Steuern & Finanzen

Frei­be­ruf­ler soll­ten Klein­un­ter­neh­mer­re­gelung durch­dacht wählen

Viele Frei­be­ruf­ler nut­zen die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung. Der Ver­zicht auf den Aus­weis der Um­satz­steu­er soll sie ent­lasten. Manch­mal ist das die fal­sche Wahl. Nur ein Ge­spräch mit dem Steu­er­be­ra­ter kann klä­ren, ob sich diese Ent­schei­dung auf Sicht wirk­lich aus­zahlt.

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Kleinunternehmerregelung bedeutet: Nimmt ein Freiberufler, Selbständiger oder Unternehmer diese Ausnahmeregelung für sich in Anspruch, schlägt er keine Umsatzsteuer auf seine
Ausgangsrechnungen auf. Er weist also die Umsatzsteuer nicht in der Rechnung aus – auch nicht
für sonst eigentlich umsatzsteuerpflichtige Umsätze. Davon ist er mit der Regelung befreit. Und durch die Kleinunternehmerregelung entfällt für ihn auch der mit der Umsatzsteuerpflicht verbundene Bürokratieaufwand. Vor allem deshalb finden viele Freiberufler die Kleinunternehmerregelung attraktiv. Insbesondere, wenn sie ihre selbständige Tätigkeit gerade erst aufnehmen oder neben einem Studium beziehungsweise einer Angestellten- oder Beamtentätigkeit ausüben. Allerdings birgt die Ausnahmeregelung auch Nachteile. Daher sollten Freiberufler sich vor der Entscheidung eingehend mit ihrem Steuerberater austauschen.

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Die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung gilt auch für Frei­berufler

Wie alle anderen Selbständigen können auch Freiberufler die Kleinunternehmerregelung nutzen. Voraussetzung: Sie schreiben Rechnungen über insgesamt bis zu 17.500 Euro im Jahr der Gründung oder erwarten im laufenden Jahr maximal 50.000 Euro Umsatz. Wer diese Kriterien erfüllt, kann sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen, indem er beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung beantragt. Vom Finanzamt werden Unternehmer dazu aufgefordert, durch Ankreuzen in einem Formular die Regelung zu beanspruchen oder auf sie zu verzichten. Die maßgebliche Umsatzgrenze ist dabei an die Person gekoppelt und gilt insgesamt für alle Tätigkeiten, die jemand ausübt. Es ist also nicht möglich, für unterschiedliche berufliche Aktivitäten mehrmals parallel die Kleinunternehmerregelung zu beanspruchen. Auch wer schon in einer selbständigen hauptberuflichen Tätigkeit umsatzsteuerpflichtig ist, kann die Ausnahmeregelung nicht für sich in Anspruch nehmen. Sämtliche umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen aller Betriebe des Unternehmers werden also zusammengerechnet.

Wer sein Ge­schäft mit­ten im Jahr star­tet, muss ge­nau kal­kulieren

Ebenfalls wichtig: Beginnt ein Unternehmer mitten im Jahr mit seiner selbständigen Tätigkeit, muss er den voraussichtlichen Umsatz monatsgenau kalkulieren. Wer etwa erst im Mai startet, ist im laufenden Kalenderjahr nur acht Monate unternehmerisch aktiv. Die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung beträgt damit nur 11.666 Euro – 17.500 Euro geteilt durch 12 Monate mal 8 Monate. Hat der Unternehmer in diesem Zeitraum beispielsweise 12.000 Euro Umsatz vereinnahmt, könnte das Finanzamt die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ablehnen. Denn linear aufs Jahr hochgerechnet, läge der Gesamtumsatz dann bei 18.000 Euro. Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, sollten Freiberufler, Selbständige und Unternehmer ihre Umsatzplanung rechtzeitig und detailliert mit dem Steuerberater durchgehen.

Die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung greift nicht au­tomatisch

Entgegen einem häufigen Missverständnis greift die Kleinunternehmerregelung nicht automatisch, wenn der Umsatz unter den maßgeblichen Grenzwerten bleibt. Gründer fordert das Finanzamt per Fragebogen auf, die Kleinunternehmerregelung zu beantragen oder darauf zu verzichten. Bereits länger aktive Freiberufler, Selbständige und Unternehmer müssen sich, falls das Thema für sie akut wird, selbst kümmern. Automatisch umsatzsteuerfrei sind ausschließlich per se so eingestufte Einkünfte – etwa für im medizinischen oder therapeutischen Bereich erbrachte Leistungen. Von ausdrücklichen Befreiungen abgesehen, ist ansonsten grundsätzlich auf alle Umsätze die gesetzliche Umsatzsteuer zum jeweils geltenden Mehrwertsteuersatz fällig. Schnell stehen deshalb beispielsweise Mediziner oder andere eigentlich umsatzsteuerbefreite Freiberufler vor der Frage, sich plötzlich aus eigenem Antrieb für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden zu müssen. Dafür reichen schon geringe zusätzliche umsatzsteuerpflichtige Umsätze etwa aus Vorträgen oder Fachartikeln.

Klein­un­ter­neh­mer­re­gelung: We­ni­ger Er­leich­terung als erhofft

Freiberufler, die sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, sollten beachten: Seit 2017 bringt das bei der Einkommensteuererklärung keine Erleichterungen. Unternehmer müssen ihren Gewinn trotz Kleinunternehmerregelung anhand der Anlage EÜR dem Finanzamt erklären. Mit dieser Gesetzesänderung verschafft die Kleinunternehmerregelung einem Freiberufler mit geringen Umsätzen also deutlich weniger Erleichterungen als zuvor. Eine Umsatzsteuer-ID brauchen Kleinunternehmer zwar weiterhin nicht. Die zu beantragen, hat aber einen anderen großen Vorteil: Aus Sicherheitsgründen sollte die Umsatzsteuer-ID – nicht die vom Finanzamt zur Veranlagung vergebene Steuernummer – die Nummer für Öffentlichkeit oder Rechnungen sein.

Bei Privat­kun­den ist Klein­un­ter­neh­mer­rege­lung von Vorteil

Ob die Kleinunternehmerregelung für Freiberufler, Selbständige oder Unternehmer von Vorteil ist, lässt sich im Grundsatz mit dieser Faustregel beantworten: Lohnen kann sich die Ausnahmeregelung, wenn die Kunden überwiegend Privatleute sind. Denn Verbraucher können – anders als Geschäftskunden – in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer beziehungsweise Mehrwertsteuer nicht per Vorsteuerabzug steuermindernd in ihrer eigenen Steuererklärung geltend machen. Ohne die Kleinunternehmerregelung weist der Auftragnehmer auf der Rechnung pflichtgemäß den geltenden Umsatzsteuersatz aus. Dies macht sein Angebot für den Privatkunden quasi um den anzuwendenden Umsatzsteuersatz teurer. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung profitieren beide davon, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird: Der Unternehmer kann einen niedrigeren Preis anbieten und damit preissensible Kunden gewinnen. Allerdings sollten Unternehmer bedenken, dass gute Geschäfte leicht zum Überschreiten der Umsatzgrenze von 17.500 Euro führen und die Regelbesteuerung greift. Dann ist auf einen Schlag quasi eine Preiserhöhung um den anzuwendenden Umsatzsteuersatz unvermeidlich. Langfristig kann es sich also rächen, wegen des Preisvorteils die Ausnahmeregelung zu nutzen.

Bei Ge­schäfts­kun­den auf Kleinun­terneh­mer­re­ge­lung verzichten

Wer überwiegend für Geschäftskunden tätig ist, muss anders rechnen. Denn seine Auftraggeber können als Unternehmer die gezahlte Umsatzsteuer mit der von ihnen selbst ausgewiesenen Umsatzsteuer verrechnen. De facto wird sie also zum durchlaufenden Posten und macht das eingekaufte Produkt oder die genutzte Dienstleistung nicht teurer. Wer in diesem Zusammenhang auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichtet, macht sein Angebot für den Interessenten unter dem Strich also nicht wirklich günstiger. Zugleich nimmt er sich durch die Kleinunternehmerregelung die Möglichkeit, von ihm gezahlte Vorsteuer auf betrieblich angeschaffte Wirtschaftsgüter anzusetzen. Deshalb kann sich der Ausweis von Umsatzsteuer auch bei Umsätzen unter 17.500 Euro im Jahr lohnen. Ein weiterer Faktor ist der mögliche Image-Nachteil. Fehlende Umsatzsteuerangaben auf Rechnungen erwecken schnell den Eindruck, der Anbieter sei kein echter Profi. Wer als Freiberufler, Selbständiger oder Unternehmer von Firmenkunden ernstgenommen werden will, sollte gleich mit Beginn der Selbständigkeit die Umsatzsteuer ausweisen.

Frei­be­ruf­ler mit Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung müssen rechnen

Wer sich für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheidet, muss regelmäßig prüfen, ob er noch die Voraussetzung erfüllt. Wer im abgelaufenen Jahr über 17.500 Euro eingenommen hat oder im laufenden Jahr über 50.000 Euro Umsatz erwartet, unterliegt automatisch der Regelbesteuerung. Wichtig: Der Freiberufler, Selbständige oder Unternehmer muss seine Umsatzentwicklung selbst im Blick haben und reagieren, wenn er die maßgeblichen Grenzen überschreitet. Spätestens bevor er die erste Rechnung des neuen Geschäftsjahres schreibt, sollte er seinen tatsächlichen Vorjahresumsatz kennen. Daraus ergibt sich, ob er künftig Umsatzsteuer ausweisen muss. Wer weiter die Kleinunternehmerregelung anwendet, obwohl er die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt, schuldet dem Finanzamt die Umsatzsteuer. Der Fiskus wird sie rückwirkend aus den eingegangenen Zahlungen verlangen – der Unternehmer trägt sie dann also quasi aus eigener Tasche. Sofern er nicht das Glück hat, die Steuer bei Geschäftskunden noch nachträglich in Rechnung stellen zu können. Das ist nur in engen Grenzen möglich und sehr aufwändig.

An Ver­zicht auf Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung ge­bunden

Wer trotz niedriger Einkünfte auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Sie will also gut mit dem Steuerberater abgewogen sein. Mit dem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung weist der Freiberufler, Selbständige oder Unternehmer regulär den anzuwenden Umsatzsteuersatz auf seinen Rechnungen aus. Dann muss er dem Fiskus als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer in der Regel monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung schicken. Außerdem wird natürlich zusätzlich zur Einkommensteuererklärung für das abgelaufene Geschäftsjahr eine Umsatzsteuererklärung fällig.

Ohne Be­frei­ung den pau­scha­len Vor­steuer­ab­zug prüfen

Wer trotz niedriger Einkünfte auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, darf den für seine Berufsgruppe geltenden pauschalen Vorsteuerabzug beanspruchen. Dieser kann bis zu 12,5 Prozent vom Umsatz betragen. Wer also Rechnungen über 17.000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer stellt, müsste bei einem Satz von 19 Prozent 3.230 Euro Umsatzsteuer ans Finanzamt weiterleiten. Natürlich abzüglich der auf eigene Betriebsausgaben anfallenden Umsatzsteuer. Bei einem Pauschalierungssatz von zehn Prozent wären hier 1.700 Euro als selbst gezahlte Umsatzsteuer anzusetzen. Wer tatsächlich weniger Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen bezahlt hat, behält damit durch die Pauschalierung unter dem Strich einen Teil der Umsatzsteuer. Das gilt es mit dem Steuerberater genau zu besprechen, auch mit Blick auf die Investitionsplanung über mehrere Jahre hinweg. Wer bewusst in manchen Jahren viel investiert und in anderen gar nicht, kann von der Pauschalierung erheblich profitieren.

Frei­be­ruf­ler oh­ne Klein­un­ter­neh­mer­regelung: Termine gelten

Hat ein Freiberufler auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, muss er die pünktliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ernst nehmen. Geschuldete Umsatzsteuer muss zehn Tage nach Ende des Zeitraums, für den die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt, bei der Finanzkasse sein. Also etwa am 10. April für das erste Quartal des Jahres oder am 10. Februar für den Januar. Eine Verspätung bringt Ärger. Schon die Überziehung um einen Tag führt zum Säumniszuschlag. Außerdem droht bei einer verspäteten Voranmeldung – und insbesondere bei Schätzungen wegen fehlender Umsatzsteuervoranmeldungen – Ärger mit der Bußgeld- und Strafsachenstelle. Diese Stelle wird stets zeitnah über Anhaltspunkte für vorsätzliche oder leichtfertige Steuerverkürzung durch unrichtige, unvollständige oder unterlassene Angaben gegenüber der Finanzbehörde informiert. Und eine verspätete Umsatzsteuervoranmeldung ist in diesem Sinne eine Steuerhinterziehung auf Zeit. Ausgenommen davon sind nur reguläre Verspätungen im Rahmen einer Dauerfristverlängerung. Wer eine Dauerfristverlängerung beantragt, kann – vereinfacht gesagt – seine Umsatzsteuervoranmeldung einen Monat später abgeben. Auch das sollte detailliert mit dem Steuerberater besprochen werden.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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