Arbeitsrecht & Soziales

Arbeit im Büro statt Hitzefrei – das können Unternehmen dafür tun

Ist es im Büro oder an ei­nem an­de­ren Ar­beits­platz im Un­ter­neh­men heiß, ertönt schnell die For­de­rung nach Hit­ze­frei statt Ar­beit. Dem lässt sich durch vie­le tech­ni­sche und or­ga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men ent­ge­gen­wir­ken, die teils auch vom Ar­beits­recht vorgegeben sind.

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Wer kennt das nicht aus eigener Erfahrung oder Erzählungen im Freundeskreis: Je höher im Sommer die Anzeige des Thermometers klettert, desto stärker fiebern Schülerinnen und Schüler der Durchsage aus dem Rektorat entgegen, die ihnen ab Mittag – oder idealerweise für den gesamten nächsten Tag – Hitzefrei statt Unterricht verkündet. Dabei folgt jedes Bundesland seinen eigenen Richtlinie. Meistens gilt Hitzefrei ab 25 bis 27 Grad, und in der Regel ist die Oberstufe davon ausgenommen. Aber der Schulleitung bleibt ein gewisser Ermessensspielraum. Einen Ermessensspielraum hat auch jede Firmenleitung, wenn es um Hitzefrei im Unternehmen geht, egal ob Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sich zur Arbeit im Büro, einer Werkshalle oder im Freien aufhalten. Orientieren muss sie sich an den Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättVO) sowie den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) in Arbeitsräumen. Unternehmerinnen und Unternehmer können dabei durch geeignete Maßnahmen die Maximaltemperatur am Arbeitsplatz auf ein erträgliches Niveau reduzieren und dürften tatsächlich nur selten Hitzefrei geben.

Maximaltemperatur am Arbeitsplatz drücken

Hitzefrei für Arbeitnehmer im Büro vermeiden

Tipps gegen Hitzefrei bei Arbeit im Büro

Hitzefrei bei Arbeit abseits vom Unternehmen

Details mit Fachleuten für Recht und Steuern klären

Maximaltemperatur am Arbeitsplatz drücken

Prinzipiell muss gemäß der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättVO) und den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) in Arbeitsräumen eine gesundheitlich zuträgliche Temperatur herrschen. Dabei ist zu unterscheiden zwischen der Raumtemperatur – der vom Menschen gefühlten Maximaltemperatur am Arbeitsplatz inklusive Einwirkungen durch die Umgebung – sowie der Lufttemperatur ohne Einfluss von Wärmestrahlung. Grundsätzlich sollte es nicht über 26 Grad warm sein. Mehr ist bei Außentemperaturen ab 26 Grad nur dann zulässig, wenn eine gute Gebäudeisolierung die Wärme in den Räumen senkt. Auch darüber gibt es für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmerinnen aber nicht automatisch Hitzefrei von der Arbeit im Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz. Denn um Hitzefrei zu vermeiden, muss das Unternehmen bei über 30 Grad am Arbeitsplatz geeignete Gegenmaßnahmen veranlassen. Dazu kann unter anderem nächtliches Lüften, der Schutz gegen Sonneneinstrahlung, der Einsatz von Kühlaggregaten oder das Entfernen wärmeproduzierender Geräte dienen. Das Bereitstellen von Getränken oder eine lockere Kleiderordnung gilt ebenfalls als geeignete Maßnahmen gegen belastende Wärme.

Hitzefrei von der Arbeit ist kaum vorgesehen

Herrschen in Räumen über 35 Grad, darf dort prinzipiell nur gearbeitet werden, wenn das Unternehmen wirkungsvolle Hilfsmittel gegen Wärmebelastung bereitstellt. Das wären etwa Luftduschen oder Pausen, die an sogenannten Hitzearbeitsplätzen sogar verpflichtend sind. Solche Maximaltemperaturen am Arbeitsplatz verhindern aber nur die Nutzung der betroffenen Räume. Dass ein Unternehmen alle Arbeitnehmer mit der Begründung Hitzefrei von der Arbeit entbindet, sollte tatsächlich kaum passieren, gerade bei der Arbeit im Büro. Eher dürfte die Firmenleitung andere Einsatzorte oder -zeiten organisieren, wobei natürlich alle weiteren gesetzlichen Regelungen einzuhalten sind. Das Arbeitsrecht macht etwa Vorgaben zu Pausen oder Mindestruhezeiten. Die gelten auch, wenn Arbeitnehmer statt tagsüber bevorzugt am späten Abend und bald darauf wieder ab frühmorgens arbeiten sollen, weil das Unternehmen so Hitzefrei von der Arbeit im Büro vermeiden will. Wichtig: Existiert ein Betriebsrat, darf dieser beim Arbeitsschutz mitbestimmen und auch Regelungen zur Maximaltemperatur am Arbeitsplatz oder ein mögliches Hitzefrei bei der Arbeit beeinflussen.

Hitzefrei für Arbeitnehmer im Büro vermeiden

Luftige Kleidung hilft, am Arbeitsplatz eine Maximaltemperatur zu ertragen, die noch kein Hitzefrei rechtfertigen würde – doch nicht nur bei der Arbeit im Büro müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer hier das Weisungsrecht der Firmenleitung beachten. Gerichtsurteile haben zwar punktuell Klarheit zu Kleidervorschriften geschaffen, doch es zählt stets der Einzelfall. So entschied etwa das Landesarbeitsgericht Hamm im Sinne eines Möbelhauses. Das hatte dem Beratungsteam untersagt, in Gegenwart der Kundinnen und Kunden in Jeans, Turnschuhen, mit offenem Kragen oder ohne Krawatte und Sakko aufzutreten. Andererseits sah das Arbeitsgericht Mannheim keinen Kündigungsgrund darin, dass ein Fahrer das Speditionsgebäude in sommerlichen Shorts betreten hatte. Weil er nicht als Mitarbeiter des Unternehmens erkennbar war, sei ein „negativer Eindruck“ auf Kunden nicht zwingend. Ist Hitzefrei von der Arbeit für das Unternehmen keine Option und muss die Arbeit trotz einer Maximaltemperatur im Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz weitergehen, braucht es von beiden Seiten auch Kompromisse in Kleidungsfragen.

Ohne Kundenkontakt weniger Anforderungen

Egal, wie warm es am sommerlichen Arbeitsplatz ist – der Dresscode erfordert Augenmaß, nicht nur mit Blick auf das Arbeitsrecht. Als unangemessene Kleidung im Büro empfinden Menschen nach einer Umfrage des Meinungsforschungsinstituts YouGov vor allem

  • bauchfreie Kleidung
  • transparente Oberteile
  • hautenge Kleidung
  • schulterfreie Oberteile
  • kurze Hosen
  • Röcke, die über dem Knie enden

Diese subjektiven Eindrücke der Befragten sollten Führungskräfte berücksichtigen, wenn sie mit ihren Beschäftigten eine angemessene Kleidung für hohe Temperaturen besprechen. Gut wäre es, dreistufig vorzugehen. Über gesetzlich vorgeschriebene Schutzkleidung gibt es natürlich keine Diskussion. Sie hat eine wichtige Funktion. Spielraum besteht aber bei Kleidung von Beschäftigten mit Kundenkontakt. Hier lässt sich vom Schlips-und-Kragen-Zwang abweichen, doch dafür muss das Personal selbst ebenfalls Augenmaß beweisen. Das erfordert Fantasie und Kompromisse. Aber dadurch lässt sich für Unternehmen meistens vermeiden, dass Arbeitnehmer im Büro Hitzefrei bekommen und ihre Arbeit nicht erledigen müssen.

Unternehmen sollten in Sachen Kleidung möglichst wenige Vorgaben für Beschäftigte ohne Kundenkontakt machen. Vielerorts könnten diese bei einer Maximaltemperatur am Arbeitsplatz auch mit einem kurzärmligen Hemd oder einer Bluse arbeiten. Eine leichte Sommerhose oder ein leichter Sommerrock aus Naturfasern verringert ebenfalls den Wärmestau im Körper. Ist legere Kleidung eine Abweichung von der Norm, sollten Unternehmen und Arbeitnehmer mit Blick auf gesetzliche Regeln eine Kompromiss finden, wie sie Hitzefrei von der Arbeit im Büro vermeiden lässt. Denn nur durch schier unerträgliche Wärme wird das Weisungsrecht des Arbeitgebers nicht ausgehebelt. Es braucht also immer eine gütliche Einigung auf angemessene Kleidung.

Tipps gegen Hitzefrei bei Arbeit im Büro

Unabhängig vom Rechtsrahmen sollten die Vorgesetzten oder die Personalverantwortlichen den Beschäftigten auch Tipps für das Arbeiten bei großer Wärme geben. Dadurch können Unternehmen leichter verhindern, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wegen einer als unerträglich empfundenen Maximaltemperatur am Arbeitsplatz auf Hitzefrei von der Arbeit im Büro bestehen.

HÖRBAR STEUERN – DER DATEV-PODCAST
Folge #38 Sommer, Sonne, Etikette – Outfit im Beruf

Es ist heiß, die Sonne brennt, das Jackett wiegt schwer und die lange Hose ist eigentlich viel zu warm. Aber: Dienst ist Dienst – Freibad und Liegestuhl Freizeit. Und so gilt es, sich an die Kleiderordnung des Arbeitgebers zu halten, auch bei großer Hitze. Oder vielleicht doch nicht? Und was heißt eigentlich Kleiderordnung? Wie weit darf der Arbeitgeber vorschreiben, was auf der Arbeit getragen wird und wie weit muss sich der Angestellte daranhalten? Darum geht es in der Folge #38 Sommer, Sonne, Etikette – Outfit im Beruf in Hörbar steuern – der DATEV-Podcast.

Maßnahmen gegen Maximaltemperatur am Arbeitsplatz

Arbeitszeit flexibler gestalten. Großzügige Gleitzeitregeln erleichtern es, früh anzufangen, während der Mittagshitze zu gehen, und später wieder zu arbeiten. Auch mehr Arbeit im Homeoffice ist denkbar. Wichtig ist, dass tagsüber jemand als Ansprechpartner für Kunden erreichbar ist.

  • Getränke bereitstellen. Mineralwasser, Saftschorlen oder Tee unterstützen die körpereigene „Klimaanlage“. Wer im Sommer viel und regelmäßig trinkt, fühlt sich besser. Unternehmen sollten entsprechende Erfrischungen bereitstellen, aber auf eiskalte Getränke und Eiswürfel verzichten.
  • Leichtes Essen anbieten. Im Sommer ist über den Tag verteilt leichte Kost besser als ein deftiges Mittagessen. Darüber kann das Unternehmen die Beschäftigten informieren und generell den Speiseplan der Kantine für die warme Jahreszeit entsprechend anpassen.
  • Frühmorgens lüften. Der Hausservice oder Freiwillige sollten morgens die Fenster für längere Zeit öffnen und frische, kühle Luft ins Gebäude lassen. Ab spätestens 10 Uhr sollten Fenster zu bleiben und mit Sonnenschutz vor direkter Einstrahlung abgeschirmt werden. So lässt sich das Erreichen der Maximaltemperatur am Arbeitsplatz vermeiden.
  • Klimageräte stellen. Mit mobilen Klimageräten lassen sich die Temperaturen in einzelnen Räumen schnell und dauerhaft senken, etwa für eine Konferenz. Ventilatoren im Büro verschaffen individuelle Abkühlung.
  • Private Kühlstrategien. Befristet kann gestattet werden, private Elektrogeräte zu Kühlzwecken zu nutzen und dafür Strom zu zapfen, ohne dass es als Stromklau gilt. Die Geräte müssen auf Sicherheit und Funktionsfähigkeit überprüft sein. Großzügige Unternehmen erlauben kalte Fußbäder – solange kein Wasserschaden droht.
  • Wärmequellen reduzieren. Nicht benötigte Maschinen oder Geräte gehören ausgeschaltet, auch jede nicht notwendige Beleuchtung. Das reduziert ebenfalls die Wärme.

Hitzefrei bei Arbeit abseits vom Unternehmen

Noch öfter als bei der Arbeit im Büro dürfte eine extreme Maximaltemperatur am Arbeitsplatz ein Problem für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sein, die im Sommer im Freien tätig sind – auch dort stellt sich für Unternehmen schnell die Frage, ob und wann es Hitzefrei gibt. Hier kommen ebenfalls die Vorgaben zum Tragen, die das Arbeitsschutzgesetz, die Arbeitsstättenverordnung sowie die Unfallverhütungsvorschrift DGUV machen. Zudem ist bei der Gefährdungsbeurteilung für den Arbeitsplatz die solare UV-Strahlung zu Berücksichtigen. Der UV-Index (UVI) beschreibt die sonnenbrandwirksame UV-Strahlung der Sonne. Ab dem UVI 3 soll unnötige Strahlung auf Haut und Augen vermieden, möglichst im Schatten gearbeitet, vor Sonne schützende Kleidung getragen und Sonnenstrahlung zwischen 11 Uhr und 15 Uhr generell gemieden werden. Der Einsatz einer Sonnenschutzcreme mit hohem Lichtschutzfaktor (LSF 30) sowie das Tragen einer Sonnenbrille mit Filterkategorie 2 oder 3 sowie CE-Kennzeichen ist empfohlen. Aber letztlich bleibt die Überlegung, ob und wie gearbeitet werden kann, eine Einzelfallentscheidung.

Unternehmen sollten bei Planung auch Hitzefrei erwägen

Wichtig ist, Einsätze im Freien entsprechend den absehbaren Umweltbedingungen zu planen und die Ausstattung des Einsatzorts den gesetzlichen Anforderungen anzupassen. Das gilt insbesondere für Baustellen. Hitzefrei für Arbeitnehmer im Büro lässt sich durch technische Maßnahmen eventuell vermeiden. Aber Hitzefrei auf dem Dach für Dachdecker dürfte spätestens dann akut werden, wenn sich dort kein Sonnenschutz installieren lässt und nicht mal eine leichte Brise weht. Die Maximaltemperatur an so einem Arbeitsplatz kann unerträglich sein, wie etwa auch beim Teeren einer Straße.

  • Bei der Baustellenausstattung sind Anlagen zur Beschattung, Belüftung oder Besprühung mit Wasser einzurichten, etwa Sonnensegel oder Schirme. Wichtig ist die ständige Verfügbarkeit von geeigneten Getränken.
  • Bei der längerfristigen Arbeitsplanung sind Arbeitszeit, Arbeitsrhythmus und Arbeitsintensität der Witterung anzupassen. Beispielsweise durch das Verschieben von Arbeiten, die Verlegung der Arbeitszeiten in kühlere Morgenstunden sowie veränderte Pausenzeiten.
  • Bei der täglichen Arbeitsplanung sind die absehbaren Umweltbedingungen zu beachten. Beim Umweltbundesamt gibt es Messdaten zu Ozonwerten oder Sommersmog und entsprechende Verhaltenshinweise, ob schwere körperliche Arbeiten einzugrenzen sind. Über die absehbare Maximaltemperatur am Arbeitsplatz informiert der Deutsche Wetterdienst (DWD). Punktuelles Hitzefrei von der Arbeit kann sinnvoll sein.
  • Bei der Mitarbeiterschulung sind Risiken durch übermäßige Wärme zu erklären. Beschäftigte sollten die Anzeichen für gesundheitliche Probleme kennen, etwa einen Sonnenstich oder einen Hitzschlag. Dann müssen die Beschäftigten wissen, wie sie im Ernstfall reagieren, und neben Tipps zur Erstversorgung den zuständigen Durchgangsarzt kennen.
  • Bei der Mitarbeiterausstattung ist neben geeigneter Kleidung die persönliche Schutzausrüstung (PSA) wichtig. Sie sollte am besten auf Basis einer umfassenden Gefährdungsbeurteilung zusammengestellt und regelmäßig aktualisiert sein. Alle brauchen eigene Rucksäcke mit den jeweiligen Gegenständen – von der Kopfbedeckung über die Sonnenbrille bis zur Sonnencreme. Bei Verbrauchsmaterialien ist der Vorrat rechtzeitig aufzustocken. Zu Schutzzwecken vorgeschriebene Kleidung darf nicht einfach wegen der Wärme weggelassen werden. Gehören beispielsweise feste Arbeitsschuhe zum Standard, darf niemand in Badelatschen arbeiten, weil er heiße Füße hat.

Details mit Fachleuten für Recht und Steuern klären

Was gegen Wärme im Büro oder an jedem anderen Arbeitsplatz im Unternehmen getan werden kann und ob sie Arbeitnehmer bei einer unerträglichen Maximaltemperatur am Arbeitsplatz durch Hitzefrei von der Arbeit schützen sollten, ist für Firmenchefs und -chefinnen ein wichtiges Thema – insbesondere mit Blick auf die einschlägigen gesetzlichen Vorgaben. Daher sollten sie das Einhalten teils komplizierter Gesetze sowie eventuell erforderliche höhere Investitionen oder langfristige Veränderungen der betrieblichen Organisation mit Fachleuten zu besprechen. Mit Fachleuten für Arbeitsrecht gilt es zu klären, was wie zu tun ist und im jeweiligen Betrieb darüber hinaus besser gemacht werden könnte. Absprachen mit Beschäftigten oder Betriebsvereinbarungen sollten stets anwaltlich auf ihre Sinnhaftigkeit und ihre langfristigen juristischen Konsequenzen geprüft werden.

Zudem gilt es, in Arbeitssicherheit geplante Investitionen mit der Steuerberatungskanzlei durchzurechnen. Dabei kommt es nicht darauf an, jeden Cent umzudrehen und unbedingt zu sparen. Im Gegenteil: Für Sicherheit und Motivation der Beschäftigten kann es durchaus sinnvoll sein, ihnen mehr als üblich an Arbeitsmaterialien zur Verfügung zu stellen, etwa das Paar leichter Arbeitsschuhe als Ergänzung zu den schweren Standardstiefeln. Wichtig ist nur, das zuvor mit der Steuerberaterin oder dem Steuerberater beispielsweise auf die Ansetzbarkeit als Betriebskosten zu prüfen. Über all dem sollte die Erkenntnis stehen: Manche Investition dürfte sich allein dadurch rechtfertigen, dass kaum ein Grund für Hitzefrei von der Arbeit im Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz besteht, wenn das Unternehmen das Risiko einer inakzeptablen Maximaltemperatur am Arbeitsplatz gezielt reduziert – und so keine Arbeiten ausfallen dürften.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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