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Das Unternehmen digi­ta­li­sie­ren und per iPad führen

Ein Unter­nehmen mit ganz wenig Tech­nik trotz­dem voll­kommen digi­tal zu führen, klingt un­glaub­lich. Dass das aber sehr erfolg­reich geht, be­weist ein junger Unter­nehmer.

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Seit Jahrzehnten werden Prozess-Optimierer nicht müde, es zu beschwören: das papierlose Büro. Durchsetzen allerdings konnte es sich in all der Zeit nie so richtig. Mal hapert es an einer rechtsgültigen elektronischen Signatur, mal scheitert es an Geschäftspartnern, die noch mit Papier arbeiten. Laut eines Berichts des Verbraucher-Service Bayern steigt der Papierverbrauch sogar, aller Digitalisierung zum Trotz.

Das ist vertrackt, denn: „Papier frisst Ressourcen„, wie DATEV-Vorstandschef Dr. Robert Mayr in einem Interview mit der Wirtschaftswoche betonte. „Wer [als Unternehmer] erfolgreich sein will, sollte manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren und Medienbrüche vermeiden. Es geht um Schnelligkeit“, stellte er fest.

Ein Paradebeispiel für Dr. Mayrs Thesen liefert der Karlsruher Unternehmer Mark Zimmermann. Sein Büro ist zu fast 100% papierlos und mobil. „Mittlerweile nutze ich das iPad als einziges Arbeitsgerät“, sagt er.

Digital und papierlos mit der App

Mark Zimmermann vertreibt eine Kontaktdaten-App, mit der Adressen, geschäftliche genauso wie private, sicher auf dem Smartphone gespeichert werden können. „Die App erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und ist gleichsam einfach bedienbar“, so der Unternehmer.

Sein Unternehmen verwaltet er per Tablet. Er sagt: „Mit dem iPad pro kann ich mein Geschäft zu jeder Zeit und an jedem Ort führen. Egal ob am heimischen Esstisch, in der Bahn oder beim Kunden vor Ort – mein Unternehmen ist immer dabei.“ Anfangs sei es durchaus gewöhnungsbedürftig gewesen, alle Arbeiten auf das iPad auszulagern. Denn manchmal war die Versuchung groß, zu einem klassischen Laptop zurückzukehren. Aber Zimmermann hat durchgehalten und sagt heute: „Es hat sich gelohnt, diesen Weg zu gehen.“

Einen schnellen Produktivitätsgewinn hat der Unternehmer beim Arbeiten mit Office-Apps erzielt. E-Mail-Korrespondenz, Dokumente und Tabellen erfassen oder Präsentationen abhalten – all das ist mit dem iPad schnell und einfach möglich. Zimmermann erzählt: „Die App Keynote erlaubt mir, Präsentationen über das Internet vorzuführen. Meine Kunden können die Präsentation zur selben Zeit auf ihren eigenen Geräten verfolgen, egal, wo sie sich gerade befinden.“

Notizen, Gedanken und Gesprächsprotokolle hält der Unternehmer mit der Notizen-App fest. „Erhalte ich Belege oder Dokumente auf Papier, digitalisiere ich sie sofort über die App Scanbot. Anschließend lade ich sie mit der App DATEV Upload mobil nach DATEV Unternehmen online hoch.“ Das wäre zwar auch direkt mit Scanbot möglich, aber Mark Zimmermann bevorzugt dafür die kostenlose DATEV-App, mit der er auch Dokumente hochlädt, die bereits digital bei ihm ankommen.

Weil er mit dem iPad Anmerkungen direkt in digitale Dokumente schreiben kann, ist auch ein Hinweis wie „barverauslagt“ schnell hinzugefügt, bevor er den Beleg an DATEV Unternehmen online übergibt.

PRODUKTEMPFEHLUNG VON DATEV

Kostenlose Scanner-App

DATEV Upload mobil: Zum Digitalisieren der Papierbelege mit dem Smartphone und einfachen Hochladen nach DATEV Unternehmen online.

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DATEV Unternehmen online hat ihm sein Steuerberater zur Verfügung gestellt. Dabei handelt es sich um eine Cloud-Lösung, über die Unternehmer und Steuerberater zusammenarbeiten. Die per DATEV Unternehmen online übermittelten Belege verarbeitet der Steuerberater fachmännisch in der Finanzbuchführung.

Transparenz allerorten und jederzeit

Dadurch bietet DATEV Unternehmen online aber nicht nur eine elegante Möglichkeit, mit dem Steuerberater zusammenzuarbeiten. „Ich habe auch jederzeit transparenten Zugriff auf die hochgeladenen Dokumente und die dahinterstehende Buchhaltung. Das ist wichtig, gerade in einem stark mobil geführten Unternehmen“, sagt Zimmermann.

Außerdem spare er mit der DATEV-Lösung die Anschaffung eines Dokumenten-Management-Systems. Mit dem Upload seiner Dokumente habe er gleichzeitig eine revisionssichere elektronische Belegablage in der DATEV Cloud. „Das gibt mir zusätzliche Sicherheit, insbesondere in Bezug auf eine eventuelle Betriebsprüfung“, so der Unternehmer.

Mark Zimmermanns Fazit klingt entsprechend begeistert: „Lässt man sich auf die Digitalisierung ein, kann man seine Geschäftsidee entspannter weiterentwickeln und am Markt positionieren. Die Lösungen aus dem Hause DATEV in Verbindung mit meinem mobilen Arbeitsumfeld auf Basis des iPad pro geben mir Freiheit, Sicherheit und Handlungsfreiräume, die ich in der klassischen Desktop- und Notebookwelt schmerzlich vermisst habe.“

Produktempfehlung von Datev

DATEV Unternehmen online

Die Cloud-Anwendung schafft eine flexible Plattform für die Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Berater bei der Buchführung oder Lohnabrechnung. Sie stellen Belege digital zur Verfügung und erledigen Zahlungen, alles andere macht der Steuerberater.

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Mark Zimmermann ist geschäftsführender Gesellschafter der MOBILE BOX – App Consulting UG in Karlsruhe.

 

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