Produkte & Lösungen

Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Seit März dieses Jahres ver­gibt die DATEV eG das Label „Digi­tale DATEV-Kanzlei“. Unter­nehmer können seit­dem schnell identi­fizieren, welche Steuer­berater eine digi­tale Zusammen­arbeit an­bieten und gewähr­leisten können.

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Peter Plambeck von der Futter-Manufaktur in Brügge und Thorsten König von der HL Technology in Herford haben sich eine digitale DATEV Kanzlei ausgesucht. Ein Unternehmen aus der Futtermittelindustrie und eines mit chemisch-technischen Produkten fußen in völlig unterschiedlichen Branchen, digital arbeiten wollen beide. Im Gespräch berichten die Unternehmer von ihren Erfahrungen mit einer digitalisierten Kanzlei.

TRIALOG: Ihr Steuerberater wurde 2019 mit dem Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ ausgezeichnet. Wie wichtig ist dieses Label für Sie?

Peter Plambeck: Wir wollen unseren Wettbewerbern stets einen Schritt voraus sein. Dazu streben wir nach Exzellenz in allen betrieblichen Funktionsbereichen. Externe Partner sind bei der Umsetzung dieser Strategie sehr wichtig.  Wir sind froh, mit unserem Steuerberater einen innovativen Partner zu haben, um auch im Bereich der Finanzen State of the Art zu sein.

Thorsten König: Durch einen Wechsel in der Geschäftsführung sind wir zu unserem Steuerbüro gekommen. Unsere Firma sucht Vorteile in der Digitalisierung und mit der Buchhaltung haben wir begonnen. Bei der Datenanbindung über DATEV hat uns das Steuerbüro sehr gut unterstützt: Prozesse, die bislang Stunden in Anspruch genommen haben, erledigen wir inzwischen in wenigen Minuten. Unsere Entscheidung, einen modernen Weg zu gehen, haben wir bisher nicht bereut. Sehr wichtig ist uns auch der Aspekt der rechtlichen Absicherung: Über DATEV werden die Eingangs- und Ausgangsrechnungen gespeichert und archiviert. Vor Steuerprüfungen brauchen wir uns keine Sorgen mehr zu machen.

Digitalisierung verbessert Abläufe

Die Digitalisierung verändert die Welt. Was heißt das für Ihr Unternehmen?

Peter Plambeck: Die gleichzeitige Verfügbarkeit aller Daten und Information vereinfacht die Zusammenarbeit, beschleunigt den Lösungsprozess und sorgt für mehr Transparenz. Gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen, für die sich Inhouse-Lösungen oftmals als zu teuer herausstellen, bieten moderne Lösungen auch neue Möglichkeiten der Arbeitsteilung mit dem Berater.

Thorsten König: Mit den DATEV Lösungen Unternehmen online und SmartTransfer arbeiten wir täglich. Sie haben unsere Prozessabläufe in der Buchhaltung extrem vereinfacht, auch im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten und Kunden. Ab Januar 2020 kommt noch das Tool Arbeitnehmer online hinzu, worüber die Mitarbeiter eigenständig ihre Lohnabrechnungen einsehen und drucken können. Dies ist ein weiterer Schritt in Richtung papierloses Büro und hilft der Umwelt, was uns sehr wichtig ist.

 

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Der Absender schickt die elek­tronische Rechnung über eine gesicherte Verbindung an das DATEV-­Rechen­zentrum. DATEV übernimmt anschließend den Weiterversand an den Geschäfts­­­partner, wobei dieser das für ihn passende Datei­format wählen kann.
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Was gab letztendlich den Ausschlag, die Digitalisierung anzugehen?

Peter Plambeck: Als Industrieunternehmen müssen wir uns auf internationalen Absatzmärkten behaupten. Die neuen Möglichkeiten, die sich aus der Digitalisierung ergeben, gilt es zu nutzen. Wir lernen dabei durchaus im Rahmen von Best Practice auch von anderen Unternehmen. Beim Implementieren solcher Erfolgskonzepte im eigenen Unternehmen fällt dem Steuerberater eine wichtige Rolle zu.

Womit sind Sie gestartet?

Peter Plambeck: Wir haben im Jahr 2012 begonnen, die ersten Prozesse in der Produktion zu digitalisieren. Zum Jahreswechsel 2018/2019 ist das Finanz- und Rechnungswesen umgestellt worden, das nun in weiten Teilen digitalisiert ist. Gerade laufen umfassende Umbaumaßnahmen in der Lagerwirtschaft, die dann zum Jahresbeginn 2020 ebenfalls umfangreich digitalisiert sein wird.  Die neuen digitalisierten Bereiche sind weniger personalintensiv, die Ergonomie wird verbessert und die Prozesse werden transparenter. Sie lassen sich durch die Führungskräfte effizienter steuern und leichter überwachen. Weiterhin wird der bereichsübergreifende Informationsaustausch vereinfacht, was potenziell nicht nur die Arbeitsmoral, sondern vor allem auch die betriebswirtschaftliche Effizienz steigert.

Thorsten König: Der Versand und die Buchhaltung waren die ersten Bereiche, in denen die Digitalisierung bewusst eingeführt wurde. Der Markt fordert schnelle und flexiblere Lieferungen der Waren als vor einigen Jahren. Aufträge werden geschrieben und sollen möglichst in zwei bis drei Tagen beim Kunden sein. Ziel war es, die Prozesse effektiver umzugestalten und marktfähig zu bleiben.

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft werfen, welche Chancen sehen Sie?

Peter Plambeck: Der nächste, für unser Haus wesentliche Entwicklungsschritt wird sich mit der Frage beschäftigen, wie sich die Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Lieferanten gestalten wird. Intelligente, digitale Lösungen und Schnittstellen werden die unternehmensübergreifenden Prozesse effizienter und übersichtlicher machen.

Thorsten König: Wir können uns noch viele weitere Projekte vorstellen, bei denen die Digitalisierung Vorteile bringen wird. Sei es mit verschiedenen Tools im Vertrieb und Marketing oder zur Verbesserung der Auftragsbearbeitung im Betrieb.

Keine Angst vor Digitalisierung

Was würden Sie anderen Unternehmen raten, die noch nicht so weit sind mit der Digitalisierung?

Peter Plambeck: Über die Digitalisierung wird viel gesprochen und es zeigt sich, dass es ein unterschiedliches Verständnis darüber gibt. Wir bei der Futter-Manufaktur haben die Digitalisierung bisher vor allem dazu genutzt, um unsere betriebswirtschaftlichen Prozesse zu verbessern. Aber auch die Lieferketten, Vertriebskanäle und die Märkte digitalisieren sich. Ein Trend, der erhebliche Implikationen auf bestehende Geschäftsmodelle haben kann. Jedes Unternehmen wird entscheiden müssen, wie es die Risiken aus dem Megatrend Digitalisierung meidet und die Chancen daraus für sich nutzen kann.

Thorsten König: Keine Angst vor Veränderungen. Digitalisierung ist für uns bei HL Technology ein großes Thema, das in kleinen Schritten gut umzusetzen ist, Spaß macht und Erfolg mit sich bringt.

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DATEV eG vergibt das Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ 2019 an Kanzleien, die durch eine konsequente digitale Zusammenarbeit mit ihren Mandanten auffallen.

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