Wirtschaft & Recht

A1-Bescheinigung kon­se­quent für je­de Dienst­rei­se on­line beantragen

Die A1-Bescheinigung er­spart deut­schen Ver­si­cher­ten beim Ar­bei­ten in EU- und EWR-Län­dern lo­ka­le So­zial­ab­ga­ben. Oh­ne die­ses For­mu­lar dro­hen ho­he Buß­gel­der. Seit Jah­res­be­ginn ist sie via Lohn- und Ge­halts­soft­ware zu be­an­tra­gen. Er­leich­te­run­gen sei­tens der EU sind nicht absehbar.

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Seit Monaten kritisiert die Wirtschaft die Neuregelung zur A1-Bescheinigung bei Dienstreisen in Staaten der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums. Wer in einem EU-Land sowie Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz beruflich tätig sein will, muss die A1-Bescheinigung online beantragen. Dieses Formular verhindert, dass jemand in die Sozialversicherung eines Landes einzahlen muss, in dem er sich vorübergehend geschäftlich aufhält. Denn schließlich ist er schon in Deutschland sozialversichert. Eigentlich eine gute Sache – aber man braucht die A1-Bescheinigung selbst für kurze Grenzüberquerungen und jede Art der beruflichen Tätigkeit. Genau genommen nicht nur für einen schnellen Messebesuch oder eine knappe, möglicherweise lediglich firmeninterne Besprechung. Sondern sogar für die Fahrt zur Tankstelle direkt auf der anderen Seite der Grenze, um den Dienstwagen billig zu betanken. Dies verursacht gerade mit Blick auf zahlreiche Kurztrips ins EU- und EWR-Ausland eine Menge Bürokratie. Aber es muss sein, denn in einigen Ländern droht ohne A1-Bescheinigung ein horrendes Bußgeld.

Keine Er­leich­te­rung bei A1-Be­schei­ni­gung zu erwarten

Kurzfristig ist für Unternehmer kaum Entwarnung in Sicht. Im Frühjahr gab es auf EU-Ebene zwar Diskussionen über bürokratische Erleichterungen. Die scheinen aber nicht so bald zu kommen. Stattdessen veröffentlichte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) ministerielle Leitlinien zur Auslegung des EU-Rechts. Die helfen den Betroffenen allerdings nicht weiter. Für die deutschen Beamten ist „nach geltendem Recht nicht in jedem Fall einer kurzfristigen oder kurzzeitigen Tätigkeit im Ausland eine Bescheinigung A 1 zwingend erforderlich.“ Diese vermeintlich gute Nachricht für Unternehmer kassieren sie jedoch gleich mit dem Zusatz, dass hier ein „Ermessen der Mitgliedstaaten besteht“. Im Klartext: Fordern andere Länder eine A1-Bescheinigung bei jedem Grenzübertritt, dürfen sie das. Exemplarisch nennt das BMAS hier Österreich und Frankreich: „Wo eine Pflicht zur Beantragung einer Bescheinigung A1 nach nationalem Recht im Zielstaat besteht, kann der Verzicht der vorherigen Antragstellung auch in Ausnahmefällen nicht empfohlen werden“. Gerade dort werden offenbar gezielt Messe- und Geschäftsreisende kontrolliert.

Für jeden Auslandseinsatz eines Mitarbeiters muss ein vierseitiges Formular ausgefüllt werden. Außerdem muss das Formular für jeden einzelnen Arbeitsaufenthalt im Ausland beantragt werden, selbst bei nur wenigen Stunden.
Bertram Brossardt
Hauptgeschäftsführer vbw – Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft

Ohne die „Be­schei­ni­gung A1“ dro­hen ho­he Bußgelder

Auch wenn also laut EU-Vorgaben keine ausdrückliche Verpflichtung zum Mitführen der A1-Bescheinigung besteht: Unternehmer sollten sie für jede Dienstreise in EU- und EWR-Staaten elektronisch beantragen. Das ist aufwändig. Einzelne Länderregelungen zu studieren und individuell zu entscheiden, ob das A1-Formular erforderlich ist, wäre aber ebenfalls viel Arbeit. Und riskant: Beim Einzelfallvorgehen passieren leichter teure Fehler. Einige Länder haben teils sehr spezielle Vorschriften zur A1-Bescheinigung. Interessante Einblicke bietet die interaktive Europakarte von „Markt und Mittelstand“. Unternehmer sind gut beraten, frühzeitig mit Steuerberater oder Anwalt sozialversicherungsrechtliche Details jener Regionen zu klären, wo sie tätig werden wollen. Angeblich lassen sich Prüfer das A1-Formular an Flughäfen zeigen oder durchblättern Gästelisten an Hotelrezeptionen, um Geschäftsreisende überprüfen zu können. Ohne vollständige Entsendungserklärung – also inklusive A1-Bescheinigung – drohen hohe Strafen. In Frankreich etwa bis 2.000 Euro pro entsandtem Arbeitnehmer sowie bis 500.000 Euro Bußgeld. Wer aus Zeitgründen keine A1-Bescheinigung mehr ausgestellt bekam, sollte zumindest den Antrag vorzeigen können.

Grafik zeigt die Länder, aus den die meisten im Ausland Arbeitenden kommen, ganz vorne liegen Polen und Deutschland

Formular geht nur noch on­line an die So­zial­ver­sicherung

Trotz der damit verbundenen Bürokratie sollten Firmenchefs nicht zu sehr auf die A1-Bescheinigung schimpfen. Grundsätzlich erleichtert sie unternehmerische Aktivitäten in anderen EU- und EWR-Staaten. Denn auch auf ihr basieren die „Vier Freiheiten“ des Binnenmarktes: Der freie Verkehr von Waren, Personen, Dienstleistungen und Kapital – davon profitieren Unternehmer massiv. Die A1-Bescheigung ermöglicht den sozialversicherungsrechtlich abgesicherten Einsatz von Mitarbeitern. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen klassischer Entsendung und gewöhnlicher Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten. Eine Entsendung liegt vor, wenn ein in Deutschland versicherungspflichtig Beschäftigter für den Arbeitgeber gelegentlich in einem anderen EU-Staat beziehungsweise Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz tätig ist. Dies gilt auch, wenn mehrere Einsätze in demselben Staat oder in verschiedenen Staaten erfolgen, ohne dass dies im Voraus feststeht. Jeder dieser Einsätze erfordert dann einen eigenen Antrag – wobei die Dauer einer Entsendung bis zu 24 Monate betragen kann. Für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer stellt die Krankenkasse die A1-Bescheinigung aus, für Privatpatienten der Rentenversicherungsträger.

Versicherungsbestätigung von Kran­ken­kas­se, Rente, DVKA

Eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten liegt vor, wenn ein in Deutschland Versicherungspflichtiger regelmäßig in anderen Staaten tätig ist. Als regelmäßig gilt bereits ein Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal. Basis der Beurteilung sind die voraussichtlichen Arbeitseinsätze der nächsten zwölf Monate. Anders als bei der Entsendung erfordert bei der gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten nicht jeder Einsatz im Ausland eine neue A1-Bescheinigung. Der Antrag läuft über die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA). Beispiel: Ein Maler in Aachen hat Aufträge aus Nachbarländern. Sein Team ist einmal wöchentlich in Belgien und zweimal monatlich in Holland. Zudem muss es einmal überraschend nach Luxemburg. Die Arbeitnehmer sind mit Blick auf ihre Tätigkeit in Belgien und Holland gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten beschäftigt. Die A1-Bescheinigung kommt von der DVKA. Beim Luxemburg-Einsatz in handelt es sich um eine Entsendung. Die dafür nötige A1-Bescheinigung gibt es bei den Krankenkassen der Arbeitnehmer.

Grafik zeigt die Top-Fünf-Länder, in die Arbeitnehmer entsendet werden, ganz vorne liegendie Schweiz und Österreich

Die A1-Beschei­ni­gung ist nur noch elek­tro­nisch zu beantragen

Vor diesem Hintergrund ist es nachvollziehbar, dass ein für Arbeitgeber verpflichtendes maschinelles Antrags- und Bescheinigungsverfahren seit Anfang 2019 das Erteilen der A1-Bescheinigung vereinfachen soll. Firmenchefs müssen dafür aber mit dem Steuerberater klären, ob ihr Lohnabrechnungsprogramm die Funktion beinhaltet, eine A1-Bescheinigung online zu beantragen. Und selbst wenn die Software dazu technisch in der Lage wäre, ist zu prüfen, ob sich die Abläufe zum Planen von Dienstreisen und Auslandseinsätze beibehalten lassen. Das maschinelle Verfahren zur Beantragung der A1-Bescheinigung liegt jetzt zwingend beim Bereich Lohn- und Gehalt. Soll die Aufgabe in einer anderen Abteilung bleiben, erfordert dies passende Schnittstellen, über die sich Antragsdaten und zurückgemeldete A1-Bescheinigungen zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung und den Verantwortlichen für die Planung und Genehmigung von Dienstreisen oder Auslandseinsätzen austauschen lassen. Auch bei diesen organisatorischen Veränderungen unterstützt der Steuerberater mit seinem Knowhow.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.