Personal & Führung

A1-Be­schei­ni­gung muss 2019 elek­tro­nisch be­an­tragt wer­den

Die A1-Be­schei­ni­gung er­spart deut­schen Ver­si­cher­ten beim Ar­bei­ten in ei­nem an­de­ren EU-Staat so­wie Is­land, Liech­ten­stein, Nor­we­gen und der Schweiz die lo­ka­len So­zial­ab­ga­ben. Ab Ja­nuar 2019 ist sie ver­pflich­tend elek­tro­nisch zu be­antragen.

Teilen auf

LinkedIn Xing Whatsapp

Für Unternehmer auf Kundensuche ist die Europäische Union ein Paradies. Sie profitieren von den „Vier Freiheiten“ des Binnenmarktes – dem freien Verkehr von Waren, ­Personen, Dienstleistungen und Kapital. Aber nur mit den richtigen Dokumenten. Wird ein Firmenchef oder einer seiner Mitarbeiter in einem anderen EU-Land sowie Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz beruflich tätig, braucht er eine A1-Bescheinigung. Sie belegt, dass er in Deutschland sozialversichert ist und nicht in die Sozialversicherung des Landes einzahlen muss, in dem er sich vorübergehend aufhält. Ein großes Thema ist dies natürlich für die Transportbranche sowie das Handwerk. Bus- und Lkw-Fahrer sind permanent auf Schnellstraßen unterwegs. Maurer, Schreiner und Installateure von Bauhandwerkern sind längerfristig auf Baustellen im Einsatz. Damit steigt nicht nur das Risiko eines Unfalls, sondern auch die Gefahr, dass bei einer Kontrolle das Fehlen der A1-Bescheinigung entdeckt wird.

A1-Beschei­ni­gung für je­den EU-Aus­lands­ein­satz er­for­der­lich

Aber eine A1-Bescheinigung brauchen nicht nur Handwerker oder Berufskraftfahrer. Diese Pflicht schließt auch jeden Angestellten ein, der vorübergehend in einer eigenen Niederlassung im Ausland oder bei Kunden arbeitet. Darüber hinaus muss schon für jedes Gespräch mit einem Auftraggeber in dessen Heimatland die A1-Bescheinigung vorhanden sein. Und auch für jeden Messebesuch, sei es als Aussteller oder Gast. Tatsächlich wäre eine A1-Bescheinigung sogar für den kurzen Abstecher über die Grenze nach Polen, Luxemburg oder Österreich erforderlich, bei dem der Firmenwagen billig betankt wird. Auch das ist schließlich eine mit dem Betrieb verbundene Aktivität.

Geschäfts­rei­sen­de müs­sen A1-Be­schei­ni­gung zei­gen kön­nen

Dass in einzelnen Ländern für die A1-Bescheinigung besondere Regelungen mit Blick auf Aufenthaltsdauer, Tätigkeiten oder Auftragsvolumina gelten, zeigt eine Europakarte von „Markt und Mittelstand“. Jeder Unternehmer ist daher gut beraten, rechtzeitig mit dem Steuerberater sozialversicherungsrechtliche Details der Region zu klären, wo er tätig werden will. Gerade beim ersten Engagement dort lassen sich so unangenehme Überraschungen vermeiden. Eine fehlende A1-Bescheinigung kommt Unternehmen schnell teuer zu stehen. Vor allem in Frankreich und Österreich wird verstärkt kontrolliert, ob Ausländer eine Entsendungserklärung beziehungsweise A1-Bescheinigung vorweisen können. Angeblich lassen sich Prüfer am Flughafen die A1-Bescheinigung zeigen und blättern an der Hotelrezeption in Gästelisten, um gezielt Geschäftsreisende identifizieren zu können. Bei einer fehlenden Entsendungserklärung – und die ist de facto erst mit der A1-Bescheinigung vollständig – drohen etwa in Frankreich Sanktionen von bis zu 2.000 Euro pro entsandtem Arbeitnehmer sowie bis zu 500.000 Euro Bußgeld.

Eine Tortengrafik zeigt, dass 60 Prozent aller aus Deutschland entsandten Mitarbeiter in den fünf Ländern Schweiz, Österreich, Niederlande, Frankreich und Belgien arbeiten,

A1-Beschei­ni­gung bei der So­zial­ver­si­che­rung be­an­tra­gen

Die A1-Bescheigung ist ein wichtiger Aspekt beim Einsatz von Mitarbeitern ins Ausland. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen der klassischen Entsendung und der gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten. Eine Entsendung liegt vor, wenn ein in Deutschland versicherungspflichtig Beschäftigter für den Arbeitgeber gelegentlich in einem anderen EU-Staat beziehungsweise Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz tätig ist. Das gilt auch, wenn mehrere Einsätze in denselben Staat oder in verschiedenen Staaten erfolgen, ohne dass dies im Voraus feststeht. Jeder dieser Einsätze erfordert dann einen eigenen Antrag – wobei die Dauer einer Entsendung bis zu 24 Monate betragen kann. Für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer stellt die Krankenkasse die A1-Bescheinigung aus, für Privatpatienten der Rentenversicherungsträger.

A1-Be­schei­ni­gung kommt von Kran­ken­kas­se, Ren­te, DVKA

Eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten liegt vor, wenn ein in Deutschland Versicherungspflichtiger regelmäßig in anderen Staaten tätig ist. Als regelmäßig gilt ab ein Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal. Basis der Beurteilung sind die voraussichtlichen Arbeitseinsätze der nächsten zwölf Monate. Anders als bei der Entsendung erfordert bei der gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten nicht jeder Einsatz im Ausland eine neue A1-Bescheinigung. Der Antrag läuft über die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA). Beispiel: Ein Maler in Aachen hat Aufträge aus Nachbarländern. Sein Team ist einmal wöchentlich in Belgien und zweimal monatlich in Holland. Zudem muss es einmal überraschend nach Luxemburg. Die Arbeitnehmer sind mit Blick auf ihre Tätigkeit in Belgien und Holland gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten beschäftigt. Die A1-Bescheinigung kommt von der DVKA. Beim Luxemburg-Einsatz in handelt es sich um eine Entsendung. Dafür gibt es die A1-Bescheinigung bei den Krankenkassen der Arbeitnehmer.

Eine Tabelle zeigt, dass polen mit 520.000 und Deutschland mit 260.000 Entsendungen die größten Entsendet in der EU sind

Ab Januar ist A1-Be­schei­ni­gung elek­tro­nisch zu be­an­tragen

Vor diesem Hintergrund ist es nachvollziehbar, dass ein verpflichtendes maschinelles Antrags- und Bescheinigungsverfahren ab 2019 die Erteilung der A1-Bescheinigung vereinfachen soll. Für Firmenchefs heißt dies aber auch: Sie müssen mit dem Steuerberater klären, ob ihr Lohnabrechnungsprogramm die Funktion beinhaltet, eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Und selbst wenn die Software dazu technisch in der Lage ist, ist zu überprüfen, ob die bisherigen Abläufe zum Planen der Dienstreisen und Auslandseinsätze beibehalten werden können. Künftig übernimmt zwingend der Bereich Lohn- und Gehalt das maschinelle Verfahren zur Beantragung der A1-Bescheinigung. Soll diese Aufgabe in einer anderen Abteilung bleiben, sind umgehend eventuell passende Schnittstellen zu schaffen, damit Antragsdaten und zurückgemeldete A1-Bescheinigung zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung und den Verantwortlichen für die Planung und Genehmigung von Dienstreisen oder Auslandseinsätzen ausgetauscht werden können. Der Steuerberater kann auch bei diesen organisatorischen Veränderungen mit seinem Knowhow unterstützen – und in dem Zusammenhang gleich über aktuelle Urteile zur Vergütung von Reisezeiten bei Auslandsentsendungen informieren.

Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmerblog für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.