowie bei Privatkunden gar nicht – möglich und für alle Beteiligten aufwändig und ärgerlich.

Kleinunternehmer sind fünf Jahre an die Entscheidung gebunden

Unternehmerinnen und Unternehmer, die trotz niedriger Einkünfte keine Kleinunternehmer sein wollen, sind für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Selbstständige, die innerhalb der Umsatzgrenze für Kleinunternehmer liegen, sollten deshalb ihr Votum für oder gegen eine Umsatzsteuerbefreiung vorher ausführlich mit Steuerfachleuten besprechen. Bei Verzicht auf die Ausnahmeregelung schreiben sie unabhängig von ihren Umsätzen und der Grenze für Kleinunternehmer bei der Umsatzsteuer regulär den jeweiligen Satz der Umsatzsteuer auf ihre Rechnungen. Zusätzlich zur Umsatzsteuererklärung müssen sie dem Fiskus dann als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen monatlich oder quartalsweise auch eine Umsatzsteuervoranmeldung schicken.

Nicht umsatzsteuerbefreit sein heißt Termine einhalten

Selbstständige, die auf die Befreiung von der Erhebung der Umsatzsteuer für Kleinunternehmer verzichten, müssen nicht nur die Abgabetermine der Steuer- und Umsatzsteuererklärung, sondern auch der Umsatzsteuervoranmeldungen und damit verbundene Pflichten ernst nehmen. Geschuldete Umsatzsteuer muss zehn Tage nach Ende des Zeitraums, für den die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt, bei der Finanzkasse sein. Also etwa am 10. April für das erste Quartal des Jahres oder am 10. Februar für den Januar – beziehungsweise um einen Monat verzögert mit einer Fristverlängerung. Bei jeder Verspätung droht gleich Ärger. Schon die Überziehung um einen Tag führt zum Säumniszuschlag – auch beim noch so kleinen Handwerksbetrieb, Kleingewerbetreibenden oder der Lehrkraft.

Zudem droht bei einer verspäteten Voranmeldung der Umsatzsteuer – und insbesondere bei Schätzungen wegen fehlender Umsatzsteuervoranmeldungen – Ärger mit der Bußgeld- und Strafsachenstelle. Sie erhält immer zeitnah Informationen über Anhaltspunkte für vorsätzliche oder leichtfertige Steuerverkürzungen durch unrichtige, unvollständige oder unterlassene Angaben gegenüber der Finanzbehörde. Und eine verspätete Umsatzsteuervoranmeldung ist in diesem Sinne eine Steuerhinterziehung auf Zeit.