Finanz­buch­füh­rung für die Kfz-­Branche

Vier Autohäuser an 16 Standorten im Ruhrgebiet und im Bergischen Land, zehn Marken und rund 500 Mitarbeiter – die BOB Automotive Group sicher nicht zu den kleinsten Automobilhändlern. Dies zeigt sich auch im Verkauf von knapp 150.000 Werkstattstunden und 12.700 Neu- und Gebrauchtfahrzeugen im Jahr mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen Euro. Die Verwaltungsaufgaben für die Autohäuser übernimmt zentral die Holding. Das schafft Synergien. Organisatorisch steht die Unternehmensgruppe jedoch vor denselben Herausforderungen wie der kleine Servicebetrieb im Dorf: Auch sie braucht Dealer-Management-Systeme und Lösungen für die Finanzbuchführung, die passen und gleichzeitig die Anforderungen von Gesetzgeber und Kfz-Herstellern erfüllen.

Finanzbuchführung in der Kfz-Branche

Timo Krey, Leiter Rechnungswesen & Controlling und Prokurist der BOB Automotive Group, kennt die Branche seit langem. „In Sachen Finanzbuchführung ist die Kfz-Branche etwas Besonderes. Neben den gesetzlichen Anforderungen sind auch die Vorgaben der Hersteller zu erfüllen“. So ist zum Beispiel eine Teilnahme am Händlerbetriebsvergleich mittlerweile für fast alle Partner verpflichtend. Bei Mehrmarkenbetrieben sind dann häufig mehrere auf die Hersteller abgestimmte Dealer-Management-Systeme mit jeweils eigenen Kontenplänen nötig. „Für uns bedeutet das eine tägliche Datenübernahme der automatischen Buchungen aus verschiedenen Systemen mit teilweise unterschiedlichem Buchungsverhalten. Das alles muss vom Buchführungsprogramm zusammengeführt und zu korrekten Auswertungen verarbeitet werden“, so Krey.

In Sachen Finanzbuchführung ist die Kfz-Branche etwas Besonderes

Timo Krey

Einführung der DATEV-Finanzbuchführung

Deshalb setzt er heute DATEV-Software als einheitliches Finanzbuchführungssystem ein. Er kann sich noch erinnern, wie zeitraubend und umständlich die Arbeit mit verschiedenen Buchführungsprogrammen vor der Umstellung war: „Insbesondere die Kontenabstimmung für Monats- und Jahresabschlüsse und für das konsolidierte Berichtswesen war in unterschiedlichen Anwendungen sehr aufwändig. Verbunden mit viel manuellem Umbuchen, Überleiten von Konten und Befüllen von Excel-Listen.“ In mehreren Schritten wurde daher das Buchhaltungssystem vereinheitlicht. Danach wurden die Finanzbuchführungssysteme der Marken auf DATEV-Buchführung mit dem Branchenkontenrahmen SKR51 umgestellt. Die meisten Dealer-Management-Systeme verfügen bereits über Schnittstellen für einen einheitlichen Datenimport. Dass solche Umstellungen eine Herausforderung sein können, war Krey klar: „Die Umstellung der Marke Toyota auf die DATEV-Finanzbuchführung bereitete uns Kopfzerbrechen. Der zuvor notwendige Toyota-Markenkontenrahmen war sehr umfangreich und die im Toyota-spezifischen DMS TopCo integrierte Finanzbuchführung sowie das sehr gute Controllingmodul ließen sich nicht ohne weiteres ersetzen.“

Auch Toyota wird unterstützt

Schließlich gelang mit Unterstützung der DATEV und dem Hersteller von TopCo, TIS/ProCar, aber auch dieser Schritt: Die Marke Toyota wurde auf DATEV-Buchführung umgestellt. Zeitgleich erfolgte der Wechsel auf den Branchenkontenrahmen SKR51. Der von der Gütegemeinschaft in Zusammenarbeit mit DATEV entwickelte Kontenrahmen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und bildet alle Gesellschaftsformen ab. „Da auch Toyota den SKR51 unterstützt und wir die Tagesabschluss-Daten aus dem TopCo-System direkt in die DATEV-Software importieren, läuft nun in der Buchhaltung alles zusammen und endlich rund,“ freut sich Krey. Nun lassen sich offene Posten aus dem Debitorenbereich direkt in das Toyota-System zurückspielen. Damit sieht der Mitarbeiter schon bei der Auftragsannahme, ob der Kunde vorangegangene Rechnungen beglichen hat. Auch die Daten für den Händlerbetriebsvergleich (HBV) lassen sich aus DATEV anforderungsgerecht generieren und im HBV-Portal von Toyota hochladen. Das im DATEV-Programm enthaltene Modul „Reporting an externe Partner“ kann jedem Hersteller und Importeur eine eigene Datei für den Betriebsvergleich bereitstellen.

DATEV-Kostenrechnung schafft Transparenz im Autohaus

Mit der dazugehörigen Kostenrechnung ist die Lösung mehrmarken- und mehrfilialfähig. Als gewünschter Nebeneffekt ist nun ein Ergebnisvergleich der Deckungsbeiträge und aller Einzelpositionen der einzelnen Marken und Geschäftsfelder möglich.

Die Toyota-Umstellung inklusive Wechsel des Kontenrahmens wurde ohne größeren Aufwand selbst durchgeführt: „Wichtig ist die Bearbeitung der Daten aus dem DMS-System im Vorfeld, um eine gute Datenqualität bei der Übernahme zum Umstellungszeitpunkt zu gewährleisten“, betont Projektleiterin Christiane Wiesner. „Dazu gehört auch die Bearbeitung der Auftragsarten oder Kostenrechnungsmerkmale, um die Geschäftsfälle mit dem SKR51 ebenso abzubilden wie mit dem bisherigen Toyota-Kontenrahmen. Bei Fragen dazu half mir das ProCar-Projektteam jederzeit.“

Die Einführung der Finanzbuchführungssoftware und Kostenrechnung der DATEV macht vieles einfacher. „Durch die Vereinheitlichung der Kontenrahmen, des Buchführungssystems und der betriebswirtschaftlichen Auswertungen ist nun ein gesellschafts- und markenübergreifender Blick auf das gesamte Unternehmen möglich“, resümiert Finanzchef Krey.

Nächste Station: Dokumenten-Management für das Autohaus

Das nächste Projekt ist bereits geplant: die Anbindung eines Dokumenten-Management-Systems, wie zum Beispiel ELO for DATEV. DATEV ermöglicht über eine Schnittstelle den Zugriff auf Dokumenten-Management-Systeme von anderen Anbietern. So lässt sich direkt durch einen Klick auf den Buchungssatz der jeweilige Beleg im Dokumentenarchiv öffnen und prüfen. „Damit gehört die manuelle Suche nach Belegen in den verschiedenen Systemen der Vergangenheit an“, freut sich Krey. Auch von diesem Vorteil möchte die BOB Automotive Group profitieren. Denn wenn in der Finanzbuchführung alles rund läuft, können sich alle auf das Wesentliche konzentrieren: beste Beratung für zufriedene Kunden. Ganz nach dem Motto der Gruppe: Tradition bewahren. Wachstum stärken.