Technologie

Zeit­er­fas­sung per App für ef­fiziente Un­ter­neh­mens­füh­rung

Mit gutem Grund gibt es so vie­le Apps zur Zeit­er­fas­sung. Un­ter­neh­mer kön­nen da­mit ih­re per­sön­li­che Zeit­ein­tei­lung op­ti­mie­ren und Pro­jek­te bes­ser ab­rech­nen. Auch die Ar­beits­stun­den der Mit­ar­bei­ter las­sen sich so do­ku­men­tie­ren – und das könn­te nach dem neu­en EuGH-Ur­teil bald so­gar zur Pflicht werden.

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Die EU-Gurkenverordnung gilt als Lachnummer schlechthin und Beleg für Überregulierung durch die Europäische Kommission. Allerdings meinen viele in der Wirtschaft, die Vorgaben zur Krümmung von Salatgurken seien besser als ihr Ruf. Schließlich ermöglichen sie Logistik- und damit Kostenvorteile. Deshalb sehen Gurken weiterhin genormt aus, obwohl die Verordnung lange Geschichte ist. Es kommt immer darauf an, was man daraus macht. Insofern stellt sich die Frage, wie einmal die EU-Arbeitszeitrichtlinie beurteilt wird – vor allem aus Unternehmersicht. Die EU-Vorgabe zum Schutz von Arbeitnehmern setzt Leitplanken für humanes Arbeiten. Es geht um Ruhepausen, bezahlten Urlaub, Schutzmaßnahmen für Nachtarbeit. Alles wichtige Themen. Durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs könnte die Richtlinie jetzt aber zum Bürokratiemonster mutieren. Der EuGH hat entschieden, dass Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit ausnahmslos aller Beschäftigten erfassen müssen. Nun sind die nationalen Gesetze anzupassen. Und jeder Firmenchef braucht bald entsprechende organisatorische oder technische Maßnahmen – etwa eine Zeiterfassung per App.

EU könnte Zeit­er­fas­sung für al­le Be­schäf­tig­ten vorschreiben

Bislang gilt für Unternehmer keine generelle Pflicht zur Zeiterfassung für eine Übersicht über geleistete Stunden. Es gibt gesetzlich geregelte Sonderfälle und betriebliche oder tarifvertragliche Regelungen. Etwa Zeiterfassung vor dem Hintergrund von Mindestlohngesetz, Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und geringfügiger Beschäftigung. Oder Zeiterfassung von Lenkzeiten bei Berufskraftfahrern. Beim Mindestlohn reicht die Bandbreite der Arbeitshilfen vom Papiervordruck im Internet bis „einfach erfasst“ – einer App zur Zeiterfassung vom Bundesarbeitsministerium. Unternehmer mit Weitblick nutzen aber professionelle Programme der Personalwirtschaft, die der Lohnbuchhaltung revisionssichere Daten bereitstellen. Gesetzlich vorgeschrieben ist auch eine Erfassung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Überstunden. Hier kann der Chef entsprechende IT-Systeme anschaffen. Oder er überlässt den Mitarbeitern die Zeiterfassung – etwa per App. Dass aber jeder, vom Lehrling bis zum angestellten Geschäftsführer, tagtäglich stempelt? Eigentlich unvorstellbar und wohl ein enormer bürokratischer Aufwand. Da die Pflicht aber nun droht, sollten Firmenchefs sich bei dem Thema vom Anwalt oder Steuerberater laufend informieren lassen. So können sie rasch reagieren.

Zeiterfassung per App macht Un­ter­neh­mens­füh­rung effizienter

Unabhängig vom EuGH-Urteil sind Unternehmer aber generell gut beraten, sich mit aktuellen technischen Trends bei der Zeiterfassung zu beschäftigen. Das Thema ist ein wichtiger Aspekt etwa bei der Digitalisierung, die mehr Arbeit im Home Office möglich macht. Denn nicht jeder Unternehmer, der seine Beschäftigen zuhause arbeiten lässt, findet automatisch die Variante „Vertrauensarbeitszeit“ gut. Viele Firmenchefs legen weiterhin Wert auf nachvollziehbar dokumentierte Auflistungen der Arbeitsstunden. Zudem ist dies auch eine Frage der effizienteren Unternehmensführung beziehungsweise Projektabrechnung. Wer moderne Systeme zur Zeiterfassung nutzt, kann beispielsweise Einsätze seiner Mitarbeiter besser planen und Leistungen rund um Aufträge besser in Zahlen fassen. Daher sollten sich nicht nur per se software-affine Unternehmer aus der IT-Branche mit dem Thema beschäftigen, sondern auch Handwerker oder Dienstleister. Welche Vorteile der Einsatz etwa entsprechender Apps für das Smartphone bietet, zeigt unter anderem der „Leitfaden mobile Zeiterfassung in KMU“ des Bundeswirtschaftsministeriums am Beispiel eines Malers.

Eigene Zeit­pla­nung mit Zeit­er­fas­sung via App verbessern

Zeiterfassung per App ist aber nicht nur ein Thema mit Blick auf die Angestellten, sondern auch für den Unternehmer selbst. Vor allem für Freiberufler und Selbständige, darüber hinaus aber für jeden Firmenchef lohnt es sich, seine gearbeiteten Stunden einem Projekt zuzuweisen. Das erleichtert nicht nur die Kalkulation und Abrechnung, sondern hilft auch, das persönliche Zeitmanagement zu verbessern Es gibt zahlreiche Lösungen für die verschiedenen Mobilgeräte und Betriebssysteme, die in der Regel via Cloud laufen. Wer sich dafür entscheidet, sollte daher nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf die Bedingungen bei Datenschutz sowie Datensicherheit achten. Und – wenn er plant, Apps zur Zeiterfassung für seine Mitarbeiter einzusetzen – daran denken, dass solche Maßnahmen der Mitbestimmung unterliegen. Ob mit oder ohne Betriebsrat: Jeder Unternehmer sollen für seinen individuellen Fall mit einem Anwalt besprechen, wie er beim Einführen von Systemen zur Zeiterfassung und -auswertung vorgeht.

Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.