Auslandsentsendung nicht nur beim Gehalt gut vorbereiten

Für Beschäftigte ist sie oft eine verlockende Aussicht oder ein wichtiger Karriereschritt, für internationale Betriebe schlicht operativ notwendig – die Auslandsentsendung. Unternehmen mit Niederlassungen jenseits der Grenze bringen Know-how meistens in Form der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland zu diesen Standorten – wobei die maximale Dauer der Mitarbeiterentsendung ebenso zu beachten ist wie zahlreiche weitere Fragen rund um Gehalt, Steuern, Sozialversicherung und Arbeitsrecht. Für Betriebe wie Beschäftigte empfiehlt sich deshalb vor jeder Auslandsentsendung eine individuelle Checkliste, ob alles geklärt ist – nicht nur das Gehalt. Die Arbeitnehmerentsendung ins Ausland ist eine rechtlich komplizierte Sache, bei der stets ein Anwalt oder eine Anwältin den Vertrag aufsetzen sollte. Außerdem sollte gemeinsam mit den jeweiligen Beschäftigten sowie der Steuerberaterin oder dem Steuerberater besprochen werden, was die Mitarbeiterentsendung ins Ausland steuerlich im Einzelfall bedeutet. Hier sind für jedes Land die individuellen Regelungen zu beachten und ihre finanziellen Konsequenzen durchzurechnen. So wissen die Beschäftigten, worauf sie sich einlassen.

Bei der Auslandsentsendung ist die Vertragsgestaltung wichtig

Es gibt für Selbstständige wie Beschäftigte verschiedene Arten, im Ausland tätig zu sein. Vor allem innerhalb der EU sind viele Unternehmen gerade in Grenzregionen häufig in ihren Nachbarländern wirtschaftlich aktiv. Handwerksbetriebe etwa können ihre Teams ohne große Einschränkungen tageweise über EU-Grenzen fahren lassen, um Aufträge in einem anderen Land auszuführen. Wichtigste Voraussetzung dafür ist, vor jedem betrieblich veranlassten Grenzübertritt bei der zuständigen Stelle eine A1-Bescheinigung einzuholen. Sie dokumentiert die Sozialversicherung der Personen im Heimatland, und so entfällt die Versicherungspflicht im Zielland für die Dauer der Tätigkeit. Als klassische Auslandsentsendung gilt dagegen die Entsendung von Mitarbeitern für eine kontinuierliche Tätigkeit – meistens für eine maximale Dauer von 24 Monaten – ins auch außereuropäische Ausland, wo sie ihr Gehalt bekommen und Steuern zahlen müssen. Für diese Arten des Auslandseinsatzes reicht keine A1-Bescheinigung. Die Mitarbeiterentsendung beziehungsweise Arbeitnehmerentsendung ins Ausland muss insgesamt rechtlich detaillierter vorbereitet werden.

Zwischen Versetzungs- und Entsendungsvertrag unterscheiden

Generell gilt: Kaum eine Auslandsentsendung lässt sich einseitig per Weisung anordnen. Einzige Ausnahme: Der individuelle Arbeitsvertrag erlaubt es. Sonst erfordert jede Mitarbeiterentsendung ins Ausland eine einvernehmliche Änderung oder Ergänzung des Arbeitsvertrags. In der Regel dürfte die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland also entweder auf einem Versetzungsvertrag mit dem Tochterunternehmen basieren, den eine Ruhensvereinbarung mit der deutschen Muttergesellschaft ergänzt, oder auf einem Entsendungsvertrag – in beiden würden dann Themen rund um die Auslandsentsendung wie Gehalt, Steuern oder die maximale Dauer behandelt. Ganz wichtig: Bei einer klassischen Entsendung ergänzt der Entsendungsvertrag oder Entsendevertrag nur den bestehenden Arbeitsvertrag, dessen Inhalte weiter gelten. Die Muttergesellschaft bleibt also voll verantwortlich und zuständig, beispielsweise für die Gehaltsabrechnung und auch die fachliche Weisung im Ausland. Bei der Versetzung für eine Auslandstätigkeit sowie eigenem Arbeitsvertrag mit einem regionalen Tochterunternehmen übernimmt dieses alle Arbeitgeberpflichten. Dass der aktuelle Arbeitsvertrag nicht vollzogen, aber nach der Rückkehr reaktiviert wird, stellt die Ruhensvereinbarung klar.

Regionale Regelungen wie die Entsenderichtlinie beachten

Prinzipiell gelten diese beiden Vertragsvarianten für jede Auslandsentsendung. Zusätzlich sind gegebenenfalls regionale gesetzliche Regelungen zu beachten, die sich auch auf die Gestaltung der Mitarbeiterentsendung ins Ausland auswirken können. In der Europäischen Union (EU) beispielsweise gilt die Entsenderichtlinie. Sie hat unter anderem weitgehend das Prinzip „Gleicher Lohn für gleiche Arbeit am gleichen Ort“ festgelegt, um Lohndumping zu verhindern. Nur für die Speditionsbranche gibt es noch gesonderte Regelungen. Auch in einigen Situationen bei kürzeren Aufenthalten findet das Gesetz keine Anwendung. Zum Beispiel bei Erstmontagen- und Einbauarbeiten, die nur bis zu acht Tage dauern. Und bei der Teilnahme an Besprechungen, Fachkonferenzen sowie Messebesuchen oder einer betrieblichen Weiterbildung unter zwei Wochen. Deutsche Unternehmen, die Beschäftigte ihrer EU-Töchter nach Deutschland entsenden wollen, haben durch diese Auslandsentsendung also weniger Kostenvorteile etwa beim Gehalt. Ähnliche oder andere Vorgaben zum Einsatz entsendeter Beschäftigter können vielerorts zum Tragen kommen. Dies müssen Anwälte vor einer Auslandentsendung genau klären.

Für die Auslandsentsendung das Gehalt neu kalkulieren

Ein wichtiges Thema bei jeder Auslandsentsendung ist natürlich das Gehalt – hier sollten Unternehmen und Beschäftigte genau prüfen, welche Posten eventuell eine höhere Entlohnung unumgänglich machen. Das können allgemein höhere Lebenshaltungs- und Mietkosten sein, aber auch spezielle Belastungen wie etwa ein im Zielland zu zahlendes Schulgeld. Bei der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland spielt außerdem die maximale Dauer der Mitarbeiterentsendung sowie die Frage der wo zu zahlenden Steuern eine große Rolle. Auch dies gehört zur Betrachtung, wie hoch die Gesamtkompensation im jeweiligen Zeitraum sein sollte und was letztlich netto davon bleibt. Wichtig ist dabei etwa, ob beziehungsweise wann und wohin das Gehalt in Euro oder in einer Landeswährung überwiesen wird. Dies wiederum hängt stark davon ab, wie lange der Einsatz dauert. Und ob die ganze Familie umzieht oder auch in der Heimat ein Finanzbedarf etwa für Miete und Essen besteht.

Mitarbeiterentsendung ins Ausland mit Prämien versüßen

Durch einen Lebenshaltungskostenausgleich lassen sich starke Unterschiede ausgleichen, wobei stets auch Währungsschwankungen einzuplanen sind. Das kann für einige Beschäftigte auf eine Gehaltskürzung hinauslaufen, wenn sich in der Zielregion besonders günstig leben lässt. Andererseits locken viele Unternehmen mit einer Prämie für die Auslandsentsendung, um einen Anreiz zu bieten. Manchmal gleicht das eine mögliche Kürzung aus, manchmal ist es ein deutlicher Aufschlag auf das reguläre Gehalt. Aber immer ist die Gesamtkompensation natürlich Verhandlungssache. Außerdem sollten Unternehmen bei der Entsendung von Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen ins Ausland durchaus einen finanziellen Härteausgleich bieten, vor allem wenn eine Mitarbeiterentsendung sich auf die oft maximale Dauer von 24 Monaten zubewegt. Es gibt spezielle Verfahren, um auszurechnen, welche durch Klima, Gesundheitsrisiken, Sprache, kulturelle Unterschiede oder die (Nicht-)Verfügbarkeit bestimmter Dienstleistungen entstehenden Härten sich bei einer Auslandsentsendung zusätzlich zum Gehalt wie kompensieren lassen.

Bei Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland an Steuern denken

Besonderes Augenmerk sollte bei der Auslandsentsendung auf dem Thema Steuern liegen. Für die Entsendung von Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen ins Ausland gilt, dass sie weiter Steuern in Deutschland zahlen, wenn hier ihr Wohnsitz bleibt. Daran ändern viele Beschäftigte bei einer kurz- oder mittelfristigen Mitarbeiterentsendung ins Ausland nichts. Dann gilt §1 Abs. 1 Satz 1 des Einkommensteuergesetzes: „Natürliche Personen, die im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind unbeschränkt einkommensteuerpflichtig.“ Es gilt das Prinzip, das gesamte weltweit erzielte Einkommen mit dem deutschen Fiskus zu teilen. Weil im Ausland gezahltes Gehalt bei einer Auslandsentsendung aber auch dort zu versteuern wäre, droht eine doppelte Besteuerung. Darum gibt es Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit vielen Staaten, die klären, in denen die Steuern zu zahlen sind. Vereinfacht gesagt gilt: Steuern sind nur am ausländischen Tätigkeitsort fällig, wenn man sich dort über 183 Tage im Jahr aufhält. Also mehr als das halbe Jahr.

Bei Auslandsentsendung sind Gehalt und Steuern wichtig

Vor der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland gehört also – auch mit Blick auf die maximale Dauer – das Thema Steuern auf die Tagesordnung. Das Unternehmen sollte die Betroffenen durch Fachleute für Einkommensteuerrecht darüber informieren, was die Arbeitnehmerentsendung ins Ausland steuerlich für sie heißt. Dabei wäre etwa zu beachten, dass das bei der Auslandsentsendung dort erzielte Gehalt in Deutschland von der Einkommensteuer freigestellt ist. Aber auf in dieser Zeit hierzulande erzielte Einnahmen etwa aus Vermietung und Verpachtung könnten höhere Steuern anfallen. Denn das Auslandsgehalt bleibt steuerfrei, aber die Bemessungsgrundlage kann es verbreitern, wodurch Einnahmen in Deutschland einer höheren Progression unterliegen. Für einige Einsatzregionen gibt es die Möglichkeit für Kaufkraftzuschläge, die steuerfrei bleiben. Auch das ist sowohl aus Sicht der Unternehmen wie der Beschäftigten ein Thema für die Steuerberater oder Steuerberaterin.

Entsendung ins Ausland ist auch Thema der Sozialversicherung

Bei Dienstreisen oder einer Auslandsentsendung in EU-Staaten, in die EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie in die Schweiz und Großbritannien ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Damit lässt sich bei der Mitarbeiterentsendung ins Ausland dokumentieren, dass die betreffende Person sozialversicherungsrechtlich in Deutschland abgesichert ist und darum nicht in die lokale Sozialversicherung einzahlen muss. Für Großbritannien gelten nach dem Brexit derzeit die Regelungen des neuen Partnerschaftsvertrags. Diese Bescheinigung ist vor der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland einzuholen, gilt für eine Tätigkeit, deren maximale Dauer 24 Monate nicht überschreitet, und ist im elektronischen Antragsverfahren über ein entsprechend systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm zu bestellen. Wenn dagegen eine Arbeitnehmerentsendung ins Ausland länger als 24 Monate dauern soll, ist hierfür eine Ausnahmevereinbarung erforderlich. Der Antrag für eine Ausnahmevereinbarung ist immer in Papierform an die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) zu schicken. Dort gibt es zu vielen Ländern auch weitere Informationen über die Besonderheiten einer längerfristigen Auslandsentsendung per Ausnahmevereinbarung.

Arbeitsrecht muss auf eine Checkliste zur Auslandsentsendung

Bei der Entsendung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ins Ausland geht es aber nicht nur um Steuern, Gehalt, Sozialversicherung oder die maximale Dauer. Wichtig ist auch die Frage, welches Arbeitsrecht bei der Auslandentsendung zum Tragen kommt. Prinzipiell empfiehlt es sich, bei allen nur vorübergehend im Ausland eingesetzten Beschäftigten deutsches Arbeitsrecht anzuwenden. Erstens droht stets das Risiko, sich in einer ausländischen Rechtsordnung zu verirren. Zweitens dürften viele Arbeitsrechtsprozesse – gerade bei kürzeren Auslandseinsätzen – letztlich vor deutschen Gerichten landen, die dann mit ausländischem Recht hantieren sollen. Sinnvoller wäre es, deutsches Recht als Basis zur Mitarbeiterentsendung ins Ausland zu nutzen und alle denkbaren Probleme vertraglich wasserdicht abzuhandeln. Das gilt insbesondere für den Fall, dass der Auslandseinsatz oder der Arbeitsvertrag generell vorzeitig beendet werden soll. Wichtig ist vor allem, den Entsendungsvertrag oder den Versetzungsvertrag mit dem jeweiligen Tochterunternehmen sowie die dazugehörige Ruhensvereinbarung mit der deutschen Muttergesellschaft gut zu formulieren. Dafür ist stets eine fachanwaltliche Unterstützung empfehlenswert.

Über das Thema A1-Bescheinigung und Ausnahmevereinbarung bei einer Auslandsentsendung informiert auch das folgende Video.