Aus der DATEV-Welt

Startschuss für neue E-Rechnungen

Wenig Aufwand, niedrige Kosten und im besten Fall schnell ans Geld kommen: Das verspricht die elektronische Rechnung. Die EU hat dafür neue Standards vorgegeben.

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Die EU hat dafür neue Standards vorgegeben, die Deutschland nun umsetzt: Seit November gelten für alle obersten Bundesbehörden die Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes. Zeit für Unternehmer, sich mit dem Thema zu beschäftigen.

Immer mehr Unternehmen verschicken ihre Rechnungen auf elektronischem Weg. Das geht schneller als auf dem Postweg, ist kostengünstiger und schont darüber hinaus noch Ressourcen. Bislang war – zumindest aus technischer Sicht – der Begriff der elektronischen Rechnung jedoch nicht eindeutig. Das hat die Europäische Union per Richtlinie geändert und festgelegt, dass eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Außerdem muss es möglich sein, die elektronische Rechnung automatisch und elektronisch zu verarbeiten.

Ein Bild ist keine Rechnung

Umgekehrt heißt das wiederum, dass reine PDF- und Bilddateien sowie eingescannte Rechnungen nicht als elektronische Rechnungen gelten. Denn derartige Dateien enthalten keine Daten in strukturierter Form. Bei so genannten Hybridrechnungen, also Rechnungen, die sowohl eine Bild- oder PDF-Datei sowie den strukturierten Datensatz enthalten, ist der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal. Diese Formate sind daher erlaubt.

Mit dem E-Rechnungsgesetz hat Deutschland die Vorgaben der EU in nationales Recht umgesetzt. Darin enthalten: eine verbindliche Rechtsgrundlage, damit öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können – und ein neuer Standard: die XRechnung. Diese Vorgaben sind seit Ende November für alle obersten Bundesbehörden und für Verfassungsorgane Pflichtprogramm, darüber war hier schon zu lesen. Gemeinsam mit Bundesinnenministerium, Bundesfinanzministerium und der SAP SE gab die DATEV den Startschuss für die  Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes. Damit können Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen nun direkt an die Empfängersysteme der unmittelbaren Bundesverwaltung stellen. Die übrigen Behörden des Bundes müssen innerhalb des nächsten Jahres die Regelung umsetzen.

Ohne E-Rechnung kein Geld

Für Unternehmer sind die neuen Vorgaben wichtig, weil der Aussteller einer elektronischen Rechnung an den Bund künftig nur dann Bezahlung erwarten kann, wenn seine Rechnung auch in strukturierter Form vorliegt. Wenn sie Rechnungen an die Verwaltung stellen, müssen sie also künftig die Vorgaben der europäischen Norm oder des Standards XRechnung berücksichtigen. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes schreibt verschiedene Angaben vor, etwa die Leitweg-Identifikationsnummer, die Bankverbindungsdaten, die Zahlungsbedingungen und die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Wenn mitgeteilt, müssen außerdem die Lieferanten- und die Bestellnummer angegeben werden. Ausnahmen gibt es lediglich für Direktaufträge mit einer Bagatellgrenze von 1.000 Euro – oder wenn es um sicherheitsrelevante Aufträge geht.

E-Rechnung bald in ganz Europa öffentlicher Standard

Spätestens 2019 sollen öffentliche Stellen in ganz Europa digitale Rechnungen akzeptieren, die dem neuen EU-Standard entsprechen. Die DATEV ist als Mitglied des TRAFFIQX Netzwerkes, einer der ersten Dienstleister, der via Schnittstelle automatisiert Rechnungen an die Zentrale Rechnungseingangsplattform übergeben wird. Unternehmen können beispielsweise über DATEV SmartTransfer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung senden. Damit Sie als Unternehmer wissen, worauf Sie bei E-Rechnungen künftig achten müssen, sollten Sie das Gespräch mit Ihrem Steuerberater suchen.