Steuern & Finanzen

Reise­kosten ab­rech­nen: schnell, si­cher und ein­fach

Dienstreisen müssen akku­rat ab­ge­rech­net wer­den. Das ist so­wohl für den Rei­sen­den als auch für den Lohn-Sach­be­ar­bei­ter häu­fig sehr auf­wän­dig. Mit DATEV Reisekosten-Software lassen sich Dienst­reisen schnell, sicher und ein­fach ab­rech­nen.

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Wer dienstlich unterwegs ist und finanzielle Aufwendungen dafür hat, muss eine Reisekostenabrechnung machen. Das ist bekannt. Aber wann ist eine Reise eine Dienstreise und welche Kosten lassen sich im Detail abrechnen?

Reisekosten: Begriffserklärung

Unter einer Dienstreise versteht man eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, die außerhalb der eigenen Wohnung und der festen Arbeitsstätte stattfindet. Dabei ist es unerheblich, ob Sie als Unternehmer selbst oder einer Ihrer Mitarbeiter die Dienstreise unternehmen: Nach den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) zählen sowohl die Reisekosten für Selbstständige als auch für Arbeitnehmer zu den Betriebsausgaben (sofern diese betrieblich erstattet werden).

Diese Aufwendungen können Sie als Betriebsausgaben steuerlich absetzen

  • Fahrtkosten: Öffentliche Verkehrsmittel (Zug, Nahverkehr, Flugzeug), Mietwagen oder Taxis zählen zu den Aufwendungen, die in vollem Umfang absetzbar sind, wenn die entsprechenden Belege vorliegen. Anders verhält es sich mit dem Dienstwagen: Diese Kosten sind bereits in den Betriebsausgaben enthalten und werden daher nicht zusätzlich als Reisekosten für das Unternehmen angerechnet. Bei einem privaten Fahrzeug berechnen sich Fahrtkosten in der Regel aus einer Pauschale pro gefahrenem Kilometer. Darüber war hier schon zu lesen
  • Übernachtungskosten: Dauert eine Dienstreise mehrere Tage, sind die Kosten für die Unterkunft als Reisekosten abrechenbar. Dafür sind ebenfalls die Belege über die Kosten für das Hotel oder die Pension notwendig. Doch Achtung: Zu den Übernachtungskosten zählen lediglich die Aufwendungen für die Unterbringung. Frühstück, Halbpension oder sonstige Service-Ausgaben innerhalb des Hotels zählen nicht dazu, da diese steuerlich anders behandelt werden (7 % Umsatzsteuer für Übernachtungen; 19 % Umsatzsteuer für Verpflegung und Serviceleistungen). Die finanziellen Aufwendungen für den Service sind bei den Reisenebenkosten abrechenbar.
  • Verpflegungsmehraufwand: Zum Verpflegungsmehraufwand zählen die Kosten für Essen und Getränke, die während einer Reise entstehen. Für die Verpflegung gelten bestimmte Pauschalbeträge, die sich bei der Abrechnung ansetzen lassen. So ist für eine 24-stündige Abwesenheit eine Verpflegungspauschale von 24 Euro und für eine auswärtige Tätigkeit von mehr als acht Stunden ohne Übernachtung eine Pauschale von 12 Euro absetzbar. Bei mehrtägigen Dienstreisen lassen sich zudem für den An- und Abreisetag jeweils 12 Euro pauschal anrechnen. Hier gibt es viele Besonderheiten zu beachten.
  • Reisenebenkosten: Parkkosten, Mautgebühren, Servicekosten im Hotel und weitere Aufwendungen, die während der Dienstreise anfallen, zählen zu den Reisenebenkosten – sofern sie sich belegen  lassen. Private Ausgaben des Reisenden zählen nicht dazu.

Die DATEV-Lösungen für die Reisekostenabrechnung

Natürlich sind Reisen möglichst schnell, einfach und zuverlässig abzurechnen. DATEV Reisekosten classic sowie die Online-Vorerfassung Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ decken den kompletten Prozess der Reisekostenabrechnung ab. Ihre Mitarbeiter können mit der Online-Vorerfassung bereits von unterwegs Reise- und Belegdaten vorerfassen. Diese Daten werden dann an die Reisekosten-Software übermittelt. Ist die Dienstreise beendet, rechnen Sie alle Aufwendungen über das Programm ab und leiten die Auszahlung der Erstattungen ein. Anschließend erhält Ihr Mirarbeiter online die fertigen Abrechnungen. Selbstverständlich berücksichtigen die DATEV-Programme zur Reisekostenabrechnung alle gesetzlichen Vorgaben und sorgen dafür, dass diese stets auf dem aktuellen Stand sind.

PRODUKTEMPFEHLUNG VON DATEV

DATEV Reisekosten classic

Das Programm begleitet durch den ganzen Prozess der Reisekostenabrechnung: von der Erstellung und Genehmigung eines Reiseantrags über die Erfassung und Prüfung von Reisedaten und Belegen bis hin zur Abrechnung und Auszahlungen von Erstattungen.
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PRODUKTEMPFEHLUNG VON DATEV

Arbeitnehmer online „Meine Reisen“

Arbeitnehmer erfassen im Portal Arbeitnehmer online ihre Reise- und Belegdaten. Diese werden an DATEV Reisekosten classic übermittelt. Nach Abrechnung der Reisekosten wird das Dokument zur Reisekostenabrechnung im Portal zur Verfügung gestellt.
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Mit den DATEV-Lösungen zur Reisekostenabrechnung haben Sie die perfekte Unterstützung für den Reisekostenprozess von der Erfassung über die korrekte Abrechnung bis zum Erstatten der Reisekosten. Nach der Abrechnung werden lohnrelevante Buchungen in die Programme zur Lohnabrechnung und zur Finanzbuchführung übergeben und Zahlungsaufträge an Banken übermittelt.

Lesen Sie auch die weitere Informationen zu den Reisekosten-Produkten der DATEV.

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