Sonntagszuschlag – gesetzlich nicht vor­ge­schrie­ben, aber geregelt

Sonntags soll man ruhen – der Tag ist Familie und Kirche vorbehalten. Diese christliche Vorstellung entstand im Mittelalter und wirkt bis heute in Rechtsgütern wie der Sonntagsruhe nach, die Verfassungsrang genießt. Unternehmerinnen oder Unternehmer dürfen Beschäftigte sonntags also nicht uneingeschränkt zur Arbeit bitten. Gibt es dafür – etwa in Pflege, Gastronomie oder im Dreischichtbetrieb – gute Gründe, sieht das Arbeitszeitgesetz Ausnahmen vor. Betriebe müssen dann allerdings oft mit einem Sonntagszuschlag auf die Bezüge rechnen, der gesetzlich vielfältig geregelt und normalerweise steuerfrei bleibt. Dabei ist viel zu beachten. Wie hoch der Sonntagszuschlag ausfallen muss, wieviel die Beschäftigten also überwiesen bekommen, lässt sich meist in Prozent vom Stundenlohn berechnen. Sonderregelungen gelten jedoch etwa im Zusammenhang mit Krankmeldungen, Lohnfortzahlung oder Kurzarbeitergeld. Wenn sie den Sonntagszuschlag zu niedrig berechnen, droht Arbeitgebern beispielsweise die Phantomlohnfalle – dann sind Nachzahlungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen fällig. Daher sollte das Thema mit der Steuerberaterin oder dem Steuerberater besprochen werden.

Eigentlich ist der Sonntag ein arbeitsfreier Tag

Grundlage für den Sonntagszuschlag ist die Sonntagsarbeit – sie ist gesetzlich geregelt, und zwar im Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Es sieht vor, dass Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen „an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden“. Zugleich sind allerdings zahlreiche Ausnahmen für eine Reihe von Branchen erlaubt, unter anderem für

• Not- und Rettungsdienste, Feuerwehr, Polizei, Krankenhäuser oder auch den medizinischen und Pflegebereich
• Hotel- und Gaststättenbereich, Bäckereien und Konditoreien sowie Theater, Kinos und ähnliche Bereiche
• Kirchen, Verbände, Vereine, Parteien und ähnliche Vereinigungen
• Sport- und Freizeit-, Erholungs- und Vergnügungseinrichtungen sowie Museen und wissenschaftliche Präsenzbibliothekeno Medien und Rundfunk
• Verkehrsbetriebe, Messen, Ausstellungen oder Märkte sowie Volksfeste
• Landwirtschaft und Tierhaltung
• die Bewachung sowie Reinigung und Instandhaltung von Betriebsanlage,
• Energie- und Wasserversorgungsbetriebe, IT- und Datennetzbetreiber sowie Abfall- und Abwasserentsorgungsbetriebe
• Bereiche, die mit verderblichen Naturerzeugnissen oder Rohstoffen umgehen, etwa bei kontinuierlich durchzuführenden Forschungsarbeiten

Sonntagsarbeit kann im Ex­trem­fall straf­bar sein

Die gesetzlich verankerten Regelungen zur Sonntagsarbeit und dem darauf oft fälligen Sonntagszuschlag sind ernst zu nehmen. Nur wenn eine der im Arbeitszeitgesetz genannten Bedingungen erfüllt ist, lässt sich Arbeit an Sonn- oder Feiertagen anordnen. Und das auch nur, wenn es der Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder ein für den Betrieb gültiger Tarifvertrag nicht ausschließt. Liegen außergewöhnliche Umstände vor, lässt sich eine Sondergenehmigung beantragen. Auch die hierfür möglichen Ausnahmen stehen im Arbeitszeitgesetz. Dann empfiehlt sich aber stets vorher die Rücksprache mit dem Anwalt, statt die Beschäftigten einfach einzubestellen. Sonst begeht das Unternehmen womöglich eine Ordnungswidrigkeit, die zu empfindlichen Bußgeldern führen kann oder gar als Straftat gilt. Auch das Ladenschlussgesetz enthält Regelungen zur Sonntagsruhe. Selbst der Chef darf also nicht in jedem Fall sonntags persönlich ran. Er sollte stets vorab klären, was erlaubt ist. Ganz unabhängig davon, wie hoch ein Sonntagszuschlag gesetzlich ausfiele, was beim Berechnen wichtig wäre und wieviel er zahlen müsste.

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Für Tätig­kei­ten am Sonntag gibt es ei­nen Ausgleich

Trotz Sonntagsruhe ist Sonntagsarbeit unter gewissen Bedingungen also erlaubt. Arbeitgeber müssen dafür aber einen Ausgleich gewähren. Gesetzlich bedingt sehen tarifliche Regelungen oft einen Sonntagszuschlag vor. Das Arbeitszeitgesetz regelt überdies, dass für Beschäftigte mit Sonntagsarbeit mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei sein müssen. Auch die vorgeschriebenen Regeln für Arbeits- und Ruhezeiten sowie Pausen müssen Unternehmen einhalten. Und für jeden Sonntag im Dienst ist den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einen Ersatzruhetag anzubieten. Er ist „innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen zu gewähren“. Freie Ersatztage für auf Werktage entfallende Feiertage müssen Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber binnen acht Wochen ermöglichen. Sofern dies technisch und organisatorisch möglich ist, muss der Ersatzruhetag dabei unmittelbar in Verbindung mit einer Ruhezeit stehen. Das Gesetz lässt tariflich vereinbarte Abweichungen zu. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten mit ihrem Anwalt oder ihrer Anwältin über die Gestaltung der Sonntagsarbeit in ihrem Betrieb reden. Insbesondere, wenn es Beschäftigte im Minijob- oder Übergangsbereich gibt.

Was gesetzlich für den Sonntagszuschlag gilt

Gesetzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, einen Sonntagszuschlag zu zahlen. Aber der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin kann trotzdem einen Anspruch auf den Zuschlag haben. Der entsteht dann aufgrund eines Tarifvertrags, einer Betriebsvereinbarung, des Arbeitsvertrags und auch als Folge einer sogenannten betrieblichen Übung. Wollen Unternehmer den Zuschlag freiwillig und unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs zahlen, sollten sie das mit ihrem Anwalt besprechen. Es lassen sich Vorkehrungen dafür schaffen, dass aus einer freiwilligen Zahlung kein Rechtsanspruch für die Zukunft entsteht. Wer freiwillig Zuschläge zahlt, sollte außerdem klären, wie damit bei Tariferhöhungen umzugehen ist. Solche grundlegenden Fragen und Eventualitäten rund um den Sonntagszuschlag sollten Unternehmerinnen und Unternehmer mit einem Anwalt oder einer Anwältin diskutieren.

Gesetzlich bleibt der Sonntagszuschlag teils steuerfrei

Gesetzlich geregelt ist im Einkommensteuergesetz, dass der Sonntagszuschlag steuerfrei bleibt – allerdings nur bis zu einem gewissen Anteil des Grundlohns. Steuerfrei ist der Sonntagszuschlag bis zu einem Anteil von 50 Prozent. Die übrigen Zuschläge sind bis zu folgenden Anteilen lohnsteuerfrei:

• 25 Prozent für Nachtarbeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr
• 125 Prozent für Arbeit an gesetzlichen Feiertagen am Arbeitsort sowie am 31. Dezember ab 14 Uhr
• 150 Prozent für besondere Feiertagsarbeiten (24. Dezember ab 14 Uhr, ganztags am 25. und 26. Dezember und 1. Mai)

Beim Sonntagszuschlag korrekt zu berechnen, wieviel davon steuerfrei bleibt, ist wegen der diversen auch kombinierbaren Zuschläge nicht ganz trivial. Wie ermitteln Arbeitgeber den Lohn korrekt, wenn der Mitarbeiter am Samstagabend mit der Arbeit begonnen hat? Oder von Sonntag auf Montag arbeitet? Was, wenn er an einem Silvestersamstag nach 14 Uhr mit der Arbeit beginnt? Hier gibt es einiges zu beachten. Unternehmerinnen und Unternehmer mit eigener Lohnabrechnung sollten sich dazu detailliert vom Steuerberater oder der Steuerberaterin instruieren lassen. Auch das Berechnen des Grundlohns ist nicht ohne. Den müssen Arbeitgeber in einen Stundenlohn umrechnen und mit höchstens 50 Euro ansetzen. Steuerfrei ist der Zuschlag nur, wenn es ihn zusätzlich zum Grundlohn gibt. Eine rein rechnerische Aufteilung ist also nicht zulässig. Auch sind Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit nur lohnsteuerfrei für tatsächlich geleistete Arbeit. Ein Sonntagszuschlag aufgrund gesetzlich geregelter Lohnfortzahlungspflicht – bei Krankheit oder im Mutterschutz – ist also lohnsteuerpflichtig.

Wieviel vom Sonntagszuschlag bleibt nach Abgaben?

Und dann ist da beim Sonntagszuschlag noch die Versicherungspflicht – auch die ist gesetzlich geregelt. Die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) beschränkt den Stundengrundlohn, aus dem Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge ermittelt werden, auf 25 Euro. Alles darüber ist beitragspflichtig. Zumindest diese Vorgabe klingt einfach genug. Doch auch hier liegt die Falle im Detail. Und zwar darin, dass Arbeitgeber aus Versehen zu wenig Zuschlag zahlen. Dann laufen sie damit in eine tückische Falle namens Phantomlohn. Die Phantomlohnfalle schnappt zu, wenn dem Mitarbeiter aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Regelungen mehr Lohn oder Sonntagszuschlag zusteht, als das Unternehmen zahlt. Dann sind Sozialabgaben auf eine tatsächlich gar nicht erfolgte Lohnzahlung – den Phantomlohn – an Krankenkasse und Rentenversicherung zu überweisen. Das Unternehmen trägt dabei sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil. Wer nicht zahlt, riskiert eventuell sogar ein Strafverfahren. Gerade bei der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und auch in anderen Situationen passieren rasch solche Fehler.

Und auch wenn beim Berechnen vom Sonntagszuschlag selbst alles gesetzlich und steuerlich korrekt gelaufen ist, können noch Fehler zu Phantomlohn führen – nämlich beim Urlaubsgeld. Das errechnet sich aus dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Urlaub. Wer bei dieser Ermittlung mögliche Provisionen, Feiertags-, Nacht- und Sonntagszuschläge sowie Erschwernis- und Gefahrenzulagen vergisst, produziert damit fast automatisch Phantomlohn. Ebenso, wenn beim Berechnen der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall etwas schiefläuft. Daher sollten Unternehmerinnen und Unternehmer vor Jahresende sicherheitshalber nochmal mit ihrem Steuerberater oder ihrer Steuerberaterin prüfen, ob bei der Lohnberechnung im Lauf des Jahres entsprechende Fehler passiert sind. Ungeschehen machen lassen die sich nicht. Aber dann kann der Betrieb den so entstandenen Beitragsanspruch sofort ausgleichen.

Sonntagszuschlag be­rech­nen, aber Zeit rich­tig erfassen

Gesetzlich ist das mit dem Sonntagszuschlag also nicht ganz übersichtlich geregelt – wie hoch ist er, wann bleibt er steuerfrei, wie ist zu berechnen, wieviel der Betrieb den Beschäftigten zu zahlen hat? Aber mit Blick auf Steuern und Sozialversicherung lässt sich das Thema Sonntagszuschlag mit der Unterstützung vom Steuerberater gut lösen. Eines jedoch sollten Unternehmerinnen und Unternehmer nicht übersehen: Sie müssen natürlich nicht nur die Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuern auf die korrekt berechneten Beträge abführen, sondern auch die dieser Berechnung zugrundeliegende Arbeitszeit korrekt erfassen und dokumentieren. Das ist gesetzlich vorgeschrieben sowohl für die Arbeit an Sonn- und Feiertagen wie auch für Arbeitszeit, die über die üblichen acht Stunden hinausgeht.. Auch die Vorgaben zum Mindestlohn machen eine korrekte Zeiterfassung und. umfassende Dokumentation erforderlich. Das gilt es ebenfalls im Gespräch mit der Steuerberaterin oder dem Steuerberater zu klären.

Mehr Informationen zum Thema Mindestlohn enthält das folgende Video.