Steuern & Finanzen

So hel­fen steuer­freie Ex­tras bei der Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­tion

Mehr Lohn oder Ge­halt trägt viel zur Mit­ar­bei­ter­mo­tivation bei. Blöd nur, dass net­to vom fi­nan­ziel­len Zu­wachs so wenig hängen bleibt. Eine Lö­sung da­für sind steu­er­freie Sachbezüge.

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Der Jahreswechsel ist für viele die richtige Zeit für eine Bilanz. Das gilt nicht nur für Unternehmer und nicht bloß steuerlich. Auch die Mitarbeiter denken darüber nach, wie zufrieden sie mit ihrer Arbeit sind – und dem gezahlten Entgelt. Unternehmer, die zum Jahresende keine Gelegenheit mehr für ein Mitarbeitergespräch hatte, sitzen in diesen Wochen vielleicht vermehrt Mitarbeitern gegenüber, um eine aus deren Sicht längst fällige Gehaltserhöhung zu besprechen. Das Problem: Die Belastung mit Steuern und Sozialabgaben frisst einiges von der Erhöhung auf. Interessant sind deshalb für beide Seiten steuer- und sozialabgabenfreie Gehaltsbestandteile – Naturalien also, so genannte Sachbezüge. Was Unternehmer ihren Mitarbeitern steuer- und abgabenfrei dazutun, müssen sie aber zusätzlich zum Gehalt und anderen vereinbarten Leistungen zahlen. So dürfen Arbeitgeber beispielsweise nicht statt des vereinbarten Urlaubsgelds Einkaufsgutscheine ausgeben. Trotzdem lohnen sich Gehaltsextras für beide: Die Chance auf mehr Mitarbeitermotivation ist hoch – und mit einem Sachbezug günstiger erkauft als mit einer Gehaltserhöhung.

Geld ist bei der Mitarbeiterzufriedenheit die halbe Miete

Mehr Netto für mehr Mitarbeiterzufriedenheit: eine leichte Übung

Extras bedeuten für die Mitarbeiterzufriedenheit mehr als Geld allein

Die Qual der Wahl für mehr Mitarbeitermotivation

Minijobber profitieren extra – das pusht die Mitarbeitermotivation

Geld ist bei der Mit­ar­bei­ter­mo­tivation die halbe Miete

Die gute Nachricht vor allem für die Inhaber kleinerer Unternehmen gleich zuerst: Es kommt offenbar gar nicht so entscheidend darauf an, den Mitarbeitern mehr zahlen zu können als die Konkurrenz. Für die Mitarbeitermotivation kann es sogar kontraproduktiv sein, wenn Angestellte quasi mit goldenen Handschellen ans Unternehmen gebunden sind. Wer mehr zahlt als in der Branche üblich, bei dem bleiben unzufriedene Mitarbeiter womöglich nur, weil sie sich bei den Alternativen auf dem Arbeitsmarkt finanziell einschränken müssten. Das ergab eine Studie der US-Personalberatung Aon Hewitt. Für die Mitarbeiterzufriedenheit zählt vor allem, dass es bei der Arbeit noch etwas zu lernen und zu entwickeln gibt, dass im Unternehmen Klarheit herrscht, wohin es konkret gehen soll und was dafür vom Mitarbeiter verlangt wird. Die Tätigkeit sollte Mitarbeitern einen Sinn vermitteln, und auch eine gewisse Worklife-Balance gehört für ein gesundes Paket Mitarbeitermotivation dazu, stellt die Zeitschrift impulse fest.

Benefits für mehr Mit­ar­bei­ter­mo­tivation

Geld ist also nicht alles, hat aber auch für die Mitarbeitermotivation seinen Wert. Lohn und Gehalt müssen auskömmlich sein. Gewisse Extras sind da durchaus gern gesehen bei Jobsuchenden, das ergab eine Umfrage des Arbeitgebersuchportals kununu. Aus Sicht der anonym befragten Jobsuchenden hatten Benefits wie flexible Arbeitszeiten mit 51 Prozent den größten Reiz, gefolgt von der Möglichkeit, auch im Home-Office tätig zu sein (33 Prozent) sowie der Möglichkeit, den Hund mit ins Büro nehmen zu dürfen (26 Prozent). Auch Sachbezüge stehen der Umfrage zufolge hoch im Kurs. Im Gespräch mit ihren Mitarbeitern sollten sich Unternehmer die diversen Möglichkeiten also ruhig mal genau anschauen. Die sind höchst vielfältig und bieten für so ziemlich jeden Bedarf und jede Vorliebe etwas.

Mehr Net­to, mehr Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit: eine leichte Übung

Zunächst muss Unternehmern klar sein, was kein Extra ist, sondern als reguläres Arbeitsentgelt gilt – und damit zusätzlich gewährt steuer- und abgabenpflichtig wäre: nämlich alle Einnahmen des Mitarbeiters aus der Beschäftigung. Wie Arbeitgeber die Vergütung bezeichnen – ob als Entgelt, Lohn, Prämie, Bonus oder auch Gratifikation – ist dabei völlig unerheblich. Auf all diese letztlich finanziellen Leistungen muss der Arbeitgeber für den Mitarbeiter Steuern sowie Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherungsbeiträge abführen. Ebenso wenig ist für den Fiskus die Frage interessant, ob der Unternehmer den Lohn bar auszahlt oder überweist. Die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) regelt die Details. Kompliziert bleibt es trotz zunehmender Vereinheitlichung und diverser Vereinfachungen. So müssen Unternehmer zum Beispiel eigentlich steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit in der Unfallversicherung in jedem Fall als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt berücksichtigen. Es gibt einiges zu besprechen mit dem Steuerberater.

Extras bedeuten für Mitarbeitermotivation mehr als Geld allein

Das Problem beim Wunsch nach mehr Gehalt auf dem Mitarbeiterkonto: Ein simples Plus beim Bruttogehalt oder Lohn bringt Mitarbeitern oft deutlich weniger ein als erhofft. Nicht selten ist die Enttäuschung nach der ersten neuen Lohnabrechnung groß – und die Mitarbeitermotivation am Boden. Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fressen gerade für etwas besserverdienende Mitarbeiter rasch mehr als die Hälfte vom Bruttolohnzuwachs auf.

Sach­zu­wen­dungen zäh­len voll für die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­vation

Der Kniff bei den steuer- und abgabenfreien Sachzuwendungen zum Gehalt ist der: Bis zur jeweiligen Freigrenze wertet der Gesetzgeber sie quasi als Geschenk an den Mitarbeiter – und legt noch Steuer- und Abgabenfreiheit obendrauf. Der Fiskus macht dabei einen Unterschied zwischen sogenannten Sachbezügen und Aufmerksamkeiten aus besonderem Anlass.

  • Sachbezüge sind Zuwendungen ohne besonderen Anlass. Steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben sie, wenn sie monatlich die jeweilige Freigrenze – und vereinzelt auch den Freibetrag – nicht überschreiten. Auch Gutscheine sind möglich. Was Unternehmer ihren Mitarbeitern gewähren können, hängt allein von deren Bedarf und auch Vorliebe ab.
  • Aufmerksamkeiten kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern aus besonderem Anlass gewähren, wie etwa zum Geburtstag, zur Hochzeit oder auch der Geburt eines Kindes. Solche Aufmerksamkeiten bleiben bis zu 60 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei. Fällt das Geschenk üppiger aus, kann der Arbeitgeber auch eine pauschale Lohnsteuer für den Mitarbeiter übernehmen. Damit ist die Abgabepflicht des Arbeitnehmers abgegolten. Hierzu weiß der Steuerberater Genaueres.

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Vorsicht Frei­grenze – nur bis hier­hin reicht die Steuer­freiheit

Mit Blick auf die bei den Sachzuwendungen geltenden Freigrenzen müssen Unternehmer aufpassen. Übersteigt der Sachbezug den jeweils geltenden Wert, wird gleich der gesamte Betrag steuer- und abgabenpflichtig. Der gesamte Vorteil wäre damit futsch. Für die meisten Sachbezüge liegt die Freigrenze bei 44 Euro monatlich. Beim Freibetrag ist es dagegen nicht ganz so schlimm, wenn die Summe etwas höher ausfällt – dann würde nur der Mehrbetrag steuerpflichtig. Das gilt seit kurzem beispielsweise für Mobilitätskosten wie etwa ein Jobticket und bei Betriebsfeiern für die Ausgaben pro Mitarbeiter – bis 110 Euro sind hier seit einiger Zeit über einen Freibetrag statt der vorherigen Freigrenze steuerfrei. Der Steuerberater verhilft hier zum Durchblick.­

Die Qual der Wahl für mehr Mit­ar­bei­ter­motivation

Zahlreiche gesetzlich mögliche Extras zum Gehalt sind für den Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialabgabenfrei. Auch das Unternehmen zahlt für das Extra keine Arbeitgeberanteile an die Sozialversicherungsträger. Das gleiche Nettoergebnis für den Mitarbeiter kostet Unternehmer also weniger Geld. Als Klassiker unter den Sachbezügen gilt das Firmenfahrzeug. Es ist hierzulande sehr beliebt. Ebenfalls gut geeignet und beliebt sind als Gehaltsextra auch Smartphone, Tablet oder iPod.

Hilfe bei der Mobilität treibt die Mitarbeitermotivation an

Nicht zu vergessen Tankgutscheine. Die stehen bei den immer wieder langzeithohen Benzinpreisen ebenfalls hoch im Kurs. Auch für sie gilt – wie für zahlreiche andere Sachbezüge – als steuer- und abgabenfreie Obergrenze die Freigrenze von 44 Euro monatlich. Unternehmer schließen ein Nachzahlungsrisiko aus, wenn auf dem Gutschein steht „Treibstoff im Wert von bis zu 44 Euro“. So brauchen sie auch keine Treibstoffpreise zu beobachten und zu dokumentieren.

Auch den Pend­lern hilft Mit­arbei­ter­mo­ti­va­tion auf ihrem Weg

Auch den Pendlern können Unternehmer Zuschüsse zur An- und Abfahrt sowie auch zur Verpflegung gewähren – und das seit Beginn 2019 an steuerfrei. Das gilt für den Zuschuss oder die Übernahme von Kosten für

  • die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Linienverkehr
    – zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte,
    – zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet (etwa Forstgebiet) oder
    – zu einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Sammelpunkt (etwa Busdepot oder Fährhafen),
  • ein Jobticket
  • sowie auch für private Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr.

Seit Jahresbeginn 2019 fallen diese geldwerten Vorteile nicht mehr unter die monatliche Freigrenze von 44 Euro – werden dafür aber auf die Entfernungspauschale angerechnet.

Für Monteure oder Außendienstler noch interessant: Der Sachbezugswert für Unterkunft/Miete wird ab dem 1. Januar 2019 neu 231 Euro pro Monat betragen. Das entspricht 7,70 Euro pro Tag, den der Arbeitgeber steuerlich als geldwerten Vorteil für einen Zuschuss ansetzen muss.

Kinder gut versorgt – Spaß mit der Mitarbeitermotivation

Tragen Unternehmer für ihre Mitarbeiter die Beiträge für eine Kindertagesstätte sowie auch für Krippenbetreuung oder eine Tagesmutter, fallen auf diesen Betrag keine Steuern und Sozialabgaben an – wie sonst auch natürlich nur, sofern sie die Summe zusätzlich zum Lohn oder Gehalt bezahlen. Worauf Unternehmer dabei achten müssen und welche Betreuungskosten das Finanzamt hierbei akzeptiert, weiß der Steuerberater. Auch für schulpflichtige Kinder bis 14 Jahren lohnt es sich, ihn mal anzusprechen. Auch für deren Betreuung kann der Arbeitgeber Kosten bis 600 Euro jährlich steuerfrei übernehmen, etwa für einen Babysitter bei ferienbedingten Engpässen.

Hilfe gegen Zip­per­lein stei­gert die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­tion

Unternehmer können ihren Mitarbeitern bis zu 500 Euro pro Jahr und Mitarbeiter lohnsteuer- und abgabenfrei für Gesundheitsausgaben auf Lohn oder Gehalt obendrauf geben – etwa als Zuschuss zu einer neuen Brille, den Kurs für Rücken- oder Sehschule, einen Nichtraucherkurs oder sonstige nach §§ 20 und 20a des Fünften Buches Sozialgesetzbuch (SGB V) als Präventionskurse anerkannte Angebote, wie etwa auch Qigong oder Yoga. Achtung: Für Kurkosten gilt die Steuerbegünstigung nicht – dieser Zuschuss wäre steuer- und abgabenpflichtig. Unternehmer sollten wegen der diversen Ausnahme- und Sonderregelungen ihre mit den Mitarbeitern getroffenen Vereinbarungen nochmal mit dem Steuerberater durchsprechen.

Un­terstüt­zung im Not­fall hilft auch der Mit­ar­bei­ter­mo­tivation

Gut zu wissen: Unternehmer dürfen Ihren Mitarbeitern bis zu 600 Euro im Kalenderjahr steuer- und sozialabgabenfrei als Unterstützung im Notfall zahlen. Voraussetzung für diese steuer- und abgabenfreie Unterstützung ist, dass es dafür eine konkrete Rechtfertigung gibt, wie etwa ein Krankheits-, Unglücks- oder Todesfall in der Familie, wenn der Mitarbeiter Opfer eines Vermögensverlustes etwa aufgrund von Diebstahl, Feuer oder Unwetter geworden ist, aufgrund einer Bürgschaft in Anspruch genommen wurde oder durch Probleme naher Angehöriger wirtschaftlich belastet ist. Hiernach sollten Unternehmer im Fall der Fälle ihren Steuerberater fragen.

Er­ho­lungs­bei­hil­fen geben Raum für Mit­ar­bei­ter­motivation

Ebenfalls wissenswert in diesem Zusammenhang: Erholungsbeihilfen sind lohnsteuerpflichtig, aber sozialversicherungsfrei. Das spart unter dem Strich also auch einiges. Schön für Gutverdiener: Die Erholungsbeihilfen werden pauschal mit 25 Prozent besteuert. Sie dürfen allerdings 156 Euro pro Mitarbeiter, 104 Euro für den Ehegatten und 52 Euro pro Kind nicht übersteigen.

Zuschüsse heben die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­tion nach Umzug

Unternehmer, die zu Jahresbeginn neue Mitarbeiter eingestellt haben, die für den neuen Job umziehen, können hierfür ebenfalls einige Kosten steuer- und abgabenfrei erstatten. Unternehmer sollten mit ihrem Steuerberater darüber sprechen, worauf sie achten müssen, um das Risiko für eine Nachzahlung zu senken, falls das Finanzamt einen beruflich bedingten Umzug des Mitarbeiters nicht anerkennt. Der Steuerberater hilft, das Risiko wirksam, transparent und rechtssicher auf den Mitarbeiter zu verlagern. Das dürfte die zusätzliche Motivation kaum mindern.

Diese Kosten kön­nen Un­ter­neh­mer für einen Umzug erstat­ten:

  • Beförderungsauslagen: Unternehmer können für Mitarbeiter notwendige Auslagen für den Transport der Möbel von der bisherigen zur neuen Wohnung übernehmen, wie zum Beispiel Speditionskosten und auch nachgewiesene Kosten für private Helfer.
  • Reisekosten: Auch die beim Umzug selbst entstandenen Reisekosten für den Mitarbeiter und seine Familie können Sie erstatten. Dazu gehören:
    – Fahrtkosten,
    – Mehraufwendungen für Verpflegung in Höhe der gesetzlichen Pauschbeträge,
    – Übernachtungskosten.
  • Zusätzlich sind 2 Reisen einer Person oder eine Reise von 2 Personen zum Suchen/Besichtigen einer Wohnung erstattungsfähig (maximal 2 Reisen und 2 Aufenthaltstage).
  • Mietentschädigung: Hat der neue Mitarbeiter eine Wohnung oder ein Haus mit langen Kündigungsfristen angemietet, können Unternehmer ihm bis zu 6 Monate Miete für die alte Wohnung erstatten. Die Miete für die neue Wohnung können Sie ihm für bis zu maximal 3 Monate erstatten.
  • Sonstige Auslagen: Auch bei den zahllosen weiteren Kosten, die rund um einen Umzug anfallen, können Unternehmer ihren Mitarbeitern unter die Arme greifen, beispielsweise für Schönheitsreparaturen, den umzugsbedingten Abbau von Herd, Öfen, Lampen, Küche, Antennen etc.

Bei den Maklergebühren ist Vorsicht angebracht: Fallen sie für die Vermittlung der neuen (Miet-)Wohnung an, können Unternehmer sie erstatten – nicht jedoch, wenn sie für die Vermittlung eines Eigenheims in Rechnung gestellt werden.
Vorsteuer können Unternehmer aus den Rechnungen für von ihnen übernommene Beträge dabei geltend machen.

Auch weitere Kosten wie etwa für das Umschreiben der Papiere oder neue Elektrogeräte können Unternehmer ihren Mitarbeitern pauschal und lohnsteuerfrei abgelten. Dafür gelten diese Pauschalsätze:

  • 1.460 € für Verheiratete und
  • 730 € für Singles.
  • Für ledige Kinder und weitere Haushaltsangehörige erhöht sich der jeweilige Satz um 322 € pro Person.

Gut geklei­det steigt auch die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­vation

Wer Außendienstlern, Fahrern oder gleich der ganzen Belegschaft Firmenkleidung spendiert und ihnen so Kosten spart, kann dies ebenfalls steuerbegünstigt tun. Die Vorgaben sind je nach Branche gesetzlich und auch tariflich höchst unterschiedlich geregelt. Steuerlich einwandfrei als Betriebsausgaben werten die Finanzämter nur, was Uniform ist, Uniformcharakter hat oder als Sicherheits- oder Hygieneschutzkleidung dient. Die Finanzämter akzeptieren meistens auch Blaumann oder den weiße Kittel für das medizinische Personal. Doch bei auch privat nutzbarer Kleidung wird es schwierig – selbst mit Aufdruck. Manche Finanzämter lassen die Kosten solcher Bekleidung gelten, sofern Unternehmer oder Angestellte sie im Spezialwarenhandel für Berufsbekleidung erworben haben – aber beileibe nicht immer. Die Regelungen hierfür sind komplex und die Praxis der Finanzämter höchst unterschiedlich. Der Steuerberater weiß Rat, und hier war auch bereits davon zu lesen.

Ein gefüll­ter Ma­gen hebt die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­vation

Auch an Essen und Trinken ist mit Blick auf Zuschüsse zum Gehalt gedacht. Auch die können die Mitarbeitermotivation beträchtlich anheben – ebenso wie eine gute Kantine. Den Wert der erhaltenen Sachbezüge müssen Sie für Ihre Mitarbeiter als geldwerten Vorteil steuerlich ansetzen – und zwar von 2019 an neu in Höhe der dafür neu festgelegten Sachbezugswerte. Diese hat der Gesetzgeber auch dieses Jahr wieder an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst. Der Sachbezugswert für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten wird ab dem 1. Januar 2019 251 Euro pro Monat betragen (2018: 246 Euro monatlich). Das sind pro Tag

  • 1,77 Euro für Frühstück und
  • je 3,30 Euro für Mittagessen und Abendessen.

Auch hierüber sollten Unternehmer mit ihrem Steuerberater sprechen – um nicht mit voreiligen Kürzungen der Zuschüsse etwa für Snacks die Mitarbeitermotivation noch unnötig zu untergraben.

Minijobber pro­fi­tier­en ex­tra – gut für die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­vation

Steuerfreie Extras in Form von Sachbezügen sind zwar für Gutverdiener dank des hohen Grenzsteuersatzes besonders attraktiv. Sie lohnen sich aber auch und gerade für Geringverdiener und Minijobber – schlicht, weil das steuerfreie Extra für sie wegen des niedrigen Gehalts prozentual schwerer wiegt. Für Minijobber gelten dieselben Regeln und Grenzwerte wie für Vollzeitkräfte – der Arbeitgeber kann ihnen so das Gehalt aufstocken, ohne den Minijobberstatus zu gefährden. Gerade für Unternehmer aus Branchen mit hohem Bedarf an Aushilfen wie beispielsweise der Gastronomie ist das interessant. Die steuerfreien Extras gefährden auch nicht den Minijobberstatus.
Für den Unternehmer ist diese vergleichsweise günstige Gehaltserhöhung bei Minijobbern wie auch Gutverdienern attraktiv: Die Kosten sind gering, sie sind als Betriebsausgabe ansetzbar und der Effekt auf die Mitarbeitermotivation ist groß.

MEHR DAZU

Der Ratgeber Gehaltsextras erläutert Entgeltoptimierungsmaßnahmen, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten sowie die Ermittlung der Pauschalsteuer.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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