Personal & Führung

Firmenchef muss Mit­ar­bei­ter an Ur­laubs­an­spruch erinnern

Eigentlich ver­fällt der Ur­laubs­an­spruch zum Jah­res­en­de oder spä­tes­tens zum 31. März des Fol­ge­jah­res. Kün­ftig müs­sen Fir­men­chefs über den dro­hen­den Ver­fall in­for­mie­ren. Am bes­ten be­spre­chen sie mit ih­rem An­walt, was we­gen neuer Ur­tei­le noch al­les beim Ur­laub zu be­ach­ten ist.

Teilen auf

LinkedIn Xing Whatsapp

Endlich April. Es soll Firmenchefs geben, die diesem Datum entgegensehen, da dann der Resturlaub der Mitarbeiter aus dem Vorjahr endgültig verfällt. Denn grundsätzlich ist Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Ausnahme gilt laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nur, wenn der Urlaub aus dringenden betrieblichen Gründen nicht angetreten werden konnte. Oder wenn der Arbeitnehmer beispielsweise wegen Krankheit seinen Urlaub nicht nehmen konnte. In diesem Fall ist der Urlaubsanspruch qua Gesetz auf das Folgejahr zu übertragen. Manche Tarifverträge sehen auch eine automatische Übertragung ins nächste Jahr vor. Aber stets galt bisher: Die Resttage sind bis spätestens 31. März zu nehmen. Sonst können sie – ohne klare anderslautende Absprache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer etwa in Form eines bereits gestellten Urlaubsantrags – ersatzlos verfallen.

Urlaubs­an­spruch ver­fällt nicht mehr oh­ne Er­in­nerung

Damit dürfte nun Schluss sein. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im Februar entschieden, ein Urlaubsanspruch verfalle nicht automatisch am Jahresende. Voraussetzung dafür sei vielmehr, dass der Arbeitgeber den Beschäftigten über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallsfristen belehrt hat. Nur wenn der Arbeitnehmer dann trotzdem aus freien Stücken auf seinen Urlaubsanspruch verzichtet, sind die Resttage aus dem Vorjahr futsch. Mit diesem Urteil setzte das BAG eine Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) um. Die EuGH-Richter hatten Ende 2018 die Position der Arbeitnehmer gestärkt, weil diese im Verhältnis zum Chef die schwächere Partei seien. Sie könnten deshalb davor zurückschrecken, auf ihr Urlaubsrecht zu bestehen. Darum soll der Unternehmer seine Beschäftigten angemessen aufklären und sie in die Lage versetzen, den Urlaub zu nehmen. Nur wenn das geschehen ist, kann ein Urlaubsanspruch künftig im Folgejahr verfallen.

Rückstel­lun­gen für Urlaubs­an­spruch aus Vor­jahr bilden

Zwar ging es in den Entscheidungen darum, ob der Resturlaub zum Jahresende verfällt. Firmenchefs sollten aber mit ihrem Anwalt klären, ob nicht auch der Verfallstermin 31. März künftig offensiv zu kommunizieren ist. Schließlich geht der Urlaubsanspruch nicht nur nach individueller Absprache ins Folgejahr über, sondern auch automatisch qua Gesetz oder Tarifvertrag. Also könnte auch mit Blick auf das spätere Datum die Pflicht bestehen, nochmal deutlich auf den drohenden Verfall hinzuweisen und dem Beschäftigten tatsächlich die Möglichkeit zu geben, Resturlaub zu nehmen. Parallel dazu sollten Unternehmer mit dem Steuerberater besprechen, ob ausreichende Rückstellungen für nicht genommene Urlaubstage aus dem Vorjahr gebildet wurden. Denn ein Urlaubsanspruch kann beispielsweise auf die Hinterbliebenen übergehen, wenn ein Mitarbeiter stirbt. Weil dieser Anspruch sich dann logischerweise nicht in Form von freien Tagen abgelten lässt, ist er auszuzahlen. Dafür müssen ausreichende Urlaubsrückstellungen vorhanden sein.

Sonderur­laub oder El­tern­zeit re­du­zie­ren Ur­laubs­anspruch

Im Gespräch mit dem Anwalt lassen sich dann auch die Fälle thematisieren, in denen Gerichte zugunsten der Unternehmen urteilten. So hat das BAG beispielsweise gerade entschieden, dass kein Anspruch auf Erholungsurlaub besteht, wenn jemand wegen eines vertraglich vereinbarten Sonderurlaubs in einem Kalenderjahr durchgehend nicht arbeitet. In einer Zeit, wo immer mehr Mitarbeiter großen Wert auf Work-Life-Balance legen und deshalb zunehmend Sabbaticals vereinbaren, ist das eine wichtige Klarstellung. Ebenso wie die Entscheidung, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch für den Zeitraum der Elternzeit besteht, aber vom Arbeitgeber gekürzt werden kann. Hier kommt es allerdings auf die Form an: Das richtige Vorgehen sollte stets mit dem Anwalt geklärt werden. Übrigens auch die Frage, wie beim Urlaubsanspruch zu runden ist, wenn bei befristeten Verträgen besonders krumme Tage herauskommen. Denn ein pauschales Abrunden geht laut BAG nicht. Hier muss es für den Betrieb eine individuelle Rundungsvorschrift geben, falls keine im Tarifvertrag steht.

Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.