Steuern & Finanzen

Rechnungen schreiben: Das ist zu beachten

Rechnungen schreiben gehört für Unternehmer zum Alltagsgeschäft. Schließlich will man für seine Dienstleistung oder seine Ware bezahlt werden. Das müssen Sie dabei beachten.

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Grundsätzlich müssen Rechnungen in Papierform erstellt und versendet werden. Wenn der Rechnungsempfänger einverstanden ist, darf die Rechnung auch elektronisch versendet werden, beispielsweise als unveränderliches PDF-Dokument via E-Mail.

Rechnungen schreiben: Diese Pflichtangaben sind gesetzlich vorgeschrieben

  • Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller: Es muss eindeutig aus der Rechnung hervorgehen, wer Empfänger und wer Aussteller ist.
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Das Format ist flexibel.
  • Rechnungspositionen: Unter der Position versteht man, was Sie Ihren Kunden konkret berechnen. Das können Artikel, Maschinenleistungen oder Lohn für Dienstleistungen sein. Dabei sind die Positionen übersichtlich und in logischer Reihenfolge anzugeben.
  • Rabatte und Skonto: Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Rechnungsbetrags muss in der Rechnung vermerkt sein, wenn sie nicht im Rechnungsbetrag berücksichtigt wurde.
  • Leistungszeitraum: Aus dieser Angabe muss hervorgehen, wann die Lieferung beziehungsweise die Leistung erfolgte.
  • Umsatzsteuer: Unternehmen und Selbständige, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen die Mehrwertsteuer auf ihrer Rechnung ausweisen.
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Auf jeder Rechnung muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers angegeben sein.
  • Handelsregistereintrag: Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen auf der Rechnung neben ihrer exakten Anschrift auch die Gesellschafter beziehungsweise Geschäftsführer, die Handelsregisternummer sowie das zuständige Gericht angeben.
  • Zahlungsbedingungen: Wann eine Rechnung im rechtlichen Sinne fällig wird, hängt von den angegebenen Zahlungsbedingungen ab.
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflicht: Der Rechnungssteller ist dazu verpflichtet, bei allen grundstücksbezogenen Lieferungen und Leistungen an Privatleute darauf hinzuweisen, dass die Rechnung zwei Jahre aufzubewahren ist.
  • Eigentumsvorbehalt: Der Rechnungssteller kann sich bis zur vollständigen Bezahlung der Rechnung das Eigentum an der Ware vorbehalten. Falls der Kunde Insolvenz anmeldet, geht die Ware nicht in die Insolvenzmasse über.
  • SEPA-Lastschrift-Vorabinformation (Pre-Notification): Wenn der Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift eingezogen werden soll, sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Kunden vor dem Einzug per Pre-Notification darauf hinzuweisen. Dies kann über die Rechnung geschehen.

Elektronische Rechnungen erstellen und versenden

Elektronische Rechnungen haben im Vergleich zu Papierrechnungen gleich mehrere Vorteile: Es entstehen keine Druck- und Papierkosten, das Porto kann man sich sparen und weil der Versandaufwand insgesamt wesentlich geringer ist, werden die Prozesse im Unternehmen schlanker. Letzteres gilt nicht nur für das Schreiben von Rechnungen, sondern auch für deren Empfang und Ablage. Eine elektronische Signatur ist seit Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 nicht mehr notwendig. Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung können stattdessen beispielsweise durch bereits vorhandene innerbetriebliche Kontrollverfahren sichergestellt und durch eine schriftliche Verfahrensdokumentation nachgewiesen werden.

In der Regel werden elektronische Rechnungen als Anhang einer E-Mail und in Form eines PDF-Dokuments versendet. Die Übermittlung kann aber auch über eine De-Mail, durch ein Computer-Fax, als Download auf der Website oder durch elektronischen Datenaustausch erfolgen.

Über das DATEV Online-Portal SmartTransfer lassen sich Rechnungen sowie Gutschriften und Mahnungen einfach versenden. Dafür stehen Ihnen verschiedene Formate zur Verfügung, die Sie nach den Bedürfnissen Ihres Geschäftspartners auswählen. Das Gleiche gilt für die Eingangsbelege. Diese erhalten Sie in dem Format, das Sie für die Verarbeitung benötigen.

Außerdem ermöglicht DATEV SmartTransfer den einfachen und schnellen Datenaustausch mit Ihrem steuerlichen Berater über DATEV Unternehmen online. Direkt aus dem Portal lassen sich die versendeten und empfangenen Rechnungen an Unternehmen online transferieren und dort ablegen. Der Steuerberater greift dort auf die Daten zu und kann sie prüfen.

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Der Absender schickt die elek­tronische Rechnung über eine gesicherte Verbindung an das DATEV-­Rechen­zentrum. DATEV übernimmt anschließend den Weiterversand an den Geschäfts­­­partner, wobei dieser das für ihn passende Datei­format wählen kann.
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Beim Rechnungenschreiben mit DATEV-Software auf Nummer sicher

Mit einem Rechnungsprogramm von DATEV senden oder empfangen Sie elektronische Rechnungen einfach und sicher. Denn: Diese Software prüft, signiert und archiviert elektronische Rechnungen. Dadurch vermeiden Sie Fehler, die leicht entstehen, wenn Sie Programme wie Microsoft Excel verwenden, bei denen es sich nicht um eine dezidierte Rechnungssoftware handelt. So sind Sie bestens gewappnet, wenn ein Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug für jede Ihrer elektronischen Rechnungen kontrolliert.

Unterschiedliche Lösungen für verschiedene Bedürfnisse

DATEV bietet unterschiedliche Softwarelösungen für Unternehmen an, über die Sie Rechnungen erstellen und Ihre Dokumentenablage erledigen können. Unsere Programme erleichtern das Schreiben von Angeboten und Rechnungen und ermöglichen Ihnen, Daten zu Preisen und Kunden zentral zu pflegen und digitale Dokumente strukturiert zu verwalten. So überschauen Sie leicht, wie viele Angebote und Rechnungen noch offen sind.

Die DATEV-Lösungen sind jeweils auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten. So eignet sich DATEV Auftragswesen online für Unternehmen, die an mehreren Standorten arbeiten und jederzeit auf die Daten zugreifen möchten und die nur über eine Preisliste verfügen.

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