Steuern & Finanzen

Das müs­sen Sie beim Pri­vat­an­teil von Ge­schäfts­rei­sen be­achten

Un­ter­neh­mer dür­fen auch Ge­schäfts­rei­sen mit Pri­vat­an­teil an­tei­lig als Be­triebs­aus­ga­ben gel­tend ma­chen. Da­bei gibt es ei­ni­ges zu be­ach­ten. Wer bei der Ab­rech­nung mit dem Pri­vat­an­teil nicht kor­rekt um­geht, ris­kiert Är­ger mit dem Finanzamt.

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Das Aufteilungsverbot dürfte vielen Unternehmern geläufig sein. Es sorgt dafür, dass selbst ein nur geringer Anteil privater Nutzung den Steuerabzug als Betriebsausgaben ausschließt. Zumindest für einige wichtige Aufwendungen wie beruflich bedingte Kleidung eines Selbständigen gilt es nach wie vor. Bürgerliche Kleidung ist wegen der blanken Möglichkeit, privat getragen zu werden, nicht abziehbar. Und auch ein Arbeitszimmer ist steuerlich nur ansetzbar, wenn es lupenrein betrieblich ist. Für Geschäftsreisen hat der Bundesfinanzhof das Aufteilungsverbot jedoch vor einiger Zeit per höchstrichterlichem Beschluss gekippt. Anders als zuvor können Unternehmer seither auch für Geschäftsreisen mit Privatanteil Kosten anteilig steuermindernd geltend machen. Mit dem Privatanteil müssen sie bei der Abrechnung aber korrekt umgehen – damit es keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt.

Ge­schäfts­rei­sen mit an­ge­häng­tem Pri­vat­ver­gnü­gen sind fein

Gerade wenn ein Kunde oder auch eine wichtige Messe weiter entfernt sind, liegt es nahe: Unternehmer hängen ein paar Tage privaten Urlaubs an – sofern Zeit dafür ist. Bis vor ein paar Jahren hätte ein solcher Privatanteil dafür gesorgt, dass der Steuervorteil futsch ist. Der Bundesfinanzhof entschied vor einigen Jahren: Steuerzahler dürfen auch die Kosten für gemischt – also beruflich und privat – veranlasste Reisen bei ihrer Steuererklärung ansetzen. Zwar hatte ein angestellter IT-Experte mit seinem Finanzamt gestritten. Doch die von den obersten Finanzrichtern festgelegten rechtlichen Leitlinien gelten auch für Unternehmer.

BFH: Ge­schäfts­rei­sen kön­nen steu­er­lich auf­ge­teilt werden

In dem Fall hatte ein Computerexperte eine IT-Fachmesse in Las Vegas besucht. Unstrittig war, dass die Reise beruflich veranlasst war. Doch die Finanzbeamten wollten die Kosten für das Flugticket nicht als Werbungskosten akzeptieren. Nur den Abzug der Kosten für die Messe-Eintrittskarten winkten sie durch. Der Grund: Der Mann hatte an den viertägigen beruflichen Aufenthalt drei private Urlaubstage angehängt. Gegen den Steuerbescheid legte er Einspruch ein und zog mit seinem Anliegen vors Finanzgericht. In der höchsten Instanz entschieden die Bundesfinanzrichter zu seinen Gunsten – und kippten das zuvor auch für Geschäftsreisen strenge Aufteilungsverbot. Sie erlaubten dem Mann, neben klar beruflich bedingten Messekosten auch den Rest der Reisekosten anteilig als Werbungskosten geltend zu machen. Zu vier Siebteln, also entsprechend den beruflichen und privaten Anteilen.

Pri­vat­an­teil von Ge­schäfts­rei­sen muss klar zu tren­nen sein

Seit dem Urteil können auch Unternehmer Kosten für Geschäftsreisen mit Privatanteil steuerlich geltend machen. Voraussetzung für den Steuerabzug ist zunächst, dass sie dem Finanzamt die betriebliche Veranlassung der Reise glaubhaft machen können. Außerdem muss der private und geschäftliche Anteil der Reise klar voneinander zu trennen sein – etwa nach der Zahl der Tage, wie in dem vom BFH beurteilten Fall. Nur so lässt sich der Privatanteil sauber herausrechnen und der rein betriebliche Anteil der Kosten ansetzen. Und das ist die Bedingung, die der BFH für den Steuerabzug festgelegt hat. Abgesehen davon gelten weiter die BFH-Beschlüsse zu Reisekosten und gemischten Aufwendungen, wie das Bundesfinanzministerium ausdrücklich bekräftigte.

Unternehmer können Geschäftsreisen anteilig ansetzen

Rein betrieblich bedingte Aufwendungen, etwa für einen Messestand, Messe-Eintrittskarten oder auch eine Tagungsgebühr, zählen nach wie vor voll als Betriebsausgaben. Gemischt veranlasste Kosten, wie für Flug- oder Bahnticket können Unternehmer in Höhe des betrieblich bedingten Anteils steuerlich geltend machen. Selbstverständlich sollten Unternehmer während der gesamten Zeit darauf achten, geschäftliche Kosten vom Firmenkonto oder der Firmenkreditkarte zu begleichen und private Kosten eben privat – wie sonst auch. Die Kosten für gemischt veranlasste Aufwendungen wie Flug- oder Bahnticket oder auch etwa gefahrene Kilometer setzen Unternehmer dann in der Steuererklärung entsprechend dem ermittelten betrieblichen Anteil an.

Pri­vat­an­teil aus Ge­schäfts­rei­sen mög­lichst he­raus­trennen

Unternehmer sollten auf Geschäftsreisen mit Privatanteil die Kosten möglichst sauber trennen. Bei den Tickets für die Anreise geht das natürlich nicht – daher können sie diese Kosten ja anteilig geltend machen. Aber beispielsweise vom Hotel sollten Unternehmer sich schon im eigenen Interesse eine Zwischenrechnung nach Ende des betrieblichen Teils der Reise aushändigen lassen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn die Unterkunft beispielsweise während Messetagen teurer war, als an den Tagen danach – was ja nicht ungewöhnlich ist. Zu unterschiedlichen Übernachtungspreisen selbst in derselben Unterkunft kann es auch kommen, wenn Buchungsportale Reisenden als Add-up einen Rabatt für zusätzlich angehängte Tage gewähren. Im Zweifel sollten Unternehmer ihren Steuerberater fragen, wie sie das am besten handhaben sollten. Eine saubere Trennung erleichtert auch den steuerlichen Umgang mit den ohnehin komplizierten umsatzsteuerlichen Spezialfällen von Hotelrechnungen – da diese dann nicht auch noch nach Geschäfts- und Privatanteil aufgeteilt werden müssen.

Ist War­ten wäh­rend Ge­schäfts­reisen dann privat?

Für Geschäftsreisen mit Privatanteil müssen Unternehmer mehr Aufwand betreiben, als wenn sie rein geschäftlich unterwegs sind. Vor der Reise sollten Selbständige beim Steuerberater klären, was sie wie dokumentieren und gegebenenfalls belegen können müssen, beispielsweise durch Visitenkarten von potenziellen Kunden oder detaillierte Aufzeichnung betrieblicher Aktivitäten vor Ort. Auch werden sie manche Ausgaben begründen müssen. Dazu sollte der Steuerberater Unternehmer vorher briefen, damit sie es zeitnah und korrekt erledigen können. Bei Geschäftsreisen mit Privatanteil ist zuweilen die Frage, wie Unternehmer mit Wartezeiten umgehen. Unternehmer, für die das relevant ist, sollten ruhig vorab klären, was beispielsweise gilt, wenn sie eine größere Zahl potenzieller Kunden oder Lieferanten im Ausland aufsuchen und dabei hier und da ein halber oder ganzer Tag Leerlauf zwischen zwei Terminen ist – bevor dann offiziell der geschäftliche Teil der Reise endet und der angehängte private Urlaub beginnt.

Zu groß darf der Pri­vat­an­teil von Ge­schäfts­rei­sen nicht sein

Nicht entscheidend ist für den Steuerabzug von Geschäftsreisen, dass der betrieblich veranlasste Zeitanteil der Reise größer ist als der Privatanteil. Es ist kein Problem, nach beispielsweise fünf Tagen Kongress noch zehn oder zwölf Tage Privataufenthalt anzuhängen. Unter zehn Prozent darf der geschäftliche Anteil der Reise allerdings nicht liegen. Besuchen Unternehmer also beispielsweise während eines 14-tägigen Urlaubs ein lediglich eintägiges Fachseminar, werden sie nicht mehr als die reinen Seminarkosten steuerlich geltend machen können. Die Verpflegungspauschale können sie ansetzen, sofern sie an dem Tag mehr als acht Stunden geschäftlich unterwegs waren. Ansetzen können sie auch zusätzlich anfallende Fahrtkosten von der privaten Urlaubsunterkunft zum Seminarort, also etwa das Ticket oder gefahrene Kilometer beispielsweise mit dem privaten Mietauto vor Ort. Kosten für Flugtickets für die Anreise bleiben aber außen vor. Für sie können Unternehmer in einem solchen Fall auch nicht selbst einen klar errechenbaren betrieblichen Anteil ansetzen, da zu geringfügig.

Man­che Kosten für Ge­schäfts­rei­sen kip­pen Fi­nanz­äm­ter weiter

Schwierig wird es nach wie vor mit dem Abzug von Geschäftsreisen mit Privatanteil, wenn sich die Anteile zu sehr mischen. Problematisch ist beispielsweise, wenn der Unternehmer seine Familie mit zu einer betrieblich veranlassten Fortbildung nimmt. Auch wenn die Fortbildung selbst klar geschäftlich bedingt ist, könnte das Finanzamt selbst einen anteiligen Betriebsausgabenabzug kippen, da nicht mehr genau zu errechnen ist, wie stark der Privatanteil hier nun ins Gewicht fällt. Um das zu vermeiden, sollten Unternehmer ihren Steuerberater vorher fragen, ob und wie sie für ausreichend klare Verhältnisse sorgen können. Erklären sollte der Steuerberater Unternehmern außerdem, wie sie die Kosten in der Buchführung für Geschäftsreisen mit klar abgetrenntem Privatanteil verbuchen, der aber höher als 50 Prozent liegt – also den geschäftlichen Anteil überwiegt.

Ge­schäfts­rei­sen von Mit­ar­bei­tern zählen voll

Bei ihren Mitarbeitern haben es Unternehmer mit dem Abzug der Betriebsausgaben für Geschäftsreisen mit Privatanteil dann wieder leichter. Schicken sie Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise und hängen diese dann ein paar Tage Privaturlaub an, können Unternehmer die Kosten etwa für Flugtickets dennoch voll als Betriebsausgaben ansetzen – schließlich war der Grund für die Reise des Mitarbeiters die Weisung des Chefs und damit rein betrieblich veranlasst. Allerdings sollten Unternehmer den Steuerberater in diesem Fall fragen, was für den geldwerten Vorteil gilt, den sie für den Privatanteil ihres Mitarbeiters bei der Lohnsteuer ansetzen müssen. Auch hier sind Finanzbeamte bekanntlich heikel.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter ladygodiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.