Personal & Führung

Last Minute Weihnachtsfeier: So klappt die Party noch

Viele Firmenchefs ver­ges­sen über das Ta­ges­ge­schäft, den Jah­res­aus­klang im Be­trieb zu pla­nen. Aber für ei­ne Last Mi­nu­te Weih­nachts­feier ist es nie zu spät. Un­ter­neh­mer kön­nen dann Ab­stri­che beim Auf­wand ma­chen, müs­sen aber steuer- und ver­si­cherungs­recht­li­che De­tails beachten.

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Nur gut zwei Wochen bis Heiligabend. Wer jetzt noch keine Betriebsfeier zum stimmungsvollen Jahresausklang organisiert hat, muss sich beeilen – oder will sie vermutlich ausfallen lassen. Das aber sollte sich jeder Firmenchef gut überlegen. Zwar hat rechtlich betrachtet weder der Arbeitgeber die Pflicht, eine Weihnachtsfeier zu veranstalten. Noch müssen eingeladene Arbeitnehmer teilnehmen. In ihrer Freizeit sowieso nicht. Doch auch zum Umtrunk während der Geschäftszeiten kann niemand her zitiert werden. Er darf allerdings nicht einfach heimgehen, sondern muss dann eben arbeiten. Aber zurück zum Firmenchef: Ihm sollte klar sein, dass viele Beschäftigte eine Weihnachtsfeier als kleine Aufmerksamkeit, Symbol des Respekts, Belohnung für gute Ergebnisse wahrnehmen. Jeder Dritte freut sich laut Umfragen auf einen netten Abend mit den Kollegen. Unternehmer sollten also – insbesondere, wenn es im Betrieb rund gelaufen ist – nicht an der falschen Stelle sparen und demotivierend wirken. Sondern besser überlegen, wie sie schnell noch eine gelungene Last Minute Weihnachtsfeier organisieren.

Auch Last Minute Weih­nachts­feier muss je­dem offenstehen

Organisator: Wer noch eine Last Minute Weihnachtsfeier hinkriegen will, kann daraus nicht mehr ein generalstabsmäßig geplantes Projekt einer ganzen Arbeitsgruppe machen. Entweder übernimmt der Firmenchef diese Aufgabe persönlich. Oder er beauftragt einen Mitarbeiter damit, der schon Freude am Thema bewiesen hat.
Teilnehmer: Chefsache ist die Frage der Teilnehmer: Er entscheidet, ob neben den Beschäftigten auch Angehörige beziehungsweise Partner oder sogar Geschäftspartner kommen. Bei einer kurzfristig anberaumten Veranstaltung dürfte sich eine Beschränkung auf die eigenen Mitarbeiter empfehlen.
Geldwerter Vorteil: Die Pro-Kopf-Kosten ergeben sich aus der Division der Gesamtkosten durch die Anwesenden. Jedem teilnehmenden Mitarbeiter steht ein Freibetrag von 110 Euro zu. Alles darüber ist als geldwerter Vorteil steuer- und sozialabgabenpflichtig. Nicht im Betrieb tätige Begleitpersonen haben keinen eigenen Freibetrag, auf sie entfallende Ausgaben gehen zulasten des jeweiligen Mitarbeiters. Steuerrechtliche Feinheiten sollte der Firmenchef mit seinem Steuerberater klären. Aber diesmal zur Sicherheit lieber den Teilnehmerkreis auf die Beschäftigten begrenzen.

Freibetrag von 110 Euro gilt nur für die ei­ge­nen Beschäftigten

Betriebsausgaben: Um als Betriebsausgabe zu gelten, muss eine Last Minute Weihnachtsfeier allen Mitarbeitern offenstehen. Die betriebliche Zielsetzung ist erkennbar durch Organisation im Namen des Unternehmens. Bei großen Firmen ist es möglich, dass bestimmte Standorte oder Abteilungen eigene Veranstaltungen mit diesem Ziel machen.
Versicherungsschutz: Ist die Veranstaltung betrieblich bedingt, gilt der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Last Minute Weihnachtsfeier kann in eigenen Räumen wie an anderen Orten stattfindet, dann ist die Anreise auf direktem Weg versichert. Und natürlich gilt grundsätzlich, dass beispielsweise extremer Alkoholkonsum bei so einer Feier nach einem Unfall versicherungsrechtlich ein Problem sein kann.
Terminwahl: Vor Weihnachten haben die Mitarbeiter viel im Betrieb und mit privaten Vorbereitungen für das Fest zu tun. Wer als Unternehmer den Teamgeist stärken will, findet aber einen Weg. Für eine Feier während der Arbeitszeit ließe sich etwa eine Schicht verkürzen. Nicht alles, was der Unternehmer erledigt sehen will, muss zwingend bis Weihnachten erledigt sein.

Charme der Last Minute Weihnachtsfeier liegt in Improvisation

Ort und Programm: Gute Ideen machen eine Weihnachtsfeier zum Hit. Aber auch ohne Künstler oder ausgefeilte Speisenfolge kann eine Veranstaltung gelingen. In der Improvisation liegt der Charme einer Last Minute Weihnachtsfeier: Die phantasievoll dekorierte Kantine erscheint im neuen Licht; beim Essen im Nebenraum eines Schnellrestaurants amüsieren sich alle über eine launisch-humorvolle Rede des Vorgesetzten.
Bewirtung: Statt Restaurants abzutelefonieren, ist es besser, einen eigenen Raum zu dekorieren und ein Catering-Unternehmen zu engagieren. Hier lässt sich kurzfristig ein Dienstleister finden, der aber auf geschmackliche – eventuell religiös begründete – Präferenzen der Mitarbeiter eingehen sollte. Wer hier Rücksicht nimmt, zeigt, dass er sich für seine Beschäftigten interessiert.
Geschenke: Sollen die Gäste ein kleines Präsent erhalten? Der Steuerberater weiß, was ein Unternehmer den Beschäftigten mit Blick auf die Gesamtkosten der Last Minute Weihnachtsfeier steuerfrei zukommen lassen kann. Aber wer auf den letzten Drücker eine Feier organisiert, sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Was Sie bei einer Weihnachtsfeier noch zum Thema Steuern beachten sollten, erfahren Sie im diesem Video.

Wenn Sie bei der Planung Ihrer Last Minute Weihnachtsfeier an diese Tipps denken, dürfte auch eine kurzfristig organisierte Veranstaltung zum Erfolg werden.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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