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Elektronische Rechnung per E-Mail versenden

Rech­nungen per E-Mail zu ver­sen­den ist ein­fach. Auch aus recht­licher Sicht spricht nichts gegen diese zeit­ge­mäße Varian­te des Rech­nungs­ver­sands.

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In vielen Unternehmen läuft es heute noch so: Ausgangsrechnung drucken, eintüten, Briefmarke drauf und das Ganze per Post an den Empfänger schicken – der die Rechnung dann oft wieder einscannt und elektronisch archiviert. Klingt umständlich, nicht wahr? Ist es auch.

Eine Rechnung per E-Mail zu versenden dagegen ist einfach. Auch aus rechtlicher Sicht spricht nichts gegen diese zeitgemäße Variante des Rechnungsversands. Natürlich muss die elektronische Rechnung dieselben Anforderungen erfüllen wie eine Papierrechnung. Unter anderem müssen dieselben gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sein. Nicht mehr notwendig ist dagegen seit einiger Zeit eine digitale Signatur, was den Umgang mit elektronischen Rechnungen deutlich vereinfacht. Lesen Sie hier, was generell beim Schreiben von Rechnungen zu beachten ist.

Warum Sie eine Rechnung elektronisch per E-Mail versenden sollten

Auch wenn es abgedroschen klingt: In erster Linie sparen Sie Zeit und Geld, wenn Sie Ihre Rechnungen auf elektronischem Weg versenden. Kosten für Papier, Druck, Umschlag und Porto entfallen ebenso wie der personelle Aufwand, die Rechnungen zu drucken, einzutüten, zu frankieren und zur Post zu bringen. Und nicht zu vergessen: Die elektronische Rechnung ist sofort nach dem Versenden beim Empfänger, egal wo er sich gerade befindet. Damit kann sie auch sofort und von jedem Ort aus bezahlt werden.

Wie Sie eine Rechnung per E-Mail versenden

Mit DATEV Mittelstand Faktura können Sie Rechnungen völlig unkompliziert direkt aus dem Programm heraus per E-Mail versenden. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Ganz einfach funktioniert der Versand über die Schnellinfo Dokumente. Suchen Sie dort die Rechnung, die Sie versenden möchten und wählen Sie im Kontextmenü Als E-Mail senden. Ihr Mailprogramm wird geöffnet und die Rechnung als PDF-Datei in die Anlage gesteckt. Anschließend schreiben Sie wie üblich ein paar Zeilen für den Empfänger der Mail und klicken auf Senden.

Wer‘s etwas komfortabler mag, kann im Programm individuelle Texte und Platzhalter anlegen, die anschließend bei jedem Rechnungsversand automatisch in der Mail herangezogen werden. Auf diese Weise können Sie beispielsweise automatisiert die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum in den Betreff oder in den Nachrichtentext einsteuern. Zusätzlich können Sie eine eigenständige Druckvorlage für den E-Mail-Versand anlegen, die das Firmenlogo und die Bank- und Kommunikationsverbindungen enthält, ähnlich dem Firmenbriefpapier beim Druck.

Detaillierte Informationen zum Vorgehen in DATEV Mittelstand Faktura finden Sie hier.

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