Digitalisierung

Digitaler Nachlass sollte durch digitales Testament geregelt sein

Ein digitaler Nach­lass exis­tiert in je­dem Be­trieb, et­wa über On­line-Accounts. Ein di­gi­ta­les Er­be muss mit ei­ner Art Tes­ta­ment ge­re­gelt sein. Des­sen De­tails gilt es ge­nau mit der Rechts­an­walts­kanz­lei zu be­spre­chen, sonst ist es even­tuell wirkungslos.

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Alle Menschen müssen es akzeptieren: Zum Leben gehören Krankheit und Tod. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten ihren Betrieb deshalb so organisieren, dass er bei ihrem Ausfall selbst ohne endgültige Nachfolgeregelung vorübergehend weiterlaufen kann. Das dient der Sicherung von Vermögen und Arbeitsplätzen. Zur Vorbereitung auf den Ernstfall gehören – neben einem Testament – getrennte Vollmachten für den privaten und unternehmerischen Bereich. Aufgrund dieser Dokumente dürfen Bevollmächtigte dringende Entscheidungen treffen, das sichert dem Betrieb die Handlungsfähigkeit etwa bei Zahlungsverkehr, Finanzierung oder Vertragsabschlüssen. Vorkehrungen zum Thema digitaler Nachlass aber fehlen in vielen Unternehmen. Dabei kann auch deren digitales Erbe von existenzieller Bedeutung sein – und weil für digitale Accounts das Erbrecht gilt, sollte ein sogenanntes digitales Testament diesen Nachlass spezifisch regeln. Das gehört zur Vorbereitung auf Krisen. Passende Lösungen finden sich durch Rücksprache mit der Rechtsanwaltskanzlei. Dabei sollte es auch darum gehen, wer sich um die digitalen Hinterlassenschaften kümmert – diese Funktion wird umgangssprachlich als digitaler Nachlassverwalter bezeichnet.

Ganz wichtig: Der Begriff digitaler Nachlass bezeichnet alle Arten von Daten, die ein Unternehmen im Internet oder auf Speichermedien hinterlassen kann. Es geht also um den digitalen Raum. Wie mit diesem digitalen Erbe umzugehen ist, sollte ein speziell für diesen Zweck erstelltes digitales Testament festlegen. Das Testament selbst aber darf nicht digital erstellt werden, sondern unterliegt den formal-rechtlichen Anforderungen wie jedes andere Testament. Es muss also beispielsweise auf Papier vorliegen und eigenhändig unterschrieben sein. Und mit digitaler Nachlassverwalter ist natürlich auch eine Person gemeint, keine Software.

Ein digitaler Nachlass kann sehr umfangreich sein

Der digitale Nachlass ist ein rechtlich komplexes Thema

Für klare Anweisungen sorgt ein digitales Testament

Ein digitales Erbe erfordert umfassende Vorbereitung

Ein digitaler Nachlass kann sehr umfangreich sein

Viele Unternehmen agieren im Internet. Sie betreiben Onlineshops, beraten über ihre Website, rechnen per Paypal ab. Nutzen soziale Medien wie Facebook oder Instagram für Marketing und Fachkräftesuche. Investieren in Suchmaschinenwerbung oder Suchmaschinenoptimierung. Doch durch digitale Aktivitäten entstehen in diversen Online-Konten enorme Datenmengen, die Unternehmen selbst kontrollieren sollten. Digitaler Nachlass ist der Oberbegriff für alle Spuren, die Menschen oder Organisationen im Internet hinterlassen. Ein digitales Erbe sind dementsprechend Daten auf elektronischen Geräten oder Speichermedien ebenso wie jene, die auf Verträge mit Host-, Access- oder E-Mail-Providern sowie Anbietern sozialer Netzwerke oder virtueller Konten zurückgehen. Lange hatten Dritte ohne Zugangsdaten im Notfall keinen Zugriff auf solche Accounts. Erst ein Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH), das Eltern den Zugang zum Facebook-Konto ihrer Tochter gab, um Hinweise für einen Suizid zu finden, hat dies geändert. Trotzdem sollten Unternehmen unbedingt ein sogenanntes digitales Testament aufsetzen, damit klar ist, wie der digitale Nachlass zu behandeln ist.

Vertrauensperson sollte als digitaler Nachlassverwalter dienen

Wer Maßnahmen für den Notfall plant, sollte an mehr denken als klassische Vollmachten und klassisches Testament. Wichtig sind spezielle Überlegungen, wie der digitale Nachlass geregelt werden kann, zumal ein digitales Erbe manchmal überraschend umfangreich ist. Oft eröffnen Beschäftigte einen Online-Account für die Firma und verwalten ihn. Passiert dann etwas, ist der Zugriff unmöglich, wenn sie die Zugangsdaten nicht mit anderen geteilt haben. Für Unternehmen wird so ein digitaler Nachlass leicht zum Problem. Denn es kann den Account weder einfach löschen, noch die Daten aktualisieren. Am besten wäre es natürlich, stets mehreren Beschäftigten den Zugang zu geben. Das ist aber nicht immer erwünscht oder praktikabel. Dann sind die Zugangsdaten idealerweise bei der Geschäftsleitung hinterlegt. Fällt sie aus, kann ein vertrauenswürdiger digitaler Nachlassverwalter in ihrem Sinne agieren, falls das ein zusätzliches digitales Testament regelt. Schon um hier die beste Alternative zu finden, empfiehlt sich die Rücksprache mit Fachleuten für dieses Rechtsfeld.

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Internet und Smartphone, soziale Netzwerke und Onlineshops sind aus unserem Privat- und Berufsleben nicht mehr wegzudenken. Die wenigsten von uns machen sich jedoch Gedanken, was mit ihren Daten, Nachrichten, Online-Verträgen und kostenpflichtigen Mitgliedschaften nach ihrem Tod passiert. Erfahren Sie im Fachbuch Der digitale Nachlass alles Wissenswerte, um den eigenen digitalen Nachlass zu regeln. Das Buch ist erhältlich für DATEV-Mitglieder im DATEV-Shop sowie im Buchhandel bei Sack, bei Schweitzer online, bei Amazon oder bei Genialokal.

Ein digitales Erbe umfasst Online- und Offline-Aktivitäten

Oft enthüllt erst eine genaue Analyse, wo überall ein digitaler Nachlass entstehen kann. Deshalb gilt es, sich grundsätzlich Gedanken über ein spezielles Testament zu machen, das festlegt, wie ein digitales Erbe zu behandeln ist – und wer als Nachlassverwalter digitaler Spuren dienen könnte. Es geht nicht nur um den Zugriff auf Konten mit finanziellem Wert. Weil Aktivitäten im Internet das Unternehmen auch nach dem Tod von Account-Inhabern beeinflussen können, ist es wichtig, Daten aktualisieren oder Accounts schließen zu können.

  • Eigener Internetauftritt. Fast alle Unternehmen haben eine Website, viele ein – oft getrenntes – Firmen-Blog. Zahlreiche Betriebe unterhalten zudem einen Online-Shop, oft mit einer zusätzlichen Domain.
  • Präsenz in Social Media. Das Vernetzen mit Kunden, Beschäftigten und Partnern läuft heute über verschiedenste Online-Konzerne. Der digitale Nachlass umfasst auch Accounts etwa bei Facebook, Xing, LinkedIn, Instagram, WhatsApp oder YouTube.
  • Kommunikationskanäle. E-Mails sind ein wichtiges Medium zum Informationsaustausch. Viele Unternehmen nutzen dafür Dienstleister, bei denen sie Konten eröffnen. Zunehmend umfasst ein digitales Erbe auch Accounts bei Unternehmen, die Onlinekonferenzen ermöglichen oder Tools zur virtuellen Kooperation anbieten. Und Cloud-Services, wo sich Daten speichern oder austauschen lassen.
  • Banking und Shopping. Kaum jemand verzichtet heute noch auf Online-Banking oder Zahlungen per Paypal. Oder auf das Einkaufen bei Ebay, Amazon und vielen anderen Online-Shops. Auch auf diese Accounts muss ein digitaler Nachlassverwalter zugreifen können, der ein digitales Erbe verwalten soll. Hier kann es auch um echte Werte in Form erworbener Bonuspunkte oder Rabatte gehen, etwa Flugmeilen oder Bahn-Bonus-Punkte.
  • Offline-Speichermedien. Digital bedeutet nicht automatisch online und Internet. Ein digitales Testament sollte Daten und Dateien auf Festplatten oder USB-Sticks berücksichtigen. Der digitale Nachlass kann Bilder, Videos oder Audiodateien ebenso umfassen wie Produkt- oder Firmenpräsentationen. Hier ist zudem wichtig, wer beispielsweise Software oder Musikstücke wie weiter nutzen darf, die jemand für eine Lizenzgebühr für das Unternehmen erworben hat.

Der digitale Nachlass ist ein rechtlich komplexes Thema

Das deutsche Erbrecht kennt keine ausdrückliche Regelung für ein digitales Erbe. Vielmehr kommen Paragrafen aus mehreren Rechtsgebieten zum Tragen – aus dem Telemediengesetz, dem Urheberrecht oder dem postmortalen Persönlichkeitsrecht. Schon dies belegt, dass sich der digitale Nachlass nicht so ohne Weiteres regeln lässt. Für Unternehmerinnen und Unternehmer ist ein digitales Testament wichtig, aber zusätzlich sollte ein Nachlassverwalter digitaler Spuren auf dessen praktische Anwendung achten. Bei ihnen vermischen sich nämlich häufig private und betriebliche Aktivitäten, weshalb juristisch saubere Nutzungs- und Zugriffsregelungen große Bedeutung haben. Erbrechtlich betrachtet sind digitaler Nachlass und digitale Güter ein Teil des gesamten Erbes, daher greift das Erbrecht. Wer urheberrechtlich geschützte Werke hinterlässt, kann sie gemäß Urheberrecht vererben. Aber bei Online-Konten kann auch das postmortale Persönlichkeitsrecht von Verstorbenen geschützt sein. Ihre Kommunikation mit Dritten kann dem Datenschutz sowie dem Fernmeldegeheimnis unterliegen. Das Facebook-Urteil des BGH hat die Sache zwar einfacher gemacht, aber Rechtsrat dürfte hier meistens weiterhin sinnvoll sein.

Ein digitaler Nachlass liegt oft in den Händen von US-Konzernen

Wie komplex das Thema digitaler Nachlass für Unternehmen ist, zeigt eine Studie des Fraunhofer-Institut für sichere Informationstechnologie. Die Untersuchung aus rechtlicher und technischer Sicht analysiert auf 400 Seiten, wie schwer sich der digitale Nachlass fassen lässt. Eine interessante Lektüre zum Recht an Daten und den möglichen Handlungsoptionen, für die bloß kaum jemand Zeit haben dürfte. Wichtig insbesondere mit Blick au persönliche sowie im Namen des Betriebs genutzte Social-Media-Accounts ist folgende Erkenntnis: Weil jeder Anbieter individuelle Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) hat, ist dieser Rahmen für ein digitales Erbe zu beachten. Das bedeutet, mit der Rechtsanwaltskanzlei die AGB durchzugehen sowie weitere, möglicherweise woanders versteckte Regelungen zum Thema zu suchen. Die Fraunhofer-Studie hat die AGB von Software- und Social-Media-Konzernen untersucht und diverse Fallstricke entdeckt. So können die Anbieter etwa aus verschiedenen Gründen ein Konto deaktivieren oder löschen. Ist dies nicht gewünsch, kann das am besten ein digitaler Nachlassverwalter verhindern, der ein digitales Testament vollstreckt.

HÖRBAR STEUERN – Der DATEV-PODCAST
Folge #44 Unternehmervorsorge: Der Koffer für den Notfall

Manchmal reicht eine Erkrankung des Chefs oder der Chefin – und das Unternehmen ist binnen kurzer Zeit nicht mehr handlungsfähig. Löhne und Rechnungen können nicht bezahlt werden, weil Kontovollmachten fehlen. Oder Unterlagen sind nicht zugänglich, weil die Passwörter unbekannt sind. Szenarien, über die niemand so recht nachdenken mag – wer möchte schon mit Krankheit oder Verkehrsunfällen konfrontiert werden? Wird schon schiefgehen, denken manche. Doch das tut es nicht immer. Um gepackte Notfallkoffer, Ersatzschlüssel und das Thema Vorsorgevollmacht geht es in Folge #44 Unternehmervorsorge: Der Koffer für den Notfall in Hörbar Steuern – Der DATEV-Podcast.

Digitales Testament hebelt die AGB von Online-Accounts aus

Wer nicht festlegt, wie ein Nachlassverwalter digitaler Spuren ein sogenanntes digitales Testament vollstrecken soll, liefert sich dem Dienstleister aus. Oder genauer dessen AGB zum Punkt digitaler Nachlass, die regelmäßigen Aktualisierungen unterliegen. Manche Zugriffsregelungen sind großzügig, andere restriktiv, alle können sich jederzeit ändern. Facebook etwa erlaubt, zu Lebzeiten einen Nachlasskontakt einzutragen, der ein digitales Erbe regeln darf. Bei Google lässt sich ein digitaler Nachlass von maximal zehn zugriffsberechtigten Personen regeln, das funktioniert per sogenanntem Kontoinaktivitätsmanager. Relativ einfach klappt das Löschen des Accounts durch Angehörige bei Xing. Und Apple ermöglicht mit den aktuelleren Versionen seines Betriebssystems inzwischen den Zugriff auf in der iCloud gespeicherte Daten. Was sich nur auf einem Gerät befindet, ist ohne Passwort für die Hardware aber nicht erreichbar. Ärgerlich, wenn Apple-Hardware eines Unternehmens auf verstorbene Beschäftigte registriert sind, die nicht konsequent per iCloud gespeichert haben. Ihre Daten auf dem Gerät sind verloren.

Privatnutzung von Accounts verbieten, die Zugangsdaten teilen

Wichtig beim Thema digitaler Nachlass ist auch, dass oft keine dritte Person einen Account nutzen darf, da die dort gespeicherten Informationen unter Datenschutz- und Persönlichkeitsrechte fallen. Oder das Fernmeldegeheimnis, falls Beschäftigten die Privatnutzung des beruflichen E-Mail-Accounts erlaubt ist oder die Firma dies geduldet hat. Dann kann ein Testament speziell für Digitales, das die Interessen des Unternehmens schützen soll, ein digitales Erbe verstorbener Beschäftigter nicht einfach mit regeln – deren individuelle Rechte sind zu beachten. Darum empfehlen Fachleute, private und geschäftliche Konten zu trennen, gerade bei E-Mail-Accounts. Darf jemand offiziell private Nachrichten verschicken oder ist es geduldet, erlöschen automatisch alle Zugriffsrechte von Dritten, inklusive Administrator. Also: Firmen-Accounts auf den Betrieb anmelden, Privatnutzung von Accounts verbieten, mehreren Personen den Zugriff erlauben. So kann etwa eine Facebook-Präsenz weiterlaufen, obwohl die betreuende Person ausfällt, weil der digitale Nachlass geregelt ist. Auf persönliche Accounts kann oft nur ein Nachlassverwalter digitaler Spuren mit Vollmacht und Erbschein zugreifen.

Für klare Anweisungen sorgt ein digitales Testament

Soll ein digitaler Nachlass von Firmen oder ein persönliches digitales Erbe sicher weiter verfügbar sein, erfordert dies klare vertragliche Regelungen. Weil für digitale Accounts seit dem Facebook-Urteil das Erbrecht gilt, ist ein Testament für digitale Hinterlassenschaften sinnvoll – ein sogenanntes digitales Testament. Es unterliegt den formal-rechtlichen Anforderungen wie jedes andere Testament. Mit Testament und Erbschein – oder bei Krankheit der entsprechenden Vollmacht – erhält ein Bevollmächtigter oder Nachlassverwalter digitaler Spuren leichter Zugang zum Account. Das ist auch wichtig, wenn der digitale Nachlass aus wirtschaftlicher oder geschäftlicher Perspektive nicht interessant erscheint. Im Todesfall vererben sich die mit einem Account verbundenen rechtlichen Pflichten. Das können neben Gebühren des Dienstleisters juristische Aspekte sein. Wer ererbte Firmen-Accounts online lässt, ohne sich darum zu kümmern, könnte etwa vergessen, die Datenschutzerklärung neuen Vorgaben anzupassen. Schon flattern Abmahnungen ins Haus. Am besten sollten ausgewählte Dritte stets schnellen Zugriff auf den Account haben, indem sie bei Bedarf die nötigen Zugangsdaten erhalten.

Über wichtige Punkte zum Thema Testament informiert dieses folgende Video.

Ein digitales Erbe erfordert umfassende Vorbereitung

Wichtig ist eine strukturierte Beschäftigung mit dem Thema digitaler Nachlass. Das beginnt beim Einrichten neuer – oder Anpassen bestehender – Accounts und reicht über verschiedene Dokumentationen bis zur Festlegung klarer Zuständigkeiten.

  • Gute Vorbereitung. Entscheidend ist die Auswahl vertrauenswürdiger Erben oder Bevollmächtigter – idealerweise wird ein Nachlassverwalter digitaler Spuren benannt. Und ein formal sowie inhaltlich wasserdichtes digitales Testament, bei dessen Erstellung eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt unterstützt. Nur Fachleute können die Details prüfen, etwa ob eine Vollmacht „über den Tod hinaus“ gilt, sonst wäre sie im Todesfall – einem wesentlichen Einsatzzweck – wirkungslos.
  • Aktuelle Bestandsaufnahme. Eine Aufstellung zeigt, was der digitale Nachlass des Unternehmens alles umfasst. Dazu zählen neben E-Mail-Konten, Online-Speicher in der Cloud oder Social-Media-Accounts auch Konten bei diversen Online-Händlern oder -Dienstleistern. Aber ebenso firmeninterne Geräte sowie Programme, die nur per Passwort zugänglich sind. Bestehende, auf einzelne Personen laufende Accounts zu Firmenkonten sollten möglichst auf das Unternehmen umgeschrieben werden, neue gleich auf den Betrieb laufen – und der Zugriff im Notfall geregelt sein.
  • Künftige Verwendung. Für jeden Account ist festzulegen, was nach Ausfall oder Tod geschehen soll. Eine Facebook-Präsenz könnte in den Gedenkzustand versetzt, ein persönliches E-Mail-Konto nach einiger Zeit gelöscht werden. Klare Anweisungen erleichtern es, mit Accounts wie gewünscht zu verfahren.
  • Gültige Zugangsdaten. Wer den Willen des Unternehmers oder der Unternehmerin umsetzen soll, braucht den Kontozugriff. Benutzernamen und Passwörter sollten mit Eröffnung des digitalen Testaments an die jeweiligen Handlungsbefugten gehen, zusammen mit klaren Handlungsanweisungen. Aber zuvor sicher verwahrt sein. Manche Dienste bieten spezielle Einstellungen, durch die sich ein digitaler Nachlass organisieren lässt.
  • Laufende Aktualisierung. Das digitale Testament muss aktuell sein. Neue Konten gehören sofort in die Bestandsaufnahme, ebenso geänderte Passwörter. Auch deshalb gilt: Lieber ein starkes Passwort festlegen und nicht schnell ändern. Wer die Zugangsdaten jedes Quartal überarbeitet, muss im selben Rhythmus ein digitales Erbe zwar nicht neu ordnen, aber aktualisieren.
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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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