Steuern & Abgaben

Kosten der Firmenwagen: recht­liche und steuer­liche De­tails be­­achten

Natürlich ver­ur­sacht ein Fir­men­wa­gen Kos­ten. Und manch­mal Ein­nah­men. Un­ter­neh­mer müs­sen mit dem Steuer­be­ra­ter klä­ren, was wie zu be­han­deln ist. Das gilt et­wa für Nut­zungs­aus­fall nach ei­nem Un­fall. Auch wich­tig: Re­ge­lun­gen zur Pri­vat­nut­zung von Dienst­wa­gen durch Mit­ar­bei­ter und ei­ne Voll­kas­ko­versicherung.

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Verursacht ein Firmenwagen Kosten, so sind das Betriebsausgaben. Klar, denn vom Kaufpreis über Steuer und Versicherung bis zu Aufwendungen für Betrieb und Reparaturen fallen diese Ausgaben an, weil das Auto zum Betriebsvermögen zählt und sein Einsatz einem geschäftlichen Zweck dient. In drei Fällen allerdings erzielt ein Selbstständiger mit seinem Firmenwagen direkte Einnahmen. Einmal – logisch – beim Verkauf. Dann – das sollte jedem bekannt sein – über den privaten Nutzungsanteil in seiner Steuererklärung. Der lässt sich nach der Ein-Prozent-Regelung oder durch Führen eines Fahrtenbuchs ermitteln. Und schließlich – das dürfte vielen noch nicht Betroffenen neu sein – nach einem Unfall. Zahlt die Kfz-Versicherung des Unfallgegners für die Dauer der Instandsetzung einen Nutzungsausfall, gilt der als Betriebseinnahme. So urteilte der Bundesfinanzhof (BFH) im Fall eines Gewerbetreibenden, der 1.210 Euro Nutzungsausfall in seiner Einnahmen-Überschussrechnung nicht berücksichtigt hatte.

Oft ent­ste­hen bei den Fir­men­wa­gen Kos­ten durch Unfälle

Nutzen Angestellte einen Firmenwagen, ist das Thema Kosten aber breiter zu denken, gerade mit Blick auf selbstverschuldete Unfälle. Dienstfahrten brauchen klare Regeln. So kann nicht nur Selbstverständliches bestätigt werden, wie das Verbot von Alkohol am Steuer. Sondern es sollte auch vorgeschrieben werden, dass etwa zur Unfallaufnahme stets die Polizei zu rufen ist. Rein finanziell dürfen die Regelungen dem Mitarbeiter aber nicht zu viel Verantwortung zuweisen, wenn ein Unfall passiert. Er muss laut Bundesarbeitsgericht (BAG) weder für leicht fahrlässige verursachte Schäden einstehen, noch normal fahrlässig verursachte Schäden allein tragen. Für Unfallkosten während einer dienstlich veranlassten Fahrt privilegieren ihn die Grundsätze des „innerbetrieblichen Schadensausgleichs“. Der Mitarbeiter zahlt bei leichter Fahrlässigkeit nichts. Bei mittlerer Fahrlässigkeit teilt er die Kosten mit dem Arbeitgeber. Nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz ist er allein in der Pflicht – und auch bei Privatfahrten mit einem Firmenwagen ohne Genehmigung.

Private Nut­zung des Dienst­wa­gens schrift­lich definieren

Komplizierter ist die Sache mit Firmenwagen und Kosten bei dem, was gemeinhin als Dienstwagen gilt: Der zur beruflichen und privaten Nutzung überlassene Pkw als Gehaltsbestandteil. Passiert bei einer Privatfahrt ein Unfall, nehmen manche Gerichte den Fahrer in die Pflicht, andere nicht. In einem Fall bejahte das Landesarbeitsgericht Köln volle Haftung des Arbeitnehmers. In einem anderen meinte das Hessische Landesarbeitsgericht, der Arbeitgeber verpflichte sich durch die Erlaubnis von Privatfahrten und die Versteuerung des geldwerten Vorteils stillschweigend zur Übernahme privater Unfallkosten. Deshalb sollten Unternehmer beim Anwalt zwei Regelungen für Firmenwagen bestellen: Eine mit Vorgaben für geschäftliche Fahrten, die für jeden gilt, bis zum Lehrling. Und eine für Mitarbeiter, die ihren Dienstwagen privat nutzen dürfen. Hier lässt sich festschreiben, wer ans Steuer darf, ob Abstecher ins Ausland erlaubt sind und in welchem Umfang der Mitarbeiter die Kosten trägt. Das schafft klare Verhältnisse für den Fall, dass beim Unfall und Streit ums Geld kommt.

Beim Firmenwagen Kosten durch ei­ne Re­ge­lung klar verteilen

Eine Vereinbarung zur privaten Nutzung des Dienstwagens kann etwa das Thema Versicherung regeln. Empfehlenswert ist natürlich stets eine Vollkasko-Police. Dann lässt sich vereinbaren, ob der Mitarbeiter hier seinen persönlichen Schadensfreiheitsrabatt einbringt, um die Kosten zu senken. Für den Fall eines Schadens sollte geklärt werden, ob beziehungsweise in welcher Höhe der Mitarbeiter bei Fahrlässigkeit für Beitragserhöhungen einzustehen hat. So etwas sollte genau mit dem Anwalt besprochen werden. Manche Unternehmer wählen auch den Weg, Dienstwagenfahrer über einen prozentualen Anteil an den Betriebskosten zu beteiligen und dies mit dem geldwerten Vorteil zu verrechnen. So würden die Kosten aus einem Unfall stets in gewissem Maße auf den Verursacher abgewälzt. Solche Modelle müssen aber mit dem Steuerberater genau durchgerechnet und vom Anwalt wasserdicht formuliert sein.

Ohne Voll­kas­ko­ droht Steu­er durch einen gel­dwer­ten Vorteil

Steuerlich relevant sind aus Sicht des Mitarbeiters nach einem selbstverschuldeten Unfall bei einer Privatfahrt auch die Reparaturkosten. Häufig übernimmt der Chef die Instandsetzung beziehungsweise Selbstbeteiligung – er will Dienstwagenfahrer motiviert halten und kann die Kosten beim Firmenwagen als Betriebsausgabe ansetzen. Doch Reparaturkosten zählen grundsätzlich nicht zu den Gesamtkosten des Firmenwagens, fallen also nicht unter die Ein-Prozent-Methode. Trägt der Mitarbeiter sie nicht, entsteht ein geldwerter Vorteil in Form nicht eingeforderter Selbstbeteiligung oder Reparaturkosten, die der Chef erlässt. Eine Versteuerung lässt sich vermeiden, wenn der Firmenwagen mit bis zu 1.000 Euro Selbstbeteiligung vollkaskoversichert ist. Der Unternehmer darf pro Schaden nach Erstattung von Dritten kleine Unfallkosten bis zu 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer als Reparaturkosten in die Gesamtkosten einbeziehen. Das heißt: Die Vollkaskoversicherung zahlt die Reparatur. Sie fordert vom Unternehmer 1.000 Euro Selbstbeteiligung. Der deklariert das als Teil der Gesamtkosten. Und der Dienstwagenfahrer zahlt nichts. Noch ein Thema für das Gespräch mit dem Steuerberater.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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