Reisekosten rich­tig abrechnen – oft eine He­rausforderung

Immer wieder verursacht bei Betriebsprüfungen eine Reisekostenabrechnung unangenehme Nachfragen. Natürlich muss beim Abrechnen der Reisekosten alles richtig und akkurat sein – aber häufig passieren Flüchtigkeitsfehler, die Probleme bereiten können. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten den Beschäftigten klare Vorgaben machen, wie eine Reisekostenabrechnung zu erstellen und in welcher Frist einzureichen ist. Auch Unternehmer oder Freiberufler sollten die wichtigsten Details kennen, damit ihre eigene Reisekostenabrechnung korrekt ist. Das beginnt mit der Frage, was eine Dienstreise ist und welche Kosten sich abrechnen lassen. Geht weiter mit der Überlegung, in welchen Fällen sich in einer Reisekostenabrechnung welche Pauschale ansetzen lässt, etwa eine Übernachtungspauschale. Und oft ist schließlich zu prüfen, wie bei der Geschäftsreise mit einem Privatanteil zu verfahren ist. Mit Blick auf die Steuer kann die Reisekostenabrechnung ziemlich kompliziert sein. Daher empfiehlt es sich, dieses Thema ausführlich mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin zu besprechen sowie die entsprechenden Informationen intern für die Beschäftigten abrufbar zu machen.

Nicht jede Reise ist ein Fall für die Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung richtig zu erstellen, beginnt schon mit der Kenntnis, dass nicht jede Reise bei der Steuer als Dienstreise zählt. Wer Reisekosten richtig abrechnen will, sollte deshalb immer die klassische Definition im Hinterkopf haben. Als Dienstreise gilt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit von Selbstständigen oder Beschäftigten, die außerhalb der eigenen Wohnung und festen Arbeitsstätte stattfindet. Laut Lohnsteuer-Richtlinien (LstR) zählen Reisekosten zu den Betriebsausgaben, sofern diese aufgewendet oder vom Arbeitgeber erstattet werden. Interessant gerade für Unternehmer und Freiberufler ist, dass auch eine Geschäftsreise mit Privatanteil bei der Steuer abziehbar sein kann – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen und mit einer ordentlichen Reisekostenabrechnung. Insbesondere müssen der Privat- und Geschäftsanteil klar zu unterscheiden sein. Die Kosten sind penibel getrennt und richtig abzurechnen, damit sich der Privatanteil sauber von der Dienstreise abgrenzen lässt. Wie das am besten geht, darüber informiert die Steuerberatungskanzlei.

Diese Kos­ten kön­nen Un­ter­neh­mer als Reisekosten abrechnen

Unternehmerinnen und Unternehmer, Freiberufler sowie Beschäftigte, die eine Reisekostenabrechnung für eine Geschäftsreise erstellen wollen, müssen Reisekosten natürlich richtig abrechnen. Dabei stellt sich stets die Frage, welche Ausgaben der Fiskus anerkennt. Gleich vorweg: Kosten für den Dienstwagen gehören nicht in die Reisekostenabrechnung, weil sie ja bereits anderweitig angesetzt werden. Folgende Aufwendungen für Geschäfts- oder Dienstreisen lassen sich durch Selbstständige oder durch Arbeitgeber per Reisekostenabrechnung als Betriebsausgaben abziehen und damit bei der Steuer berücksichtigen, teilweise als Pauschale wie die Verpflegungs- oder Übernachtungspauschale:

• Fahrtkosten. Öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn, Nahverkehr oder Flugzeug zählen ebenso wie Mietwagen oder Taxis zu den Aufwendungen, die in vollem Umfang absetzbar sind, wenn entsprechende Belege vorliegen.
• Übernachtungskosten. Bei mehrtägigen Dienstreisen lassen sich die Kosten für die Unterkunft als Reisekosten abrechnen. Dafür sind Belege über die Kosten für das Hotel oder die Pension notwendig. Allerdings zählen zu den Übernachtungskosten nur die Aufwendungen für die Unterbringung. Frühstück, Halbpension oder sonstige Service-Ausgaben im Rahmen der Unterbringung werden steuerlich anders behandelt. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin erklärt, worauf hierbei auch mit Blick auf die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze für Übernachtungen sowie für Verpflegung und Serviceleistungen – die zu den Reisenebenkosten zählen – zu achten ist.
• Verpflegungsmehraufwand. Zum Verpflegungsmehraufwand zählen die Kosten für Essen und Getränke, die während einer Reise entstehen. Für die Verpflegung gelten bestimmte Pauschalbeträge.
• Reisenebenkosten. Parkkosten, Mautgebühren, die Servicekosten im Hotel sowie weitere Aufwendungen, die im Laufe einer Dienstreise anfallen können, zählen zu den Reisenebenkosten. Sie müssen sich natürlich belegen lassen. Private Ausgaben des Reisenden zählen nicht dazu.

Eine Pau­scha­le für die Reisekostenabrechnung nutzen

Bei der Reisekostenabrechnung haben es Freiberufler, Unternehmerinnen oder Arbeitgeber oft mit einer Pauschale zu tun, etwa der Übernachtungspauschale – solche Pauschalen mindern die Steuer, ohne dass hierfür Belege vorzulegen sind. Dafür sind sie nur unter bestimmten Umständen ansetzbar und sorgen dafür, dass manche Reisekosten mit Beleg sich nicht abrechnen lassen. Hier Steuerfachleute zu konsultieren, empfiehlt sich immer. Beim sogenannten Verpflegungsmehraufwand lassen sich Pauschalbeträge bei der Reisekostenabrechnung ansetzen. So ist für eine 24-stündige Abwesenheit eine Verpflegungspauschale von 28 Euro vorgesehen. Und für eine auswärtige Tätigkeit von mehr als acht Stunden ohne Übernachtung eine Pauschale von 14 Euro. Bei mehrtägigen Dienstreisen lassen sich zudem für den An- und Abreisetag jeweils 14 Euro pauschal anrechnen. Auch hier sind bei der Berechnung einige Besonderheiten zu beachten. Die Übernachtungspauschale ist nur für Beschäftigte auf Dienstreisen gedacht. Unternehmen können ihren Beschäftigten hierfür 20 Euro pauschal zahlen, wenn sie privat etwa bei Freunden oder Verwandten untergekommen sind.

Anders sollten Arbeitgeber abrechnen, wenn Beschäftigte beispielsweise für einen Messebesuch ein Mehrbettzimmer buchen. Zimmer sind ja oft knapp. Nach der richtigen Abrechnung solcher Kosten sollte der Steuerberater oder die Steuerberaterin gefragt werden. Und natürlich sollten Unternehmen für Dienstreisen ins Ausland die dort geltenden Sätze für Verpflegungsmehraufwendungen nutzen, die der Steuerberatungskanzlei bekannt sind.

Auch Mahl­zei­ten kön­nen Un­ter­neh­men pau­schal abrechnen

Auch während einer Dienstreise oder Geschäftsreise eingenommene Mahlzeiten lassen sich mit den Reisekosten pauschal richtig abrechnen. Für ein Frühstück sieht der Gesetzgeber 20 Prozent, für Mittag-/Abendessen jeweils 40 Prozent der für volle Abwesenheitstage anrechenbaren Pauschalen vor. Für Inlandsreisen beträgt die Pauschale für ein Frühstück bei der Reisekostenabrechnung 5,60 Euro, für ein Mittag- oder Abendessen 11,20 Euro. Speziell wird es bei der Reisekostenabrechnung mit Blick auf die Steuer in jenen Fällen, in denen Dienstreisende kostenfreie Mahlzeiten erhalten. Hierfür steht ihnen keine Verpflegungsmehraufwendung zu. Stattdessen werden hierfür steuerlich die Sachbezugswerte angerechnet. Sie gelten auch für Inlands- und Auslandsreisen und können in der Lohnsteuer oder alternativ der Reisekostenabrechnung zum Abzug gebracht werden. Für ein Frühstück liegt der Sachbezugswert 2021 bei 1,83 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen bei 3,47 Euro. Leicht abrechnen können Unternehmen das per App. Auch manche Formalität wie die A1-Bescheinigung lassen sich über Programme für Reisekostenabrechnung erledigen.

Was ist über­haupt ei­ne Mahl­zeit mit Blick auf die Steuer?

Klar: Unternehmen können Mahlzeiten bei den Reisekosten über eine Pauschale abrechnen oder mit dem Sachbezugswert. Das gilt aber nur für vollwertige Mahlzeiten – nicht jedoch für einen bloßen Imbiss. Was beim Erstellen der Reisekostenabrechnung wie zu beachten ist, erschließt sich eben manchmal erst nach Rücksprache mit Steuerfachleuten. Nicht immer scheint gleich klar, was sich bei der Steuer abrechnen lässt und was außen vor bleiben muss. Ein BFH-Urteil von 2019 macht hierzu Vorgaben, die das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben zum Thema aufgreift. Keine vollwertige Mahlzeit sind demzufolge etwa Snacks wie kleine Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder ähnliche Knabbereien, die in Flugzeugen, Zügen oder zu anderen Anlässen angeboten werden. Auch unbelegte Brötchen, Laugenstangen oder andere Backwaren gelten bei der Reisekostenabrechnung nicht als Mahlzeit. Gemäß BFH-Urteil und BMF-Schreiben sind sie damit nicht abzugsfähig.

Richtig Abrechnen auch nicht ein­ge­nom­me­ner Mahlzeiten

Mit Blick auf so manche Unschärfen und Fallen sollten gerade Unternehmen mit vielen Dienstreisenden und vielen längeren Geschäftsreisen ihren Beschäftigten in einer Reiserichtlinie klare Vorgaben machen, wie sie Reisekosten richtig abrechnen und ihre Reisekostenabrechnung erstellen müssen. Mit Steuerfachleuten ist zu klären, was gilt, falls eine Mahlzeit sowohl Frühstück als auch Abend- oder Mittagessen sein kann. Einen gewissen Freiraum gesteht das BMF-Schreiben bei der Einstufung durchaus zu. Viele Reiserichtlinien behelfen sich etwa damit, eine Anzahl von Mahlzeiten in Relation zur Flugdauer festzulegen. Interessant ist die Frage, wie entfallene Mahlzeiten zu behandeln sind. Beispielsweise, wenn ein Hotel nur eine Übernachtung inklusive Frühstück anbietet oder Reisende eine im Flugzeug angebotene Mahlzeit ablehnen oder verschlafen. Das BFH hat hierzu 2020 geurteilt, dass die Verpflegungspauschale zu kürzen ist – unabhängig davon, aus welchen Gründen jemand eine vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht einnimmt.

Reisekosten richtig abrechnen – oft hel­fen ein­fa­che Kniffe

Jede Reisekostenabrechnung steht bei einer Betriebsprüfung deshalb im Fokus, weil sich hier immer wieder Auffälligkeiten entdecken lassen. Zu leicht entstehen Fehler durch Unachtsamkeit, die dann das Erstellen der Reisekostenabrechnung erschweren. Problematisch sind beispielsweise oft Restaurantbelege für Bewirtungen von Geschäftspartnern, insbesondere aus dem Ausland. Lässt sich das steuerlich korrekte Ausfüllen von Reise- und Bewirtungskostenbelegen nicht im Voraus organisieren oder ist eine gebündelte Monatsabrechnung nicht praktikabel, kann dieser Kniff helfen: Wer zahlt, lässt die eigene Visitenkarte ins Adressfeld der Rechnung heften. Auf die aufgeheftete Visitenkarte und die Rechnung kommt dann der Firmenstempel vom Restaurant oder Hotelrestaurant. Und zwar so, dass sich ein Teil des Stempelabdrucks auf der Visitenkarte und der andere Teil auf der Rechnung befinden. Das schafft eine unmittelbare Verbindung zwischen Rechnung sowie Visitenkarte und stellt sicher, dass die Anschrift stimmt. Empfehlenswert wäre hier allerdings eine Rückversicherung, ob das Abrechnen der Reisekosten so aus Sicht des Finanzamts rechtssicher und richtig ist.